物业管理服务档案管理方案

物业管理服务档案管理方案

第一部分：物业管理服务档案管理方案第一节：档案资料管理方案随着建筑设计专业化和高科技的发展，信息已经成为管理资源中的重要因素。因此，思兰雅苑物业管理的档案建立和管理必须采用先进的管理技术。通过档案的集中化、有序化和信息化的科学程序，对物管区域内所有物业管理和服务项目进行管理档案的建立，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等，都建立相应的管理档案。同时，牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。为了实现这一目标，我们设立了一名档案管理员，他有一定的档案资料管理经验，精通电脑操作，工作责任心强。档案资料管理运作流程包括收集、整理、归档和利用。1、档案资料的收集我们设立了档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由专职档案管理员建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道包括规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料，物业构成的方面，从房屋主体、公共设施到一棵树一根草都有详细的资料。2、资料的分类整理收集的所有信息资料，统一由档案管理员集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源、内容和表现形式的特点，做到条理清晰、分类合理。二、档案资料的分类外来档案-业主意见调查分析档案-业主投诉回访记录档案内部档案-规划档案-验收竣工资料档案-其他档案-住户及家庭档案-房屋维修档案-装修管理档案-机电设备管理档案-消防管理档案-车辆管理记录档案-保安服务管理档案-日常服务管理档案-日常维修档案-绿化管理档案三、资料的归档管理归档就是根据资料本身的内存规律和联系进行科学的分类和保存。根据实际需要，思兰雅苑的资料归档由管理处保存。例如，录像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号，造册，编辑并分柜保存。运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。2.档案管理规定为了保证档案的安全和完整性，出室、入室都必须遵守严格规定。只有具备资格的人员经过登记才能借出档案，而入室时则需要专人检查，如有破损需要立即修复，并追究责任。此外，档案管理员需要及时收回在外的文件资料，以防丢失。在档案管理环境方面，必须做好三防工作，即防火、防潮和防变质。这些措施能够有效地保护档案资料的完整性和可用性。档案资料的运用非常重要，可以充分发挥其储存和使用价值。所有管理处资料，如住户资料、装修资料、财务状况等，都可以随时查阅和调用，方便工作的监察和检查。3.住户档案管理在业主入住时，物业管理处需要按照规定程序指导和协助业主办理相关手续，并建立业主档案。在此之前，需要进行一系列前期物业管理服务协议、物业管理服务合同、业主公约、装修管理规定、住宅室内装饰装修管理服务协议、装修现场注意事项、物业使用守则、治安责任书等事项的受理与签订。建立业主档案时，物业管理处会向业主发放《思兰雅苑小区办理入住手续情况登记表》，并要求业主填写房号、姓名、联系电话、人户分离情况、入住手续、住房面积、合同编号等信息。同时，业主需要提供身份证复印件。收集和整理业主资料后，会分户建立业主档案。管理处设资料管理员，对业主档案按照楼栋、单元进行分类，实行统一管理。业主档案必须实行资料专人专管，除