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文档简介

企业文书管理制度一、制度目的为了进一步规范企业内部文书管理流程，简化和标准化文书管理，本制度旨在建立健全企业文书管理制度，以提高办公效率、降低工作风险、保障企业合法权益。二、适用范围本制度适用于所有企业内部文书管理，包括文件、会议纪要、报告、合同、协议、函件等。三、制度内容1.文书的起草1.所有文书必须经过申请并获得批准后方可起草。2.文书起草应严格按照公司规定文书模板进行，并保证文书内容真实、准确、完整。3.涉及重大事项或对外联系的文书，须经主管部门或领导审批后方可起草。4.文书起草应注重语言文字、排版格式的规范性和简洁性，内容简明扼要，注重文字的连贯性和逻辑性。2.文书的审批1.除个别情况外，所有文书制作必须经过内部审批流程，由主管部门或领导审核批准后方可生效。2.文书审批顺序依次为：申请人-直属主管-副总经理/高级经理-总经理-董事长。每级主管在审核时，都应注意文书的准确性、格式标准和逻辑性。3.文书审核过程中如发现错误或需要补充内容时，应及时通知申请人或起草人，并将改正反馈申请人。4.对于重大文书，审批程序须按照企业内部制度的规定。3.文书的保管与使用1.文书应按照类型和时限分类归档，并进行编号和盖章。2.对于重要文件、合同等文书须定期存档，并在重要文件征集中心内登记备案。3.文件存放室设置专人管理，防止丢失、灰尘、阳光等损害。每年进行一次文件检查，发现异动及时处理。4.员工只能在办公室或企业内部网络上使用文书，不允许外传或泄漏，对于泄密行为，进行严肃处理并追究责任。5.对于外部向企业提交的文书，应及时查收、登记并及时反馈。4.文书的销毁1.过期、失效的文书，应按企业规定的时间、程序进行销毁处理。2.所有待销毁的文书，应经过确认、审核、签字等程序，确保该文书已经完成了使用和备份，且不再需要保留。3.销毁完成后，记录销毁时间、销毁原因和销毁人员，以及销毁的文书内容和文种、份数和页数等信息，并进行登记备案备查。四、制度执行1.企业各部门按照本制度规定，执行文书的起草、审批、保管和销毁工作。2.对于未按照制度规定处理文书的不当行为，将视情节轻重，采取相应的整改、纠正、警示、处罚等措施，并严格追究相关负责人的责任。3.对于制度执行中发现的问题和需改进的地方，应及时纠正和改进，并及时进行制度宣传和培训。五、制度宣传与培训企业应将本制度公开宣传，鼓励员工自觉遵守和执行本制度。同时，在制度实施的过程中，应举办相应的培训和会议，以提高员工的文书管理意识和职业素养，确保文书管理制度的顺利实施。六、其他本制度由企业办公室制定、修改并负责解释。制度在执行中发现问题和需要修改的地方，应及时进行调整和修订，并在全体员工中予以公示。结语良好的文书管理制度是企业管理规范化

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