某上市地产集团代理公司档案管理培训讲义

档案管理2007-3目录第一部分:客户档案管理第二部分:产证档案管理第一部分<客户档案管理>客户档案管理目录一、岗位职责二、客户档案内容三、客户档案相关节点及建档要求四、客户档案装册要求五、电子档案要求六、档案管理注意事项一、岗位职责代理公司业务员综合管理组档案岗★负责收集及补充客户资料，保证资料有效、完整。代理公司★检查客户资料的有效性、及时性和完整性，建立客户档案。

★负责客户纸质档案的暂时存档和电子档案的记录。

★客户办理交付使用手续30日后移交客户档案至综合管理组档案管理岗。★核查客户纸质档案的及时性、有效性及完整性。

★核查客户电子档案的及时性、有效性及完整性。

★客户办理交付使用手续30日内移交客户档案至公司总办档案室。二、客户档案内容

认购书、购房合同正本原件办理产证委托书、前期物业管理协议、业主公约等客户身份证件复印件：如身份证、护照、暂住证、居住证、结婚证等公证书：如份额公证书、监护人公证书、英文名姓名公证书、共有声明等的原件及复印件审批单：如有换房、更名、折扣、变更付款方式等特殊要求，即认购时与签约时数据或相关资料不符的情况，须提供相应的公司同意变更的审批单原件贷款客户的《借款合同》原件，及经办银行/律师领取该客户购房合同正本原件签收单原件客户领取购房合同正本原件签收单原件交付使用通知书、面积差补充协议原件客户领取商品房交付使用通知书等入住资料签收单原件（现房）催办函、折盘函等复印件及EMS回执其他客户资料：购房发票复印件、优惠活动协议、客户承诺函等认购

三、客户档案相关节点及建档要求

办理交付使用手续7日内收集面积差补充协议原件、律师的交接单交付使用通知书原件、面积差补充协议原件签约入住

认购书签署当日收集认购书原件、客户身份证明复印件、同意核查个人资信声明备案合同备案7日内收集合同正本原件、客户签收单原件放款

全款到帐7日内收集银行返回的《借款合同》、合同副本一本交接给项目现场地产客服《前期物业管理协议》、业主公约交接给项目现场物业服务中心签约至放款期间收集合同其他协议原件、审批单原件、共有声明原件、公证书复印件、借款合同原件、律师签收单原件、房款发票复印件、催办函复印件、折盘函复印件、EMS回执、其他资料档案册四、客户档案装册要求档案顺序10页的粉色插页文件夹⑴认购书原件⑵合同正本原件⑶其他协议原件⑷身份证明复印件⑸共有声明原件⑹公证书复印件⑺审批单原件⑻借款合同原件⑼交付使用通知书原件⑽律师签收单原件⑾客户签收单原件⑿面积差补充协议原件⒀房款发票复印件⒁催办函复印件⒂折盘函复印件⒃EMS回执⒄其他资料⒅⒆⒇转档准备录入明源→制作侧壁→整理、转档在销售后台档案管理模块中录入：1、客户档案收集阶段及补充阶段的内容：⑴认购书原件⑵合同正本原件⑶其他协议原件⑷身份证明复印件⑸共有声明原件⑹公证书复印件⑺审批单原件⑻借款合同原件⑼交付使用通知书原件⑽律师签收单原件⑾客户签收单原件⑿面积差补充协议原件⒀房款发票复印件⒁催办函复印件⒂折盘函复印件⒃EMS回执⒄其他资料2、归档日期及归档人3、转档日期及转档人五、电子档案要求NO皂.1六、蓄档案仇管理请注意沃事项客户宣档案饲的交区接与皇借阅升，必文须有浩交接犬与借摸阅手堪续，当事疫人双示方须镰签字膝确认里并记义录交径接日恼期。保证汉客户兴档案洞的保闸密性槐，不摧可随绞意乱努放或辱随意枝借阅常，档案丘柜随篇时上职锁，毕作废猾资料强需及毕时销羊毁。保证易纸质里档案腥与电趟子档责案要鹅保持细一致鞠性、倚完整笋性及命时性游。NO贡.2NO府.3第二甜部分储<产伤证档却案管醉理>产证旱档案腔管理石目录一、祸目的椒、适付用范夕围及竞职责二、附办证夏前档剖案管兼理三、虽办证偿中档跟案管壶理四、植办证运后档边案管夹理五、女办证旱后档经案移辉交六、构**魄产权礼组的菊监管攻工作目的规范辜客户羞办证刻档案认管理始，确胸保客梦户在叫合同您约定方的期喂限内陶办理迹完毕反产权平证，俯并做国好抵茫押登翻记工栏作适用郊范围适用冲于已款办理旨交付吐使用听手续悬的全借部客上户术语牧和定劈燕义纸质涨档案凉：存锡放在什档案抱柜里榜的房撤屋所蹦有权具证、浮办证号票据浇、客夹户办追证档灯案及肾各类足签收托单等电子不档案野：明洽源中输记录物的有纳关办苍理产院权证阵的一椒切信揉息职责1、数律师营事务货所与验销售控代理股对接蕉客户熄签约凉后的贞签约丸资料置，完军成办棵证资们料的扑初审瓦、暂竿存与凝管理2、衰律师桌事务畅所与竿物业虎管理冠处对蓝接客脆户入办住后桨的办龟证资劫料，敬完成源此部知分办塔证资帅料的革审核凝、暂拼存与哥管理3、慎律师主事务万所完白成房贴屋产烘权证照及相栏关票运据的节存档幅与管筑理4、建律师喘事务锹所完籍成与毕按揭垂银行画产证漆收押造后，存收押详单的揪存档价与管钻理5、声律师泽事务排所完仆成发之放房郊产证赠后，右签收包单的故存档摩与管禁理6、惯**披销售乘中心睬产权庙组负从责以希上全循部事津务的内监管艺工作一、陈目的嫁、适泡用范雨围及胁职责二、析办证悼前档毅案管蒸理责任辣部门块：按剃揭律奶所对接喷部门嗽：销括售代弄理/裤物业瓜管理推处时间号要求吴：要伴求客庄户全蛇款到陆帐7府日内献按揭掠律所恳与销甲售代畜理完成院签约帖资料僻的交真接工暮作要求盈客户探办理讯交付励使用仅手续驼次日统按揭命律所弄与物业鸣管理凉处完煎成入喂住资图料的被交接饰工作二、城办证粒前档景案管闯理时间要求资料明细资料要求存档要求签约后7日内合同正副本完整并做好预售备案手续★纸质档案要求在收到客户办证档案当日按项目/楼栋/房号存放于办证档案柜中，一位客户一套办证档案客户身份证明复印件有效期内，清晰完整办证委托书客户签名清晰、日期完整发票复印件定金、首付款、按揭款份额声明或公证书份额声明要注明声明日期监护、译文或委托公证书原件并且符合建委要求交付后次日面积差补充协议清晰完整★电子档案要求在收到客户办证档案当日记录电子档案，操作见下页产权转移登记书钢笔正楷填写办证费用交费凭据契税等办证费用及代办费用收据复印件在销衰售后扶台产岩权管蒙理模床块中创，选赔择产轻证办旨理资宣料标足签页锤，勾禽选如柱下信劝息：⑴合锅同副偷本版⑵碑面积胃差补前充协顶议慕⑶缓备案蒜表⑷身涂份证炼⑸臣共有后声明克⑹壁公证辣书⑺合故同备缺案章乡丰⑻暂率住证昆⑼愁居住替证⑽护罚照牌⑾暂棵不办斑理声泉明逼⑿核涉外打审批摇单⒀发乡丰票复裹印件燥⒁发蜻催办国函日押期脖⒂军济官证⒃军振队证翻明佳⒄比监护维人公活证负(驰18俱)办蚕证委百托书感(1胃9)翠产权固登记就书二、以办证做前档勇案管执理三、悟办证脊中档哀案管舱理责任般部门省：按沫揭律乎所对接涛部门愈：市魄(区刊)级带建委时间奴要求测：办贩证资轧料齐颠全7堆日内三、愿办证涝中档乡丰案管晶理时间要求资料明细资料要求存档要求客户办证档案齐全7日内客户办证档案完整★在收集齐全套办证资料7日内将办证资料提交建委办证，办证档案转出，留存办证档案转出清单及正式转出日期★以上信息当日记录电子档案维修基金收据准确借用的合同正本合同正本上须标明从哪里借出，便于日后归还未审批通过的办证档案催办函留存催办函复印件及发函信封复印件及函件回执★催办函发出当日将催办函复印件、发函信封复印件、函件回执按项目/楼栋/房号存放于催办函档案柜中★以上催办及发函情况当日记录电子档案在销融售后许台产凯权管尊理模闯块中用，选板择产脸证办闻理档器案标乞签页搞，录什入催论办产罩证及欧发函况过程划，及隔后期踏与客铜户产降证沟野通情垮况。三、蝇办证显中档锻案管恩理四、姿办证粥后档爸案管惯理责任饺部门钻：按秒揭律俩所对接扑部门宗：按晌揭银即行\茎物业抛管理炭处时间面要求册：产兼证办挑毕1刷5日笼内在销泡售后损台产柳权管科理模扎块中丛，选火择产盲权管胀理标浮签页殊，录夺入重咬要办夹证节欢点日掏期：1、貌实际咱入住首日期2、爆维修葡基金醋日期3、腊提交窄办证俊日期4、灭契税努完税懂日期5、叹产证荒办理窄日期6、腾房产围证编层号7、送提交译抵押冷日期8、透抵押狭登记洋日期9、手产证赠发放约日期四、凝办证盟后档碰案管盐理五、腐办证往后档乔案移膏交责任臭部门饲：按真揭律返所对接侦部门哈：*内*产绘权组时间纽奉要求藏：客捆户领谁证或平抵押挑办理留完毕谱15取日内五、匪办证之后档特案移洗交1、涌对一饶次性相付款抢且委唐托按虹揭律爆所办煎理产预证的霸客户某，要水求在翁客户卡领取幻玉房产舰证后惹15扑日内魄办理袋档案华交接数手续2、即对按决揭客绩户，烫要求浮办理挠完毕责抵押克登记宾后1芒5日险内办皮理档日案交斯接手秤续3、勺对一积次性纯付款飘且不狮委托局按揭刘律所渡办理弊产证犹的客普户，熔要求反在客疑户签防署完识毕自迅行办浴理房笛产证他声明衔30咏日内督办理乏档案豆交接车手续4、笔在办烂理产讯权证俩过程通中向泄客户情发出租的《屑催办技函》斤等文疾书，颠连同堂以上颂办证欢档案爽，自梦项目混集中赞入住谎后每技月做跨档案凶交接殊清单悲完成守交接球手续谊，交椒接时腊间为绍每月洋20有日。六、浸**拍产权匀组的炒监管误工作1、政要求昼按揭崭律所锹在客识户全马款到诵帐7驴日内粪与销届售代暖理完耀成签兽约资魂料的咱交接剥，律爬所在偿收到吃客户过办证刚档案右当日蚕将办络证资回料按后项目呜/楼芽栋/晴房号挎存放引于办族证档艇案柜纪中，特一位魂客户温一套搭办证箩档案2、纠要求连按揭吴律所碗在客授户办燥理交晶付使醋用手肥续7狸日内锈与物钥业管典理处粒完成啦入住球资料堆的交咏接。园律所碎在收志到客沈户办躺证档顺案当肠日将兄办证窃资料扰按项赵目/泥楼栋榜/房锈号存摩放于父办证队档案尾柜中亏，补绩充在网客户倦办证蹲档案尝中3、费要求名按揭注律所踪蝶在收为集齐涨全套击办证野资料郊7日锐内将铺办证额资料驱提交屯建委第办证悟，办寺证档捏案转域出4、烘要求惧按揭惹律所计在催办健函发洞出当健日将体催办明函复承印件说、发诱函信例封复邻印件尽、函招件回刮执按渠项目蜜/楼抛栋/吼房号伟存放府于催塑办函蜘档案股柜中5、枣要求英按揭两律所惊在房现屋所名有权绞证办肿毕当节日将变房屋牛所有毙权证按项