行政部工作流程

行政部办公事务流程（草图）目录办公用品管理流程办公用品购买流程办公用品领用流程公司档案管理流程档案管理流程档案销毁流程出差管理流程会议管理流程提案管理流程人员进出管理流程消防安全管理流程安全检查管理流程食堂管理流程环境卫生管理流程工资核算流程人员增补管理流程新进人员转正入职管理流程离职办理流程办公用品管理流程1.办公用品购买流程供应商行政部各部门验收购货发票验收购货发票发货发货①确认购买计划①确认购买计划②②挑选供应商③③提货办公用品入库流程办公用品入库流程结束结束开始开始填写填写“申请表”办公用品购买流程关键节点说明任务概要办公用品购买关键节点相关说明①行政部根据各部门的“申请表”确定购买计划②行政部选择供应商，确定购买物品③行政部派专人负责提货或者指定供应商送货2.办公用品领用流程相关部门行政部采购部开始开始①①填写“领用申请表”②审核②审核③审核无库存③审核有库存④④按清单发放⑤⑤信息存档结束结束统一采购统一采购办公用品领用流程关键节点说明任务概要办公用品领用关键节点相关说明①各部门需要领用办公物品的人员填写“领用申请表”，交给部门主管②各部门主管对“领用申请表”进行审核③行政部主管对“领用申请表”进行审核，有库存则按清单发放，无库存则由采购部统一购买④办公用品管理人员按清单发放办公用品⑤办公用品管理人员将清单等资料存档公司档案管理流程1.档案管理流程相关部门行政部采购部①准备资料①准备资料③③重新整理开始开始收集资料收集资料②资料汇总②资料汇总不合格⑤信息存档⑤信息存档结束结束审核审核合格档案归档流程关键节点说明任务概要档案归档关键节点相关说明①相关部门指定专人向行政部提供档案资料②行政部指定专人对档案资料进行汇总，检查其是否合格③如果资料被退回，相关部门要重新整理，再提交到行政部2.档案销毁流程相关部门行政部总经理开始开始①提出销毁档案申请①提出销毁档案申请②审核②审核④销毁④销毁信息存档信息存档结束结束否③③审批是档案销毁流程关键节点说明任务概要档案销毁关键节点相关说明①相关部门对拟销毁物品列出清单，向行政部提出销毁申请②行政部对申请进行审核并交总经理审批③总经理审批通过后可以由行政部负责销毁，未通过则由原部门继续保管④整个档案销毁过程必须严格保密，防止资料信息泄露出差管理流程公司高层行政部财务部出差人员部门出差人员审批审批审批审批审批审批开始开始编制编制《出差制度》执行执行审批审批办理手续办理手续检查检查④④办理手续存档存档结束结束签字签字备案备案检查核对检查核对③③付款审批审批审批审批签字批准签字批准签字签字①①填写“员工出差表”工作交接工作交接出差出差②②提供相关报销凭证收款收款③③填写《出差报告》出差管理流程关键节点说明任务概要出差管理关键节点相关说明①出差员工事先填写“员工出差表”，认真详细写明每一项内容出差员工所在部门负责人在“员工出差表”上签字行政部检查“员工出差表”的内容是否完整，如有漏项，由出差人员重新填写行政部为出差员工办理出差手续，送交财务部备案②员工在出差过程中应严格遵守公司员工出差管理制度，控制各种费用员工出差完毕，及时整理各种费用的发票出差员工所在部门负责人审核发票是否超过公司规定标准：若员工出差费用超过公司规定标准，需经公司高层领导审批；如果员工出差未超过公司规定标准，则由员工所在部门负责人签字财务部检查核对员工出差费用是否超过公司规定标准审核无误后，财务部向出差人员报销有关出差费用出差人员在“报销单”上签字确认，收取报销款③员工完成出差任务回到公司后，及时填写《出差报告》出差员工所在部门负责人在《出差报告》上签字行政部检查《出差报告》是否完整，如有漏项，由出差人员重新填写④行政部为出差人员办理有关手续，如考勤管理会议管理流程与会单位行政部召开会议部门接受邀请接受邀请按时参会按时参会①①会议准备会议通知会议通知②②会议服务③③会后管理结束结束开始开始提出会议召开申请提出会议召开申请接受接受按时参会按时参会形成会议决议和相关文件形成会议决议和相关文件会议管理流程关键节点说明任务概要会议管理关键节点相关说明①行政部根据召开会议申请，确定会议的类别和形式，并做好相应准备准备，主要包括确定会议召开的时间、地点、内容、参会人员、会议主持人、会场布置、相关资料及设施准备等②会议服务包括：会议签到、会场服务和会议记录等③会议结束后，行政部根据会议的要求，将会议精神及相关决议传达给有关部门，并对会议工作进行总结和评估提案管理流程公司高层行政部各职能部门审批审批开始开始制定《提案管理制度》制定《提案管理制度》①①收集员工提案信息②②汇总、审核提案提案实施提案实施奖励提案人员奖励提案人员提案实施效果评估提案实施效果评估结束结束提供信息提供信息提案管理流程关键节点说明任务概要提案管理关键节点相关说明①员工对公司经营过程中得一些问题提出改善意见，并填写“提案表交到行政部”②行政部将汇总的员工提案交给公司领导审批，审批合格者，组织具体实施；不合格者，存入公司信息资料库人员进出管理流程受访部门保安室来访人员①①核实处理来访事项处理来访事项询问来访事由及部门询问来访事由及部门检查来访人员有效证件检查来访人员有效证件②②登记来访信息放行放行③③登记离开信息访客离开访客离开结束结束开始开始进入公司进入公司登记来访信息登记来访信息离开公司离开公司人员进出管理流程关键节点说明任务概要人员进出管理关键节点相关说明①保安应向受访部门核实来访人员身份②保安登记来访人员的姓名、电话、来访时间、来访事由和造访部门等信息③保安登记来访人员的离开时间消防安全管理流程总经理行政部行政部消防负责人消防人员审批审批开始开始制定《消防安全管理制度》制定《消防安全管理制度》①明确消防专区①明确消防专区落实值班人员落实值班人员确认签字确认签字结束结束落实分工与职责落实分工与职责定期进行消防检查定期进行消防检查及时发现消防险情及时发现消防险情②报告主管领导②报告主管领导②报告主管领导③收回③收回“消防通知单”收到通知立即行动收到通知立即行动排出消防险情排出消防险情说明消防注意事项说明消防注意事项消防安全管理流程关键节点说明任务概要消防安全管理关键节点相关说明①明确各部门的消防管理区域和负责人②遇有险情，行政部一方面报警，一方面报告主管领导③行政部对消防事项进行详细备案安全检查管理流程总经理行政部经理行政部各职能部门审批审批审批审批审批审批审核审核审核审核审核审核开始开始制定《安全检查制度》制定《安全检查制度》①①规定各部门进行自我检查明确同意检查标准明确同意检查标准确定安全检查内容确定安全检查内容制定安全检查形式制定安全检查形式②②定期检查记录检查结果记录检查结果③③明确奖惩措施④④存档备案结束结束①①定期自我检查安全检查管理流程关键节点说明任务概要安全检查管理关键节点相关说明①各部门自我检查并填报“自我检查表”②公司定期进行检查，并对每次检查情况作详细记录③行政部根据检查结果对各部门及其相关负责人进行奖惩④行政部将奖惩结果备案，作为年终考核的、依据之一食堂管理流程行政部食堂管理员厨师审核审核②核对检查②核对检查“物品采购清单”开始开始①①提出食品材料采购申请实施采购实施采购采购登记采购登记提供就餐服务提供就餐服务餐具清洁整理餐具清洁整理③③食堂安全、卫生管理结束结束领料加工领料加工食堂管理流程关键节点任务概要食堂管理关键节点相关说明①食堂管理员根据食堂物品的实际情况提出采购申请，并填写“采购申请单”②行政部应对食堂管理员所采购的食材进行核实、检查③食堂管理员对食堂的安全、卫生全部负责，监督相关人员进行安全防护和卫生清扫工作环境卫生管理流程行政部经理行政部管理员保洁员审批审批开始开始①①制定《清洁卫生标准》检查清洁、卫生情况检查清洁、卫生情况③③填写“环境卫生检查表”④④是否达到标准是清洁、卫生检查资料档案清洁、卫生检查资料档案结束结束②②按照标准进行保洁作业否接受处罚并重新作业接受处罚并重新作业环境卫生管理流程关键节点说明任务概要环境卫生管理关键节点相关说明①行政部管理员根据公司的清洁卫生要求与实际情况制定《清洁卫生标准》②保洁人员根据《清洁卫生标准》进行清洁卫生作业③行政部管理员每周检查一次公司的整体清洁卫生状况，并填写《环境卫生检查表》④行政部管理员根据《环境卫生检查表》的结果对卫生状况做出评价工资核算流程总经理财务负责人行政部负责人行政部生产部各职能部门审批审批审批审批核准核准核准核准④发放工资④发放工资审核审核审核审核审核审核开始开始①①员工信息表考勤信息考勤信息②②工资计算标准基本工资基本工资变动工资变动工资工资核算工资核算工资核算汇总工资核算汇总再次确认无误再次确认无误结束结束计件员工信息表计件工资表计件员工信息表计件工资表③考核表③考核表工资核算流程关键节点说明任务概要工资核算管理关键节点相关说明①行政部根据新老、离职员工的信息制定、完成更新信息表②工资计算标准由公司高层及工会商讨确定（每年更新一次）；或根据当地工资标准执行③公司各职能部门人员月考核表由部门主管核实签字于每月5日前交行政部④行政部核算工资完毕，并经过部门经理、财务负责人、总经理审核无误并签字确认，交财务出纳发放工资人员增补管理流程总经理行政部经理行政部职能部门主管审批审批审批审批审核审核通过审核审核不通过通过复试通过复试不不合合格格核实招聘人数核实招聘人数不通过选择招聘方式选择招聘方式制作招聘计划制作招聘计划从新制作计划从新制作计划发布、更新信息、发布、更新信息、实施招聘行政部初试行政部初试通过进入试岗期进入试岗期合格进入试用期进入试用期合格录用录用注销“注销“人员增补单”结束淘汰结束淘汰开始开始填写填写“人员增补单”重新填写重新填写用人部门复试用人部门复试不合格新进人员转正入职管理流程总经理行政部经理行政部拟用人员审批主管及以上审批通过主管及以下审批审批通过开始开始安排新人体检安排新人体检合格合格否是填写《新进人员转正考核》填写《新进人员转正考核》办理转正入职手续办理转正入职手续建立建立员工个人档案结束结束不予录用不予录用入职事宜确认入职事宜确认新进员工报到新进员工报到签订《劳动合同》签订《劳动合同》离职办理流