高效会议管理培训课件

高效会议管理导师:邓隽元（Alfred）

2邓隽元Alfred

资深培训导师美国AchieveGlobal“会议管理”课程导师美国Delta企业培训机构“公众说话技巧”课程导师美国Dow学院培训中心“公众说话技巧”课程导师美国Triad企业培训机构“人生时间规划”课程导师美国KenBlanchard“情景自我领导”课程导师欧洲EuropeConsulting“社交风格”课程导师国际NLP协会、美国NLP大学、美国NLP注册局认证“神经语言程序学(NLP)”国际导师、高级执行师中国NLP学院认证“神经语言程序学”专业教练国家职业心理咨询师“5.12”广东赴四川心理支援官方队伍成员培训师资历介绍课程目的懂得如何开展一个高效的会议，学会用关键技巧把控会场、高效率地处理会议进程、促成会议目标。34课程的目标认识会议的重要性了解低效会议的特征掌握高效会议八大要点懂得作有效开场、邀请发言、中断发言、把控会议进度、总结会议的关键技巧学会处理迟到、早退、争论不休等特殊情况课程内容地图51.会议的

重要性2.会前准备4.特殊情况

处理技巧3.会议进程

管理技巧第一章会议的重要性开会跟我有什么关系？开好会对我有什么价值？低效会议是怎样的？66一、会议的重要性开会跟我7有什么关系？会场需要有人维持公平、安全的环境确保参加者都有权利提问和发言传达资讯、下达命令、鼓励团队、激励士气当争论出现时，需要有人出面安排讨论的步骤我们的福利这么好，还有员工餐厅、办公室还有可乐和咖啡…和与会者提前沟通会议目的和期待结果怎么问几个，几个答案都不一样，你叫我怎么做？”会议中引导想出所需行动方法三：“专家意见”邀请法

好处：被邀请者感到一种身份的尊重，容易配合

要点：强调对方的专业性，及其意见的重要性说明关键事项，明确规则大家是否正在讲之前一个已经定下来的议程项目？明确的期待结果是高效会议最重要的前提，也是会议主持人把控会议最重要的指导原则方法二：“关联性”邀请法

好处：因为直接相关，所以邀请发言合情合理

要点：说明关联性大的原因，如：有冲突、需要配合和支持、直接产生影响、上下游关系等主持人技能之五：把控会议进程4确定下次会议的时间（如需要）避免：因为“这很正常”的想法，随意超时；主持人回答完问题获得大家共识后，练习结束，然后向参加者询问改进建议May：各位我知道公司有很多问题，但解决过程不能太急啊，要慢慢来。Marry：对了，能不能定期举办一些员工家属的联谊交友活动，这样有助于增强员工对公司的归属感。在企业里工作，开会几乎是必然的有关开会的信息你平均每周开多少个会？需要花多长时间？1100万次——美国每天开会平均次数35%——中层管理者每周开会占的时间比重50%——高层管理者每周开会占的时间比重3个亿——广东某集团每年开会的成本8高效会议对工作有什么价值？在一个企业里，会议真正的作用主要有哪些？解决问题与达成行动协议监督员工、协调矛盾传达资讯、下达命令、鼓励团队、激励士气低效的会议会对你的工作带来什么影响？有效率、有效果的会议能带给你工作什么？9学习开会跟我有什么关系？在企业里工作，开会几乎是必然的会议低效会导致一连串的问题，并严重浪费时间高效地开会是管理者必须面对的事情越往高层发展，需要开的会越多，需要做的决策越重要，因此对会议的掌控能力要求越高开会能力是管理能力的一个重要体现掌握开会的本领，对未来职业发展有很大价值掌握开会的本领，对日常生活也很有帮助10低效会议有什么特征？无目的无结论无行动随意超时严重跑题11没有预先通知

与会人选择不当关键人物缺乏开会内容与通知不符记录不准确或无记录第一章总结会议的重要性开会对工作是必不可少的，会议的效果直接影响工作的成效低效的会议，同时浪费个人和企业的时间与精力高效的会议，对企业和个人都非常有价值越高层的管理者需要开的会越多，开会能力是管理能力的重要体现掌握开会的本领，对职业发展和个人生活很有用12第二章会前准备高效会议有什么要点？会前准备的关键要素有哪些？13二、会前准备高效会议八大要点目标要具体人员要精简流程要清晰通知要提前14进度要紧凑决策要明确行动要落实监督要可控前期准备的关键要素明确“会议目的”与“期待结果”思考有没有比开会更好的方式为达到期待结果，怎样设置流程和议程项目确定会议的用时确定所需的与会者、主持人设定开会时间、地点确定会议所需记录的详细程度和记录人和与会者提前沟通会议目的和期待结果15会议目的和期待结果“会议目的”：召开会议的原因“期待结果”：会议结束时期待获得的具体结果例子：

这次会议是为了商量消减成本的方法，希望找到至少两个可行的建议，并拟出详细的行动计划。

这次会议是宣布新的考勤制度，希望大家认真听，完全懂得日后如何操作新的制度明确的期待结果是高效会议最重要的前提16会议准备练习：完成一份会议议程表寻找其他桌任一位成员，向对方介绍对方根据会议议程检查项目进行核对与提问根据对方提问答疑或补充缺失的地方请对方就会议议程表提出建议角色互换，完成相同步骤。17第二章总结会前准备高效会议有八大要点高效会议前期准备有八大关键要素明确区分目的（为什么）与期待结果（要什么）明确的期待结果是高效会议最重要的前提，也是会议主持人把控会议最重要的指导原则清晰的会议议程表是高效会议的重要部分18第三章会议进程管理技巧把控会议进程有什么沟通技巧？如何成为高效会议的主持人？如何成为高效会议的记录人？19三、会议进程

管理技巧20案例：May:各位，今天开会主要的目的是要了解最近半年公司员工辞职率迅速上升的原因。谁先说？Jack：我们的工资比同行要低，吸引力不够。Marry：我不觉得低，你真要去对比的话，你就知道自己错了。我们的福利这么好，还有员工餐厅、办公室还有可乐和咖啡…Dim（不耐烦地打断）：你就别提那咖啡了，已经用完两天都没人补上。我觉得产品的过于单一也是个问题，很多销售人员卖着卖着就厌倦了。Marry：对了，能不能定期举办一些员工家属的联谊交友活动，这样有助于增强员工对公司的归属感。Jimmy：我一个朋友在XXX公司，别人的公司就不一样，什么都考虑得很仔细、很贴心，我在会议室才等了10分钟，前台小姐已经为我换过三次水了，什么时候我们公司也能这样就没人会走了。May：各位我知道公司有很多问题，但解决过程不能太急啊，要慢慢来。Dim：慢慢来要到什么时候，问题提出来了又没人去解决的话，那提来干嘛，岂不浪费时间。讨论：你觉得这样的会议开下去会怎样？你会如何使该会议更高效？为什么必须有主持人？各人观点不同，需要有人引导讨论的方向和进度当争论出现时，需要有人出面安排讨论的步骤当跑题出现时，需要有人适时引导回正题会场需要有人维持公平、安全的环境会场需要有人促进与会者发言，调动参与积极性会场需要有人总结和公布会议结果方法三：“专家意见”邀请法

好处：被邀请者感到一种身份的尊重，容易配合

要点：强调对方的专业性，及其意见的重要性方法一：“先跟后带”法

好处：缓冲过渡，对方容易接受

要点：避免使用“但是、不过”等转折词你平均每周开多少个会？需要花多长时间？没认真商量就草率更改议程/终止会议。非常清楚会议对每个与会者的最大价值，是帮助处理突发情况的有力支持美国Delta企业培训机构“公众说话技巧”课程导师描述你看到的状态，咨询大家如何加快进程在企业里工作，开会几乎是必然的减慢进程：当决策只经过少量讨论就决定时给予提问时间，答疑并确保获得共识确定会议所需记录的详细程度和记录人“我自己都忘了，谁记得我们刚才是如何做这个决定的？”主持人技能之五：把控会议进程2大家是否正在讲之前一个已经定下来的议程项目？3个亿——广东某集团每年开会的成本当争论出现时，需要有人出面安排讨论的步骤会前准备的关键要素有哪些？懂得作有效开场、邀请发言、中断发言、把控会议进度、总结会议的关键技巧到达最后总结时，帮助大家获得一份成就感，并知道下一步需要做什么好处：清晰的信息表达，便于对方理解“这问题刚才不是已经解决了，怎么又提出来了，你还说要在周二前给我资料？”主持人技能之一：做好开场白高效开场白的步骤：感谢大家的到来明确会议中的角色和职责描述目的和期待结果描述会议议程描述会场规则提供关键信息给予提问时间，答疑并确保获得共识22开场白练习每个人用之前会议议程表中的信息进行练习练习时，假设所在圆桌的同事为参加的与会人员自己作为会议主持人进行会议的开场圆桌的其他参加者根据听到的开场白提问，直到觉得问题已解决主持人回答完问题获得大家共识后，练习结束，然后向参加者询问改进建议角色互换，下一位成员做主持人，重复上面练习23主持人技能二：头脑风暴法核心目的：激发创意，收集点子操作要点：清晰描述主题说明关键事项，明确规则邀请发言，确保不否决、不评价及时记录在可观看处总结阶段成果，鼓励继续适当引导方向重点：主题清晰、不否决、不评价、记录点子24头脑风暴技能练习选择一个主题选择一个主持人，同桌的其他人为与会人员主持人带领大家进行头脑风暴，想出尽可能多的点子，并把点子归纳到几个大类别当中主持人总结会议结果每桌成员讨论如何能让头脑风暴过程更有效练习结束后，邀请每个团队说出会议过程中产生的点子25会议沟通技能一：VIP邀请法Value

价值26Information

客观信息Please

邀请IVP：你是这个领域的专家，我相信你的意见是很重要的，所以你能说说你的想法吗？VIPPIV？会议沟通技能二：先信息后观点表达法27客观信息

+我的观点

+我的期待好处：清晰的信息表达，便于对方理解你根本不重视这个事情！我要换人！上次会议约定周一会收到你的计划，但现在周三快下班了，不但计划没有，连电话也没有一个，我觉得你不重视这个事情，我希望换负责人。主持人技能之三：邀请发言1总原则：用尊重的态度，说明邀请理由，正式发出邀请，平衡发言时间，引导聚焦方向。方法一：预先（临时）顺序确定法

好处：大家清晰发言顺序，有心理准备

要点：给发言者预留准备时间方法二：“关联性”邀请法

好处：因为直接相关，所以邀请发言合情合理

要点：说明关联性大的原因，如：有冲突、需要配合和支持、直接产生影响、上下游关系等28会议沟通技能一：VIP邀请法当争论出现时，需要有人出面安排讨论的步骤避免：纠缠在为什么会跑题；总原则：预先说明，态度友好，承认价值，重申主旨，明确方向第一章总结会议的重要性确认会议记录发出时间和下次会议时间如关键人物早退，判断会议能否继续，征求大家意见，更改议程或终止会议；说明关键事项，明确规则大家是否正在讲之前一个已经定下来的议程项目？主持人带领大家进行头脑风暴，想出尽可能多的点子，并把点子归纳到几个大类别当中和与会者提前沟通会议目的和期待结果是否真的需要停止原定议程来解决这个问题？思考有没有比开会更好的方式会议沟通技能二：先信息后观点表达法明确会议中的角色和职责“这问题刚才不是已经解决了，怎么又提出来了，你还说要在周二前给我资料？”你平均每周开多少个会？需要花多长时间？确保参加者都有权利提问和发言每桌成员讨论如何能让头脑风暴过程更有效主持人回答完问题获得大家共识后，练习结束，然后向参加者询问改进建议主持人技能之三：邀请发言2方法三：“专家意见”邀请法

好处：被邀请者感到一种身份的尊重，容易配合

要点：强调对方的专业性，及其意见的重要性方法四：“旁观者/模拟客户”邀请法

好处：促进不熟悉当前主题的与会人参加进来

要点：强调“当局者迷，旁观者清”的重要性方法五：“幽默式”邀请法

好处：轻松幽默，减少抗拒

要点：邀请的原因要“合情合理”29主持人技能之四：中断发言总原则：预先说明，态度友好，承认价值，重申主旨，明确方向方法一：“先跟后带”法

好处：缓冲过渡，对方容易接受

要点：避免使用“但是、不过”等转折词方法二：“结果导向”法

好处：时刻提醒焦点所在

要点：态度要中立或好奇，非语言信息要友好30主持人技能之五：把控会议进程1总原则：敢于带领，集中精力获得期待的结果，

阶段总结已有成果，把会议进程“可视化”把控会议过程中，要关注的重要问题：现在讲的内容是紧贴议程项目还是离题了？目前讨论的重点应该是什么？我们是否在一个议程项目上花了太多的时间？大家是否正在讲之前一个已经定下来的议程项目？是否真的需要停止原定议程来解决这个问题？我是不是要提醒大家停止目前的离题状态？31主持人技能之五：把控会议进程2让大家知道他们是如何帮助会议获得期待的结果

Jack，很感谢你提供关于前三个月销售量减少的调查数据，这对我们找到解决之道很有帮助。用会议目的、期待结果、会场规则和针对性的讨论来保持会议朝着目标进行当会议讨论离题时，引导大家回到重点每次开始讨论之前，获得大家对讨论主题和规定时间的共识32主持人技能之五：把控会议进程3加快进程：当大家在一个主题上已经变得沉闷、烦躁或想不出东西，不同重复相同意见时描述你看到的状态，咨询大家如何加快进程询问大家是否已经准备进入下一个环节减慢进程：当决策只经过少量讨论就决定时放慢你说话的语速重新描述讨论的目的，询问更多信息来检验决策确保参加者都有权利提问和发言33主持人技能之五：把控会议进程4保持让与会者知道目前处于哪个进程上口头说明或书面标示定期总结关键点并获得大家的共识到达最后总结时，帮助大家获得一份成就感，并知道下一步需要做什么经过这次会议，我们都同意提高销售量的重点是要开辟新产品，这个结果非常重要，接下来的工作重点就是要找到开发什么产品最合适。34“我自己都忘了，谁记得我们刚才是如何做这个决定的？”美国Dow学院培训中心“公众说话技巧”课程导师IVP：你是这个领域的专家，我相信你的意见是很重要的，所以你能说说你的想法吗？回顾本次会议的目的和期待结果，评估会议价值3个亿——广东某集团每年开会的成本Information

客观信息Marry：对了，能不能定期举办一些员工家属的联谊交友活动，这样有助于增强员工对公司的归属感。掌握开会的本领，对职业发展和个人生活很有用会议中确定计划，结束时回顾练习时，假设所在圆桌的同事为参加的与会人员第三章总结会议进程管理技巧我是不是要提醒大家停止目前的离题状态？“什么？我们现在才进行了一项决议，不会吗，我感觉已经讨论好几个了吧？”稍作休息，让大家尽快安排手头事情；减慢进程：当决策只经过少量讨论就决定时这次会议是宣布新的考勤制度，希望大家认真听，完全懂得日后如何操作新的制度和与会者提前沟通会议目的和期待结果在企业里工作，开会几乎是必然的“我自己都忘了，谁记得我们刚才是如何做这个决定的？”说明关键事项，明确规则主持人技能之六：落实行动计划35总原则：高效会议都要落实行动计划，行动项目要具体明确，有负责人、时间、监控方式会议中确定计划，结束时回顾会议中引导想出所需行动行动计划要具体，责任明确，监督执行情况要有清晰可控支持人技能之七：总结会议总原则：感谢大家的努力，确认最终成果，明确宣布行动计划，说明下一步的行动。感谢大家的参与回顾本次会议的目的和期待结果，评估会议价值确定会议记录的发出时间、行动计划落实方式等确定下次会议的时间（如需要）再次感谢36主持人的重要职责会议的开头:明确会议中的角色和职责描述目的和期待结果描述议程、会场规则提供关键信息和答疑会议中:

把控议程进度

适时总结和引导会议结束前:表达感谢总结会议的结果回顾目的和期待结果明确相关职责并取得与会人员共识确认会议记录发出时间和下次会议时间再次表达感谢38案例：你有没听过类似的话？“这问题刚才不是已经解决了，怎么又提出来了，你还说要在周二前给我资料？”“我刚才不是这么说，我是说尽量周二，不行的话就周三周四，反正在周末前。”“不是，你刚才明明说周二可以，这样，给我一个确定的时间。”“什么？我们现在才进行了一项决议，不会吗，我感觉已经讨论好几个了吧？”“我自己都忘了，谁记得我们刚才是如何做这个决定的？”“你们开会的决定到底是什么！怎么问几个，几个答案都不一样，你叫我怎么做？”“上次开会不是这么决定的吗？你们怎么跑到那边去了！”思考：为什么会出现这样的问题？如何解决？如何当好会议记录人立场中立，态度友好认真聆听，捉住关键点及时记录，字迹清晰与发言者核实记录内容必要时提醒主持人会议结束前确认重要议题的记录第三章总结会议进程管理技巧两个会议沟通技能：VIP邀请法和先信息后观点法高效会议需要有能力的主持人和记录人主持人的责任和七项重要技能：开场、邀请发言、中断发言、头脑风暴、把控进度、落实行动、结束会议。记录人的重要责任是确保关键信息记录的准确和完整，并在规定时间内发出会议记录40第四章特殊情况处理技巧处理特殊情况的总原则迟到、关键人缺席、跑题、争吵等情况的处理41四、特殊情况处理技巧处理特殊情况的总原则“预先准备”通常比“临场应对”更有效果非常清楚会议对每个与会者的最大价值预先了解与会者的性格特点、行事习惯、潜在利益冲突、所属团体、甚至私人矛盾尽可能预先想好冲突出现的解决方法，个别人员在会前先私下沟通在会议开场时就把规则说清楚42迟到情况的处理避免：当众面质问迟到原因。通常于事无补，只会引起尴尬，甚至产生抗拒。补救：叫迟到者自己看会议记录，跟上进度；重要人物迟到，稍停下来简述重点，然后继续；事后再问迟到原因。预防：每次都准时开始、设立迟到惩罚机制、设立签到记时机制、开会前15分钟再提醒一次、强调会议的价值43早退情况的处理避免：当众质问其原因，避免引起无谓尴尬补救：友善提醒会议内容与早退者的关系；如关键人物早退，判断会议能否继续，征求大家意见，更改议程或终止会议；事后再问早退的原因；预防：预先了解是否有人要早退，说明会议的价值，改善会议过程44说明关键事项，明确规则第一章总结会议的重要性加快进程：当大家在一个主题上已经变得沉闷、烦躁或想不出东西，不同重复相同意见时避免：因为“这很正常”的想法，随意超时；补救：友善提醒会议内容与早退者的关系；主持人带领大家进行头脑风暴，想出尽可能多的点子，并把点子归纳到几个大类别当中开好会对我有什么价值？总原则：高效会议都要落实行动计划，行动项目要具体明确，有负责人、时间、监控方式角色互换，下一位成员做主持人，重复上面练习记录人的重要责任是确保关键信息记录的准确和完整，并在规定时间内发出会议记录是否真的需要停止原定议程来解决这个问题？根据对方提问答疑或补充缺失的地方开会对工作是必不可少的，会议的效果直接影响工作的成效会议中引导想出所需行动确定会议所需记录的详细程度和记录人练习时，假设所在圆桌的同事为参加的与会人员我是不是要提醒大家停止目前的离题状态？非常清楚会议对每个与会者的最大价值，是帮助处理突发情况的有力支持和与会者提前沟通会议目的和期待结果如关键人物早退，判断会议能否继续，征求大家意见，更改议程或终止会议；超时情况的处理避免：因为“这很正常”的想法，随意超时；到结束时间才说要超时。补救：当发现需要超时的时候，表达歉意，说明超时会带来的价值或不超时会带来的代价，然后征求大家的意见，明确需要超时时间，尽可能达成共识；稍作休息，让大家尽快安排手头事情；不行的话就改期。预防：设计会议时要合理安排时间、控制好过程、过程中提醒如不达结果可能要超时45跑题/发言超时的情况处理避免：纠缠在为什么会跑题；轻易指责任何一方补救：表示理解正在谈及部分的正面价值，重申主题和规则，把焦点拉回来；可把跑题部分先记录下来，表示有时间再谈；焦点拉回来之后，可先总结之前的共识，然后继续或换人发言。预防：清晰描述目的、期待结果、讨论范围、发言时间等要素，预先说明主持人可能会打断46争论不休情况的处理避免：认为争论是不好的；责怪争论其中一方；并质疑其动机。补救：解释争论有时可以带来价值；明确争论双方“要什么”，尽量化异为同；巧用规则、时间目的、效果；提出用新的方式讨论或转换话题；必要时可稍作休息，私下谈话引导预防：预先思考可能出现的争论和解决方法、清晰会议的目的和期待结果、提前得到双方的承诺47缺乏决策者/关键资料情况的处理避免：明知毫无效果的情况下，继续按原计划开会；没认真商量就草率更改议程/终止会议。补救：就当时情况，和大家商量如何继续；尝试作出几个决策选项，会后交决策者选择；尝试为关键资料设定范围，在不同范围内形成不同选择预防：组织会议时明确所需决策者和关键资料、开会前再次确认是否到位、有后备应急方案48其他特殊情况的处理不断重复者：告知他的话已记录在备忘录了，