某商务会展公司内部管理制度草案

为提高公司工作效率，规范公司运作，维护公司权益，促进公司健康、持续发展，特制定公司内部管理制度。一、机构设置与职能本公司设立总经理、副总经理，下设三个部门，客户部、活动部和行政部。公司未来组织结构图总经理总经理执行副总营运副总执行副总营运副总活动部设计组商旅组执行组客户B组人事后勤财务客户D组客户C组客户A组客户部行政部活动部设计组商旅组执行组客户B组人事后勤财务客户D组客户C组客户A组客户部行政部总经理及副总经理按照公司章程规定的履行职责。总经理岗位职责：确立公司战略目标和服务宗旨，制定相应的经营方针、质量方针、质量目标，并制定具体实施措施和服务质量标准；审定签署公司重大合同，审批公司财务预算、决算，控制各项开支和成本小号，提高经济效益和社会效益；聘、任公司部门经理以上职员，决定公司机构设置、员工编制及重要人事变动；审定各级管理人员的职权范围，协调管理关系，调动各级管理人员的工作积极性和主动性；组织新项目的开发和重大活动的策划审批；须经总经理批准的其他重大事项。副总经理岗位职责：协助总经理执行公司各项决议，完成总经理做出的经营计划及总经理分配的各项具体工作；督导具体业务部门的服务质量达到规定的质量目标和标准，掌握日常经营的具体情况；检查公司管理制定、岗位责任制和服务程序的落实、执行情况；就总经理提出经营战略、活动方案、项目开发等提出合理化建议，对市场进行研究并发表见解，供总经理参考。客户部职能职责部门职能：负责公司日常的业务管理工作；公司业务经营计划、业务管理具体制度的拟订和实施；进行市场、客户的信息搜集、整理以及关系维护；公司项目的对客接洽、策划与实施。客户部组织结构图客户部经理客户部经理组员组员组员组员组员组员组员组员客户D组副组长客户C组副组长客户B组副组长客户A组副组长客户D组组长客户C组组长客户B组组长客户A组组长组员组员组员组员组员组员组员组员客户D组副组长客户C组副组长客户B组副组长客户A组副组长客户D组组长客户C组组长客户B组组长客户A组组长客户部经理岗位职责在总经理领导下，全名负责公司产品的市场开发、客户管理和项目实施的组织工作。定期组织市场调研，收集市场信息，分析市场动向、特点和发展趋势，制订市场销售策略，确定主要目标市场、市场结构和销售方针，报总经理审批后组织实施。根据公司的近期和远期目标、财务预算要求，协调各部门的关系，提出销售计划编制原则、依据，组织人员分析市场环境，制定和审核销售预算，提出年度、季度任务指标，下达销售任务，并组织贯彻实施。掌握市场动态，分析项目动态、各部门销售成本、存在问题、市场竞争发展状况等，提出改进方案和措施，监督销售计划的顺利完成。协调客户部和各相关客户及供应商的关系，经常保持同客户的密切联系，并同客户建立长期稳定的良好协作关系。经常和客户保持联系，掌握客户意向和需求，并提出签约原则的价格标准。定期检查项目计划实施结果，提出销售计划调整方案，报总经理审批后组织实施。定期走访客户，征求客户意见。掌握其他公司销售情况和价格水平，分析竞争态势，调整产品销售策略，适应市场竞争需要。及时与财务及客户经理沟通，对重点客户信用风险进行评估，掌握客户拖欠款情况，分析原因，负责客户拖欠款催收组织工作，防止长期拖欠。培训下属员工，评估员工工作。制定部门工作计划、管理制度、工作流程，并监督贯彻实施。严格控制销售费用开支，规定开支范围和标准，监督销售费用的使用。总经理交办的其他事务。客户经理岗位职责开拓市场，开发新客户，并维护长期良好的客户关系。跟进项目信息，及时与客户沟通并适时反馈，根据客户需求提出合理方案及预算。接洽项目，并在实施项目过程中根据项目需求进行合理安排，协调各部门以及各供应商的关系。把握项目资金流动情况，及时收款保证项目资金回笼。严格执行公司内部工作流程，积极配合各部门的工作。项目结束后适时回访客户，客观审视项目接洽实施过程中的问题及亮点，及时与相关部门沟通，以确保日后工作开展更顺畅。培训下属员工，评估员工工作。客户部经理交办的其他事务。客户主任岗位职责配合客户经理进行客户关系维护，协助客户经理完成项目实施执行过程。严格执行公司内部工作流程，积极配合各部门的工作。及时与各类供应商联系，定期或不定期更新项目相关价格及内容等信息，适时更新资料库。负责客户档案的建立及日常维护。负责案例更新及资料库管理。自觉提高自身素质，加强各项业务能力，以得到不断提升。客户经理交办的其他事务。行政部职能职责部门职能：负责公司日常的行政、人事及财务管理工作；公司人事、行政及财务制度的制订与实施；成为其他部门的日常供应保障系统及督导系统；公司资金管理、税收管理、财务检查、审计等。行政部组织结构图行政部经理行政部经理财务主管人事主管办公室主任财务主管人事主管办公室主任仓管采购后勤出纳会计培训人事仓管采购后勤出纳会计培训人事行政部经理岗位职责负责本部门日常工作的组织实施，完成公司下达的责任目标和质量目标；主持制订公司各项管理规章制度；负责具体组织质量监督体系的实施、位置和改进工作；协调平衡各部门的关系；负责公司人事、行政、后勤、财务管理；负责组织员工岗位应知应会培训工作；负责公司对外行政、接待工作；负责制订公司发展计划；总经理交办的其他事务。办公室主任岗位职责办公室日常工作的组织实施；公司资料文档的管理工作；公司内部制度及办公室规章制度的制定；公司对外联系、联络、组织工作；公司内部会议的安排、主持、记录工作；公司物品采购、仓库管理及日常后勤工作；行政部经理交办的其他工作。人事主管岗位职责据上级有关文件精神和公司领导的意图起草和修改公司人事管理的有关规定；根据人事规定负责办理干部、员工、临时工的调入、招聘、招收、试用、签订合同、调出、辞退的各项手续；入住申报暂住员工暂住户口的申办暂住证工作；按上级要求做好各种人事统计报表，及时准确掌握干部、职工的变化情况；负责公司管理人员的绩效考核，并定期向行政部经理及和总经理报告；负责人事档案资料的充实归档和转入转出的传递工作；行政部经理交办的其他工作。财务主管岗位职责制报表及财务报表说明，对各项业务波动较大的项目要加以分析，提出建议；按照全国统一会计科目，进行会计的账务处理；按照财务制度，每十五天为一期编制会计记账凭证；根据各部门考勤表、考核表等，计发当月工资、奖金；按照国家税收规定，负责管理接收工作；严格按照财务制度的要求，认真做好记账凭证的稽核，组织会统表的编审工作，保证财务决算的正确、及时、真实，为领导提供可靠的经营管理资料；及时掌握流动资金使用和周转的情况，定期向行政部经理汇报工作；行政部经理交办的其他工作。活动部职能职责部门职能：负责公司日常的行政、人事及财务管理工作；公司人事、行政及财务制度的制订与实施；成为其他部门的日常供应保障系统及督导系统；公司资金管理、税收管理、财务检查、审计等。活动部组织结构图活动部经理活动部经理商旅组组长设计组组长执行组组长商旅组组长设计组组长执行组组长旅游订房制作设计拓展广告展览舞美灯光音响旅游订房制作设计拓展广告展览舞美灯光音响活动部经理岗位职责组织安排下属员工配合客户部进行项目实施及方案提供，并将工作细分化。与各级供应商保持稳固良好的长期合作关系，并及时采购更新相关价格及信息。根据市场需求，定期或不定期提出新的方案及产品，报总经理审批后组织推广实施。配合各部门，严格控制成本，督导下属员工进行策划以及项目实施。培训下属员工，评估员工工作。制定部门工作计划、管理制度、工作流程，并监督贯彻实施。严格控制销售费用开支，规定开支范围和标准，监督销售费用的使用。总经理交办的其他事务。设计组岗位职责负责公司日常宣传、策划设计制作、公司展览会议布置；广告平面设计、制作及其它图文处理；企业宣传资料的设计、制作与创新。协助其他部门人员对设计及美学方面的工作顺利完成；协助网页设计人员对公司网站风格的把握，色调搭配，布局合理性，图片整理、企业徽标处理等等；公司其他PC及MAC设计文件的使用，修改、数码照相处理、公司市场活动宣传品配合；建立规范以保持设计执行高品质、高可靠性和高安全性标准；按照现有规范及组织实际状况，确定并执行质量和安全标准；与协作方沟通，保证各类平面项目的质量极其时间的把握，成功的验收。负责设计控制的执行和维护，不断改进设计水平，以达到公司日益发展的要求。利用自身的行业背景和知识，在设计和制作上有效的控制成本。活动部经理交办的其他事务。商旅组岗位职责负责对外接待、安排旅游散客、收报计划、旅游安排等。广泛收集不断变化的旅游市场信息和同行相关动态，对其他旅行社推出的常规、特色旅游线路认真分析，更好的策划出本公司旅游方案。不断的修改、制定和完善本公司的旅游线路及行程安排，制定适合当前旅游市场需求和满足客人需求的旅游线路和适当的价位。对相关的交通、导游服务、住宿、餐饮、购物、娱乐等活动，要尽可能考虑周到，确保接待的质量，提高公司的声誉。对每次的酒店预订信息要确保准确无误，及时下单与财务部确认。每个旅游行程结束后，对司机和导游的报账要严格把关，与财务部仔细核对每一项账目，确保准确无误。要及时与供应商沟通，按日、月、季掌握成本及报价，同时通知公司其他同事，确保对外报价的统一性、可靠性、及时性和准确性。要时刻与其他业务部门加强联系，及时了解、掌握、分析反馈的信息，然后进行消化、吸收和落实。二、公司内部流程（一）业务的流程管理1、在项目信息获取初期，由客户部人员与客户联系洽谈相关业务合作事宜。通常就工作内容，公关创意方向，活动制作项目，项目选择、价格、付款方式等内容进行商讨。客户部人员再将客户谈判的结果向客户部经理及总经理汇报后进行提案工作。活动部人员根据客户部提案的需要，向客户部提供提案需要的相关资料数据。客户部人员向客户提交提案，并经过与客户的商讨，对提案进行再三修改后，得到客户的确认。客户部人员再与客户联系，商讨签订合同的具体事宜并经客户部经理及总经理同意并授权后签订合同，内容报相关部门后执行。签订合同后，将合同文本交由财务登记、存档，并通知财会主管。财务负责应收应付款项的落实，客户部人员负责催款、落实合同规定合作事宜，并将情况反馈给客户。项目执行前期，项目负责人应根据合同内容，制作执行表等一系列相关项目信息表格，并分派给相应部门及人员，进行统筹安排。项目执行前期，由项目负责人根据项目预算向财务填写借款单支取备用金，并根据实际情况分派到各个分项负责人。项目执行中期，所有参与执行的人员在执行期间，每日活动结束后由项目负责人主持召开总结小会，汇总当日项目进展及费用收支明细情况，并及时安排调整次日工作。项目负责人在项目执行