2023年合同档案管理制度

2023年合同档案管理制度合同档案管理制度1

1.目的：加强选购 部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范选购 管理体系，制订本制度。

2.适用范围：适用于选购 部对内部文件及档案的限制。

3.职责：

3.1选购 档案管人员：负责选购 部全部文件的整理及归档。

3.2选购 经理：负责选购 档案文件调阅、销毁等事项的审批。

4.档案管理方法：

4.1归档内容分类：

4.1.1选购 内部文件的归档。

选购 部工作中需存档的文件，选购 订单、应付账款对账单、工作安排、选购 安排、入库单、退货单及选购 部门相关管理文件资料。

4.1.2公司其他部门供应的.文件归档。

公司其他部门供应的图纸、选购 申请单、原材料质量返馈单等相关资料。

4.1.3外来或外放文件的归档。

供应商资料、选购 合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。

4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。

选购 部的台账、电子档的文件记录。

4.2档案保存期限：

4.2.1公司内部往来文件需保存3年。

4.2.2公司外部往来文件需保存5年。

4.2归档要求：

4.2.1归档文件材料应齐全完整，根据文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。

4.2.2全部文档均要编号，并建立书目，逐项填写清晰，书写工整。

4.2.3全部存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。

4.2.4选购 部档案要有专人、专位的保管。

4.2.5选购 部档案要分类保管并划分档案保管期限。

4.3档案调阅：

4.3.1需查阅或借阅选购 部文件时，需向选购 部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到选购 领导签字批准。

4.3.2查阅档案人员要求严格执行平安和保密制度，不得泄露。

4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经选购 经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特别状况借出，必需经理选购 经理审批签字。

4.3.4选购 档案管理人员，要刚好收取借阅的档案，避开遗失。

4.4档案销毁

4.4.1选购 档案保管期限已满或已失效，须要销毁时由选购 部档案管理人员提出销毁看法，编制销毁清单，该清单永久保存。

4.4.2办理销毁手续，必需经由选购 经理批打算，方能销毁。

4.4.3选购 档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。

合同档案管理制度2

一、劳动合同管理制度

劳动合同：

1、签订劳动合同的原则

（1）本着同等自愿和协商一样的原则。要求劳动合同的内容必需公正、诚恳、守信。

（2）遵守国家法律、法规和政策。

（3）以书面形式明确规定双方的责任、权利和义务。

（4）双方严格执行。劳动合同签订后，双方都应严格根据合同规定的内容遵照执行，任何一方违约，都将

按规定追究违约责任。

（5）以酒店经营目标为中心。

2、劳动合同的订立

（1）原在册的劳动合同制员工以及新进酒店的人员。

（2）酒店的法人代表或托付人，代表酒店与其他人员签订劳动合同。

（3）劳动合同期限分为有固定期限、无固定期限和完成肯定的工作为期限三种。其中有固定期限的劳动合

同是指：签订一年以上有期限的劳动合同；无固定期限的劳动合同是指：在签定劳动合同时不明确终止期；完成肯定的工作为期限的劳动合同是：指合同当事人双方完成某一工作为期限的劳动合同是指合同当事人双方或某一工作的起讫的时间为条件的。

（4）新进员工应依据签订劳动合同的年限与有关规定，确定试用期，试用期最长不得超过2个月。

（5）劳动合同的变更、续订、终止和解除，均应按《劳动法》的有关规定办理。

3、签订后的劳动合同甲乙双方各持一份。人事部将员工合同书按部门、按序编号归档保存。

4、合同到期不续签的或已解除的劳动合同书均保存2年。

二、员工档案管理制度

依据《中华人民共和国档案法》及有关法规的规定，酒店的人事部做好有关档案的管理工作。档案管理实

行“统一领导，分节管理”的原则，维持档案的真实、完善与平安，便于将来运用。

1、员工档案

员工档案由酒店的人事部统一管理，人事部全面驾驭酒店员工基本状况的`收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培育运用工作供应重要的依据。员工档案主要分以下二类：

（1）员工人事档案员工人事档案是人事部从个人为单位集中保存起来的、反映个人肯定时期的社会经验和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容：员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；党团、嘉奖处分材料；任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。

a、员工人事档案的收集、整理和保管

员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必需具有肯定保存价值，还要符合进入员工人事档案的规定。员工人事档案必需存放在牢靠平安的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。

b、员工人事档案的查阅和借用

查阅人事档案，必需办理查阅登记手续，查阅一般员工人事档案，由人事主管批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。

外单位人员须要查阅、借用人事档案时，必需出示有效的证明，并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必需严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者视状况轻重，予以指责教化直至纪律处分。

c、员工人事档案的传递

在员工录用和离店时，人部部刚好办理员工人事档案的传递，做到传递手续完备，材料完整。员工人事档案的传递不得由本人办理。

（2）员工的工作档案

从员工进入饭店起先，记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经验，思想品德；业务表现、教化培训、奖惩记录的综合状况。材料包括：员工求职申请、聘请录用、劳动合同和有关离店记录等资料；教化培训记录、专业特长与爱好的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位流淌等资料。

对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。

2、人事部工作档案

人事部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教化培训档案和行政人事档案等四个部分，分别记录人事部的工作。

（1）人力资源档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作安排，以及员工聘请录用或离店的审批材料，劳动合同资料（包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料），岗位变更资料等。

（2）工资福利档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作安排，以及工资、奖金安排方法、考核资料，福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。

（3）教化培训档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作安排，教化培训工作、教化管理等活动中产生的，经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。

（4）行政人事档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作安排，卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。

（5）人事部的工作档案按年度建立索引、装订成册。

3、档案保存期

离职人员档案保存2年。

档案管理工作流程

酒店档案工作的主要流程是：

1、接收：凡酒店经营管理活动中形成和运用的，业已办理完毕并具有查考价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入酒店档案的接收范围。

酒店档案一年接收一次，酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交人事部。

2、整理：

（1）、酒店档案按年综合整理，一般在每年第一季度整理归档。

（2）、酒店各部门的档案按其形成的`各种门类和体裁列为一个全宗。

（3）、办公室档案，按其不同内容和体裁，制成统一的分类档案。

（4）、根据案卷的排列依次编制卷号，案卷书目上应区分状况标明不同保管期限。

3、保管及利用

（1）、酒店档案应由专人负责保管，并定期进行检查。

（2）、凡运用档案应办理借阅手续，填写档案借阅单。重要档案的借阅应经总经理批准。

（3）、借阅结束后，请借阅者在档案借阅单上签名。

4、鉴定和移交

（1）、档案鉴定工作在相关领导的领导下，组成鉴定小组，按规定进行。

（2）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出看法，登记造册，经酒店领

（3）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出看法，登记造册，经酒店领导批准，由两人在指定地点监销。

（4）、档案移交要按国家有关规定执行。

（5）、档案员调动工作，须办完档案移交手续后方能离岗。

合同档案管理制度3

为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：

一、企业合同管理人员必需具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。

二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟识合同业务。

三、企业合同管理人员必需听从组织的支配，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。

四、企业合同管理人员，按时参与主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素养。

企业合同管理负责人工作职责

一、负责企业合同管理的领导工作。

二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。

三、负责企业合同签订的审批。

四、定期听取企业有关部门在合同管理和履行中的状况汇报，探讨探讨合同管理和履行中存在的问题，并做出正确决策。

五、依据法律、法规和政策，结合本企业实际状况，负责组织制定合同管理制度，以及各种专项合同管理制度。

六、监督检查企业各项合同管理制度的实施。

七、探讨决策发生合同纠纷的解决方式和达到目的的要求。

八、组织学习《合同法》，开展“重合同、守信用”活动。

合同管理工作人员职责

一、合同管理工作人员必需仔细履行自身职责，统一管理负责企业各部门签订的各种合同，对公司负责。

二、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核登记、归档。

三、按有关规定刚好、精确、全面填报合同统计表，并做出统计分析，定期向公司领导作出汇报。

四、做好对合同统一文本、合同专用章、《法人授权托付证明书》的发放和管理工作。

五、定期召开例会，组织学习有关《合同法》及有关法律法规，依据法律、法规和政策开展合同管理工作。

合同订立程序和审批制度

一、公司经理是本企业的法定代表，全部合同必需经理签订或经理书面授权者签订的合同方能生效。

二、公司各部门、各工程处无权对外订立合同，但可会同公司管理委员会、预算科、生技科、经理办公室与对方就合同的细则进行磋商后，报公司经理批阅签署。

三、公司与其他经济组织订立的'施工合同要以《合同法》、《招标法》、《重庆市管理条例》及有关规定为准，做到内容详细、责任明确、文字精确、数据清晰，如有涂改，必需有双方在涂改处签章。

四、公司机具对外租借合同同公司后勤科负责填写后报经理签字，交租借方、公司财会科、行政科各一份，后勤科仓库留存一份。

五、除机具对外租借合同以外的其他合同，必需交公司经理办公室一份存档，交财会科、生技科、行政科各一份以便履约和结算。

六、建设工程施工合同签订之后，由公司管委会员、公司各科对公司内项目经理进行全面考查，分析后作出选择，报经理确定。

七、公司及工程处承揽的业务，不对外转包，原则上不对外分包，如有特别状况需分包的，必需经企业法人代表批准后由公司管理委员会对外选择施工队伍并负责监督施工状况直至竣工验收。

八、公司内部基本建设和修理业务一律不对外承包由经理办公室负责工程造价限制和施工队选择、监督，直至验收后交付运用。

九、公司内部各部门之间的合同，单项工程承包合同如发生纠纷，由经理、公司管理委员会负责仲裁，经理办公室监督履行。

十、公司与外单位的合同如对方严峻违约，经理交涉无效时，抓住有利时机，由经理办公室牵头进行仲裁或民事诉讼。在仲裁或诉讼中有关技术方面的问题由公司管理委员会协同解决。

十一、本公司职工如有违返本管理制度的，由经理办公室全面调查状况后，提交公司办公室赐予各种行政处理和经济惩罚，触犯法律的将移交司法机关处理。

合同档案管理制度4

第一条为了规范合同的签订和管理，维护公司及用户合法权益，保障用户资料及档案信息的平安，制定本制度。

其次条本制度适用于自然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。

第三条用户合同详细包括:自然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同，可依据业务调整状况增减合同类别。

第四条符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即可，对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字，分批付款的安装合同由经营副总签字审批；供气合同由业务人员干脆办理，未结清安装费用须要送气的由总经理审批签字；照付不议合同由经营副总草拟，总经理审核签订。

第五条合同内容要按规定填写，主要条款必需清楚完整，权责要明确。集体用户必需有联系人姓名和电话，有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确；分批付款合同肯定要明确交款期限和工程安装内容步骤，大型用户涉及产权归属争议的由经营副总审核确定。

第六条自然气安装合同要严格根据物价部门确定的标准及预算部门测定的金额进行收费，业务人员不得违反公司规定擅自调整收费标准，不得多收或少收任何款项，严禁任何有损公司利益和声誉的行为。

第七条业务人员要严格根据规划建设管理部供应的《自然气用户送气通知单》和安装验收图纸办理开户手续，签订供气合同。

第八条用户开户后，要刚好完善表务信息、地址信息、燃气具信息等，并打印用户信息。

第九条照付不议合同适用于上游自然气供应商和年用气规模在300万立方米或日用气规模在1万立方米以上（含）的工业用户、大型商业用户（集中采暖锅炉、大型中心空调）等，照付不议合同由市场部、财务部供应相关信息和数据，由经营副总经理草拟，总经理审核、签订。

第十条业务人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及有关资料（包括有关的信函、图表、批件、预算及通知单等）按编号整理，交档案管理人员存档，用户档案的`建立要全面、刚好、精确，不得将用户档案和信息随意处置、销毁、遗失。

第十一条各类用户资料的查询要履行必要的手续，严禁泄漏公司和用户信息，详细规定由部门制定。

第十二条计算机上的用户信息由业务人员填写备份，后台管理由综合管理部网络管理员负责，要严格设置分级管理和查询运用权限，保障信息平安，保全公司利益。

第十三条本制度从20xx十月一日起执行。

合同档案管理制度5

一、档案资料

招标过程中全部的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必需整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司全部项目（含分公司项目）都必需统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必需由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必需统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥当保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。

二、归档及备案时间

总公司项目，在项目分成前必需完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必需完成除中标通知书外的全部档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的.中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司刚好将应由总公司统一管理的档案包括电子资料刚好交回总公司。

监管机构资料备案时间：

1、电子资料

电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速马路管理处“职工之家”房建工程施工招标），全部与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中心投资项目，资料应上传中心投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。

2、除未中标人投标文件外的全部档案资料，资料整理时应留意按过程依次整理，特殊是招标过程比较困难的项目。

2.1档案盒：除未中标人投标文件外的全部档案资料必需装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。

2.2湖南省政府选购 项目档案资料档案盒内应设盒内书目不装订，单独装订成册的资料首页设册书目，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

2.2.1盒内书目

2.2.2备案资料

2.2.3招标文件

2.2.4投标文件正本

2.2.5中标通知书

2.2.6资料移交登记表

2.2.7客户反馈看法表

2.2.8其它资料

成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈看法表不装订）。

公开招标选购 归档盒内书目：

邀请招标选购 归档盒内书目：

项目负责人：ｘｘ

日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

合同档案管理制度6

为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司全部合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。

三、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文档必需注明合同编号并保证齐全、完整，必需层次分明，符合其形成规律。

3、合同文档移交时，必需编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理方法

1、合同文档以年头结合项目性质进行分类编号。

2、保存的`合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明缘由，刚好处理，并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作须要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特别状况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的平安。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以惩罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以惩罚。

合同档案管理制度7

公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、制度

所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。

二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。

三、合同档案管理原则

1、公司经营产品的选购 、销售均须订立合同。

2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司全部销售业务合同文档。

四、合同章管理原则

1、公司统一发放合同章，属销售业务运用的`合同章发放到销售部。

2、业务合同章除因工作须要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。

3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可运用。若因工作须要带合同章外出时，须办借用手续，运用完毕后即行交回。

五、合同文档的管理要求

1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明缘由，刚好处理并追究相关人员责任。

3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、合同档案管理人员应依据实际须要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各业务员可查阅合同文档，确因工作须要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特别状况不得外借。

五、附则：

1、本制度自审批通过之日起实施。

2、本制度由销售部负责说明。

六、附件：《合同档案登记表》

合同档案管理制度8

为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收看法书、竣工资料等。

二、档案资料管理原则

1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收看法书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理;②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。

2、原则上全部原件只作存档，不予外借;

3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。

4、各项目部应刚好移交档案资料，并以影印件的形式保存。

三、档案资料的移交

1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查;投标文件由成本部存档备查。

2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其全部原件移交材料部肖瑜存档;项目部及成本部分别留存影印件备查。

3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。

4、竣工报告、消防验收看法书、物业设备移交清单及完整的`竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档;项目部留存影印件备查。

5、档案资料移交时，必需注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。

6、移交的档案资料由专管员整理保存，必需注明资料类型并保证齐全、完整，必需层次分明，符合其形成规律。

四、档案资料的管理方法

1、档案管理人员要加强对档案资料的整理工作，并进行分类汇总，编制统计清单，以电子档形式备案便利查阅，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

2、项目部或个人档案资料查询可在项目部查阅影印件;确因工作须要须借出资料原件查阅，须经公司部门主管领导签字同意后，方可在合同管理员处办理相关借阅手续，档案资料原件无特别状况不得外借。

3、档案资料的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的平安。

4、保存的档案资料每季度清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明缘由，刚好处理，并追究相关人员责任。

5、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案资料，违者视情节予以惩罚。

6、档案资料柜钥匙供2份，管理员1份，另一份由成本部杨鲜峰留存，以备时常之需。其他人不得擅自挪用档案柜钥匙，更不能私自复制。

7、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以惩罚。

合同档案管理制度9

为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。

1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整理事记等。

2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将全部档案具体分类登记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。

3、档案的查阅：

(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅运用，必需打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。

(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员干脆办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必需有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档