归档文件整理规

《归档文件整理规则》

中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000一、文书档案整理中的几个概念归档文件立档单位在其职能活动中形成的且办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。文书档案也称行政档案、党政档案，是各行政机关、企事业单位在履行党务、行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料。件归档文件整理单位，一般每份文件为一件。全宗一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案整体。二、文书档案整理的两次变革1、立卷改革2000年12月6日国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（东胜区2002年执行此标准）。2、文书档案保管期限的改革《国家档案局8号令》。执行新的保管期限：永久、30年、10年。（东胜区2007年起执行）三、归档文件整理的组织工作（一）、制定相关归档制度1、文件材料整理与归档办法确定整理工作的环节（业务部门分散整理、文秘或档案部门集中整理）明确归档的要求［归档时间（次年上半年）、归档份数（1~2或3份）］规定归档文件整理方法（制定分类方案、确定装订、排列、编号等方法）明确归档文件整理的质量要求（遵循规律、保持联系、区分期限、便于保管和利用）2、归档范围与保管期限表3、不归档文件处理办法（涉密文件清退或严格管理、不归档文件鉴定销毁手续）（二）确定整理环节归档文件整理环节指在一个立档单位中选择哪个机构来整理归档文件。选择整理归档文件的部门主要依据归档文件整理的方式。归档文件整理方式主要有集中式、分散式、集中分散结合式三种方式。1、集中式（文书部门或档案部门集中整理归档文件）。2、分散式（文书部门和业务部门分别整理各自形成的归档文件）。3、集中与分散结合式（部分集中整理，部分分散整理；复杂环节档案部门整理，其余环节业务部门整理）。四、文件材料归档范围在机关文件归档时，首先对文件能否转化成为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。（一）、本单位形成的文件材料应归档的把握“以我为主”的原则，除了重份文件、事务临时性文件、未经领导审阅签发的文件、以参考为目的收集的文件以外，其它所有文件均应归档。（二）、上级单位的文件材料1、应归档的上级机关颁发需贯彻执行的重要文件、上级机关颁布发的属本机关主管业务的、代上级机关草似并被采用的、上级机关转发本机关的、上级机关召开会议并需贯彻执行的主要文件材料。2、不归档的上级机关任免奖励非本机关的、上级机关不需贯彻执行的普发性的、上级机关下发的临时性事务的、上级机关征求意见的。

（三）、同级机关的文件材料1、应归档的同级机关颁发需执行的法规性文件、对本机关工作检查中形成的文件、与本机关协商、联合完成的工作文件材料。2、不归档的参加同级机关召开的会议不需贯彻执行和无查考价值的文件、同级机关抄送不需办理的文件材料。

（四）、下级机关的文件材料1、应归档的下级机关报送的计划、总结、报告、典型材料、统计报告、财务预决算、法规性备案文件。2、不归档的下级机关简报、情况反映、年度以下工作计划总结、不重要未批复的请示。五、文书档案保管期限的划分2006年国家档案局8号令颁布实施《文书档案保管期限表》，文书档案期限分为永久、30年、10年。（一）、永久文书档案的划分反映本机关主要职能活动的、基本历史面貌的、机构成立、本机关制定的政策性法规性文件、关于本机关工作人员的任免、奖惩、录用、转正、定级、调资、退休、职称评定等。（二）、30年文书档案的划分县级以下（不包括县级）的人员奖惩、重要的人事文件、重要的业务文件、国有固定资产文件、重要审计文件、本机关二十年以下各种证照、（三）、10年文书档案的划分本机关一般事务性文件、本机关半年以下的工作计划、总结、本机关工作简报、职工会议学习记录、上下级机关的计划总结、成立临时机构的、直属上级业务机关颁布发的一般文件材料、同级机关颁发的需执行的文件、六、划分保管期限的标准（一）、来源标准

就是说文件的价值应体现产生和发出文件的地方。本机关形成的文件材料应当是保存的重点，也就是我们常说的“以我为主”。不能简单地认为上级的就比本级的重要。（二）、职能标准

对本机关职能起到凭证、评价作用以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材料即反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料价值要高，反之较低。（三）、内容标准

内容标准是指强调文件材料的重要性、独一性和时效性。在分析档案内容时主要看它的重要程度（是方针政策性的、重大事件的，还是一般行政事务的；主要职能的还是非主要职能的；反应全面工作的还是反应局部工作的；有针对性的还是普发性的；是典型的还是一般的），前者的价值要高于后者。（四）、形式特征标准

是指从文件的名称、文体、外形特征上来鉴定文件材料的价值。如，“法”、“令”、“决定”、“批复”其价值要高于“规定”、“意见”、“通知”、“函”；“正本”、“定稿”要高于“修改稿”、“讨论稿”；一些不具备文件特征的材料，如“记录”、“合同”在鉴定时也要重视。（五）、相对价值标准

指被鉴定的档案与其他档案之间相比较而存在的价值。既要考虑文件本身固有的价值，也要考虑该文件与其他文件之间的相互关系。七、归档文件整理流程图装订分类排列编号编目装盒归档文件的装订一、归档文件的整理单位为“件”1、以件为整理装订单位，一般以每份文件为一件。2、有些关联性强，不能分散使用的文件2份可为一件进行装订。例如：正文与底稿、正文与附件、正文与文件处理单、转发文与被转发文、原件与复制件、来文与复文。3、整册的会议记录、活动记录、报表、名册可为一件。二、装订要求1、要求正文在前底稿在后，转发文在前被转发文在后，文件处理单在前正文在后，正文在前附件在后，原件在前复制件在后，批复在前请示在后。2、永久、30年档案用线装（用粗白线），要求“两孔一线”。文件过厚则采用“三孔一线”的方式装订。文件左下侧对齐采取左侧装订的方式。左上侧对齐采取左上角装订的方式。10年保存的档案可以不拆钉。归档眯文件重的分版类一、趴分类葬方法1、保管拢期限—年度它分类嗓法即先甩将归考档文慰件按辛保管鸭期限鸭分类身，再魔在保污管期脉限下灿按年躲度分亮类。其对崖应的细分类森方案都为：永久贤：20智08年、20尝09年、20拆10年……30年：20愈08年、20谢09年、20皇10年……10年：20加08年、20奏09年、20任10年……2、保管渠期限—年度—机构态分类轿法即先永将归沾档文偶件按搏保管素期限意分类蒸，每收个保探管期盼限下柔按年生度分进类，科再在者年度浓下按侵机构逃分类攻。（此辞分类隆法为温三级冠分类诊，适猫合文枝件收宿发量泳在15仗00份左拍右的芦单位耽）其对帅应的支分类鱼方案票为：永久堪：20窜09年煎党斜支部职、办见公室辅、业朽务室……20椅10年……30年：20永09年昆党肥支部房诚、办再公室稍、业生务室……20加10年……10年：20镜09年责党溪支部蚁、办较公室惠、业港务室……20菠10年……电.归档堤文件新的排猎列归档潜文件铲排列熔是指盟在分沫类方打案的敌最低叨一级自类目速内，筐根据产一定互的方御法确伟定归苏档文拨件先约后次展序的锁过程彩。排列辣的要替求要求面在最撑低一高级类认目进冷行排途列，找排列授时按扛“同骆一事烧由”蔑的原瞧则，担以机服关大能小或超重要建程度址结合辉时间差顺序宅的方主式排任列。归档趴文件麻的编先号归档樱文件摘编号腔是采逐用某例种标意识符孤号、格以归救档章参的形于式固是定归凭档文章件在陕全宗所中位仆置的播过程娃。一、盖隶章要我求1、一名般应省加盖部在归园档文村件首理页上荷端居岁中的变空白构位置均。2、归页档章避各项敬目用蜡碳素发笔填拌写。3、归磁档章脏规格毕为：父长45鲁㎜，宽16齐㎜，分殃为均弦匀的肥格。全宗号

年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号122011830年①.全宗给号：幅档案筑馆对团其接阔收范舰围内躁各立钩档单充位所州编制豆的代封号。②.年度毕：归喂档文奇件的黑形成艰年度吗。（惠以4位阿岂拉伯竭数字根表示鹊）③.室编孔件号众：归李档文铜件在涉分类冲方案恩的最流低一秋级类给目内箩的排阅列顺河序号初。④.机构靠（问戏题）怖：分小类方更案为洲三级献分类毫时，班填写聪最低艇一级何类目茶的科赔室名数称或脊类别迎名称拔。⑤.保管诸期限木：分磨别填女写根别据《文书廊档案蓄保管皆期限潮表》划分隆出的付永久央、30年、10年。⑥.馆编璃件号历：各育单位般档案信移交睁入综蜜合档裳案馆值时进匙行局筝部调举整后痛重新耕编制般的件堤号。归档糟文件惑的编伤目是指碗编制《归档为文件饮目录》，即笼按照窝分类蒙、排同列的哑结果行，逐汁类、斩逐件哈编制歼目录肆。一、归命档文鸟件目行录的难项目1、件因号：积填写肚室编吊件号耀。2、责问任者皇：文傲件的台发文组机关僚或署绑名者产。3、文珍号：案文件于的发剩文字璃号。4、题尚名：吸文件电标题艳。（岁没有蚕标题浸的可配自拟余标题疮，外婚加“[姥]断”号。培）5、日劈燕期：浙文件锹的形辰成日恭期，汇以8位阿杀拉伯颤数字汪标注继。（触如：20颈10饲05压26）6、页配数：刻每一英件归仪档文滑件的族页数苦。7、注欣释文蚊件需迈说明锹的情气况。二、归魄档文渡件目吼录封摔面的绘项目1、全现宗名标称：颗立档膛单位垂的全胀称。2、年顾度：马归档悼文件帝所属畏年度饺。3、保挎管期童限：日归档逃文件礼所属场期限炮。4、机州构：好三级胃分类脖时填厘写具钥体科轧室或予类别懒名称令。注：纳归档务文件忧目录涨要求茧用Ex此ce教l打印帮目录挤（A4纸）归档政文件件的装近盒一、装倡盒的旅具体星要求尺：1、不躬同形轿成年扎度的中归档近文件株不应钞放入后同一档案即盒。2、不邪同保字管期欲限的醒归档睛文件叛不应扣放入文同一档案搜盒。3、三黑级分暂类时两，不慨同机炸构形蜡成的稍文件舒不应职放入活同一盒。二、晋