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文档简介

财务公司保险业务档案管理办法第一章总则为保证公司保险兼业代理业务、商业保险统保工作的合规要求，建立清晰、完备、标准化的档案资料，利用档案资源更好地为工作服务，根据《财务公司档案管理办法》，就公司保险兼业代理业务及开展中国XX境内商业保险管理工作的资料管理，特制定本办法。本办法所称的保险业务档案，主要指保险业务作业过程中的管理文件、资料及各项保险业务在保险责任形成过程中的重要文件、材料、单证等。第二章机构和职责金融发展部负责保险资料文件的收集、立卷，并保证归档文件的完备性、准确性。保险兼业代理业务档案应指定专人负责管理，管理人员调动时，须办理交接手续。第三章档案的管理承保材料档案归档（一）询价项目1、保险需求申报表；2、在投保工作中的询价文件、报价文件、谈判会议纪要以及询价分析报告（如有）；3、保单正本影印件或副本；4、保险项目备案表；5、其他相关资料。（二）招标项目1、保险需求申报表；2、招标文件、保险公司报价文件、评标文件、谈判会议纪要以及评标报告等文件；3、保单正本影印件或副本；4、保险项目备案表；5、其他相关资料。理赔材料档案归档索赔金额500万及以下的赔案的留存索赔记录；（二）索赔金额超过500万的重大赔案及涉及诉讼案件的除索赔记录外还需提供出险通知书；（三）在重大赔案、涉及诉讼案件理赔过程中产生对理赔情况的文字说明、函件等材料及被保险人提供的各种材料，有关部门出具的证明或裁决书、调解书等。投保资料、保单、保险协议、理赔资料及其他保险兼业代理业务档案应按办法定期整理、归档，相关资料分类立卷，电子版资料在信息平台内保留留存。所有档案留存时间严格按照保险监督管理机构的要求执行。所有文件材料的归档在保管一年后于次年6月底前移交办公室。立卷原则（一）按照年度-各成员单位-险种分类立卷，将联系密切的文件相组合，构成一个案卷；（二）不同年度、不同单位、不同险种的文件不得放在一起立卷；（三）档案管理人员负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷，并保证立卷质量。档案保密规则（一）档案工作人员要遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项办法；（二）凡查阅档案者，应认真遵守安全保密办法，严格履行档案查阅手续，档案原则上不得带出公司，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还；（三）本公司工作人员不得将文件、材料带进公共场所和其他场所，不得带回家中。第四章附则本办法由公司

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