合同参照管理制度

编号：ZSNY-XZZX--001协议管理制度制订部门：行政中心审核：刘守廷审批：实施日期：9月份内蒙古正时生态农业有限企业行政中心公布内蒙古正时生态农业有限企业协议管理制度第一章总则第一条目标：为规范企业协议管理，防范与控制协议风险，有效维护企业正当权益，特制订本制度。第二条适用范围：企业及下属分企业、子企业与企业外各类法人、自然人、其它组织进行各类经济活动和非经济活动所订立各类协议、协议、章程等均恪守本方法。企业内部订立各种协议及劳动协议管理，不适用本方法第二章协议管理及职责第三条企业总裁在董事会授权范围内负责企业各类协议审批。第四条采供中心负责采购协议草拟、审查、谈判及依照企业法定代表人授权订立采购协议。第五条项目部负责工程项目相关协议草拟、审查、谈判及依照企业法定代表人授权订立协议。第六条各事业部负责本事业部销售协议草拟、审查、谈判及依照企业法定代表人授权订立协议。第七条行政中心负责企业各类协议管理工作，详细职责：1、负责除采购协议、工程项目、销售协议以外，其余各类协议谈判工作并依照企业法定代表人授权订立协议；2、负责制订统一协议文本；3、负责对协议专用章、协议统一文本、法人授权委托书发放和管理；4、负责与律师、财务中心沟通对各部门提交各类协议正当性、可行性、有利性审查；5、负责协议纠纷处理（对接律师）；6、负责协议档案管理；7、负责本制度监督执行。第八条财务中心在协议管理中职责：1、配合行政中心对协议进行审查；2、对确属我企业订立并正当生效协议，财务中心应及时结算、报销付款。3、对不按要求使用协议专用章或以部门名义对外订立协议，财务中心可暂不予结算并及时通知行政中心对协议有效性进行审查。4、我方先推行付款义务，有预付款或分批付款协议，未见我方签字、盖章书面协议原件，财务中心不予付款。5、对方需先推行义务，我方主要是付款义务协议没有充分证据表明对方已完全推行协议义务，财务中心不予付款。第三章协议订立第九条协议主体1、订立协议主体必须是企业及所属子企业中具备法人资格，能独立负担民事责任组织，其余部门、机构、子企业等不得私自订立协议。2、订立协议前，应该对对方当事人主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立负担民事责任组织订立协议，也不得与法人单位订立与该单位履约能力显著不相附协议3、企业通常不与自然人订立协议，确有必要订立协议，应经企业总裁同意。供给牧草自然人除外。第九条协议形式：1、订立协议，除即时交割（银货两讫）简单小额经济事务外，应该采取书面形式。2、“书面形式”是指协议书、补充协议、公文信件、数据电文（包含电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，企业通常要求采取正式协议书形式。第十条协议内容：1、当事人名称、住所：协议抬头、落款、公章以及对方当事人提供资信情况载明当事人名称、住所应保持一致。2、协议标：协议标应具备唯一性、准确性，买卖协议应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务协议应约定详细服务内容及要求；对协议标无法以文字描述应将图纸作为协议附件。3、数量：协议应采取国家标准计量单位，通常应约定标物数量，常年经销协议无法约定确切数量应约定数量确实定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。4、质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准，应约定所采取标准代号；化工产品等能够用指标描述产品应约定主要指标要求（标准已涵盖除外）；凭样品支付应约定样品产生方式及样品存放地点。5、价款或酬劳：价款或者酬劳应在协议中明确，采取折扣形式应约定协议实际价款；价款支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应给予明确；价款或酬劳支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。6、推行期限、地点和方式：推行期限应详细明确定，无法约定详细时间，应在协议中约定推行期间方式；协议推行地点应力争作对本方有利约定，如买卖协议通常约定交货地点为本企业仓库或本企业住所地；约定详细地名应明确至市辖区或县一级；买卖协议在协议中通常应约定交付手续，即协议推行标志，如托运单、仓库保管员签单等。7、协议担保：协议中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保，应结合详细情况依照《担保法》要求办理相关手续。8、协议解释：协议文本中全部文字应具备排它性解释，对可能引发歧义文字和一些非法定专用词语应在协议中进行解释。9、保密条款：对技术类协议和其余包括经营信息、技术信息协议应约定保密承诺与违反保密承诺时违约责任。10、协议联络制度：推行期限长重大协议应该约定协议双方联络制度。11、违约责任：依照《协议法》作适当约定，注意协议公平性。12、处理争议方式：处理争议方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁应明确约定仲裁机构名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见，可选择第三地仲裁机构。第十二条订立协议工作程序：1、订立协议前，相关责任人或企业指定其余谈判人员应按照本制度第九条对对方当事人关于情况进行审查，并复印对方当事人法人营业执照及专业资格证书留存。2、采购、工程建设、销售协议分别由采供中心责任人、项目部责任人、对应事业部责任人与对方当事人商谈后拟好协议条款，附《协议签约审报表》报总裁审批行政中心盖协议专用章，必要时，由总裁指定责任人员对协议进行正当性审查。3、除采购、工程建设、销售协议以外协议由总裁指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好协议条款，附《协议签约申报表》报总裁审批，由行政中心加盖协议专用章。4、法律、行政法规要求应该办理同意登记手续协议，协议成立后由总裁办依法及时办理。5、协议正式订立后，协议文本应该随《协议签约申报表》交存企业行政中心统一保管，协议订立部门应复印存档一份，如需要付款协议应交财务中心待付款完成后又财务部交行政中心统一保管。第四章协议变更、解除第十三条在协议推行期间因为客观原因需要变更或者解除协议，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原协议依然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更通知书后，应该在要求期限内作出书面回复。第十二条存在以下情形之一，本方能够单方解除协议1、因不可抗力致使不能实现协议目标；2、在推行期限届满之前，对方明确表示或者以自己行为表明不推行主要债务；3、对方拖延推行主要债务，经催告后在合理期限内仍未推行；4、对方拖延推行债务或其余违约行为致使不能实现协议目标；5、法律要求其余情形。第十四条变更或解除协议，应该采取书面形式（包含书信、电报）；第十五条变更或解除协议协议应按照协议订立程序报原审批人员同意。法律、行政法规要求变更协议应该办理同意登记等手续，应依法及时办理；第五章协议推行第十六条企业及所属企业应该按照协议约定全方面推行自己义务，并随时督促对方当事人及时推行其义务。第十七条在协议推行过程中，对本企业推行情况应及时做好统计并经对方确认。推行销售协议交付货物时应由对方当事人签署一式二份收货单，一份留存对方，一份交留本事业部备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。推行采购协议付款时应由对方当事人出具增值税发票，企业标准上只开具限制性抬头转账支票或银行转账付款，不允许以现金形式支付。第十八条在推行协议过程中，经办人员若发觉并有确切证据证实对方当事人有以下情况之一，应立刻中止推行，并及时书面上报企业行政中心处理。1、经营情况严重恶化；2、转移财产，抽逃资金，以逃避债务；3、丧失商业信誉；4、有丧失或者可能丧失推行债务能力其余情形；第十九条债权债务定时确认和发生重大变动时确实认：1、在常年协议尤其是常年销售、采购协议推行过程中，经办人员应定时对帐，确认双方债权债务；2、在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其余重大事项以及本企业或对方当事人协议经办人员发生变动时，应及时对帐，确认协议效力及双方债权债务。第六章协议纠纷调解、仲裁和诉讼第二十条协议双方在推行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是标准，平等协商处理。第二十一条协议双方在一定时限（通常为一个月）内无法就纠纷处理达成一致意见或对方当事人无意协商处理，经办部门应及时书面汇报总裁办，并确定处理意见，报总裁办决定。如对方当事人涉嫌协议诈骗，应立刻汇报企业行政中心。第二十二条企业决定采取诉讼或仲裁处理协议纠纷，以及对方当事人起诉，经办部门应及时将协议订立、推行、纠纷产生及协商情况整理成书面材料连同关于证据报企业行政中心。第七章协议日常管理第二十三条企业实施二级协议管理，企业行政中心全方面负责企业协议管理；协议经办部门负责所在部门协议管理（通常为复印件）。第二十四条企业协议专用章由行政中心专员管理，企业空白协议、授权委托书也由专员管理，如因特殊情况需将协议专用章或已盖章空白授权委托书、空白协议携带出差，必须由总裁同意。协议专用章、盖章空白协议、授权委托书、（已订立协议）遗失，应及时向当地公安机关报案，并登报申明。第二十五条已订立协议、增值税发票以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，协议经办部门应自行保管好；主要资料应将原件交企业行政中心随协议保管，增值税发票收据应将原件交财务中心保管，行政中心留存复印件随协议保管。第二十六条协议经办人员与本企业终止劳动关系前应把关于材料及名片、委托书移交完成，经企业行政中心和相关部门确认后方可办理关于手续。协议经办人员与本企业终止劳动关系或因其余原因发生变更，企业行政中心应在情况发生后一周内书面通知各关于单位。第八章考评与奖惩第二十七条企业及所属子企业全体职员应该严格恪守本制度，有效订立、推行协议，切实维护企业整体利益。企业行政中心负责本制度执行情况监督考评。第二十八条对在协议订立、推行过程中发觉重大问题，主动采取补救方法，使本企业防止重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，防止或挽回重大经济损失，给予奖励。第二十九条协议经办人员出现以下情况之一，给企业造成损失，企业将依法向责任人员追偿损失。1、未经授权同意或超越职权订立协议；2、为他人非法提供协议专用章；3、应该订立书面协议而未订立书面协议。第三十条协议经办人员出现以下情况之一，给企业造成损失，企业酌情向关于人员追偿损失：1、因工作过失致使企业被诈骗；2、企业推行协议未经对方当事人确认；3、遗失主要证据；4、发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或汇报避重就轻，从而贻误时机；5、协议专用章遗失未及时汇报；6、其余违反企业相关制度。 第三十一条企业职员在订立、推行协议过程中触犯刑法，组成犯罪，将依法移交司法机关处理。本制度从9月开始执行，本制度由行政中心负责解释。