《应用文写作》第三章　事务文体写作训练

第三章事务文体写作训练第一节计划第二节总结第三节通知第四节通报第五节报告下一页返回第三章事务文体写作训练第六节请示第七节函第八节开幕词第九节闭幕词第十节简报上一页返回第一节计划一、内涵计划是党政机关、社会团体、企事业单位或个人在一定时期内，为了完成某项任务，事先制订的、明确具体的行动安排，包括对数量和质量的要求，对事件的限定，对完成任务所采取的措施等。计划是领导和管理过程的起始环节，也是整个领导和管理过程的依据。有了切实可行的计划，就有了明确的奋斗目标，就可以减少盲目性，增强自觉性，从而有准备、有步骤、积极主动地完成既定任务。所谓“凡事预则立，不预则废”，讲的就是计划的重要性。计划对工作、学习、生产劳动都有重要的指导作用、推动作用和保证监督作用。下一页返回第一节计划二、写作格式计划并没有一种固定不变的写法，应视具体内容，以易于表述清楚而定。但任何计划都有标题和正文两部分。而国家行政机关的计划往往形成文件上报下发，作为开展工作或检查工作的依据，一般称之为公文式计划或文件式计划。这种计划有其特定的格式，一般包括以下内容。１.标题公文式计划的标题的基本型有两种：一种是写明单位名称、时间期限、计划种类；一种是写明单位名称、内容范围、计划种类。上一页下一页返回第一节计划２.正文正文即计划的具体内容。公文式计划至少包括前言和主体两部分，不少计划还有一个结尾部分；如果标题中或标题下无单位名称，则结尾之后还应包括落款这个部分。此外，与计划有关的一些材料，如果在正文里一条条地表述不方便，还可以在最后附表或附图。三、写作要求（１）要服从大局。制订计划是为了更好地贯彻上级战略。制订计划要下级服从上级，局部服从全局。把自己的小计划融合到大计划里。上一页下一页返回第一节计划（２）实事求是。一定要从本部门的实际出发，既要尽力而为，又要量力而行。（３）要明确具体。计划是要执行的，写得越具体明确，操作性就越强。一定要把任务、要求、措施、办法、步骤写得清清楚楚，以便执行。上一页返回第二节总结一、内涵总结是对前一阶段工作或学习进行回顾、检查和分析研究，从中找出经验和教训，获得规律性的认识，明确今后实践的方向，把这些内容系统化、条理化，形成文字的一种事务文书，是应用写作实践中的一种常用文体。总结是对实践的认识，总结的过程是由感性认识上升到理性认识的过程。总结应对实践进行全面、深刻和本质的概括。二、写作格式总结的写作包括标题、正文、落款。标题又分：公文式的，一般由单位名称、时限、内容、文种组成；文章标题式的。正文由前言、主体、结尾组成，结尾又分自然收尾和总结全文。落款由单位名称和时间组成。下一页返回第二节总结（一）标题总结的标题有多种形式，最常见的是由单位名称、时间、主要内容、文种组成，如《××市财政局２０１２年工作总结》《××厂２０１２年上半年工作总结》。（二）正文和其他应用文体一样，总结的正文也分为开头、主体、结尾三部分，各部分均有其特定的内容。１.开头总结的开头主要用来概述基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，要注意简明扼要，文字不可过多。上一页下一页返回第二节总结２.主体这是总结的核心部分，其内容包括做法和体会，成绩和问题，经验和教训等。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上，深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法，以及存在问题的根源和教训，揭示工作中带有规律性的东西。回顾要全面，分析要透彻。３.结尾结尾是正文的收束，应在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。这段内容要与开头相照应，篇幅不应过长。有些总结在主体部分已将这些内容表达过了，就不必再写结尾。上一页下一页返回第二节总结（三）落款总结的落款包括具名和日期。单位总结的具名，一般不放在落款处，而写在标题中或标题下面，也有的随另文发送，总结上不具名；个人总结的署名，一般都写在正文的右下方。三、写作要求１.要坚持实事求是原则２.要注意共性、把握个性３.要详略得当，突出重点４.总结要写得有理论价值５.总结要用第一人称６.总结要注意总结的受众，即总结的阅览者或使用者上一页返回第三节通知一、内涵通知是用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。通知是一种使用范围广泛，使用频率很高的告知性的公文，通知的使用没有级别限制，各级党政机关、社会团体都可以下达通知。通知按内容可分为批示性通知、指示性通知、会议通知、任免通知和一般性通知等。１.批示性通知批转下级机关的公文，或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，用批示性通知。如《国务院办公厅转发财政部〈关于进一步实施〈会计法〉加强会计工作请示〉的通知》。下一页返回第三节通知２.指示性通知上级机关对下级机关的某项工作所有指示，要求办理或者执行，而根据内容又不适宜于用命令时，用指示性通知，如××省人民政府《关于对〈档案法〉贯彻执行情况进行检查的通知》。３.会议通知上级机关、单位、团体召开比较重要的会议时，一般都提前告知所属有关单位、团体、个人，用这种通知。如《关于召开各中学校长会议的通知》。４.任免通知上级机关在任免下级机关的领导人时使用任免通知。如《国务院办公厅关于调整国务院三峡工程审查委员会部分成员的通知》。上一页下一页返回第三节通知５.一般性通知上级机关有关事项需要使下级机关知道或者办理时，用这种通知。如启用印章，催报材料。二、写作格式通知一般由标题、正文和落款三部分组成。（１）标题。通常有三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；一种是由事由和文种构成；一种是由文种“通知”作标题。上一页下一页返回第三节通知（２）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方。（３）落款。写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。（４）任免通知、一般性通知比较简单，把事情交代清楚就行。上一页下一页返回第三节通知三、写作要求（１）注意规范使用不同种类的通知。例如批转性的通知不能写成转发性的通知。（２）该详则详，该简则简。指示性的通知和会议通知内容要尽量详尽周到；发布性的通知，批转性的通知内容则要相对简要。（３）通知事项必须清楚明确。要明白无误地提出工作的任务和要求，切忌泛泛而言，让人不得要领。上一页返回第四节通报一、内涵通报是国家机关、社会团体、企事业单位表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况所使用的一种下行公文。通报的作用如下：（１）互通情况，沟通信息，使有关单位或组织了解工作进程，安排好自己的工作；（２）学习先进的典型经验，指导和推进工作；（３）吸取他人教训，警惕类似问题发生。根据内容的性质，通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。下一页返回第四节通报二、写作格式通报一般由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下。（一）首部通报的首部主要包括标题和主送机关两个项目内容。（１）标题。通常有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种组成，如《国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》；另外一种是由事由和文种构成，如《关于给不顾个人安危勇于救人的王××同志记功表彰的通报》。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如《中共××市纪律检查委员会通报》；也有的通报标题只有文种名称。上一页下一页返回第四节通报（２）主送机关。除普发性通报外，其他通报应该标明主送机关。（二）正文通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。不同类别的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下。１.表扬性通报２.批评性通报３.情况通报（三）尾部包括发文机关署名和成文时间两个项目内容。有的在通报标题中已标明发文机关名称，这里就不必再写。上一页下一页返回第四节通报三、写作要求（１）通报的内容必须真实。通报的事实，所引材料，都必须真实无误。动笔前要调查研究，对有关情况和事例要认真进行核对，客观、准确地进行分析、评论。（２）通报决定要恰如其分。无论哪一种通报，都要做到态度鲜明，分析中肯，评价实事求是，结论公正准确，用语把握分寸。否则通报不但会缺乏说服力，而且有可能产生副作用。（３）通报的语言要简洁、庄重。其中表扬性和批评性的通报还应注意用语分寸，要力求文实相符，不讲空话、套话，不讲过头的话。上一页返回第五节报告一、内涵报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。报告可分为以下几种。（１）综合性报告：是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。（２）专题性报告：是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。（３）回复报告：是根据上级机关或领导人的查询、提问做出的报告。下一页返回第五节报告二、写作格式（一）报告的结构１.报告的标题报告的标题，有两种写法，一是发文机关＋主要内容＋文种的写法，如《中共中央纪律检查委员会关于清理党政干部违纪违法建私房和用公款超标准装修住房的报告》；二是主要内容＋文种的写法，如《关于进一步加强我市公共场所防火工作的报告》。２.报告的主送机关行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。但行政机关受双重领导的情况比较多见，只报送其中一个上级机关显然不妥，因此，有时主送机关可以不止一个。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。上一页下一页返回第五节报告３.报告的正文（１）报告导语。导语指报告的开头部分，它起着引导全文的作用，所以称为导语。不同类型的报告，其导语的写法也有较大不同。概括起来，报告的导语有以下几种类型。背景式导语：就是交代报告产生的现实背景；根据式导语：就是交代报告产生的根据；叙事式导语：在开头简略叙述一个事件的概况，一般用于反映情况的报告；目的式导语：将发文目的明确阐述出来作为导语。上一页下一页返回第五节报告（２）报告主体。报告的主体也有多种写法，下面择要介绍几种常见形态。总结式写法：这种写法主要用于工作报告。主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。指导式写法：这种结构多用于建议报告。希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施，是建议报告的基本写作目的。为此，建议要针对某项工作提出系统完整的方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。形式上采用分条列项的方法逐层表达。（３）报告结语。报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结全文。上一页下一页返回第五节报告（二）不同类型报告的写法１.综合性报告的写法标题：事由加文种，如《关于２０１４年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《东北师范大学教务处关于２０１４年度工作情况的报告》。正文把握三点。（１）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（２）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。上一页下一页返回第五节报告（３）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。２.专题报告的写法标题：由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。３.回复报告的写法标题与前两种报告大体相同。正文根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性做出报告，要突出专一性、时效性。上一页下一页返回第五节报告三、写作要求（１）写综合性报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。（２）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。（３）要正确使用文种。报告与请示不能混用。“报告”是一种汇报性、陈述性公文，不要求上级机关批复，一般情况下上级机关也不予回复，所以，报告中不得夹带请示事项，否则会因报告不需批复而影响请示事项的处理和解决。（４）内容要真实。上一页返回第六节请示一、内涵请示，是向上级机关请求指示、批准时所使用的公文。请示，属于请求性的上行文。行文的目的主要是对有关事项、问题等，请求上级机关一定给予明确的及时的指示和批准，以便于办理、解决、开展工作。请示对于受文者上级机关似乎没有什么约束力，但是受文者上级机关完全有责任对请示的事项、问题等及时做出应有的答复。否则，发文者下级就无从依据，无所适从，无所作为。请示是事前行文，其作用在此体现得更为明显。下一页返回第六节请示二、写作格式（一）标题请示的标题可以由发文机关、事由、文种构成，如《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》。也可以由事由和文种构成，如《关于成立老干部办公室的请示》。（二）主送机关请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。请示在确定主送机关时，要注意以下三点。１.主送机关只能有一个２.只能主送上级机关，不能送领导者个人上一页下一页返回第六节请示３.不得越级（三）正文请示的正文由开头、主体、结语三部分构成。１.开头开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。一般而言，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。上一页下一页返回第六节请示２.主体主体是表明请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。３.结语请示的结语比较简单，在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可。期复请求用语常见的有“当否，请批示”“妥否，请批复”“以上请示，请予审批”“以上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等。上一页下一页返回第六节请示三、写作要求（１）坚持一事一请示。（２）请示应只主送一个机关，切忌多头主送。（３）不可越级请示。（４）不可请示和报告混用。（５）请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话，在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不写“决定”怎么办。（６）请示未获上级批复前，不得将公文抄送自己的下级机关。（７）为了提高解决问题的效果，在撰写请示时，可提出两个或多个解决问题的方案，并指明倾向性意见。（８）在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文。上一页返回第七节函一、内涵函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函是应用写作实践中的一种常用文体。函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。２０００年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定，“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。这说明，除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。下一页返回第七节函二、写作格式由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定的灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下。（一）首部主要包括标题、主送机关两个项目内容。１.标题公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。上一页下一页返回第七节函２.主送机关即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。（二）正文其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。１.开头主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。上一页下一页返回第七节函２.主体这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。３.结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。上一页下一页返回第七节函４.结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”“请即复函”“特此函告”“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如便函，可以像普通信件一样，使用“此致”“敬礼”。（三）结尾落款一般包括署名和成文时间两项内容。署名为机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。上一页下一页返回第七节函三、写作要求函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。“函”的写法同时要注意以下几点。上一页下一页返回第七节函（１）要严格按照公文的格式写“函”。（２）“函”的内容必须专一、集中。一般来说，一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。（３）“函”的内容必须真实、准确。（４）“函”的写法以陈述为主，只要把商洽的工作，询问和答复的问题，向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行。（５）发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请求批准。因此，要求“函”的语言要朴实，语气要恳切，态度要谦逊。（６）“函”的结尾，一般常用“即请函复”“特此函达”“此复”等惯用语，有时也不用。上一页返回第八节开幕词一、内涵开幕词是大型会议开始的时候，由组织召开会议的机关的主要领导人向大会全体代表发表的讲话。开幕词的内容主要是阐述会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出会议的要求，或对会议的成功表示祝愿。开幕词是大会正式召开的标志，主要领导人亲临大会并发表开幕词，显示了组织者对大会的重视。开幕词所提出的会议宗旨，是大会的主导思想，所阐明的目的、任务、要求等，对于会议有着重要的指导作用。会议结束之后，与会者传达会议精神时，开幕词也是其重要的依据之一。下一页返回第八节开幕词二、写作格式１.标题、时间、称谓开幕词的标题，有三种写法：（１）由大会名称加文种组成，如邓小平所做的《中国共产党第十二次全国代表大会开幕词》；（２）由致词人姓名、大会名称、文种组成，如《×××同志在××××大会上的开幕词》；（３）在文种名称上有所变通，如江泽民１９９９年１２月２日《在〈维也纳公约〉缔约方大会第五次会议和〈蒙特利尔议定书〉缔约方大会第十一次会议部长级会议开幕式上的致词》。上一页下一页返回第八节开幕词２.正文正文可分为开头、主体、结尾三部分。（１）开头。开头的内容包括以下几项。宣布大会开幕。对大会的规模和参加大会人员的身份进行介绍。对大会表示祝贺，对来宾表示欢迎。（２）主体。主体是开幕词的核心部分，主要包括以下几个方面的内容。上一页下一页返回第八节开幕词阐明会议的重要意义。具体涉及：这次会议是在什么形势下召开的，会议将要讨论解决什么问题，这个问题的现实价值如何，有什么迫切性，会议最终将会达到什么目的等。说明会议的主要议程。向与会者提出希望和要求。（３）结尾。开幕词一般用祝颂语结束全文，如：“最后，祝大会取得圆满成功。祝各位在北京愉快。谢谢！”三、写作要求篇幅要求简短，内容切忌重复、啰唆。语言要求口语化，富有感情色彩，又要求生动活泼。上一页返回第九节闭幕词一、内涵闭幕词与开幕词相对应，是会议结束时由主要领导人向全体会议代表所做的总结性讲话。致闭幕词的领导人，跟致开幕词的领导人一般不是一人，通常与致开幕者身份相当或略低。闭幕词的主要内容是对会议作概括性的评价和总结，并向与会者提出贯彻落实大会精神的要求，向与会单位提出奋斗目标和希望。办任何事情都不能虎头蛇尾，大会有一个隆重的开头，也应该有一个郑重的结尾。会议是否能给人圆满的印象，闭幕词起着重要的作用。下一页返回第九节闭幕词二、写作格式１.标题、时间、称谓闭幕词的标题，跟开幕词的写法类似，常见的写法是《××××大会闭幕词》或《×××在××大会上的闭幕词》。偶尔也有主副标题的写法，将主要内容或主要观点概括成一句话做标题，再用“××大会闭幕词”做副标题。２.正文（１）开头。闭幕词的开头，一般要用简洁的语言，说明大会经过全体代表的努力，已经胜利完成使命，今天就要闭幕了。上一页下一页返回第九节闭幕词（２）主体。闭幕词的主体主要是对大会进行概括总结，并提出贯彻大会精神的要求和希望。其中概括总结的部分，要列举会议完成的任务和取得的成果，不能过于空泛笼统。提出要求和希望的部分，要突出会议精神，体现会议宗旨。（３）结尾。闭幕词的结尾通常比较简单，最常见的说法是：“现在，我宣布，××××大会闭幕。”上一页下一页返回第九节闭幕词三、写作要求（１）前后呼应。闭幕词出现在会议终了，因此，要写得与开幕词前后呼应、首尾衔接，显示大会开得很圆满、很成功。（２）有针对性。写作时要掌握会议情况，有针对性地对会议内容予以阐述和肯定；也可以对会议未能展开但都已认识到的重要问题做出适当强调或补充。（３）富有感情色彩。要热情洋溢，起到激发斗志、增强信念的作用。（４）要求篇幅简短，语言口语化。内容切忌拖沓、啰唆，语言简洁有力。上一页返回第十节简报一、内涵简报，从字义上说，就是情况的简明报道。它是党政机关、企事业单位、社会团体为及时反映情况、汇报工作、交流经验、揭示问题而编发的一种内部文件。简报是一种比较古老的文体，它的起源可以追溯到汉代。汉武帝初年，就出现了名为“邸报”的手抄报，简明扼要地反映情况、交流信息。到了唐代，已经出现了