公司办公室工作手册

第A版批准日期：年月日实施日期：年月日 4.部门工作质量管理目标 4 6.部门管理制度……………...37-476.1办公室工作管理规定(暂行)6.2会议管理规定(暂行) 1.办公室结构图8.记录附表…………………….行政前台档案管理员行政助理司机行政专员2.部门职责1)协作总经理处理日常事务性工作；2)负责公司行政管理会议的组织、记录及跟踪；3)负责安排公司的对外来访接待工作，包括订酒店、住宿、办公订票；4)负责相关部门的信息的及时传递；5)负责公司相关资质文件、资料的复印、发放；6)负责公司外来文件、资料的接收、归档及传递等管理；7)负责办公区考勤管理；8)负责协助财务部对公司固定资产、低值易耗品的管理；9)负责办公设备的使用、维护、监督和采购及报废申请；10)负责公司车辆的派遣，外出登记和行车记录的检查；11)负责国家、省、市级项目申报信息的收集、资料的整理和申报工作；品购买、入库和发放等管理；16)负责完成上级领导下达的各项工作任务。3.部门各岗位职责2)负责办公室各岗位人员的工作进行分配；3)负责办公室各岗位人员工作岗位培训；4)负责办公室各岗位人员的考核；6)负责国家扶持的项目申报、资金落实及关系的处理；7)负责上级领导下达的各项工作任务。1)公司办公订票、客户订酒店、住宿等；4.部门工作质量管理目标2)接办公电话并负责转接到相关部门；3)收发传真并转至相应部门；4)对进入公司客户进行引导至指定位置；5)对外来推销人员进行阻挡；6)负责公司各部门要求用车进行统计，并对车辆进行调配；7)完成上级领导下达的各项工作任务。2)负责办公用品的询价，并进行对比，采购质优价廉的办公用品(包括耗材和设备)；4)负责办公用网络、电话等设备的维护；任组织行政管理会议并做好记录，整理会议纪要并发放；；3)负责办公室红头文件的起草，并跟踪文件审批单进行文件发放；5)负责查找国家、省、市、区项目申报信息；6)对申报文件简单信息进行填写，协助办公室主任进行申报文件的汇总，装订和递交；7)负责项目申报工作后期的跟踪，并提醒办公室主任跟进。8)完成上级领导下达的各项工作任务。2)负责公司车辆的维护和保养3)完成上级领导下达的各项工作任务(预定酒店次数-投诉次数)/预定酒店次数部门主管考核办公用品现有库存量/办公用品应有库存量办公设备性能良好数/办公设备总数采购合格次数/采购次数(开会次数-投诉次数)/开会次数部门主管考核咨询管理委员会考核(出车次数-车辆出车出故障次数)/出车次数酒店预订及时率98%考勤准确率100%档案处理及时率98%办公用品库存准确率96%办公设备完好率96%办公用品采购合格率98%行管会议跟踪落实及时率90%项目跟踪及时率95%公司制度跟踪落实及时率95%公司车辆性能良好率96%一个月一个月一个月一个月一个月一个周一个月一个月一个月月末月末月末月末月末周六月末月末月末行政前台档案管理员档案管理员行政助理行政助理行政专员行政专员行政专员司机序号234556789105.部门工作流程及说明5.1给客户订票流程填写客户接待申请表审核确认确认签字依据申请单订票，并反馈订票信息接待客户知订票信息返回一联依据留存联执行报销流程结束1给客户订票流程说明时时限相关记录文件、表格12345678审核确认《客户接待申请单》《客户接待申请单》《客户接待申请单》《客户接待申请单》《客户接待申请单》《客户接待申请单》《客户接待申请单》5.2公司总经理订票流程取火票领火车票通知航空公司送票总经理返程后，将火车票交前台执行务报销程5.2.1公司总经理订票流程说明步骤步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1接到订票通知办公室---2订票行政前台---机票-通知航空票机票-执行财务返程后，索要火车票，执行财务报销流程总经办---------------45.3公司总经理级别以下因公出差员工(除业务员)订票流程接到订票通知务报销流程5.3.1公司总经理级别以下员工订票说明步骤工作程序责任部门/岗位时限11接到订票通知办公室---2订票行政前台---3确认出行人---4借款出行人---5订票行政前台---6取票出行人---7报销出行人报销流程总监销管中心接待方填写客户接填写客户接待申请单间，并告知销确认确认管房间信息审核确认前台留存客户申请单及消费单销管登记消费金额月底对账，结算5.4.1客户用餐安排流程说明时时限骤1234567895.5客户住宿安排流程确认预定酒店、做登记，反馈信息确认填写客户接待申请单可月结酒店公司先账反馈住房客户住宿之前前台预交费执行财务报销流程5.5.1客户住宿安排流程说明时时限单》单》单》步骤2审核44确认567登记记录销流程单》单》单》单》5.6考勤管理流程新员工报到新员工报到服装因因事不能打卡，被考勤人三天内填写考勤说明月月末统计考勤，次月初交给人力资源核算薪核算薪酬步骤步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1新员工报到人力资源员工手册2录指纹行政前台---3打卡员工---合合同类说明---4将文件资料转交(除人事)接收登记存档类根据需要分发或整理成步步骤责任部门/岗位时限格1《公司文档入库《公司档案登记2档案管理员表》登记、存档档案管理员4扫描档案管理员成电子版档案管理员5.8档案借用流程5.8.1档案借用流程说明(合同类)时时限骤1235.9盖章流程档案管理员总经理主管副总部门主管盖章需求部门提出盖章申请章、登记时时限口头或QQ盖章需求部门提出盖章申请需求部门骤123455.10办公用品采购流程财务办公室主任档案管理员办公室依据库存及各部门申购单填写办公用品申请单5.10.1办公用品采购流程说明时限时限相关记录文件、表格依据库存及各部门申购单填写办寻找性价比较高的采购商过500元的办公用品采购需经审批总经理12345675.11办公用品领用流程5.11.1办公用品领用流程说明步步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1提出领用申请申请人口头表》依据记录发放办公用品5.12办公设备采购流程行政助理总经理办公室主任主管副总部门主管申请人始填写设备申请审核调配询价批准采购设备入库，调配、登记5.12.1办公设备采购流程说明时限时限相关记录文件、表格步骤工作程序1提出采购申请2审核3审核4审核调剂5询价5批准6采购7设备入库，调配5.13行管会议的组织及跟踪流程公室行政专员各部门主管始电话确认本周工，提出周计划作完成情况要执行会议决议会议决议的跟踪落实、统计5.13.1行管会议的组织及跟踪流程说明5.14项目申报流程12345678汇总本周各部门工作计划表电话确认本周工作完成情况统计汇总召开行管会议形成会议纪要执行会议决议行政专员行政专员行政专员办公室行政专员各部门主管行政专员时限相关记录文件、表格《周计划表》《周计划表》备注------《行政会议会议纪要》《内部工作联络单》《内部工作联络单》总总经理办公室主任行政专员始申报信息OKNO撤消NO准备申报资料协助填写申报资料项目后期维护过未通过递送申报资料后期跟踪及维护并反馈信息报流程说明123456789息后期跟踪及维护并反馈信息项目后期维护备案行政专员办公室主任行政专员5.15办公室内部管理工作流程在职员工新入职员工办公室主任始协助新员工，做好本职工作熟悉业务新员工培训会执行5.15.1办公室内部管理流程协助新员工，做好本职工作汇报工作总结本周部门工作，解决疑难，提出工作安排在职员工在职员工办公室主任办公室主任在职员工12345675.16车辆管理使用工作流程使用部门前台司机办公室主任提出申请配记表5.16.1车辆管理使用工作流程时限记录文件、表格1登记调配前台3办公室主任4记表5前台26.部门管理制度6.1办公室工作管理规定(暂行)摆放标准桌面下物品应摆放整齐，不得超出桌面边缘；不能杂乱堆放，桌面下所有物之前打扫好卫生，每一位员工应予以配合。。、会议室区域维护。6.2会议管理规定(暂行)为(1)对除例行的各类会议召开的必要性，需严格审查。(2)严格限定出席会议人数。(1)开会期间手机调成振动，重大会议期间手机应关机。未调成振动或关机的罚款50(2)会前尽量不安排会客和接打电话，以免影响会议进程。(3)如有需要，各办公室应留有一人值班。(4)款项直接交会议组织者或会后两个工作日内交办公室统一处理，过期不交加倍扣4．效率性原则(3)出席人员：总经理、销售副总、销管科、生产技术副总、生产部、技术部、部门上或(6)临时会议内容：根据召开会议的具体议题发表意见。6.3公司打印机、复印机的使用通告打印机、复印机内不再放纸，所有再生纸和新领用的纸均放在前台处，资料打印及复印人员根据需要领用，并做好登记。1)资料打印人员在打印资料前应先预览打印版面，防止造成纸张浪费。4)可以使用再生纸打印、复印的资料应尽量使用再生纸。2、公司副总级以下员工每天打卡两次(上午上班、下午下班各一次)。出差人员凭《员理1)做到按规定认真、及时、准确地记录考勤。经部门主管批准后交人力资源部备案。存档，作为员工工资核算依据。考勤表需由员工本人及部门主管签字确4)考勤员要掌握考勤范围内员工的去向，并能及时准确的将考勤信息上报人力资3、员工请丧假或因紧急情况需请假的，至少需在请假当日电话通知直接主管，并经直4、因公出差，或参加公司组织的对外活动按公司相关规定履行审批程序并报人力资源部备案，视为正常出勤。。假手续而未上班的。