行政工作内容

行政工作内容

行政管理工作内容十分繁杂。企业的行政人员每天都要处理大量琐碎的事务，但这些只是行政管理的一部分。总的来说，行政管理在企业中主要担负管理、协调和服务三大职能。其中，管理是主干，协调是核心，服务是根本。实质上，行政管理就是为企业服务。行政部门必须在这三个方面上升到更高的层次，才能成为现代企业的合格行政管理者。在“管理”方面，行政部门不能满足于处理日常事务，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上发挥作用。行政部门的领导者需要有思想、敢于创新、有冲劲，成为领导者不可缺少的“高参和臂膀”。只有这样，行政工作才能更上一层楼。在“协调”方面，行政管理者不应该简单地传达领导的命令或完成任务。行政部门需要主动与上下、左右、内外进行沟通，以实现协调。协调只有在充分沟通的基础上才能真正实现。在“服务”方面，行政部门应该扮演幕后英雄的角色。行政服务虽然很重要，但毕竟只是为企业服务的手段。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，不应成为企业关注的“中心”。如果企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明行政工作做得太糟糕，影响了企业各方面的工作和最终目的的实现，引起了大家的关注。行政管理的理想境界应该是“润物细无声”，行政部门应该像一部自动化程度很高的机器，将任务转化为结果，不应该为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精力和感情。行政工作要做得有人情味，特别是在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重，反对利用自己的权利谋取私利或便利的行为，反对把行政部门变成“门难进，脸难看，事难办”的官府衙门。各企业的行政部门定位不同，工作内容也不相同。例如，一家外企集团中国区行政部下属二十多家子公司，工作内容主要包括管理总部办公室、与集团总部信息沟通、采购和管理办公文具和设备、车辆和电话管理、指导和督促子公司安全生产管理、对子公司行政部门进行考核、企业文化管理、各子公司行政费用监控、统筹各子公司财产保险和意外伤害保险等商业保险办理、固定资产管理、公文管理、各子公司印章及证照使用的监督、预订机票和酒店的管理、新成立注册公司（注销）的办理、名片的管理、保安的管理、公司大型会议及活动的筹划、到各子公司进行督导和检查工作、负责对子公司行政经理进行培训及工作指导、及时解决各职能部门或子公司的行政问题、各子公司工作汇报收集和整理、对外相关单位的公关和关系维护、写字楼租金、水电费、管理费、宿舍的管理。行政助理主要是协助行政经理开展工作，工作内容以公司运营保障为主，包括协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内容日常事务工作、协助审核和修订公司各项管理规章制度、进行日常行政工作的组织与管理、各项规章制度监督与执行、参与公司绩效管理、考勤等工作、奖惩办法的执行、协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务。7、会务安排：在会议前做好准备工作，记录会议内容并整理会后资料。8、负责公司快递和传真的收发和传递工作。9、参与公司行政和采购事务的管理。10、负责领取和分发公司各部门的办公用品。11、负责材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作。12、对外部门进行联络接待，对内接待来访者，接听来电并传达信息。13、协助组织和安排面试接待、会议、培训、公司集体活动以及节假日慰问等。14、协助行政部经理协调公司各部门之间的工作。公司行政部工作流程：一、具体流程：1.各部门根据实际情况和预算计划提出申请要求，内容需详细、理由充分。经部门经理和分管副总签字同意后抄送行政部。2.行政部核实各部门现有设备资产情况，提出解决建议和意见（调拨或购买），遵循设备申请原则。3.如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施。4.如果采取“购买”程序，行政部将参照“江苏财字【02】第003号”有关规定具体执行。5.采购由行政统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比，厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。6.所有资产在使用者离开或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。二、午餐饭票：1.新员工到职后，本部门内勤根据到职日期向行政部领取饭票。2.每月30-31日，各部门内勤根据本部门正式员工实际人数领取下月饭票。3.每月1-2日，各部门内勤统计本部门上月饭票退票情况并向行政部提供详细名单。如遇周末，顺延两天。行政部不接受个人零星领取及退票。4.如出现帐款不齐或错漏，由各部门内勤负责。客饭餐券的信用需填写客饭领用申请单，并由部门经理签字确认。5.非正式员工（实习生等）领用饭票需全额付款，研究生按正式员工标准领用饭票。三、为了方便公司员工并展现行政部门的服务性，订餐、订票和订房的申请流程如下：1.各部门根据实际需要提出申请，填写详实的申请表并由部门经理签字确认。2.在订餐、订票、订房之前，各部门需先申请费用并交给行政部代办，待行政部门办妥后立即结款。3.各部门需承担自身失误带来的风险，例如退票费和订房提前量等。4.各部门申请不得超过实际需要。四、礼品的管理如下：1.行政部门根据不同档次选择高雅、大方、实用的礼品，以体现公司形象。2.各部门需向本部门经理提出申请，填写礼品领用单并签字确认费用来源。3.礼品需由各级部门经理签字后到行政部门领取。4.礼品费用大的每季度摊销一次，如费用超出预算则暂停向该部门发放礼品，并在下一期预算中扣除超出部分。五、宣传品的管理如下：1.公司宣传品包括手提袋、宣传彩页、公司简介和产品说明书等。2.领用宣传品在5份以下的需在行政部门宣传用品领用台帐上登记。3.领用宣传品在5份以上的需填写宣传品领用申请单并由部门经理签字确认后在领用台帐上登记。4.宣传品费用每季度摊销一次，如费用超出预算则暂停向该部门发放宣传品，并在下一期预算中扣除超出部分。5.如发现未填写或领用数目超过填写数目，行政部门将责成其重新填写并向其部门经理投诉及进行相关处罚。六、会议的管理如下：1.公司行政部门统一管理会议制度，所有会议均需及时通知行政部门，以便安排和备案。2.会议承办人需提交会议时间表、地点和所需准备等，以便行政部门配合工作。会前，行政部门将做好会场布置和设备调试。3.会议资料由行政部门整理、立卷、存档，除其他部门主办的会议资料各自存档外。4.会议结束后，行政部门将派人清理会场并查收设备。5.会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次。七、车辆管理：1.公司现有车辆主要用于公司重要活动及主要业务活动。使用车辆需遵循以下管理条例：2.公司车辆由行政部门负责管理，按车号设册登记管理。3.使用车辆需填写“派车单”，并由所在部门一级部门经理签字。如有预计用车需要，应提前2-3天向行政部门提交“派车单申请”。4.“派车单”经行政部汇总后，由行政部经理负责车辆统一调度。5.使用完车辆后，使用人员及驾驶人员须填写“车辆使用实际情况记录单”，并交由行政部备案。6.行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次，以防浪费。如超耗标准旱（指不正常），应送请调整修理。7.公司车辆内部使用费用如下：①市内用车：普通轿车里程费费用，超过半小时部分，按0.5元/分钟计费。②长途用车：普通轿车里程费1.0元/公里：面包车里程费2元/公里。直接费用（如汽油费、过桥过路费、停车费等），由各用车部门自理。③各部门车辆使用费每季度结算，并由部门经理签字确认后交财务部。八、设备维修流程：1.报修人员需先将报修信息反馈给各部门的设备管理员。2.部门设备管理员初步检查后，填写《设备报修单》（提供设备编号和故障现象），并经部门经理批准后送交行政部。3.行政部设备管理员根据编号，联系厂商组织及时维修。4.若设备暂时不用，可通过暂借、调拨等方式，将其提供给报修者使用。5.设备维修完毕后，行政部需登记备案并发还给报修者使用。6.涉及到的维修费用由各部门承担。九、电子屏使用规范：1.电子屏是公司对内对外的信息传递载体。为更好地使用电子屏，制定以下使用规范：2.行政事业部享有电子屏的操作及管理权，设专人负责电子屏的使用、维护、修理。3.电子屏责任人的职责包括：及时实施公司信息发布，制定信息发布时间表，制定信息更新计划