可定制邮件群发系统使用说明

可定制邮件群发系统使用说明系统为BS结构，建议使用浏览器：Chrome（点击下载）用户注册及登录用户注册本系统开发初衷是服务于北京理工大学办公系统内部人员，所以目前没有开放用户注册功能，如果需要使用该系统，请发送邮件至：yuhaibin@进行申请，申请需要提供姓名、使用者单位、手机，在确认身份后会为申请者分配账户。用户登录：登录地址：:8000图1登录页面发件人邮箱维护：为了方便进行邮件发送，用户填入自己的邮箱账号和密码就能实现邮件发送操作，不需要进行复杂的邮件服务器设置操作。具体步骤如下：点击左侧邮件箱->邮箱账号。点击右侧添加邮箱账号。图2添加邮箱账号输入账户名，例如：yuhaibin@，然后输入相应密码，以后系统就可以使用该邮箱进行发送。系统允许建立多个邮箱账号，在进行发送的时候可以在发件人处选择此次发送使用的邮箱账号。通信录管理系统进行批量邮件发送主要依据于系统的通信录，进行邮件发送时，系统根据导入电子表格中的姓名字段查找通信录，如果有匹配的，就选择相应邮箱为收件人。在初次使用该系统时可以预先导入常用通信录，具体电子表格要求为xls文件（excel97/2003版）,字段要求：需要在Excel文件首行定义每列属性的名称，合法的列名有：姓名、性别、尊称、邮箱、手机、电话、单位、部门和地址，其中姓名和邮箱为必填项，如果出现重名须在姓名后追加备注，并以括弧相括。属性列的顺序可以随意排列，列与列之间不能有空列。（Tips:通信录可以参考压缩包中的模板，在制作通讯录时需要注意，不能有重名，重名会导致数据无法导入。）在通信录导入出现问题的时候可以把需要导入数据发给我，我整理为规范格式后上传。具体步骤如下：图3通信录管理界面点击左侧通信录->全部菜单；点击右侧导入联系人菜单；选择要导入的文件，例如：通信录导入参考.xls图4导入通信录参考4、导入后的界面：图5导入后的界面5、导入后所见即所得的修改：文件导入后允许直接点击希望修改的字段，进行信息修改或者是添加。例如，我们可以双击李四的尊称“李老师”，然后修改为“李主任”。图6所见即所得的修改界面6、确认无误后点击保存，该通信录将追加至系统。如果出现重名的情况，需要进行信息核对和修改，比如，我们再次上传通信录导入参考.xls文件。会有重名的余海滨，系统会提示我们进行信息核对和修改。图7重名信息处理以上操作能够完成大批量的通信录导入工作，如果在使用中出现通信录中不存在的人员，系统会提示用户添加通信录，添加后可以继续进行邮件发送工作。邮件发送系统在设计上采用目前传统的邮件发送界面，能够在此界面下进行基本的邮件发送，也可以根据excel文件进行批量化、可定制邮件群发工作。发送的收件人依据为excel文件中的姓名字段，可定制的邮件内容依据为excel中的有限字段信息，所以邮件的灵活程度取决于电子表格的信息量。下面演示两种基本的邮件发送模式。一行数据对应一封邮件的形式（非表格）：导入表格：测试邮件一.xls任务描述：测试邮件一中包含两名人员的基本信息，现需要将两名人员各自的基本信息发送至每人邮箱，这样每个收信人只用关注自己的基本情况，而不是在大量信息中查找自己关注的内容。图8测试邮件一操作步骤：点击左侧邮件箱->发邮件菜单。显示邮件发送主界面。点击右侧上传Excel文件按钮。图9邮件发送界面显示成功上传并解析的文件信息（表格首行解析为属性，尊称为自动生成，默认为“姓+老师”）：图10由excel文件解析为邮件可用属性字段进行邮件正文编辑，其中“%{}”为系统保留控制符，在该控制符括号内输入属性字段就可以实现邮件正文和电子表格相应字段的数据匹配工作。例如：输入“%{姓名}”(双击右侧属性也可快速输入)，就会在邮件中自动将相应行的人员姓名填写在邮件中。我们现在先编辑正文（允许进行格式设置）：图11文件正文编辑这里发件人允许选择用户设置的不同邮箱。收件人信息为系统根据电子表格内容自动置入，实际发送的时候是按照一个人一封邮件的方式发送。点击预览后，可以看到进行自动匹配后的邮件效果。（Tips：预览操作会弹出一个新的窗口，有的浏览器会拦截新该窗口，请取消弹出窗口拦截功能。具体见后附HYPERLINK帮助一：取消弹出窗口拦截功能。）图12预览效果预览是以电子表格中的第一行数据作为参考进行显示。确认无误后点击发送，完成邮件群发操作。在这个参考模板中会分别生成两封邮件，发送给两个不同的收件人。一行数据对应一封邮件的形式（表格）：导入表格：测试邮件二.xls任务描述：有的情况下，发送数据以表格的形式更容易呈现，我们只需要在操作中选择按人发送就可以达到这种效果。例如，发送工资核对表的时候，希望每个人只能看到自己的工资信息，而且以表格形式呈现。具体操作步骤：点击左侧邮件箱->发邮件菜单。显示邮件发送主界面。点击右侧上传Excel文件按钮。上传文件，在成功解析后，选择右侧按人发送选项，系统会动态增加属性选择项，点中的字段会自动被绘制成表格形式。默认为全部选中。编辑邮件正文：图13邮件正文预览效果：图14邮件预览效果多行数据对应一封邮件：我们工作中也会遇到有多行数据都是需要发送给同一个收件人，比如：我们进行资产核对的时候，有很多设备的所有人为同一人，这个时候最方便的一种形式是将该所有人名下的设备形成一个表格清单进行发送。具体步骤如下：导入表格：测试邮件三.xls任务描述：根据表格中数据为每位所有人形成一个设备清单核对邮件。点击左侧邮件箱->发邮件菜单。显示邮件发送主界面。点击右侧上传Excel文件按钮。这个时候系统发现表格中有多行数据的姓名出现重复，会进行提示：图15提示信息编辑邮件正文：图16编辑正文系统发现重复的姓名后，默认选择按人发送模式，并允许用户选择发送那些数据。预览效果：图17预览效果其他补充说明在管理员开放账号的同时，将申请人的单位信息存入系统，以后该账号发送的每一封邮件都会将发件人的姓名及单位信息附上（避免群发匿名邮件）。图18发件人信息

短信通知系统说明1、本系统为BS结构，建议使用浏览器：Chrome（点击下载）2、短信网关需要和外网保持畅通，但是目前网关服务器临时部署于网络中心，没有固定IP，会导致断线后需要手工重新连接。一、用户注册及登录1、用户注册如果需要使用该系统，请发送邮件至：yuhaibin@进行申请，申请需要提供姓名、使用者单位、手机，在确认身份后会为申请者分配账户。由于短信网关的限制，该平台只能支持100个账户，每个账户均能实现收发操作。用户登录：登录地址：/图1用户登录界面二、通信录管理：系统允许逐条添加数据，也允许根据excel文件进行批量数据导入。导入数据说明：1、字段为：姓名、电话号码、电子邮件、备注、分组、地址、传真号码、头衔、单位，其中姓名和电话号码为必填字段。2、具体电子表格要求为xls文件（excel97/2003版）。3、建议使用参考模板：通信录.xls。具体数据导入过程如下：1、点击个人管理->通信录按钮：图2通信录导入选择导入联系人，进行数据导入，导入后显示新增人员。图3导入后的通信录点击人名标签进行信息查询和维护。图4编辑联系人短信发送：本系统支持电信、移动和联通的短信发送操作，短信回复只支持中国移动。1、单条信息发送：1）点击回话->发送信息的按钮：图5短信发送界面2）在联系人处输入姓名（会进行模糊查找）。图6模糊姓名录入3）填写正文，点击发送完成单条短信的发送操作。图7发送成功的短信4）短信确认：如果选择需确认，系统会在对话窗口显示确认信息。此操作下一步允许手动或者是自动判断短信接收人的回复态度，并进行统计和分析，这个操作对于大量需要人员确认的情况下有实用意义。图8短信确认操作2批量短信发送操作。点击发送界面右下角的基于Excel群发短信按钮。图8基于Excel群发短信选择导入的excel文件。例如：text.xls。文件内容如下：图9原始excel文件字段。系统解析后显示标题字段及数据信息：图10解析后的数据信息。进行正文编辑，在需要插入数据的地方点击上方的标题标签即可进行输入。系统会根据自动标签（%{}）中的内容进行解析匹配，达到每一行数据形成一条定制短信的效果。图11录入的短信正文模板点击发送按钮进行发送操作。如果用户收到后，可以直接回复，在客户端能看到用户回复的结果。图12回复的效果

短信充值：由于系统采用中国移动短信网关，需要进行短信充值后使用，目前由于发送量小，每条短信为0.1元。在测试期，会