物业公司租售业务信息资料管理规范

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物业公司租售业务信息、资料管理规范1.目的对租售信息的传递与更新过程,以及租售中心及各部门租售业务资料的管理进行规范。

2. 范围适用于租售中心全体及各部门租售人员。

3. 职责3.1租售中心及各部门租售人员负责信息的收集、整理和传递;3.2租售中心负责公司各类租售信息的汇总、分析和对外发布。

4. 方法和过程控制

4.1租售信息报送

4.1.1管理处当日所登记的委托、交易、撤单业务,需及时记录,并在一个工作日内报送租售中心;

如连续半个月都没有任何业务发生,要在当月15日、30日前发知会到租售中心。

4.1.2租售中心每半个月统计租售交易信息,并挂到内部信息网上。

4.1.3租售中心每周将各管理处上报信息登记,有效信息在外部信息网上发布。

4.2租售资料保管

4.2.1 管理处所填写的初始租售资料,应明确专人严格保管,除上级领导、财务管理部和租售中心工作人员外,不得提供他人使用或借阅。

4.2.2 在进行委托登记时,租售人员必须注意登记资料的保管,避免客户看到其它相关资料。

租售人员应熟记委托记录,当有业主或客户前来咨询时,要口述房屋委托情况,不可将重要资料出示给客户。

4.2.3 对已失效的租售资料,各部门需至少再保存二年。

4.3租售信息表格的填写

4.3.1 在填写租售信息电子文档时,填入的信息用宋体11号字,表格格式不得改动。

4.3.2 表格内的编号为八位:AABCCC-度代码;

A为管理处代码;

B为表格代码;

C为业务发生的序号,初始序号为001.

4.3.3 管理处代码(同邮箱编码):天景-01;

威登-02;

荔景-03;

万景-04;

桂苑-05;

城花-06;

福景-07;

俊园-08;

彩园-09;

花城-10;

金色-11;

温馨-12.

4.3.4 业务表格代码:出租-1;

转让-2;

客户委托-3;

交易-4;

撤单-5.

4.3.5 日期填写的格式:例如:2022年10月1日,写为。

4.3.6 户型填写的格式:几房几厅几卫,复式户型并需注明。

4.3.7 附属设施栏主要填写室内是否含装修、家电、家私。

4.3.8 各部门应对所有租售合约统一编号保存,编号规则如下:部门简称+[年份]序号,例如:天景[2022]001.

4.3.9 备注:物业类型(高层、多层、别墅等)、有无留钥匙、另要补充的内容。

4.3.1 0价格:售价和月租在登记时,要了解客户的心理价位,如报最低价需注明。

4.3.1 1付清/供楼以及原价需填写。

4.3.1 2房号:标明具体房号-苑幢号。

4.3.1 3撤单表内的撤单类别,分为业主撤单和客户撤单两类,根据撤单类别填写其中一种。

后面对应的原编号,填写相应原表内的编号。

4.3.1 4邮件发送业务表格时,要把所发内容用颜分:新增或新更改的统一用红色字体,对房源和客户信息中非本期成交或撤单的统一用蓝色字体,其它格式不变。

但在更新信息传递时,要将相应字体颜色调换。

4.4租售信息以年度为单位保存,在下年开始时,启用新表格,相应序号、合同号从001开始登记。

对于跨年度仍然有效的委托,要顺延至下一年度,但原编号不变。

4.5各部门租售人员岗位若发生变动,必须及时通知租售中心,并完善各项交接手续(须有租售中心人员监督),前任租售人员应对新租售人员进行必要的培训,以保证租售工作的连续性。

4.6部门每季度应对本部门租售业务工作情况进行分析总结,并将分析报告报租售中心。

5.质量记录表格VKWY7.

5.1-G06-01-F1《房屋出租登记表》VKWY7.

5.1-G06-01-F2《房屋转让登记表》VKWY7.