安全生产文件及档案管理制度

PAGEPAGE1安全生产文件及档案管理制度一、制度目的为了加强工作安全，避免事故发生，保障员工生命安全和财产安全，加强安全工作信息的收集、管理和传递，特制定本制度。二、制度适用范围本制度适用于本单位安全管理及安全技术工作。三、文件管理1.文件种类（1）安全生产文件：指涉及本单位安全生产管理的规章制度、操作规程、技术标准、安全操作指南、安全知识宣传资料、设备管理与维护等相关文件。（2）安全生产资料：指本单位安全生产情况的收集、整理、分析研究的资料、安全工作报告、安全检查报告、安全事故报告、安全教育培训记录、安全监测数据、中央和地方规章制度、通知等相关资料。2.文件编号文件编号应当按照文件的不同种类和级别分别编号，以便于文件的管理、检索和归档。3.文件审定和发放所有安全生产文件的审定和批准，应按照程序进行。文件发放应有发放记录，并将拟订部门、验收人、审查人、批准人等情况进行记录。4.信息交流（1）文件的交流应按照程序进行，并在文件上注明时间、地点、接收人等情况。（2）文件的传达方式包括面对面传达、电话传达、短信传达、电子邮件传达等。（3）为确保文件信息的传递及时、准确、全面，应当确认接收人是否完全领取文件，并对未领取的人进行追踪，确保信息的传递成功。5.文件的归档（1）安全生产文件和安全生产资料应当及时归档，便于管理和检索。（2）文件归档要求应按照文件种类、级别、审批程序等要求，制定相关管理规定。（3）归档文件不得随意调拨、借用、销毁，必须按照相关规定进行调拨、借用、编制盘查表。四、档案管理1.档案种类（1）安全生产档案：指本单位安全生产管理的规章制度、操作规程、技术标准、安全操作指南、安全知识宣传资料、设备管理与维护等相关档案。（2）安全生产资料档案：指本单位安全生产情况的收集、整理、分析研究的资料、安全工作报告、安全检查报告、安全事故报告、安全教育培训记录、安全监测数据、中央和地方规章制度、通知等相关资料。2.档案编号档案的编制工作应根据档案的种类、内容、归档程序等细节要求，编制号码、档案名称和档案目录。3.档案的地点和保管档案必须有专门的地点保管。档案的保管地点应具有良好的通风条件和防潮、防火、防盗等功能。4.借阅与查阅本制度规定的档案应当严格遵守华夏人民共和国档案法的相关规定。档案借阅与查阅应经过档案管理员审批，并由借阅人、查阅人填写《档案借阅申请表》并在相应栏目进行签字，方可查阅或借阅。档案借阅需记录借阅部门、借阅人、借阅时间、借阅目的等有关情况，并按照要求存入档案管理系统，委托专人予以保管。5.档案耐久性档案应当妥善保管，保证档案材料不易老化、脱色、破损等，切勿长时间存放在阳光和湿度过高的环境下，以及放在较低的地方。档案的保护性包括措施：（1）安装除湿、通风设施，减少湿度损坏档案。（2）增设保护器具，如防火、防水、防盗等。（3）加强档案库和档案室的保密管理。（4）增加档案保护人数，协助进行档案保护。五、监督检查应当建立档案检查制度，对档案的管理情况、档案的内容、档案的借阅和查阅情况、档案扫描、修复等情况定期进行检查。发现档案管理中存在的问题应受到及时整改，制定相应的改进措施，对于档案管理缺失严重的情况，应当进行上报，停止借阅和查阅。六、附则本制度