会计电算化讲义0401

第四章会计核算软件的操作要求

实务题考试50分。

一、软件操作考法

1.形式：教材284页考试界面。

2.内容：主要考查软件的初始设置、日常凭证处理、账簿报表查询、工资\固定资产系统操作。

二、教法章节安排内容教材第一节电算化会计核算基本流程第一节第二节账套管理系统第二节第三节集成账务系统第三节第四节会计报表第六节第五节工资管理系统第四节第六节固定资产管理系统第五节

三、学法

软件练习：网校的无纸化模拟考试系统

教学软件：正保教育开放平台

第一节电算化会计核算基本流程

电算化会计核算在一定程度上是用计算机代替手工操作，因此其核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的具体工作内容和方式有很大差别。

一、编制记账凭证

1.手工编制完成记账凭证后录入计算机;

2.根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；

3.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。例如，由固定资产核算模块根据预定的折旧资料自动生成的计提折旧凭证。

二、凭证审核

1.凭证审核是由负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证;

2.会计核算软件可根据审核情况进行自动控制：

未通过审核的凭证，不能进行记账；

已通过审核的凭证，不能由凭证录入人员直接进行修改。

三、记账：

记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照记账程序自动进行的。

1.记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；

2.同时登记总账、明细账和日记账；

3.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是对记账凭证做标记，不产生新的会计核算数据。

四、结账和编制会计报表

1.手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。

2.电算化会计核算中，由于可以一次性预先定义账户结转关系、账户与报表的数据对应关系，因此结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。第二节账套管理系统

一、账套管理系统简介

一套软件——999套账

账套：核算单位的一个会计年度的全部会计资料集合起来存放在一个数据库中，称之为“账套”。

二、新账套建立

系统：开始菜单——天顿数据库账套管理系统

（一）建立账套

1.启动账套管理

2.启动后的账套管理窗口

3.【文件】菜单中选择“新增账套”，弹出“核算单位账套设置”对话框。

（二）修改账套

账套一经建立，其中很多信息已经被系统初始化，所以大多数的账套信息是不能修改的。

账套管理系统中点击[编辑]菜单下的[修改]按钮。

（三）删除账套

账套管理系统中点击[编辑]菜单下的[删除]按钮。

第三节集成账务系统

理论：开始菜单中——天顿集成账务系统

考试：点击相应习题，自动启动账务系统

一、账套初始化操作

（一）操作员及权限管理（即教材中四、系统管理）

1.操作员管理——ADMIN

点击【系统管理】—【操作员管理】。系统为用户提供增加、删除、修改操作员和操作组的功能。

增加：要增加操作员，首先必须为操作员设定操作组，如果没有操作组。则先增加操作组。

方法：单击【增加】菜单旁边的三角型菜单按钮，在弹出菜单中选择【新增组】、【新增操作员】。

修改：执行修改前，先选择要修改的操作组或者操作员，再单击【修改】菜单按钮，系统弹出相应的对话框，在对话框中输入您需要修改的数据，按【确定】按钮即可。

删除：执行删除时，先选择需要删除的操作组或者操作员，然后单击【删除】菜单按钮即可完成删除操作员或者操作组。

练习演示：

例：通过Admin新增操作员“李慧”，增加“填制记账凭证”权限

操作步骤：

进入系统管理菜单

——更换操作员——在操作员口令处输入“Admin”——点确定——操作员管理——新增操作员——输入“李慧”——确定——退出，

——更换操作员——点确定——财务分工——双击“财务”——点“李慧”——日常账务—选中填制记账凭证——保存——确定——退出。

2.财务分工（更换操作员为学生）

财务分工又叫权限分配或权限设定，用于对不同的操作员分配不同的权限。该窗口分为左右两部分，左边是用户列表，右边是权限列表。如图所示：

分配权限时有三种操作方式：

直接分配：选择操作组或者操作员后，在窗口右边的权限列表中，用鼠标单击您想要为操作员分配的权限所对应的选项框，当选项框打上钩后，该用户或操作组，就具备了该项权限。

复制：先选择需要分配权限的操作员，单击【复制】菜单按钮，系统会给出一个所有操作员的列表框，选择被复制的操作员后，单击【确定】按钮，就可为需要分配权限的操作员分配与该列表框中选中操作员相同的权限。

组别：在用户选中操作员后，单击【组别】菜单按钮，系统就将该选中操作员的权限设定为与他所在的组的权限相同。

（二）基本设置

1.科目分级设置

分级设置用于对会计科目、往来单位、部门、项目、现金流量等基础信息的编码进行不同级次的长度控制。

2.常用摘要（凭证）定义

在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要（凭证）完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要（凭证）存储起来，在需要时随时调用，可以大大提高业务处理的效率。

练习演示：例5

例：新增凭证常用摘要，内容为“收软件销售款”，助记码为“RJK”，会计科目为“主营业务收入/业务收入”。

例：新增凭证常用摘要，内容为“报销差旅费”，助记码为“CLF”，会计科目为“管理费用/差旅费”

3.结算方式设置

结算方式设置用于设置银行结算方式，如现金支票、转账支票、汇票、电汇、委托收款单等。

4.凭证类型设置

一般有以下几种：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；也可以用户自定义其他类型。

（三）辅助核算设置---【基本设置】下的【辅助核算设置】下

1.单位往来辅助核算设置

2.个人往来辅助核算设置（与单位往来设置相似）。

3.部门辅助核算设置（与单位往来设置相似）。

4.项目辅助核算设置

5.现金流量设置

练习演示：例3：新增部门

例：新增一个一级部门，部门编码为“96”，部门名称为“硬件服务部”。

注意：小箭头，点增加同级。

练习演示：例4：新增员工

例：增加一个商务部的员工“胡建平”。

练习演示：

例：把网络工程部员工“林晓君”调去用户服务中心。

操作步骤：基本设置——辅助核算设置——个人核算设置——点击网络工程部用——选中“林晓君”——编辑——修改——点击所属部门——点击出现的按钮——选择用户服务中心——确定——确定——退出

（四）会计科目设置

1.路径

2.增加

在会计科目信息录入窗口各栏目中输入新增的会计科目的数据资料，录入完毕后保存就实现了会计科目的增加。

增加会计科目必须由上级至下级逐级增加，即必须首先增加上级科目，只有上级科目存在才能增加下级科目。

练习演示：

例：增加一个会计科目，科目编码为“100211”，科目名称为“工行文四支行”，需记银行日记账，无辅助核算类型，无外币，无数量单位。

操作步骤：

基本设置——会计科目设置——双击“资产类”——双击“银行存款”——点“编辑”——“添加下级”——右框中输入“10”——粘贴会计科目名称“工行文三支行”——选“银行日记账”——确定——退出。

（五）期初余额录入

练习演示：按下列要求修改期初余额：110101股票增加56000元；100202建行宝石支行减少56000元。并进行试算平衡，确定期初余额录入完成。

操作步骤：

开始：恢复期初余额录入

基本设置——期初余额录入——点操作恢复期初余额录入——在股票的年初余额中输入656000——在建行宝石支行的年初余额中敲回车——点增加——金额处输入656000——点贷方——点确定——点上面的期初余额——点修改——点确定——点操作试算平衡——点确定——确定期初余额录入完成——退出。

结束：确定期初余额录入完成

若是年初开始使用，可直接录入各会计科目的年初余额；

若是年中开始使用，除录入各会计科目的年初余额外，还应先将各会计科目此时的余额和借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中；若有辅助账时，还应将各辅助项目的期初余额一并录入。

注意：只能录入最末级科目的期初余额，中间级科目由系统自动计算。

二、日常账务

1.填制记账凭证

练习演示：

例：孙翔报销招待北京客人各项费用1,450元，填制记账凭证一张，凭证录入时间2002年05月12日。

借：管理费用——业务招待费1450

贷：现金1450

【例10-1】5月15日企业出纳员开出现金支票到银行（工行武林支行）提取20000元现金备用。

【例10—9】5月16日企业在从外地购入计算机配件一批，买价60000元，增值税10200元，运杂费1000元（不考虑增值税抵扣，下同），结算凭证、发票等单据已收到，企业货款已支付（工行武林支行），该批运到入库。

【例10一70】5月20日甲公司向沃特电器销售一批硬件，开出的增值税专用发票上注明售价为300000元，增值税税额为51000元，款未收。

（1）鼠标单击系统主菜单【日常账务】下的【填制记账凭证】。

（2）单击【新增】按钮，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别中。

（3）凭证类别：用鼠标单击凭证类别下拉框选择一个凭证类别。确定后按【Enter】键，将光标定位在制单日期上。

（4）凭证编号：采用系统自动编号，编号方法为：当前制单日期所在的会计期间及所选凭证类别下的最后一张凭证的凭证号加一。该编号由计算机自动产生，不用人工输入。

（5）制单日期：系统自动读取进入财务系统时输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改。

注意：后面的凭证的制单日期比前面的要大，反之不能保存。

（6）附单据数：在“附单据数”处输入原始单据张数。

（7）凭证内容：输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘要、会计科目、发生金额组成：

①摘要：输入的本笔凭证或分录的业务说明，摘要要求简洁明了，或按参照按钮选入常用摘要。

②会计科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称或助记码。输入科目时可在会计科目区中单击右边的参照按钮（向下的小三角按钮）录入。

③辅助核算信息：当在会计科目区中输入有辅助信息的科目时，屏幕显示辅助信息录入窗口，根据科目属性输入相应的辅助信息。在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示。

④借、贷方：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。

（8）当凭证全部录入完毕后，按【保存】按钮保存这张凭证。按【放弃】按钮放弃当前增加的凭证。也可用鼠标单击【新增】则可继续填制下一张凭证。

（9）若想放弃当前未完成的分录的输入，可按【删行】按钮。

（10）当一批凭证填完后，用鼠标单击【退出】按钮或通过菜单【文件】下的【退出】菜单，则退出制单功能。

2.凭证审核（更换操作员）

注意：按照财务规定，制单人和审核人不能为同一人，因此自己录入的凭证自己不能审核。

练习演示：请审核你自己填制的所有凭证，并进行2002年05月份的记账。

操作步骤：

系统管理——更换操作员——在操作员口令处输入数字“金主任”——点确定——日常账务——点凭证审核——点编辑——找出你做的凭证，点编辑——点全部审核——退出，系统管理——更换操作员——点确定——日常账务——点凭证记账——选2002年05月——点记账——退出。

3.记账

将指定日期内已审核的凭证进行记账处理。

记账是一个很简单的操作，整个记账工作完全由计算机自动完成，包括登记总账、明细账、辅助账等。

4.结账

注意：

·如果该月份有尚未记账的凭证，则不允许结账。

·当结账完成后，不能再录入当月的记账凭证；

·上月未结账，本月不能记账。

5.修改、作废记账凭证

（1）审核前发生错误

将光标移到需修改的地方可以对记账凭证进行修改，其操作方法与凭证录入时的修改相似。

（2）审核后发现错误

取消审核后再修改。

（3）记账后发现错误

凭证记账后，凭证内容已记入总账、明细账、辅助账，凭证不允许再修改。

此时的更正方法是：先录入一张“红字”凭证冲销原错误的凭证，再输入一张正确的凭证，将这两张凭证审核、记账，或用“余额更正法”等会计制度规定的其他方法更正。

（4）作废凭证

注意:【制单】下的【作废/恢复】，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只在凭证左上角显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。

三、账簿查询

1.科目余额表

用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。

练习演示：查询“会计科目余额表“：会计科目“1501固定资产”2002年1月的借方发生额为__________元。

操作步骤：账簿查询——会计科目余额表——点击查询图标——输入：2002年1月—2002年1月——确定——找到“1501固定资产”2002年1月的借方发生额——回到学生考试界面选择答案！

2.总分类账

主菜单【账簿查询】下单击【总分类账】，系统弹出总分类账查询条件输入界面。

指定完以上条件后，点击【确定】按钮，便会显示查询结果。

3.现金日记账、银行日记账

4.三栏式明细账

本功能用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证，使您对各级科目的数据关系一目了然，如图所示。

练习演示：

查询“三栏式明细账--5502管理费用”2002年1月25日商务部余艳艳购买办公用品为（）元。

操作步骤：

账簿查询——三栏式明细账——会计科目栏目旁的选取按钮——双击损益类——双击管理费用——点击查询按钮——在修改制单日期为题目要求——找到需要的数字——回到学生考试——选择正确的选择答案！

5.单位辅助核算账（例：沃特电器）

6.个人辅助核算账（例：孙翔）

7.部门辅助核算账（例：财务部）第四节会计报表（教材第六节）

一、报表系统简介

天顿会计报表类似于EXCEL的电子报表;

制作：用户可以调用系统预设的各种标准模板，也可根据自己的需要定义各种格式的会计报表。

二、报表使用流程

进入报表系统：在【集成账务管理系统】主窗体菜单里的【账薄查询】下，点击【会计报表】进入会计报表

利用模板生成报表：

1.以题目指定日期注册登录系统，自动生成登录月报表；

2.新建空白表；

3.打开模板：文件\打开\资产负债表.ipt

点击格式——缺省设置（设置生成日期）

点击工具——整表重算。

练习演示：打开“会计报表”中的“资产负债表”，查询2002年5月31日，应收账款项的期末数为（）。第五节工资管理系统（教材第四节）

一、工资管理系统操作

二、工资管理系统基础设置

1.基础信息

包括：人员的类型、工资级别，所从事的岗位、担任的职务，所取得的职称、技能等。

【基础设置】菜单项下的【基础信息】按钮。

2.部门信息

为了反映企业各部门的工资支出情况，统计和分析工资核算的各项指标，需进行工资分部门核算。工资管理软件中要求对各部门进行编码，录入各部门名称，为以后的核算等提供依据。

【基础设置】菜单项下的【部门信息】按钮。

3.员工信息

单个员工是工资核算管理的最小单位，为满足企业对员工个人及所属部门工资统计和分析的要求，所以要将员工的各项基础信息及所属部门录入系统，为以后的核算等提供依据。

【基础设置】菜单项下的【员工信息】按钮。

在这个窗口中首先点击选择员工所属部门，然后点击【增加员工】按钮，在弹出的人员页面上填写姓名以及性别、人员类型、职称、银行卡号等各项已经定义的基本信息。

4.工资项目设置

工资项目设置即定义工资账套中工资项目的名称、类型、长度等，如基本工资、岗位工资、奖金、津贴、扣款合计等。

（1）【基础设置】菜单项下的【工资项目设置】按钮。

在这个窗口中可对工资项目的内容进行增加、修改、删除、禁用和启用等操作，并且可以对工资项目进行上下移位排序。

练习演示：

例：在工资项目设置中，新增一个工资项目，名称为“独生子女费”，小数位数“2”位。

操作步骤：点“单击这里进入实务题”——进入工资管理系统——基础设置——工资项目设置——点“增加”——在名称中粘贴“独生子女费”——看一下小数位，——点确定。

（2）公式设置

点击【公式设置】页签，进入公式设置窗口。公式设置可以分为三种情况：一般计算公式定义、条件公式定义和分段公式定义。

一般计算公式设置：从左边的工资项目列表中选择需要设置计算公式的项目，后在右边的工资项目下拉列表，选择参与该公式计算的工资项目，以及输入相应的运算符，点击【确定】按钮进行保存，整个公式显示在公式定义区域的文本框内。

练习演示：

例：在工资项目设置中，新增一个工资项目，名称为“交通补贴”，小数位数“2”位，设置工资公式为“基本工资*0.1”

操作步骤：

基础设置——工资项目设置——点“增加”——在名称中粘贴“交通补贴”——看一下小数位，——点确定——公式设置——左侧工资项目下选交通补贴——右侧工资项目处选“基本工资”，公式定义框里出现基本工资，再在后面“*0.1”——确定——确定。

条件公式设置：从左边的工资项目列表中选择需要设置计算公式的项目，然后点击右下角的【条件公式定义】按钮，在弹出的条件公式定义界面，输入条件定义的名称和默认值，编辑根据员工个人属性所生成的条件内容以及满足条件时的金额，点击工具栏上的【保存】按钮即可。

例：工资项目设置中，设置工资项目“其他补贴”为条件公式。名称“旅游费”，默认值“300”

条件项目：[内容][金额]

人员类型=正式员工；800

操作步骤：

基础设置——工资项目设置——公式设置——左侧工资项目下选其他补贴——右侧项目工资处选其他补贴——条件公式定义——输入或粘贴条件定义名称“旅游费”——默认金额300——选中人员类型——点增加——在内容里选正式员工（一定是选）——在金额里输入800——确定——点保存——退出——点确定

分段公式设置：左边的工资项目列表中选择需要设置计算公式的项目，然后点击右下角的【分段公式定义】按钮，在弹出的分段函数公式定义界面，输入分段函数公式名称，选择取数工资项目，填写每个分段的上限、下限值及记值系数。点击【确定】按钮保存即可。如果需要按段来记值，系统可以自动根据前面的分段信息来生成每段的速算扣除数。

三、工资管理系统日常业务

1.工资录入

【日常业务】菜单下【工资录入】按钮，进入工资录入、修改的界面。

练习演示：

修改大客户部员工“祁建民”的基本工资为“2000”元

操作步骤：日常业务——工资录入——姓名处输入或粘贴“祁建民”——确定——基本工资处直接修改为2000——回车——退出

2.自动转账

（1）转账凭证格式设置

【基础设置】菜单下的【转账凭证格式设置】按钮，弹出【工资转账格式列表】，在窗口中可对工资转账凭证进行新增、修改和删除等操作。

（2）生成

【日常业务】菜单下【自动转账】按钮，进入工资自动转账的界面。选择工资转账格式名称，再点击【工资转账】按钮，确定转账日期，即可生成工资转账会计凭证。

3.银行报盘

每月工资数据修改、计算完成后，工资管理系统都可以按照基础设置中设定的格式，生成工资应发数据的文件，通过磁盘或互联网进行传递，完成工资发放。

操作：点击【日常业务】菜单下【银行报盘】按钮，进入银行报盘的界面。选择相应的工资发放银行、报盘格式，生成报盘文件即可。

4.月底结转

点击【日常业务】菜单下【月底结转】按钮，进入工资月底结转。

四、工资管理系统的查询输出

1.工资数据查询

工资管理系统提供对本年度以前月份的工资数据进行查询、统计。

工资查询可提供的报表有“工资明细表”、“工资部门月汇总表”、“工资部门类型月汇总表”、“部门汇总年度查询”、“人员汇总年度查询”等。

2.工资数据输出

显示在计算机屏幕上的结果，

可以输出到打印机，打印成纸质的工资报表，

还可以通过系统转换输出成EXECL电子报表等其他格式。第六节固定资产管理系统（教材第五节）

一、固定资产管理系统基本功能

二、固定资产管理系统基础设置

1.固定资产分类

点击【设置】菜单下【固定资产分类表】按钮，对固定资产分类进行添加、修改、删除等操作。

练习演示：例13：新增分类

例：新增一个一级固定资产分类，类别名称为“办公用品及设备”，折旧方法“平均年限法”，折旧属性“正常计提”，卡片样式“通用卡片样式”，使用年限“10”。

2.部门设置

折旧按部门分配归入成本或费用

按各部门所分管的固定资产作明细和汇总的统计

点击【设置】菜单下【部门设置】按钮，对企业部门进行添加、修改、删除等操作。

3.部门对应折旧科目设置

部门分管的固定资产所产生的折旧费用也要对应不同的成本或费用科目。

在部门设置完成后，要将部门对应的折旧科目一并设置，作为将来折旧分配，生成折旧凭证的依据。

点击【设置】菜单下的【部门对应折旧科目设置】进入相应的设置窗口。

4.增减方式设置

固定资产增减方式分为增加方式和减少方式两类。

增加的方式主要有：直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等。

减少的方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。

点击【设置】菜单下的【增减方式设置】按钮。系统已经对增减方式预置，可以对固定资产增减方式进行添加、修改和删除操作。

练习演示：

例：在固定资产的增减方式设置中，添加一种“增加方式”，名称为：间接购入；编号为：107

操作步骤：

进入固定资产管理系统——点击设置——增减方式设置——双击增加方式——编辑——增加——粘贴输入名称——确定

5.使用状况设置

点击【设置】菜单下的【使用状况设置】按钮，对固定资产使用状况进行添加、修改和删除操作。

练习演示：

例：在固定资产的使用状况设置中，添加一种使用方式名称为“整顿停用”；是否计提折旧：“是”；使用状态编号：“06”

操作步骤：

点“单击这里进入实务题”——进入固定资产管理系统——设置——使用状况设置——编辑——增加——粘贴名称“整顿停用”——选择是否计提折旧：为“是”——使用状态编号设置成为“06