电子档案存储管理制度

PAGEPAGE1电子档案存储管理制度第一篇：电子档案存储管理制度电子档案存储管理制度（试行）第一章总则第一条为了加强电子文件的存储管理，保障电子档案的安全保管，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件存储与管理规范》〔GB/T18894-20XX〕、《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和有关法规、国家标准、行政规章，结合重庆市实际制订本制度。第二条本制度参照重庆市电子档案管理技术标准执行。第三条本制度以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。第四条基本术语解释（一）电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入和输出。（二）电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件存储管理规定处理并且已经存储的电子文件。第二章电子档案的存储第五条电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：（一）字处理文件1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。2、XML文档可以作为电子档案直接存储。3、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。（二）图像文件1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于20XXpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。6、由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于20XXdpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。（三）图形文件1、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。2、存储时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存储。（四）影像文件1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存储。（五）声音文件1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。（六）多媒体文件1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存储。（七）数据库文件1、数据库文件DBF格式可以作为电子文件直接存储。2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。（八）超文本文件1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存储。（九）计算机程序1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。2、计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并存储。（十）数据文件1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。2、数据文件应对数据来源进行说明并一同存储。第六条对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。第七条在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。第八条电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并存储。第九条保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。第十条用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并存储。第十一条计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同存储。第十二条电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存（A），一套供查阅利用（B），一套异地保存（C）。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。第十三条在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。本标准推荐的存储载体是：只读光盘、磁带等。禁止使用软磁盘作为电子档案的长期保存载体。第十四条对于具有稳定可靠的网络环境的单位具体要求：1、电子档案应存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。2、内部局域网要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。第十五条电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：1、存储载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，作到防尘、防变形，避免阳光直接照射。2、环境温度选定范围：1720XX相对湿度选定范围：35%--45%。3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。第十六条电子文件存储时必须检查病毒及其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存储。第十七条存储电子档案的光盘应放入盒中存放，A、B两套电子档案应分开保管。第十八条电子档案的有效性保证：（一）随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。1、存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。2、电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。3、复制后旧版存储载体应至少保留四年。（二）刻录光盘时采用整盘刻录（disk-at-oncerecording）方式，不得使用多段刻录（multisessionrecording）等方式。推荐使用的刻录软件为：NEROBURNING６、WINONCD６以上版本。（三）对磁性载体每2年、光盘每4年进行一次有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。（四）存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。（五）检查、拷贝、转换等情况要做好登记。第二篇：电子档案最佳存储介质——缩微胶片电子档案最佳存储介质——缩微胶片中国人民大学档案学院谢小能刘培平归档后的电子文件称为电子档案。电子档案与传统档案在信息记录方式上有着根本的区别，它是以数字代码方式记录信息的。电子档案具有以下两个最主要的特性：1、信息的非人工识读性。经过以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，人才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。2、系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有生命力和发挥作用。电子档案从生成、处理到归档后的一切管理活动都依赖于计算机系统来实现。电子档案的利用快捷方便。计算机可以直接访问，检索速度快；并且可以联人计算机网络，实现异地远程调阅。所以，电子档案的利用具有高效率、易联网、易操作的特点，给人类经济、商务、科技、文化等各个方面带来了巨大的好处。但是，对于信息安全的基本要求却是不可忽视的。一、电子档案的保存现状与存在问题存储是信息存在的根本，也是信息利用的基础。随着电子档案的大量出现，对于档案工作人员来说，当前应该考虑的一个重要问题是电子档案的长期保存问题，这是档案工作者的职责所在。尽管电子档案在记录方式上与传统档案不同，但其作为档案的本质、功能与传统档案是一样的。电子档案也是人们在政治、经济、科学、文化活动中产生的，是历史的原始记录。电子档案和传统档案，记录着人类的知识和智慧，是人类文明得以延续和发展的基础。因此，必须确保电子档案的长期、永久保存，使这些极其重要而又无法替代的信息不仅能为我们所用，而且也能为我们的子孙后代所用。当前，越来越多的信息以电子形式建立。然而，由于电子档案的特殊性，在目前的技术发展状况下，电子档案的数字化存储介质——磁盘、磁带、光盘等的长久保存远没有达到令人满意的水平，甚至可以说目前电子档案的保存状况令人担忧。早在1996年，美国行星数据系统喷气推动实验室的麦克尔·马丁、苏珊·麦克马洪就说过，“随着越来越多的信息以电子形式存储，导致数据灾难性丢失的可能性就越来越大”“从历史角度来说，直到四、五年前，磁盘还是主要的存储媒介。„„作为档案存储媒介，磁盘对我们来说简直象灾难一样。”“1976年美国首次宇航员登陆行星的数据到现在二十年过去了，磁盘开始分解。”耶鲁大学助理图书馆长唐纳德·沃斯特说，“在美国存储了各种各样的记录和档案，许多公司和机构热衷于奔向信息时代，但不幸的是有些重要的数字信息无法阅读。在俄勒冈州，最主要的全国残疾人数据库不见了；在纽约，宾夕法尼亚州的道路信息被抹掉了，在一些比较大的州，不可替代的土地使用数据库无法阅读，原因仅仅是所用的软件没了。”美国，旅行公司创始人罗伯特·斯坦说，“我无法想象100年后我们现在做的东西到那时还能使用。我甚至不认为25年后还能使用。事实上，几年前做的东西到现在已经不能使用了。这是因为两个问题，一是媒介本身能维持多久，另外一个问题是运行媒介的机器。”事实是，在美国，当研究人员在90年代末查找60年代的计算机磁带上的统计数据时，只有仅存的几台机器还能读出这些数据。信息环境的加速变化造成信息的丢失。美国宇航局NASA60年代火星探测的宝贵电脑资料已无法再读取。这是因为在众多的数字化存储介质中，光盘虽然被认为是目前最好的电子档案的存储介质，但是，光盘仍有着许多致命弱点，令人担忧。由于光盘的读取不只靠盘片本身，还极大的依赖硬设备和软件，因此，设备及软件的延续是光盘长期保存的关键。厂家说他的盘片可以保存100年以上，但没有一个厂家保证几十年后仍有设备及软件可读取现在写入光盘的信息。光盘技术是高科技的产物，光盘技术目前仍处在发展和改进的时期，光盘技术的不稳定带来了设备和软件的不稳定。美国等国家正在生产将光盘数据转换到胶片上的设备，以备长久保存光盘信息，这从另一个侧面说明光盘不能作为长期保存信息的媒体。正如美国学者彼得卫·阿代尔斯坦所说：“虽然磁性介质和光盘有数据密集和利用快捷的优点，但这些优点并不能抵消人们对这些介质和硬件永久性的担忧。”归纳起来，导致光盘存储信息丢失有下列几方面的原因：①存储介质过期失效；②软件和硬件系统升级换代，如原存储介质的驱动器已淘汰；③原存储格式已经淘汰，没有及时转换；而且即使转换，“在各种原因引起的转换过程中，信息的损失、变异都是不可避免的。”④计算机病毒的侵害；⑤自然灾害。1995年日本阪神大地震后，缩微品上的信息都完好无损；但计算机、光盘中的数据全部毁于一旦。二、缩微胶片是电子档案的最佳存储介质作为档案保存的存储媒介，应该符合以下几点要求：①稳定可靠的技术平台；②长久保存的媒介；③信息读取有保障；④信息安全可靠。这四点是相互制约密切相关的。目前，数码式存储介质在这四方面都达不到要求。这在上面的论述中已显而易见。纸张和缩微胶片等模拟介质则完全满足以上要求：模拟信息以人为本，其形式和内容真实再现，信息可见，能够为人所理解，不可更改，信息相对独立于技术环境，信息稳定可靠，能够长期或永久保存。正如柯达信息媒体事业全球副总裁杰夫勒·马京指出：“企业与政府开始意识到，模拟介质是保存信息的唯一具有长期性、安全性与投资效率的途径。”他这里所说的模拟介质是指缩微胶片。美国档案保存委员会在加拿大的一次会议上发布了一份关于机读、人读记录的白皮书，它提出：档案保存的首要任务是尊重实事求是，即收集并无限期地保存有价值的信息，使之能向公众提供档案记录；次要任务是应及时的、不昂贵地向公众提供档案记录；更次要的任务是能以便捷的方式提供档案信息。该白皮书认为：在目前条件下，最安全、最便宜、最有保证的档案保存介质是——黑白银盐感光材料，即银盐缩微胶片。最有意思的是，提出这个白皮书的几位委员都是搞电子影像的专家。美国在电子领域一直走在世界前列，可以说在电子影像应用方面是最有经验的。即便如此，他们在电子档案保存方面仍持这么谨慎和实事求是的做法，的确值得我们借鉴。缩微摄影技术是模拟影像记录，它不仅记录文件的信息内容，也记录文件的外形特征，甚至包括立体物品和彩色信息。它满足档案部门要求反映真迹的基本要求，是迄今为止最成熟的全文“真迹”高密度存储和自动检索的技术。缩微胶片的保存期长，是能够长久保存的介质。摄影胶片的持久性取决于胶片塑料片基和银影像的持久性。如果冲洗正确，贮存条件好，醋酸片基的寿命将超过100年。聚酯片基化学性能更稳定，寿命可达500年以上。银影像的持久性也很出色，可达几百年。国家标准和国际标准对档案胶片的性能要求作了说明，这使人们不必怀疑这种介质的持久性。除了使用具有档案质量的摄影胶片以外，档案行为还要求有适宜的贮存条件，这也在相应的国家标准和国际标准中作了说明。缩微胶片上信息的读取不需要复杂的硬件，用很简单的光学仪器就可以，只要一台阅读设备就行，甚至用放大镜都能够阅读。技术上也不会发生重大变革。缩微胶片是卤化银制成的，使用的是将来也不大可能变化的技术。因此，采用缩微胶片保存档案，基本上是无风险的。可以说，采用模拟影像技术的缩微胶片，是信息安全与延续的根本保障。三、COM系统——实现电子档案向缩微胶片转化的工具通过COM系统可以将贮存在磁盘、磁带和光盘内的电子档案转移到缩微胶片上，以缩微品的形式保存。COM系统就是将计算机输出的机读信息转换为文字、数字、符号等人读信息，然后再将其记录在感光胶片上的信息处理系统。所谓COM，即为ComputerOutputMicrofilm(计算机输出缩微胶片)、ComputerOutputMicroform(计算机输出缩微品)、ComputerOutputMicrofilmer(计算机输出缩微胶片装置)等英文名称的字头。COM技术是把计算机的高速运算与缩微摄影的快速记录结合在一起的技术方法。COM系统主要是由COM主机、冲洗机、拷贝机等设备组成的。此外还包括缩微胶片阅读器、阅读复印机等外围设备。COM系统的结构主要可以分为输入部分、字符发生及显示部分、成像及显影部分和控制部分等。首先，来自磁盘(带)、光盘的信息经输入部分输入机内，然后，经过必要的转换，将输入的信息转换为该系统使用的编码；再通过字符发生器将其转换为文字、数字或图形等人读信息，并显示在阴极射线管上；摄影机控制部分则可根据来自指令部分的信息，控制摄影机的动作，将由字符发生装置产生的文字、图形等信息高速记录在感光胶片上。COM胶片的显影加工同普通缩微胶片的加工方法一样。COM系统向胶片上记录信息的速度可与计算机工作同步，记录速度快，尤其比向纸上打印的速度快得多，因此，COM技术是把计算机的高速运算与缩微摄影的快速记录结合在一起的技术方法。目前许多单位为了电子影像的安全保存，使用纸来存储电子档案信息。但是，与缩微介质相比，录入速度慢，纸质档案占用空间大，手工查阅效率低，使用不方便，保存期也不如缩微胶片长。所以使用纸质作存储介质来长久保存档案远不如使用缩微胶片。可以认为，电子档案目前最安全、最低廉、最可靠的保存媒介是银盐缩微胶片。但是，COM系统的价格比较高，没有必要每个档案部门都置备一套COM系统，可由信息中心或网络中心购置，档案部门需要将电子档案转换成缩微胶片时，由信息中心或网络中心代劳，这样既经济、方便、及时，质量又有保证。(北京市，邮编：100872)(责任编辑张占江)第三篇：电子档案管理制度电子档案管理制度为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际，特作如下规定：一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责1．电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。3．电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。二、电子文件的归档方式1．电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本队工作实际，现强调物理归档。2．根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。3．归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。三、电子文件的移交与保管1．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。２．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。３．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，四、电子文件的提供和利用1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。2．销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。第四篇：电子档案管理制度电子档案管理制度一、为了加强公司电子文件归档管理，保管电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本公司实际，特作如下规定：二、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责1、电子文件是公司开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中，由各办公室和档案部门负责。2、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。3、电子文件实行集中统一管理。档按室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统地使用技能，组织编制归档电子文件地各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件地作用。三、电子文件地归档方式1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本公司工作实际，强调物理归档。2、各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。3、归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、提名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。四、电子文件的移交与保管1、电子文件在每年六月份前将上的应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。2、公司档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。3、入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。4、随着计算机技术和设备的更新