会计档案管理要求

第六节会计档案管理一、会计档案是本行各项业务活动的会计记录和重要史料。本行会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。二、会计档案在形式上可分为纸制档案和电子档案。纸制档案是以纸为介质保存的会计档案，电子档案指以磁、光盘、硬盘等电子信息载体为介质保存的会计档案。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。三、会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，电子档案保管应具备防磁条件。按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。四、会计档案由生成、编制部门负责整理、立卷、保管，定期移送管辖行库房封存保管。五、银行会计档案的保管期分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年1月1日算起，如果有必要，可以延长，但不能缩短。本制度规定的会计档案保管期若与外部或本行其他档案管理办法中规定的保管期不一致时，按从长原则执行。同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。（一）永久保管的会计档案1.年度财务会计报告（决算主、附报表）；2.资本金、股金及股权明细；3.挂失登记及补发凭单收据；4.会计档案保管及销毁清册；5.开销户记录；6.机构变动交接清册；7.有权机关查询、止付、冻结及扣划书及相关资料；8.账销案存记录；9.机构合并、分设、裁撤、资产评估时的资产负债表、损益报表、财产清单、资本清单和往来账款登记清单，久悬未取转入营业外收入款项的清单；10.本行认为应永久保管的其他会计资料。（二）保管15年的会计档案1.会计凭证及附件；2.总账及明细核算资料（总账、分户账、单位客户的账户余额积数表、固定资产卡片账、其他辅助账/卡）；3.重要单证（含空白重要凭证）和重要印章的领发、保管和缴销记录；4.人员及会计档案移交清册（或工作交接登记簿）、会计档案查阅登记簿；5.各分行本身及汇总所辖会计报表；6.本行在其他行存款的对账单；7.已销户的账户资料；8.银行认为应保管15年的其他会计资料。（三）保管5年的会计档案1.下级行上报的财务会计报表及决算说明书；2.联行往来核算资料；3.密押表使用、保管记录；4.对账单回执；5.已处置固定资产卡片；6.事后监督日志；7.终止后的各类合作方协议、代收或代付费用合同书；8.各类业务登记簿（另有规定的除外）；9.银行认为应保管5年的其他会计资料（四）保管3年的会计档案1.日计表2.流水账3.不定期报表4.计算机应用系统运行日志；5.会计主管及分管领导工作指引等业务管理记录；6.除永久保管、定期保管15年、5年以外的各类登记簿、清单（册）以及本行认为应保管3年的其他会计资料。制件上注明原件缺失原因、取出日期，并会同有关人员盖章证明。原件一旦收回，应再订入原处，并在复制件上注明原件收回时间。（二）会计报表装订：各级机构对需以纸质方式保存的本机构会计报表及所辖机构的汇总会计报表应定期整理装订。装订时应加封面、封底，在封面上注明网点（管辖行）名称、报表名称、所属日期等，在绳结处或装订处用纸条加封，由装订人员和会计主管在加封处盖章。本网点或管辖行作为会计档案保管的会计报表，依据会计报表报送规定签章。签章可统一签署在报表封面。已装订成册的凭证、账册、报表的会计档案，应及时登记会计档案保管登记簿入库保管。七、需以电子档案保管的总分类账和明细及各类定期会计制表的归档保管方法待综合业务系统该项功能完善后另行规定。电子影像档案的扫描采集方式按相关规程执行。八、会计档案的归档：（一）会计档案的归档工作要按时完整地做好。各网点的凭证在完成事后监督后，要在5个工作日内登记入库保管。需要延迟办理入库的，应经会计主管审批同意。（二）按月、季、年定期装订的账、表、簿，应分别在次月、次季、次年15日前办理归档手续，登记入库。特殊情况，经会计主管批准，可以酌情推迟。（三）会计档案入库时，移交人员与档案管理员要进行清点，并登记招商银行会计档案保管登记簿。九、会计档案的保管：各网点应根据工作量情况，配备专（兼）职会计档案管理人员，并设立会计档案库，保管本网点及所辖机构移交的会计档案。网点向分行移交会计档案时，应将有关的会计档案保管登记簿一并移交。十、会计档案库房的内部管理按照《招商银行档案管理办法》的规定执行。十一、档案管理员变更时，移接交双方必须同时在场，在会计主管监交下，清点核对无误后办理移交手续。十二、会计档案的查阅：会计档案查阅均须在档案保管所在地或指定地点进行，并由会计主管指派专人在场陪同，防止丢失和泄密。办理查阅时，应登记会计档案查阅登记簿（见附件14-3）。公安、检察、法院、税务、海关、纪检、行政监察等执法部门处理案件需要查阅会计档案，必须持县以上（含县）主管部门的正式公文、查询通知书及执行公务证，并经会计主管批准。查阅人所需要的证据和有关资料，经网点负责人同意后，可以抄录、照相或复制，但不得在会计档案上涂画、拆封会计档案和将原件抽出带走。查阅档案的介绍信或其他证明材料应由经办员签章，专夹保管（永久保管）。监管部门按照规定查阅会计档案，按有关规定受理，内部程序按照上述要求办理。内部查阅会计档案和本行聘请的会计师事务所等中介机构查阅会计档案，经会计主管批准并登记会计档案查阅登记簿后进行查阅。单位客户因补制凭证等事项通过本行会计人员查阅会计档案应经会计主管批准并登记会计档案查阅登记簿后进行查阅。上级部门因查账需要查阅档案，应持介绍信、检查通知或有关文件等证明，经会计主管批准并登记会计档案查阅登记簿后进行查阅。对使用光盘保存会计数据的，下级机构应向上级机构提出书面申请，经主管批准后办理查阅。十三、会计档案丢失确实无法找回，凡能重制的，应重制；凡留有复印件的，由经办员、复核员、会计主管签章证明，应以复印件代替；凡不能重制或未留有复印件的，应以其他档案资料为依据办理补制，并由经办员、复核员、会计主管签章证明后代替。重制、补制的会计档案应注明“重制”或“补制”字样。十四、会计档案的销毁：销毁定期保管