商务合同管理范文10篇

商务合同管理范文10篇

首先，公司合同管理工作由商务部门、选购部门、建筑部门和办公室根据各自业务分工分别担当，各个合同承办部门的工作接口、职责分工不够清楚，尚待进一步梳理及明确；其次，各个合同承办部门分别建立各自的合同管理台账，数据库结构不统一，不利于公司决策层和管理层全面准时地了解公司合同签订及执行状况；此外，各个合同承办部门对合同收入支出把握的信息不对称，例如资金支付到账状况、项目业主资金审批和拒付状况等信息分别由不同的部门把握，信息交互效率低下，有时为了对账花费大量的时间和精力；公司合同管理仍旧采纳手工管理方式，产生大量的纸质文件，费时费劲，简单出错，急需合同管理信息化手段，供应强大的标准化定制流程，并对合同执行状态进行实时监控。

2讨论内容

（1）梳理公司商务合同相关程序，建立标准化的工作流程

梳理公司商务合同相关程序、建立标准化的工作流程旨在明确合同承办部门及相关部门的职责和接口，全面完善合同管理制度。清楚的业务职责，健全的管理程序是建立合同管理系统的基础。通过分别与各个合同承办部门进行面对面访谈，并组织相关部门召开专题研讨会，从而明确相关部门的管理职责，细化实施细则，提高管理程序的可执行性。例如明确各个合同承办部门的业务范围；各合同审批部门的职责；细化合同类型分类标准，完善合同类型分类实施细则，确保合同分类精确     等等。通过访谈和研讨，同步完成相关管理流程和程序的新增或升版，从而建立合同管理平台的纲领性程序文件和详细实施文件，完善合同管理制度，使现行程序体系掩盖合同全过程各个阶段的管理内容及标准。例如将合同执行过程中的合同中止、合同解除、合同争议等内容纳入合同制度，并优化合同签约及审批授权制度等；统一合同管理业务表单格式，提高标准表单的使用率；统一合同评审会签表、合同付款申请表等业务单据格式；建立标准合同模板库，提高标准合同文本的使用率等等。

（2）以信息化手段搭建商务合同管理平台

以信息化手段搭建商务合同管理平台旨在依据合同管理流程和程序以及实际业务特点建立开发合同管理系统。在对业务需求进行详尽调研，仔细组织争论的基础上提出平台建设思路，协作技术人员完成需求分析、软件选型、项目开发等工作，达到信息化管理目标：实现合同全过程、全生命周期管理，掩盖合同预备、合同订立、合同执行及合同关闭各个环节工作；规范固化合同管理业务流程，加强合同执行监控防控风险；实现合同数据多维度快捷查询、统计与分析，为领导决策供应有效支持；实现与公司相关信息系统如财务系统、选购系统、门户系统、文控系统、各成员单位合同相关业务系统等的有效连接，确保信息共享、数据同源；统一规范管理合同数据，一次管理重复使用。

（3）明确商务合同平台的使用责任，加大培训宣扬力度

培训的胜利与否是合同管理系统能否胜利上线的关键因素。培训工作首先将系统用户进行细分，然后针对不同层级的用户进行深度培训，从而最大程度确保各层级的系统用户都可以有针对性的了解系统设计理念并娴熟操作系统。通过定期组织培训，在公司及项目部营造了学习和使用商务合同平台的良好气氛，亦有助于提高员工的合同意识。

3讨论成果

（一）梳理公司商务合同相关程序，建立标准化的工作流程

（1）合同管理平台信息化总体需求分析

从问卷调查反馈的统计结果来看，各个合同承办部门普遍认为，尽早实现合同管理平台的信息化非常重要，合同管理信息化和合同申请/支付管理信息化对工作效率提高最显著，对业务增值贡献最大，也较简单实现，同时也是上线需求最迫切的两项业务，盼望合同管理平台的操作能够较为简捷，便利查找和使用。

（2）明确合同承办部门职责，完善合同管理程序体系

经程序文件查阅及与相关部门访谈，明确公司合同承办部门共有四个，分别为商务部门、选购部门、建筑部门和办公室，各个合同承办部门所对应的项目部部门也有合同承办的职责。经与各个合同承办部门沟通，系统性的将合同管理相关程序、制度，从合规性、适应性、有效性等方面进行综合评审，促使合同承办部门完成了相关管理程序的新增/升版工作。

（二）以信息化手段搭建商务合同管理平台

（1）成立合同管理系统实施工作团队

稳定的、分工明确的工作团队是确保合同管理系统得以胜利开发的保障。在集团合同管理系统开发项目实施工作组的领导下，公司组建了合同管理系统实施工作团队，团队成员由相关部门领导指定，彼此相互协作，在项目经理的领导下，根据各自职责分工有方案地实施系统开发。

（2）合同管理系统目标需求及建设内容

通过调研和争论，课题组总结出合同管理系统如下目标需求，并由此分析得出合同管理系统建设内容。

①合同全过程管理

通过合同预备、合同订立、合同执行、合同关闭四大环节，实现了合同的全过程闭环管理。合同预备阶段，通过与相关系统进行接口集成，确保合同相关数据同源，避开重复录入；合同订立，系统供应范本的管理，使得标准合同的起草更加便利快捷，减轻承办人员的工作量；合同文本的在线审查审批，通过多级规范的审批流程，进一步防控法律风险；合同文本在线打印，加密防伪，确保合同的唯一性；合同执行中的支付申请，变更申请等，准时跟踪合同的执行状况，确保合同信息的完整性；合同关闭，是合同的终点，最终实现了合同的闭环管理。

②合同范本管理

通过系统，建立合同范本及合同制度文件的管理，通过系统对合同范本、相关制度文件进行管理，实现了各种范本制度升级后的版本掌握管理，并通过线上范本审核，确保范本及制度文件的准时性、精确     性，为合同创建供应便捷，促进并提高合同标准文本的使用频率，削减审查审批工作量，降低合同签订中的各种风险。

③合同对方管理

建立合同管理系统的合同对方库，并通过与选购系统对接，可接收供应商信息，合同管理系统可自行录入供应商及客户信息，实现完整的合同对方管理，对合同对方的相关资质等进行管理，有利于确保合同管理系统信息的完整性与独立性，也确保了合同对方信息的统一和规范。

④项目信息维护

对项目进行基本信息的维护管理，实现项目信息与合同的关联，并作为查询统计分析的支持，满意通过项目进行合同数据的汇总与分析的需求。

⑤合同监督检查

集团及公司合同管理部门、监察审计部及相关领导具备相应权限对管理范围内的合同进行监督和检查，可以查询与追踪合同的审批状况及履行状态，也可以对当前的合同流程相关人员进行预警提示。

⑥合同监控追踪

集团及公司合同管理部门及领导，可以实时查看与监控权限范围内的合同运行状况，包括查看全部运行中的合同总数、特别状况及重点关注的事项，实现合同运行信息的准时反馈、特别监控与全面管理。

4结语

总之，利用该平台最终达到提高合同管理的效率和质量的目的，从而加强对公司经济活动的监控和跟踪，同时为公司的运行管理供应强大稳定的决策分析支持。

一、电子商务合同规范化建设的意义

首先，是市场经济进展的内在要求。随着市场经济机制的进展和完善，传统的合同管理已经不能适应企业快速进展的经营需要，而电子商务合同在节省交易成本、提高工作效率、降低经营风险等方面成效显著，所以，广泛应用并且使之规范化，这是企业市场经济进展的要求。

其次，是企业规范化建设的需要。企业持续稳定地进展，在很大程度上归功于企业管理的科学性和规范性，所以，企业管理的规范化建设体现在方方面面，作为企业管理的一部分，电子商务必需规范化建设必需与企业的规范化建设保持高度全都，才不会拖后腿。

第三，是企业增加竞争力的需要。有市场就有竞争，企业在经营过程中时刻都存在竞争，提高竞争力是企业进展壮大的根本。加强企业电子商务合同的规范化管理，建立行之有效的合同管理制度，才能提高企业的综合竞争力，促进企业健康有序地进展。

二、电子商务合同规范化建设的途径

（一）规范文本

一是签订有效合同。切实把握住缔约资格、履行力量、缔约要件缺失等环节，避开在根本不具备条件的状况下签订合同，如无权人订立的合同、单位内部不具备签约资格的职能部门对外订立的合同、不具有独立享有民事权利和担当民事责任主体订立的合同等等。二是严谨合同文字。严谨是合同的命脉，不严谨就是不精确     ，就简单发生歧义和误会，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同，应当体现双方的真实意愿。而这种体现只有靠精确     明晰的合同文字。三是清楚明确地表述合同条款。假如合同内容不全面、不完整，不明确，有缺陷、有漏洞、前后冲突等，就会造成详细执行时的困难。故而要形成统一标准、达成共识，避开纠纷。同时要对其进行周密的估计和具体的规定，同时在条款里真实、明晰而精确     地表述。

（二）规范制度

一是加强企业内部合同管理。建立以合同管理为核心的组织机构，明确合同管理的工作流程，在管理过程中抓住“四个环节”，将合同管理融入项目管理全过程，提高经济和社会效益，增加企业的实力，实现生产经营的良性运行。二是重视合同文本分析及合同变更管理

合同文本分析着重两个部分，第一是合同的合法性。包括：当事人是否具备相应资格；合同内容是否符合《合同法》和其他各种法律的要求。其次是合同的完备性分析。包括合同涉及的问题是否全面、合同用词是否精确     等等。三是建立电子合同管理信息系统。信息化管理给工程项目管理供应了一种先进的管理手段。合同在签订、履行乃至终结过程中会产生大量的信息资源，这些信息资源既是现有合同的总结，又为今后的合同管理供应珍贵的阅历资料。

（三）规范流程

操作程序是执行的依据，程序科学合理，工作才会有条有理，才能取得良好的效果，合同愿景才能够顺当实现。故而要在合同签署、合同履行、合同关闭三个环节制定详尽周密的工作流程，才可以保证在操作和执行过程中不出偏差和纰漏。

1、合同签署阶段

一是加强资信审查。首先要对合作单位进行资信调查，对重大合同可托付中介机构或律师进行，确保合同主体具有民事行为力量和民事行为力量。其次要对合同主体方供应的资信资料要进行核实，向对方当地工商部门进行询问，必需要时可亲自到对方进行调查。再次要求对方供应的资信复印件必需加盖单位公章，有法人签字，身份证复印件必需有本人签字。二是严守合同签署流程。严格根据合同签订流程进行签署，必需做到先签合同后施工。对于重要重大合同，可询问外聘律师，力求合同条款商定严密。对于违约、争议解决、质量保证、法院管辖等重要条款要商定清楚，明确责任。规定合同会签部门必需写清会签者意见、会签日期，否则退回主办单位。

2、合同履行阶段

一是实行动态管理。为防止合同签署后，束之高阁的现象，在实践过程，洪荆处采纳动态管理的方法，实行定期不定期对合同履行状况进行检查，一般合同管理部门对合同一个月检查一次，要求合同主办部门两周进行一次检查。二是严把结算环节。为杜绝合同履行过程中不按合同商定进度付款甚至付款随便的现象，在实践过程中，合同管理部门严格审查，不按合同商定结算，坚决不予签字放行。三是加强资料管理。严格执行工程资料保证金条款，工程资料不交齐，一律不予签字确认，各项资料在规定期限内必需归档保存。四是加强督促检查。常常加强合同履行检查，对于合同履行过程中内容变动较大的，如超标的20%以上，要准时履行合同变更手续，避开合同漏洞。

3、合同关闭阶段

一是加强训练力度准时提示。在合同关闭流程中，个别合同主办单位对合同关闭重视不够，主要是对合同关闭的意义熟悉不清，没有意识到合同关闭是合同管理流程掌握中，最终一次弥补过失、拾遗补阙的机会，关键要加强训练，提高合同管理部门和人员的素养。二是与质量保证条款挂钩。在实践过程中，有些合同主办单位，合同关闭不准时，导致合同长期无法形成闭环管理，不利于提高合同管理和掌握的水平，可以与质量保修条款挂钩，合同管理部门可以要求，合同主办部门在合同未闭时不能办理质保金结算手续。三是准时归档，加强考核。合同关闭后，要准时归档