中国秘书史PPT全套完整教学课件

中国秘书史全套PPT课件第一章我国秘书工作的起源一、我国原始秘书工作产生的社会基础（一）有领导的社会组织的形成使秘书工作的产生成为必然原始秘书工作产生的首要条件就是有领导的社会组织的形成，有领导的社会组织内越来越多的公共事务管理活动对秘书工作产生了需要。

一、我国原始秘书工作产生的社会基础（二）文字的产生为原始秘书工作的发展提供了必要的载体在漫长的历史发展过程中，无论秘书工作发生了多么深刻的变化，但始终离不开文字。

二、我国原始秘书工作事象举要史官史料记载，“黄帝之初始立史官，仓颉、沮涌居其职”。史官主要负责记载军政大事和言行，代黄帝草拟命令和公文。仓颉做史官时还对文字进行了研究与改革。黄帝身边还有另一个史臣孔甲，曾为黄帝草文26篇，并书刻于盘盂之中。由识字的史官来充任秘书，在当时原始社会条件下是可行的选择，也是后世史官充任秘书的开始。二、我国原始秘书工作事象举要纳言传说舜在位时对尧帝时的政治体制进行了一些改进，设立九官以治理天下，其中让龙作纳言官。关于纳言一职，《尚书·尧典》记载：“帝曰：龙！朕（）谗说殄行，震惊朕师，命汝作纳言，夙夜出纳朕命。惟允。”孔安国解释“纳言”时说：“纳言，喉舌之官，听上命宣于下，纳下言宣于上。”就是说，舜要求龙作为纳言官，不论白天还是晚上，只要是需要都必须认真传达他的命令，忠实地汇报民情，不让那些说坏话、做坏事的人胡作非为。二、我国原始秘书工作事象举要进善旌古籍中提到，尧在位时，曾经在庭前竖立了一面旗帜，号召部落民众提出对政事的建议与评论。一时之间，立于旗下进善者非常多。二、我国原始秘书工作事象举要华表木尧在位时，洪水成灾，尧派遣鲧去治水，鲧治水不利，历时多年而劳民伤财但水患依旧，再加上一些恶人行暴，民怨四起。于是尧命舜巡行天下，考察民情，舜回来后将百姓的怨言和处境告诉了尧。尧考虑后命舜在土阶前竖立了一根木柱，让百姓在上面书写意见，以修明政治，称为“诽谤之木”，因此木是舜受命而立，舜又名“重华”，所以又称“华表”。此木一立，民众纷纷评议官员，书写政治得失，尧根据百姓的反映，惩办了共工、欢兜、三苗、鲧等“四凶”。二、我国原始秘书工作事象举要敢谏鼓舜继位后，每天到进善旌下、华表木前去倾听或阅读部落民众的意见，使自己能够充分了解各方面的情况，便于清除社会弊端。但是，由于事务日趋繁重，他无法每天都这样做，于是又命人在庭前设置了一面“敢谏之鼓”，凡民众要反映情况，建言陈事，只需要敲击几下敢谏鼓，舜马上出来接见他们，听取意见。三、我国原始秘书工作的主要任务（一）原始会务与仪式组织（二）原始公文撰拟与处理（三）原始信访与社会调查第二章

夏商西周时期的秘书工作【本章内容提示】

夏代作为官职的“史官”出现，商代末年太史寮建立，秘书机构和秘书制度初步形成并有一定的体式，西周时期得到一定的发展，地方政府、王公贵族以及周边众多诸侯国中也成立了相应的秘书机构和配备了相应的秘书人员，我国最早的中央档案机关天府建立，形成了初步的公文拟制制度和用印制度等。【本章导入·感知体悟】

“君言必录，君举必书”的史佚史佚对汉字的演变发展和中国古代书法艺术作出过巨大的贡献史佚完成的《史佚之志》对西周和春秋时期的政治生活和社会生活产生了很大影响。史佚坚持“君言必录，君举必书”，为古代秘书实事求是职业道德的形成奠定了基础。【本章认知·学习梳理】目录第一节夏商西周的史官一、夏代的史官二、商代的史官三、西周的史官第二节夏商西周的秘书工作制度一、夏商周文书工作制度二、档案工作制度三、印信工作制度四、会务工作制度第一节夏商西周的史官

一、夏代的史官公元前2070年建立的夏朝，是我国第一个奴隶制国家。“六事之人”“禹刑”“夏台”“钧台”“左史记言，右史记事”太史终古“图法”奔商汤二、商代的史官商代史官可以大致分为以下两类：一是处理人（统治者）与神灵和先祖之间关系的事务的神职史官，即贞卜史官和祭祀史官。祭祀史官职掌商王朝祭神和祭祖的典礼事务，负责祭坛的布置、程序的安排等事务，类似于现代的会务工作。贞卜史官负责占卜事宜、解释卜兆和刻写卜辞。

二是处理人（统治者）与臣民之间关系的事务的人事史官，即作册史官和记事史官。记事史官的主要职掌是记录商王言行和宫廷大事，保管档案典籍，观察天象、记录历法等。作册史官有尹、乍册等名目，其性质相当于商王的文字秘书和机要秘书。人事史官职掌的事务更近似于今天的秘书工作。机构设置:政务官、武官、史官和事务官四类商代史官的社会地位十分显赫，不仅对国家政治施以很大影响，同时又主管官办的贵族学校，其活动对后世文化产生了深远的影响。商代的文书与公文体式

公文:甲骨文书：甲骨文书是以龟甲或兽骨为书写材料，在占卜过程中形成的文书，亦称甲骨卜辞，或占卜文书，是我国已发现的最早的、成熟的古文字。简牍文书：简牍文书是刻写在竹片或木片上的文书，主要用于记事。刻写在竹片上的称竹简、也称简策、简册、汗简、杀青；刻写在木片上的称木牍、版牍。简牍文书对象是商王祭祀、向臣民发布的命令和讨伐敌人的动员令、褒扬臣下的颂书、臣下上告商王的文书。金文文书:金文文书。即“铜器铭文”，商王朝统治者通常将国家政治、军事生活中的重大事件，商王及其功臣的业绩，以官文书的形式镂于青铜器皿之上，后世称为金文、钟鼎文等。商代的公文体式:1．誓。国王临战前对部下下达的军事动员令，语气严厉，有很强的命令性。2．诰。本义是告知。下行诰用于帝王宣布重大事情和重大决策；上行诰是大臣劝谏、勉励君王，为其出谋划策的文告。3．训。本义是训诫、开导。下行训是帝王训诫、开导臣民，具有指导性质；上行训是臣下劝诫、开导君王，对朝政提出建议性意见。三、西周的史官

公元前1027年，周武王联合八百诸侯发动对商王朝的进攻，最终灭商建立西周。西周时期，中央政府形成以卿为首的政务部门“卿事寮”和以太史为首的事务部门“太史寮”并列的局面。太史寮是我国最早的综合性秘书机构，在商代末年即已出现，形成于西周。周公开创周朝的周文王第二节夏商西周的秘书工作制度

一、夏商周文书工作制度随着文字的创造，管理阶级的意志通过文书的形式传达四方。奴隶主阶级掌握住社会的组织管理大权，为强化国家机器和维护统治，就需要利用文字传达命令、发布公告、联系公务、记录公共活动，因此，便形成了反映国家政务活动内容的各种公务文书。在西周时期，中央秘书机构太史寮已然成形，而地方政府、王公贵族以及周边众多诸侯国中也成立了相应的秘书机构或者配备了相应的秘书人员，形成了初步的公文拟制制度、制作制度等。二、档案工作制度《殷墟卜辞综述》说卜辞所记录在外地的仍然要归档于殷墟。殷墟档案保存活动规模大、水平高，归档严谨，其中甲骨档案大致有朝代可循，兽骨已经有成“册”“典册”的形象。到了周朝，诞生了我国早期的档案机构——天府。三、印信工作制度

印信系各种图章或印章的总称，包括玺、印、符、关防等。印信是信用的标记，是权力的凭证，是公务活动、实行管理的主要手段和凭据，是古代秘书工作的重点。我国的用印制度始于西周，那时候印称为玺，用上玺作为凭证的称为玺节，玺节在西周已经作为权力的标志，作为货物通行的凭证。西周麒麟兽玉玺四、会务工作制度

西周的政治制度中，礼乐占据举足轻重的作用，“礼，经国家、顶社稷、序民人、利后嗣者也”。《尚书·顾命》记载康王即位：陈列玉器五重，西墙向东是宝刀、遗训，西墙向东是浑天仪等等，会场布置井然有序，十分庄严肃穆。谢谢欣赏第二章至第八章目录CONTENTS认知春秋战国时期的秘书工作01认知秦汉时期的秘书工作02认知两宋时期的秘书工作05认知辽金元时期的秘书工作06认知魏晋南北朝时期的秘书工作03认知隋唐时期的秘书工作04春秋战国时期的秘书工作春秋战国时期史官的衰落士阶层的崛起与私人秘书的出现春秋战国时期秘书工作的发展33史官地位的变化史官衰落的原因新秘书官职的产生春秋战国时期史官的衰落政府机要人员降记事、人事史官1.社会动荡，王室衰弱2.私学兴起，文化普及3.注重人格，选官变化左徒--筹划军国之事，起草重要诏令，处理日常公文令正--鲁国设立，掌文告辞令。掌书--齐国设立，掌符节及文史记载。尚书--秦国设立，掌秦国国君及政府文书。文书-魏国设立，掌文书制作。34知识链接

屈原（约公元前340-前278），中国古代伟大的爱国诗人。汉族，出生于楚国丹阳，名平，字原通常称为屈原，又自云名正则，号灵均，楚武王熊通之子屈瑕的后代。屈原虽忠事楚怀王，却屡遭排挤，怀王死后又因顷襄王听信谗言而被流放，最终投汨罗江而死。屈原是中国最伟大的浪漫主义诗人之一，也是我国已知最早的著名诗人，世界文化名人。他创立了“楚辞”这种文体，也开创了“香草美人”的传统。。战国时期楚国贵族出身，任三闾大夫、左徒,兼管内政外交大事。他主张对内举贤能，修明法度，对外力主联齐抗秦。后因遭贵族排挤，被流放沅、湘流域。公元前278年秦将白起一举攻破楚国首都郢都士阶层的崛起与私人秘书的出现35士担任秘书工作，主要在于参谋顾问，辅助政治决策，私人秘书出现士择明主而从，主则唯才是用（双向选择）如不被重用，则离去（士具有流动性）士与主人的关系士充实秘书队伍36

赵盾（？—前601年）：嬴姓，赵氏，名盾，谥号宣，时人尊称其赵孟，史料中多称之赵宣子、宣孟春秋时期晋国大夫。赵衰之子，赵同、赵括、赵婴齐之兄，杰出的政治家、战略指挥家。晋文公之后，晋国出现的第一位权臣，集军政大权于一身，担任执政，号称正卿，法治晋国。他在晋国执政期间，权倾朝野，使晋国君权首次受到冲击与削弱，树赵氏之威，使赵氏一族独大晋国。一生侍奉三朝，令晋集举国之力与楚国争衡而不落下风，可谓“治世之能臣，乱世之雄才”。赵盾于公元前601年病逝知识链接37春秋战国时期秘书工作的发展文书规则的发展档案的广泛利用1.公文文体变化2.公文拟制制度的形成3.用印制度的发展4.文书传递制度的产生1.用来治理国家2.用来传授学问3.进行档案汇编38春秋战国时期文书规则的发展之公文文体变化

盟——主要有两类。一类是诸侯国的国君为加强合作共同争霸而相互订立的协议；一类是各诸侯国内部新兴的地主阶级为了壮大力量，联合起来向旧贵族夺权而订立的协议，如《侯马盟书》，即春秋末年晋国新兴地主阶级的代表人物赵简子为盟主，与晋阳赵氏订立的盟书，相约联合起来，讨伐旧贵族荀寅、范去射等人。令——指挥性行政公文，可以由王发布，也可以由重臣或军事统帅发布，用于颁布法令及指挥军队，如商鞅的《变法之令》、魏国李悝的《习射令》、吴王夫差的《礼越王令》等。书——臣僚之间表达意见、阐述政见、商讨国事的公文。有国君对臣下而作的，如燕王喜《遗乐闲书》；也有臣下对国君上奏之书，如李斯《谏逐客书》、乐毅的《报燕王书》、黄歇的《上书说秦昭王》等。移书——各诸侯国之间、官员之间的平行文。檄文——帝王、诸候在讨伐敌方之前表明理由、痛斥敌国、鼓舞士气的公文。计书——郡县官员向国君报告下一年度民户、赋税的项目、数量的公文。揭贴——将自己的政见和对国事的看法书写并张贴出来进行公开讨论的文体。秦汉时期的秘书工作秦国的秘书工作两汉的秘书工作40秦国的秘书工作41

一、

秦朝的中央秘书机构：三公九卿

秦朝“三公”都设有自己的衙门——丞相府、御史府、太尉府。丞相府是协助皇帝处理全国政务的行政机构，太尉府是掌管军事的机构，御史府则是主要的秘书机构。秦统一天下之后，设立御史府，以御史大夫为长官，与丞相、太尉并列三公。御史府的主要职掌有：

1．受理公卿、百官和吏民的奏事；

2．掌管“图籍秘书”，即版籍、地图、法律文件等重要文书档案，以供官民查询；

3．负责对大小官员的监督和考察；

4．受命处理皇帝亲自交办的事项；

5．受命代皇帝巡视各郡县，并监理郡务。

42三公九卿示意图43

二、秦朝的秘书官职：皇宫秘书官职

１.为皇帝处理具体事务的秘书官，主要有：尚书——战国时秦国的主要秘书官。太史令——即史官，负责记录大事，有时代朝廷起草文书，地位不高。符玺令——负责保管皇帝印玺。２．参谋性质的秘书官，是皇帝的谋士，主要有：博士——为皇帝的专职谋士。秦始皇有博士70人，组成了庞大的皇帝智囊团，其为首者称博士仆射。博士一般通晓古今，学识渊博，备皇帝咨询。最高统治者设专门的参谋机构，是秘书工作史上的一大进步。给事中——侍于殿中，备顾问应对，讨论政事。侍中——本属丞相府中办理文书的官员，因丞相常派其往来宫中，故称侍中；后来成为侍从于皇帝左右、出入内宫的近臣。３．宦官秘书秦始皇实行独裁，晚年对大臣疑虑重重，很少接见公卿，行踪诡秘，深居简出，宠信宦官，并授以保管。秦始皇44

长史--主管丞相府的事务性工作并处理大量的文书和公文，相当于丞相府的秘书长；主簿--掌管丞相府的秘书事务，同时是丞相的私人秘书。所设各曹也分别担当不同的秘书工作任务，如奏曹主奏章，议曹主参政，待曹负责接待宾客，集曹负责朝议及廷议的会议记录，这些都是丞相府中之秘书人员。丞相还有使五人，往来于丞相府与皇帝之间，沟通信息，传达命令，上奏政事，称之为侍中，其首领为仆射。侍中虽然是丞相府的属员，但因其特别接近皇帝，因此也往往被视为皇帝的私人秘书人员。太尉府设曹十余个，奏曹负责各地军事文书的奏报，法曹负责公文，通过邮驿向全国传递。各曹还设掾吏担任诸曹秘书事务。三、中央各府衙的秘书官职45四、地方政府的秘书官职

秦实行郡县制，将全国划分为三十六郡，郡下设县，县辖乡，乡下有亭、里，建立了一套比较完整和系统的地方政权体系。郡的长官为郡守，也称太守；县的长官为县令（小县称县长）；郡县之下都设相应的官佐，负责秘书工作。主簿——郡府中设置，负责郡中往来公文的处理，保管文书档案和典籍，是郡府中常设的秘书人员。记室令史——掌文件的起草、保管、收发等事宜。记室令史在中央政府中亦有设置，其地位在曹之下，实为各曹的秘书人员。郡府中的记室令史其地位和作用与中央政府各部门中记室令史相当。书史——掌文件的起草、誊写及档案的收藏。县丞——为县令之副职，协助县令管理本县行政事务，担负一定的秘书工作。令史——掌记事、公文草拟、文件收发，属县府的秘书官吏。46郡县制秘书官职示意图47秦朝的秘书官吏

（一）秘书官吏的资格凡从事秘书工作的史，职务皆世袭。史的子弟从小就有资格被送入专门学校，培养读写能力，接受教育，继承父业。不是史的后代，不准接受此种教育，违者依法惩处。犯罪之人，更严令不准任用为史。（二）秘书官吏的选拔自秦朝始，秘书官吏列入封建王朝的文官系统，其选任途径类似于文官选任方法。中央政府的秘书官员，一是从开国功臣中选拔，如李斯；二是从六国旧部中招用，如博士。地方政府的秘书官吏则用试吏法简选出来，即根据各地民意反映、推荐，由县以上官员对地方人才面试，选派优秀者至县以下基层从事秘书工作。中央各部门及地方郡府的一般秘书人员，则通过学校培养、输送。（三）秘书官吏的考核“凡为吏之道，必精洁正直，慎谨坚固，审悉毋私，微密纠察，安静毋苛，审当赏罚。”为便于理解与落实，秦政府又把这些原则、要求分解为必须遵守的“五善”与必须防止的“五失”。“五善”为忠信敬上、清廉毋谤、举事审当、喜为善行、恭敬多让，五者都做到，予以升迁授爵。“五失”为夸以迣、贵以大、擅制割、犯上弗知害、贱士而贵货贝，如有一失或多失，予以削爵、降职、罢官直至处以死刑。48秦朝的文书档案工作（一）公文文体制——古代王言为命，秦始皇改命为制。诏——昭、告的意思。秦始皇将古代的令改为诏，凡不属于“制度之命”者，都以诏下达，为人主专用的文书。奏——七国以前，皆称“上书”。秦始皇改书为奏，成为人臣上书君主的专用文体。秦汉一直到清朝都沿用。其内容大体上有陈述政事、呈献典章仪式、反映紧急事变、弹劾罪愆谬行等。议——《尚书》说：“议事以制政乃不迷。”决定处理事情的适宜方案称为议，议者宜也。最早见于文献的是李斯《上秦皇罢封建议》。汉朝开始称为驳议。国有大事，必召集群臣进行廷议，如桓宽的《盐铁论》记录了汉昭帝召集贤良、文学六十多人为盐铁官营问题展开国策大辩论，即属此类。49

（二）秦朝律法档案的保管和利用秦朝是一个历行法治、以法治国的封建专制王朝，法家思想及其政治主张是其专制政体的理论基础。早在商鞅治秦时就制定了大量的法律条款，形成了大量的法律档案。当时即以此作为推行新政策的手段，又作为重要档案来保管。秦统一后，废除了战国时各国条文不尽相同的律法，在秦律原有基础上，重加修订，颁行全国，所谓“法令由一统”。秦朝的律法文书是推行中央集权，巩固国家统一的重要工具。（三）秦始皇不重视史官记注和焚烧六国档案典籍秦始皇除禁绝私学外，对史官记注也不甚重视。司马迁曾说过：“独有秦记，又不载日月，其文略不具。”一方面剥夺了春秋时期史官传统记注、典守的职任；另一方面对君举必书的不容。秦朝改周官五史中之大史为太史令，是史官职任的变革。因传统史官的秉笔直书已为秦统治者所不容，从秦太史令胡毋敬作《博学篇》可知并非记注，而由御史等官员记注政事和典守档案，说明秦时史官职任已不同于西周，他们与文书档案工作已经疏远，失去了参与国家大政的机会。故《秦记》虽有保存，但内容极不丰富。秦始皇取消谥法，他认为是“子议父，臣议君也，甚无谓，朕弗取焉。自今已未，除谥法”。可见，史官秉笔直书对于秦始皇的专制独裁来说是更不能容的。50知识拓展：焚书坑儒

焚书在秦始皇三十四年(公元前213年)，博士齐人淳于越反对当时实行的"郡县制"，要求根据古制，分封子弟。丞相李斯加以驳斥，并主张禁止百姓以古非今，以私学诽谤朝政。秦始皇采纳李斯的建议，下令焚烧《秦记》以外的列国史记，对民间医药卜筮种树之书以及不属于博士馆的私藏《诗》、《书》等也限期交出烧毁;有敢谈论《诗》、《书》的处死，以古非今的灭族;禁止私学，想学法令的人要以官吏为师。此即为"焚书"。坑儒在秦始皇三十五年(公元前212年)，方士卢生、侯生等替秦始皇求仙失败后，私下谈论秦始皇的为人、执政以及求仙等各个方面，之后携带求仙用的巨资出逃。秦始皇知道后大怒，故而迁怒于方士，下令在京城搜查审讯，抓获460人并全部活埋。51知识拓展

李斯（约前284年—前208年），李氏，名斯，字通古（先秦男子称氏，女子称姓）。战国末年楚国上蔡（今河南上蔡西南）人。秦代著名的政治家，文学家和书法家。司马迁著《史记》，设有《李斯列传》，是现今研究李斯事迹的主要史料来源。秦朝丞相，著名的政治家、文学家和书法家，协助秦始皇帝统一天下。秦统一之后，参与制定了法律，统一车轨、文字、度量衡制度。秦始皇死后与赵高合谋立少子胡亥为二世皇帝。后为赵高所忌，腰斩于市。李斯52两汉的秘书工作53这里用于解释这个概念这里阐释一个概念这里用于解释这个概念这里阐释一个概念这里用于解释这个概念一、御史府秘书职能被尚书台逐步取代1.原因：汉初“三公”皆由开国功臣担任，其权力日渐扩大。尤其是丞相位尊权重，大有架空皇帝的趋势。为防止相权超越皇权，汉朝最高统治者采取了一系列削减“三公”权力的措施，重用尚书并设立尚书台就是重要措施之一。2.尚书职能：汉成帝时，将尚书组织成独立的办事机构称尚书台，办公地点设在皇宫之中。尚书台设官五人，其首长为尚书仆射，其它四名尚书分曹办事。其后尚书台日益成为秉承皇帝旨意参赞政务、议论朝政，草拟制诏，上传下达的皇帝私府。光武帝后，中枢机要进一步扩大，包揽了原丞相府、御史大夫府所典掌的百官奏章的收发、拆阅、裁决、审查、批答。皇帝诏书的拟草、封发、记录，重要公文档案的收受、保管，直至对百官的考核监察、选任奖罚，无所不统，天下枢要皆在尚书。皇帝之于尚书”犹天下有北斗也，斗为天之喉舌，尚书亦为陛下喉舌，尚书出纳王命赋政四海，位尊权重，责之所归”。朝中的三公九卿或其他朝中官员只有加领尚书事或录尚书事的头衔才能成为朝廷大权的实际执掌者。此时，尚书台已完全取代丞相府，成为汉王朝的最高行政主管机关和核心秘书机关。54秘书官职

（一）两汉皇宫其他秘书官职虽然尚书台后来成为实际上的中央政府的机要秘书机构，但从编制上仍属皇宫秘书机构。除此之外，皇宫还设有两类秘书官职。

1．以参谋言谏为主要职责的秘书职务，主要有：博士——其职能如同秦朝。到汉武帝“罢黜百家，独尊儒术”后，博士的职责转为专事学术研究，负责儒家经学的阐释、讲授、传播，成为学者，失去了皇帝智囊的作用。郎官——郎官是代替博士职能的殿廷侍从，能直接接近皇帝，其中起参谋、顾问作用，带有秘书性质的郎官主要有：谏大夫——东汉改称谏议大夫，职责为直言极谏，提醒皇上之阙失。中大夫——后称光禄大夫，备顾问应对，并常被派往各地办理救灾、选士、社会调查等事宜。议郎——专掌顾问应对的低级参谋。

2．宦官充任的贴身秘书，主要有：中常侍——出入宫廷，侍从皇上，传达诏令，掌管机要文书。侍中——往来殿中奏事，后被提升为“切问近对”的侍从顾问，品秩虽低，权力颇大，并有了办事机构“侍中寺”。黄门侍郎——侍从皇上，传达诏命。中书令——汉武帝时设此官，负责为皇帝起草诏令，掌管机要文书，颇有实权。55

（二）中央府衙的秘书机构1．丞相府的秘书机构。2．御史大夫府的秘书机构。3．太尉府的秘书机构。（三）王国、地方政府中的秘书机构和秘书官职汉初分封皇帝子弟和功臣为“王”，各有王国。王国内秘书机构和秘书官员设置，与中央相似。王国之外的地区设郡县。汉武帝后，增设全国分为十三个州，长官为刺史。州、郡、县各级地方政府中的秘书官职名称基本相同。如副职“丞”均兼掌秘书事务，主簿在各级政府中都是主要的秘书官职，相当于今天的办公厅主任；如汉朝末年被曹操杀掉的杨修的职务就是“丞相府主簿”；书佐则是负责起草公文的文字秘书。各级政府中还设置了专门的秘书机构“记室”专管起草、收发文书，相当于今天的秘书处（办公室）。56

（四）军队中的秘书机构汉朝实行征兵制，其军队分为京师军和地方军。除在中央政府中置太尉以负责军事行政外，在军队中设大将军以总领其兵。军队编制自上而下为大将军营五部，部校尉一人；部下有曲，曲有军侯一人；曲下有屯，有屯长一人。屯兵的各级将军都有自己的参谋班子，设有长史、主簿，赞画军务，处理军中日常行政事务，典领文书、掌管军籍。将军参谋班子的成员由将军在许可的范围内自己征聘。除中央统辖的军队外，地方各郡都有一部分用以维持社会治安或戍守边关的军队，由都尉统领，在都尉府中设有都丞协助都尉掌其兵，也兼管秘书机务，另置主簿、掾吏、书佐等为从事具体文书等工作的低级秘书人员。57

（五）以“秘书”冠名的秘书官职的出现东汉时期，我国历史上第一次出现了以“秘书”二字冠名的秘书官职。

《汉书·刘向传》曰：“诏向校中五经秘书。”这里的“五经秘书”，皆指图书秘文。秦始皇焚毁六国图书档案后，社会上文献极为珍贵，汉初，统治者为政治需要，广泛搜集社会上遗留的图书文献，集中于宫中秘藏，故称“秘书”。此“秘书”指的是物，而不是指人。东汉建和三年(公元149年)，汉桓帝刘志在朝廷首置“秘书监”一职，其职责是“掌典图籍秘书”。朝廷以“秘书”名称任命官员，这在我国历史上是第一次。这个官职虽以“秘书”冠名，但从其职掌看，仅是管理图书档案的官员，虽然也是秘书工作的一项内容，但不是主要的秘书官职。作为主要秘书职务并以“秘书”冠名的名实相符的秘书官职，是在东汉末年出现的。建安二十一年(公元216年)，汉献帝封曹操为魏王，“魏武佐汉，初建魏国，置秘书令，典尚书奏事”，下隶秘书左丞和秘书右丞两副职。秘书令统领魏王府整个秘书工作，掌管王命的撰拟、传达等事务，其职责类似现代的政府秘书长。魏晋南北朝时期的秘书工作秘书机构与秘书官职秘书的选拔及与主官的关系文笔之分与文书档案工作秘书机构与秘书官职59三省制的初步形成皇宫秘书官职地方秘书机制”霸府”现象60“霸府”现象

魏晋南北朝时期，各个王朝都由手握军权的权臣建立。在正式取得皇位前，他们任用一批人组成一套机构，完全在正规官制之外，自由行使权力，历史上称这些权臣所独自掌握的实权机构为“霸府”。这种现象在魏晋南北朝时期各代一再重演。到隋朝建立时，随着“霸府”在历史上消失，后代再没有出现过。霸府是魏晋南北朝时期权臣建立的控制皇帝和朝廷，作为国家实际权力中心的府署机构。霸府是国家实际上最高政治中心和最高军事中心。霸府是魏晋南北朝时期特殊而重要的机构，同时也是特殊的统治模式，对魏晋南北朝时期的政治和制度都有重要的影响。霸府不属国家官署，只是权臣的私府，相当于秘书处。幕僚既是谋士，同时办理文书、处理日常事务，相当于秘书官员。幕僚在帮助主人夺取帝位的过程中起着很大的作用，博得主人信任。一旦主人继位称帝，其军队变为国家常备军，霸府变为中央秘书机构，幕僚则转化为国家正式官员或秘书人员。三省制的初步形成61设中书省替代尚书台

1.曹丕设立中书监、令2.中书省的主要秘书官职中书省除主官中书监、中书令外，还有其他秘书官员。其名称在魏晋南北朝时期变化纷繁，主要有：黄门郎——魏文帝时设立，掌收受、拆封、初阅各方奏章，然后签名、交给通事郎。通事郎——魏文帝时设立，为中书监、中书令的副手，负责起草诏令，并负责审读黄门郎转来的奏章，署名后呈送皇帝。中书舍人——西晋在中书侍郎下设舍人、通事，后合称通事舍人，也称中书通事舍人。东晋、宋、齐沿袭，梁朝除去“通事”二字，改称中书舍人。有权起草诏书。刘宋时，中书舍人的权力日重，轮流值宿于皇宫，出宣皇命，凡奏章都有他们转呈，并参与处理。萧齐时，中书舍人不离皇帝左右，关系更为亲近。中书舍人为皇帝所信任，并能越过中书监、中书令和中书侍郎，直接秉承皇帝旨意拟诏。梁武帝时，中书舍人不但专掌诏书拟制，参与机密，而且有时专断政务，甚至代表皇帝发布命令。梁陈之时，国家政务几乎都有中书省处理。主书令史——负责保管各类文书，抄写诏命敕令，典掌朝政机要，地位不高，因其接近皇帝执掌机密而备受关注。著作郎——魏明帝太和年间设置，专门负责记录国史，编修史书。其属官有著作侍郎、著作令郎等。

62设下省分中书省之权

随着中书省的权力日益加重，皇帝都力图限制，分散其职权，以防止其成为实权机构。晋朝，将侍中、常侍、给事中、黄门侍郎、谏议大夫、起居郎等皇宫秘书官员组成一个新的秘书机构，即为门下省，在皇帝左右议论大政，出宣诏命，办理交付事项。门下省的主官为侍中。宋文帝起，侍中始掌奏事，值侍皇帝左右，掌管殿内门下众事，议论朝政，参与政务，过问朝廷事务。梁陈两朝相沿。北魏尤重门下官，多以侍中为辅政。这样，门下省分掌了中书省的一部分秘书工作，“备切问近对，拾遗补阙”，限制中书省的权力，并互相箝制。63三省的初步形成与相互牵制

曹丕以中书省代替尚书台，作为皇帝的机要秘书机构，旋即将尚书台转化为政府行政机构，起执行作用。此时，尚书台作为执行机构，其组织愈加完备，分工也更为细密。在朝廷不设“录尚书事”时，则以尚书令为尚书台长官，与中书令、侍中共同参预朝政。其下有左右仆射等官。西晋时，尚书台曾设置吏部、三公、客曹、驾部、屯田、度支等六大曹，以后又有一些增减，至东晋时成为吏部、祠部、五兵、左民、度支五大曹，每曹各设尚书为其长官。西晋时又置小曹三十余，设尚书郎二十余人，分曹主事；东晋以后逐渐省并，以三、四个小曹为一部，或五部、或六部不定。南北朝时，改尚书台为尚书省，使之成为中央政府执行政务的总机构。尚书台内的各部、司设有：尚书都令史，负责处理日常事务；主事令史，负责本部门的文书事务，为令史之首。中书、门下、尚书三省初步形成后，各自承担一部分中央秘书事务。一般来说，魏晋和南朝以中书省为重，北朝则以门下省为重，尚书省偏重执行。64三省制的示意图65皇帝秘书官职

中书省从皇帝的机要秘书机构转化后，门下省成为实际的兼职皇宫秘书机构，门下省的黄门侍郎、常侍等成为皇宫秘书。除此之外，重要的皇宫秘书官职还有：典签——刘宋时设立，原为处理文书的小吏，后受皇帝信任，常受差遣监视出任的方镇、宗室诸王及各州刺史，号称“签帅”，名为典领文书，实为控制地方政权、兵权。起居令史——掌记录皇帝的重要言行和大臣对朝政的讨论，日积月累后交著作郎。66地方秘书机构

（一）州、郡、县三级为主的地方机构建制曹魏的地方机构设置，基本沿袭东汉之制，仍实行州、郡、县三级官制。州是地方最高行政机构，直接接受中央管辖，统领一州之内的军政民大事，长官是州牧或州刺史。郡是由州统辖的第二级行政机构。除京师所在之郡（河南郡）长官称尹外，其余各郡称太守。县是第三级行政机构，大县设县令，小县设置县长，以管理县内政务及民事。（二）魏晋时期地方秘书机构及职能魏晋时期，州府的官员除刺史或州牧外、其僚属有别驾从事、治中从事、诸曹书佐等。这些属官大多为刺史或州牧自行辟署，充任幕僚。一方面作为长官的参谋和智囊以备顾问和应对，出谋划策；另一方面负责州中相应的民政、财政、刑狱等专项事务，基本是州刺史的秘书班子。其中，主簿发挥着重要的作用，由州刺史自行聘任，一般具有相当的知识水平和行政能力，与长官或为师友或为亲朋，关系密切，在风云变幻的政治局势和纷繁复杂的军政事务中起主谋的作用；还直接负责州府中的文书处理、州长官与中央及郡县的公文来往、总领州府中的重要事务，成为地方长官的幕僚长和秘书首脑。（三）曹魏时期军队中的秘书机构曹魏时期，战乱频仍，军队是政权的主要支撑。曹操当时亲自掌军。军队中除领兵打仗的将领之外也设置了相应的秘书人员。曹操执政之时，以太师丞相总领军队，有大量的幕僚和军事参谋人员，这些人大都从事秘书工作，常加参军头衔。此外，地方州刺史及将军所领之军队中也设置了秘书人员，主要有：录事参军——刺史的主要属官和秘书官，总领将军府中的秘书事务。咨议参军——相当于军事参谋，掌参谋军事，辅助长官决策。记室参军——负责将军府中的公文书信。秘书的选拔及与主官的关系67

秘书的资格与选拔魏晋南北朝时期，选拔官吏（包括各级秘书官吏）的基本制度是九品中正制。九品中正制，又称九品官人法，是魏晋南北朝时期中央政府的一种官员选拔制度，用于代替始于汉武帝时期的察举制。九品中正制是要改进汉末察举之颓风，以出身该地的贤能京官，评论当地之人士优劣，以代乡论；强化中央集权，全国人才集中到中央；又能一定地调和地方势力。68秘书与主官的关系曹操招揽信用秘书人才诸葛亮对秘书的要求和提拔曹操执政时期，三次颁布《求贤令》，思贤若渴地招揽秘书及其他各种人才。他打破了西汉以来任官讲究门第、资历的框架，不拘一格用人才。他爱才敬才，不计私怨，唯才是举。他知人善任，根据特长，分别任用为不同类型的秘书。由于其广纳人才，使用得法，较为妥善地处理了主官与秘书的关系，使得身边的秘书各展其能，成为得力助手，也使其如虎添翼。这也是其能击败各路豪强、统一北方的重要原因。对于秘书人才，诸葛亮除了要求忠于职守外，还注重听取他们的意见。69文笔之分与文书档案工作文笔之分与文书工作的发展

文笔之分是中国古典文论的一个重要理论问题，“文笔”概念出现于汉朝，而文笔的理论探讨却是南北朝声律产生之后的事情，它开启中国文体研究的先河，对于后世的文章编选和各文体文学创作都产生了极为深远的影响。魏晋南北朝时期，随着文笔之分，文书工作有了重大的发展，公文已经分离成为一门独立的文体，有了专门拟制文书的人才，产生了一系列文书制作制度，并对公文进行了理论研究。70文书拟写与公文理论研究（一）公文文体魏晋前，公文具有散文的特点，文中常抒写个人情感，发表自己的见解，魏晋时，随着文笔之分，文学自觉，公文也逐渐成为一种独立的文体。魏晋南北朝时期，公文文体基本沿袭两汉，自身也孕育了其他种类的公文，如赦文、启、牒状、贺表、列辞等，多为委任官职、诉讼告狱类。（二）公文写作人才公文独立以后，产生了一批专事拟写公文的人才，如陈琳、阮瑀、任昉等。（三）公文理论研究魏晋南北朝时期，不少学者对公文进行理论上的总结与研究。如蔡邕的《独断》、曹丕的《典论论文》、曹植的《与汤祖德书》、虞挚的《文章别流论》、应玚的《文论》、陆机的《文赋》、刘勰的《文心雕龙》、任昉的《文章缘起》等。71文书制作制度

魏晋南北朝时期，产生了一系列公文制作制度。用纸制度——桓玄诏令公文须用纸写，并规定重要的公文须用加染的黄纸书写，既可以防虫蛀，又便于分辨公文类别。卷轴制度——初期的纸写书的形式，完全是模仿帛书的。纸被大量应用后，从抄写到制卷，逐渐改进、发展，形成了一套完整的卷轴制度。用印制度——以纸制作公文后，改用朱印。朱印简便易行，印迹清晰易辨，不易消褪。骑缝、押缝制度——“魏晋以来法书，梁御府所藏皆是，朱异、唐怀克、沈炽文、姚怀珍等题名于首尾纸缝间，故或谓之押缝，或谓之押尾。後人花押盖沿于此。”[《日知录》。]可以有效防止公文伪造，以保证公文的真实性。连署制度——即几位官员在同一公文上联合签署姓名，以表示对该公文的共同负责。勾签制度——魏晋时，尚书台中设置比部，置比部郎中主官，专掌诏书律令勾签等事，即稽核皇帝和中央政府颁发的下行文。一文一事制度——秦汉公文，往往一文数事。曹操的公文，多为一文一事。东晋桓玄下令公文用纸制度后，一文一事制度逐渐成为定制。能够有效防止行文关系错乱，提高公文的准确性、时效性，加速公文的运转。72

此时期最重要的档案是谱牒文书。由于谱牒的大量产生和广泛应用，魏晋南北朝形成了专门研究谱牒的谱牒学，又称谱学。谱局是政府设置的专门保管谱牒的机构，由令史具体管理。谱牒是古代重要的档案史料，为研究历史学、社会学、人口学、伦理学、经济学、方志学、民族学等提供各种具体和典型的史料，有些可以补充史籍的空缺。家族主义是中国传统文化的一大特色，家族制度是古代政治制度的组成部分，谱牒是研究中国家族制度形成、发展、功能、特点的主要依据。档案管理工作73

谱牒是伴随着家族制度而来的记录家族血缘关系的文献。随着时间的发展逐渐形成谱牒文化。那么谱牒文化的产生就必须具备两个前提：一是家族制度已经形成，需要谱牒来记录它内部的血缘关系；二是文字已经产生，并且有了简单的书写工具，如简册等，这样才能形成一种文献。当然，谱牒的起源也有一个从简单到繁杂、从低级到高级的发展过程。人们对自己家族世系的记忆，最初总是口耳相传，当懂得结绳记事时，就会利用这种方法来帮助记忆，但这种东西不是我们所说的谱牒，它不会成为一种文献、簿籍。关于中国谱牒的产生过程，根据能见到的材料和研究状况，我们大致可以把它分成两个小的阶段，即商代（公元前1500-1000年）的萌芽阶段与西周（公元前1000-800年）的形成阶段。商代已有一些简单的世系表，是家谱的雏型。较为完备、成熟的谱牒形成于西周。知识拓展隋唐时期的秘书工作隋唐时期的秘书机构隋唐时期的秘书官吏隋唐时期的文书档案工作隋唐时期的秘书机构75朝廷秘书机构隋朝的三省制及秘书官职

中书省的主官为中书令，“掌军国之政令”，自隋朝开始设有四人。初改称内史舍人，简称舍人，不久恢复中书舍人之称。中书省内重要的秘书官员还有通事舍人与起居舍人。门下省的长官称纳言。其下有给事中、典仪、符宝郎等秘书官员。尚书省的长官，隋朝称尚书令。下设有左右仆射各一人。尚书仆射下设有处理日常事务的机构，称都省，分管六部。各部分曹办事。各部设置有都事，负责收受、转发文书，稽查缺失、监印等工作。PPT34页三省制示意图76皇宫秘书机构唐朝的三省制及秘书官职

１．中书省中书省的长官为中书令，其副手为中书侍郎与右散骑常侍。唐朝负责起草诏书之权在于中书省。２．门下省门下省的长官为门下侍中，其下有门下侍郎二人及左散骑常侍、左谏议大夫、给事中、左补阙、左拾遗、起居郎、宏文馆学士等多人。门下侍郎为皇帝重要的秘书官员，负责掌管机密文件，备皇帝顾问，审议中书省拟写的制、诏等公文。门下省内的其他秘书官职还有给事中，主要职掌是驳正臣下有违误的章奏；其次是起居郎，他与中书省的起居舍人一起负责记录皇帝的言行；另有符宝郎掌管皇帝的玉玺。３．尚书省唐初，尚书省的长官为尚书令；唐太宗时，由于太宗在未登位前曾出任尚书令，故群臣不敢再居其位，于是改为以左右仆射为长官。左仆射下设吏、户、礼三部尚书；右仆射下设兵、刑、工三部尚书。77地方秘书机构唐朝三省的相互牵制及政事堂的设立

三省制的特点在于互相牵制，中书省发出政令，门下省审核，尚书省执行，但此种制度亦有其弊端，就是当中书省与门下意见不一致时，往往由于涂归封还，以致造成拖延，废时失事。为了补救此弊，协调双方关系，提高工作效率，乃设立政事堂。政事堂是中书省及门下省联席议政的地方，是三省六部以及御史台等中央机构中三品以上高级官员议事的会议厅，其权力凌驾三省之上，地位非常重要。政事堂创设后，军国大事都要在此经过讨论，作出决定，然后报请皇帝批准。凡属皇帝的命令，在“敕”字之下，须加盖“中书门下”之印，即是经过政事堂会议通过，才算是合法的诏令。若未加盖印之诏书，而只是由皇帝直接发出，在当时被认为不合法，下属机关可以不承认及拒绝执行。政事堂的枢机房专门经管皇帝下达给宰相的诏敕等下行文，负责将诏敕收受、专递给宰相，实为政事堂承办机密公文的部门。其他四房负责收受朝廷各司及百官的奏状等上行文，协助宰相初阅，提出初步意见，送宰相批阅。它们是处理朝廷大量日常公文的部门。这样，政事堂五房对中枢机构及时无误地处理各类公文、加快公文运转、提高效率起了显著的作用。78政事堂与三省的关系皇宫秘书机构79

翰林学士，官名。学士始设于南北朝，唐初常以名儒学士起草诏令而无名号。唐初于禁中置翰林院，为内廷供奉之所，除文词、经学之士外，还有卜、医、棋、术等各种专门技艺人员。他们定期入值当班，待诏于院中，以备皇帝召见，陪伴天子下棋、作画、写字并为其占卜、治病。总之，他们各以其专长为皇帝游居宴乐服务。此外，皇帝还往往召集一批作为私人参谋的文士，以备顾问。翰林学士院信访机构宦官秘书机构

唐朝禁中设有殿中省、内侍省、学士院，负责掌理皇帝及皇室的衣、食、住、行，为皇帝起草特别文件，传达诏旨，安排会见等。其中担负秘书职能的部门主要是翰林学士院和内侍省的宦官。中宗时在内廷设立以宦官充任的机要秘书——内枢密使。

唐朝是我国古代信访制度相对完备的朝代。唐初仿周制，在朝庭前备置“肺石”、“登闻鼓”，臣民可通过叩石击鼓鸣冤上访。80地方秘书机构

唐初，各州设有都督府，为地方驻军的指挥机构，后改成节度使，总揽数州军、政、财权。此外，中央政府还派遣观察使、经略使、招讨使、制置使、田练使、防御使等名目繁多的大员，到地方任职，掌管地方的军事、行政、财政等大权，统称外官。他们均建有幕府，设有秘书人员，重要的有：掌书记——全称节度掌书记，亦为观察使或节度使的属官。掌书记唐初为行军大总管府临时军事差遣，后来发展为文职僚佐，其名称也由记室、典书记、管记等固定为掌书记。随着藩镇权力的扩大和独立性的增强，掌书记的地位也日益显得重要。判官——隋使府始置判官。唐制，特派担任临时职务的大臣可自选中级官员奏请充任判官，以资佐理。睿宗以后，节度、观察、防御、团练等使皆有判官辅助处理事务，亦由本使选充，非正官而为僚佐。孔目——原指档案目录。掌狱讼、账目、遣发等事务，始于唐朝。记室参军——掌文书制作。隋唐县府内，则有主簿、录事等秘书人员。主簿——各级主官属下掌管文书的佐吏。隋、唐以前，为长官的亲吏，权势颇重。魏、晋以下统兵开府之大臣幕府中，主簿常参机要，总领府事。此为主簿权势最盛之时。隋、唐以后，主簿是部分官署与地方政府的事务官。隋、唐三省六部不设主簿，惟御史台、诸寺等署有之。唐诸州以录事参军取代主簿。南宋中叶后，御史台也不设主簿。元诸寺、监、院有关人员，或称主簿，或改称典簿，县主簿简称为簿。明、清太仆、鸿胪二寺及钦天监称主簿，太常、光禄二寺及国子监称典簿，县署则仍称主簿。均系低级之事务官。录事——晋代骠骑将军及诸大将军不开府办事，属官有录事，掌总录文簿。81秘书官吏的素质文化修养高政治素质高应变能力强82秘书官吏的选拔科举选拔1聘请文士2征召名士3自我推荐4提升下级5秘书官吏的考核830301标准明确，分类考核02德才结合，等级分明范围广泛，量化考核04制定考核法，程序明确齐全隋唐时期的文书档案工作84

一、公文文体（一）下行文1.皇命文书制书——制书就是皇帝说的话。秦始皇灭六国后，改命为制，制即成为用以颁布皇帝重要的法制命令的专用文书。唐朝的制书，分制书和慰劳制书两种。除用于颁布国家重大制度的命令外，还用于官僚的褒奖嘉勉。发日敕——唐朝诏旨形式之一。凡增减官员、废置州县、征发兵马、除免官爵、授六品以下官等用之。敕书——也称“敕谕”，属“敕”之一种，是皇帝专用的命令文书之一。唐朝有论事敕书。敕旨——唐朝百官奏请朝廷施行的政务，皇帝批答用敕旨。后又称旨。自唐迄清，历代都用此名称称帝王的命令、宣告等。敕牒——始于隋唐之际，除授百官，由门下省政事堂草拟文书经中书舍人进奏画敕字，然后政事堂出牒公布于外，所以又称敕牒。宋元沿用此体。景云元年：唐制，封授三品以上官称册授；五品以上称制授；六品以下称敕授。

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2.朝廷及地方官府的下行文堂判——唐朝政事堂宰相对各类事务判决和处理时使用的文书。堂贴——唐朝政事堂宰相判事文书。宋初沿用，不久废除。宣——晚唐始有此文体，仅为枢密院奉旨处置给驿马、命在修工程时使用。部符——尚书省六部、寺发给下级政府的公文。文末有“符到奉行”字样。部省札——尚书省处置公事、长官签押后发付给诸司、路、监、州、军执行的公文。符——州署发给下属县衙的公文。（二）上行文疏——臣属论谏政事的上书。子——臣下向皇帝奏事、通谒。熟状——宰相上呈皇帝审批的、处理一般行政事务的文书。（三）平行文唐朝官衙间的平行文有关（用于相互质询）、刺（名帖）、移（行文于不隶统属的官署间）等86文书档案工作制度形成管理阶段归档收存阶段1.执论制度2.“四禁”制度3.用纸制度4.贴黄制度5.签押、判署制度6.誊写、用印和折迭制度1.归档制度2.勾检制度3.文书的保管与移交制度4.保密和安全制度5.档案利用制度6.鉴定销毁制度两宋时期的秘书工作两宋时期的秘书机构两宋时期的秘书官吏两宋时期的文书档案工作88两宋时期的秘书机构89宋三省的秘书部门（一）中书省的秘书部门中书省的秘书部门主要有：主事房——“掌行受发文书”，即文书收发、登记。点检房——“省察差失”，掌管点检各房的文书工作。催驱房——“督趣稽违”，掌管督促、催办各房的文书。班簿房——“掌名籍具员”，即百官名册及有关官员基本情况的文件。制敕库房——“掌供检敕、令、格、式及架阁库”，掌管收受制诏，保管并编录成册的部门，并负责档案库的管理。中书省仍设有令、侍郎等官职，只是中书舍人分作五案办事，划分如下：上案——掌管册礼和朝会事务。下案——掌管收发文书。制诰案——掌管制作皇帝的制、诏等文书。谏官案——负责处理与中央其他政府机构往来的文书。记注案——负责记录皇帝的日常言行、起居。90（二）门下省的秘书部门门下省的秘书部门主要有：通进司——隶属给事中，负责收受三省、枢密院、六曹、各寺、监百官的符牒，文武近臣的表疏，以及银台司收受的各地章奏案牍，具事目后进呈皇帝。皇帝批示后，由其颁布。是中央政府处理文书的总枢纽，常与银台司合称银台通进司。银台司——掌管抄录天下奏状案牍，并发付有关机构检查，纠正其违失、监督其执行，以防文书积压。章奏房——负责收受天下章奏案牍，送交通进司。封驳房——掌管文书的审议、封驳。发敕司——属银台司管辖，掌收受中书省、枢密院交付的宣、敕，登记后颁发。进奏院——唐朝藩镇在京师置邸，称上都留后院，即驻京办事处。大历十二年（777年），改称上都进奏院，简称进奏院。唐藩镇于京帅置上都知进奏院，掌报递章奏，承转诏令。宋初，各州府于京师城置进奏院，宋太守太平兴国六年（981年），置都进奏院管理各州府进奏官，以京朝官监领。掌承转诏敕及朝廷各部门公文于诸路，并转呈章奏，分送文书至朝廷各有关部门。南宋属门下省给事中，元废。门下省仍有侍中、侍郎、给事中等官职。给事中也和中书舍人一样，分成五案办事，各案职责同于中书舍人分成的五案。91（三）尚书省的秘书部门尚书省的秘书部门主要有开拆房、催驱房、簿房、敕库房，负责公文的收受、等级、催办和编录、保管等事务。尚书省的官职仿唐制而设，有令、仆射等。其中，左、右丞掌参议大政，通治省事，辅助令、仆射，如仆射不在，有权代行职务。左、右司郎中和员外郎各一人，分别掌管下隶房的文书工作，举证其稽失和督促、催办，发现文书积压、滞留，责令各房限期处理完毕。尚书省各部也设立了专门的秘书部门，称案。如刑部有进拟案，掌管断案刑名文书。断狱，有进拟案拟定奏稿，进呈皇帝批示。92（四）枢密院的秘书部门枢密院是唐、五代、宋、辽、元等朝代的官署名称，长官称枢密使，主要掌管军政。唐永泰中始置，本在内廷，用宦官为枢密使，执掌机要事务。五代后梁建立崇政院，后唐改称枢密院。宋朝沿置，主要管理军事机密及边防等事，与政事堂并称“二府”，同为最高国务机关。枢密院的秘书机构为枢密院承旨司，负责处理日常院务，主管为都承旨，副职为副都承旨，掌“承宣旨命，通领院务”。其他秘书官员有检详官，专掌机要文书。因掌握军事机密，地位至关重要，朝廷规定不准私自外出即单独接见官员。（五）三司的秘书部门三司内的秘书部门除有催驱房，掌督促、催办文书外，还设有：开拆司——“掌受宣敕及诸州申牒之籍，发放以付三部，兼掌发放、勾凿、催驱、受事”。勾凿司——“掌勾校三部公事薄帐”。发放司——“掌受三司帖牒而下之”。宋朝中央政府中的秘书部门，分工明确，或负责文书手法、登记、或负责督促、催办、检查，或负责拟稿、或负责封驳，或负责保管、汇录，各司其职，相互配合，系统合理。93宋朝的政事堂北宋前期沿唐制，以政事堂为宰相、参知政事议事办公处，设于禁中。政事堂囊括门下省、中书省和尚书省的大部或主要职权，是最高行政机构，又称“中书门下”。政事堂下设舍人院，有知制诰或直舍人院，负责撰拟诏旨。还设孔目、吏、户、兵礼和刑等五房，分曹处理事务。元丰改制，中书所辖职事，分属门下、中书、尚书三省。宰相、执政的议事办公处，仍设在原政事堂正厅，改称三省都堂，通常只称为都堂。此后，宰、执的办公处设于尚书省的都堂，有时也称之为中书或政事堂。政事堂的长官称“同中书门下平章事”，执掌“佐天子，总百官，平庶政，事无不统”；副相称“参知政事”。宋朝的政事堂各房中的主要秘书人员有：检正官（处理各方文书事务）、堂后官（负责登录敕诏、拟写公文、校对印发）。政事堂印章94翰林学士府翰林学士府

宋沿唐制，设学士院。自唐至宋，学士院和翰林院一直是两个不同的机构，翰林学士则在学士院供职。从后汉到宋朝，翰林学士一般由皇帝任命，不经考试即可入院。宋朝翰林学士的主要职掌是草制诏，而草制诏在行文、措辞、体例、时间诸方面有一定的要求。若文句错谬，词不达意，势必影响旨意的传达。非由文学之士担任不可，故由进士登第者来担当此任，亦属顺理成章之事。除草制诏外，翰林学士的执掌还有如下几项：一是备顾问，参议国政。大到军国大计，小到皇帝读书疑点，均询访于翰林学士。二是保举官员和知贡举。翰林学士权知贡举，北宋几乎每朝都有。三是充任各种临时差遣。宋朝翰林学士常受皇帝派遣出外负责某项临时性事务，如充任使节、考核官员。由于翰林学士接触国家机要，参与重要的人事任免，作用重要，地位尊贵。他们在统治集团中的位置，也仅次于正负宰相、枢密使及三司使。学士院在朝廷百司中也被另眼看待。皇宫秘书机构鼓院，检院

宋仿唐匦使院，设鼓司，受理天下投书。景德四年，改称登闻鼓院，简称鼓院。北宋时，登闻鼓院在皇宫大门之前，类似于当前的信访接待大厅。有上访的、请愿的、申诉的，可到鼓院敲击登闻鼓，便有人接访，接收词状，或者上访书，经过整理筛选后进呈皇帝。敲击登闻鼓，不受身份限制，不论高官，还是贫民，凡是没有机会面见皇帝，有上访需求的，都可以去击鼓。宋朝民间，一般把进京告状俗称为“告御状”。有的认为地方政府或者基层根本解决不了，或者根本不相信他们，或者反映的问题直接就是朝廷、皇帝的责任。对待信访问题，宋朝历任皇帝比较重视，基本态度是允许老百姓进京上访。主要目的是掌握社情民意，了解地方官员动态，防止地方官员欺上瞒下、隐情不报，打击腐败，惩治贪官污吏，延缓官民之间的矛盾。95图一图二图四图三图一，图二：翰林院图三，图四：鼓院、检院96地方秘书机构

宋朝，地方行政建制基本划分为路、州、县三级。稍大的州称府；还有统领数县或虽不统领数县，但地位略高于县的军；在矿区、盐区的则称监。宋朝的地方官均以中央官吏派出任“知××事”，高级官吏则称“判××事”。以州为标准单位，多称“知X州军州事”。除知州外，每州设“通判”一人。为牵掣知州的权力，州一级发出文件，必须通判签署，才能生效。县一级的官吏，主要有知县、县丞、主簿和县尉。知县由中央派出的官吏担任，也是一种差遣。县府内仍由主簿掌领文书事务。府州军监以上的大区称“路”。路一级的机构和职官，有监司和帅司。监司包括：“漕司，负责财赋和监察；宪司，负责刑狱；仓司，负责仓储。宪司和仓司也有监察责任，因而路一级可视为监察区。帅司，即安抚司，长官为安抚使。安抚使照例兼任禁军军区的马步军都总管等军事职官，同时兼任某州、某府的地方官知州或知府。安抚使下设有管军的幕职官和管地方事务的曹掾官，与唐朝不同，仅是闲差。宋朝各级官府中的低级秘书人员，增加了一些新的职位，重要的有：押司——经办案牍等事，是负责案卷整理工作或文秘工作的小吏。在州和县衙内都有押司一职，主要是招募而来，也有经受差遣的。帖司——原为官府中见习性的非正式人员。宋初，仅中央机构设置，诸州、县同类人员称私名书手。景德二年，各州县正式立名册，定名额，统称帖司，于押司下，承担文书书写、造账等事务。两宋时期的秘书官吏97秘书官吏的选拔

北宋初年，太祖、太宗在攻灭各国的过程中，留用了大批旧官员；同时，开科取士，从中选用大批新官员。各级秘书官吏主要来源于这两条途径。随着留用官员的自然减员，秘书官吏的主要来源转为从科举考试中录用和由地方官员自行聘任，或从下级官府中提升。秘书官吏的考核（一）循名责实，岁月序迁——考课法（二）擢才校功，限年乃迁——磨勘法98两宋时期的文书档案工作

一、公文文体（一）皇命文书（下行文）凡命令之体有七：册书——适用于“立后妃，封亲王、皇子、大长公主，拜三师、三公、三省长官”。制书——适用于“处分军国大事，颁赦宥德音，命尚书左右仆射、开府仪同三司、节度使，凡告廷除授”。诰命——适用于“应文武官迁改职秩、内外命妇除授及封叙、赠典，应合命词”。诏书——适用于“赐待制、大卿监、中大夫、观察使以上，则用之。曰敕书，赐少卿监、中散大夫、防御使以下”。御札——适用于“布告登封、郊祀、宗祀及大号令”。敕榜——适用于“赐酺及戒励百官、晓谕军民”。此外，太子颁发的文书称“令”，亲王公主颁发的文书称“教”。（二）朝廷及地方官府的下行文宣——宋朝，凡枢密院以皇帝名义颁发的文书称“宣”，其底本称“宣头”，它与中书省下发的敕合称“宣敕”。劄子——宋朝，枢密院向下级政府下发的文书。札子——南宋时，各路帅司准许用札子指挥所属。凡中书省的札子，宰相押字在上，副相及参政顺次向下；枢密院的札子则为枢密使押字在上，副使顺次向下。99

（三）上行文相较于唐朝，宋朝大臣上呈皇帝的公文增加有：奏状——亦称表。宋制，除准许使用札子的官员以外，其余官员只能用此文体，文末须写“谨录奏闻，谨状”，状前或封面上用黄纸贴上事目。榜子——翰林院向皇帝奏事时用的文体。此外，凡官员、命妇进呈给皇后、妃子、太子的文书称奏笺，笺中不写“顿首”，而写“叩头”，不称臣，命妇称妾，文末写年月日，下具丈夫或儿子的官职、姓名。宋朝，地方官府的上行文主要有：申状——适用于下级对上级的指挥措施有不同意见的申述。（四）平行文相较于唐朝，宋朝增加有：咨报——学士院申报三省、枢密院时所用的文书。密白——适用于枢密院机速事，不经中书而直送门下省。牒——用于不相统属的各官府之间行文，上行、下行、平行文都用。宋朝，虽有统属关系，但上行不用状、下行不用符、帖的官府，往来行文也都用牒。平行牒的程式是先开列文件责任者官府名称，接着用牒字作为行文动词，下面空格多少不等，再写受文者官府名称。100文书的工作制度

（一）公文格式及用语（二）公文的用字和用（三）避讳制度（四）一文一事制度（五）摘由制度（六）公文程限、催办制度（七）公文封装制度（八）保密制度101档案工作制度一、档案类型1.一般政务文书档案

2.赋役档案。宋朝长期处于冗官、冗兵、冗费的状态，财政支出十分巨大。为了保证财政收入，政府重视赋税户籍档案，严格编订户籍，根据土地和资产分为主户和客户两类，主户分为五等，其户籍称为“五等籍”，主要记载户口、资产和户的等第。每三年修造一次，作为征收赋税和科派力役的依据。客户成为编户，交纳身丁税和负担徭役，即编入“丁籍”，“五等户”和“丁籍”合称为户口版籍。还有租税版籍，称“夏秋税籍”，后者要求一年一造帐。同时，宋朝常派遣使臣到各地大力整顿户籍，以使政府可以直接掌握承担国家税收和徭役的发户，将户的增减作为地方官升迁和考查政绩的标准。3.律法档案。宋朝律法档案沿袭唐末至后周的综合性刑事法规，主要的法典称《宋刑统》。皇帝发布的诏敕不仅可以充代律法，甚至可以破律，地位是高于律法。敕是统治者根据实际情况随时颁布，真宗时敕就多达一万八千五百五十五条。神宗时，皇帝的权力进一步扩大，后以“律不足以周事情，凡律所不载者一断以敕，乃更其目曰敕、令、格、式，而律恒存科敕之外”，更加明确了敕的地位和作用。4.以官员分类的档案。“疏请将各有司所存有关司马光等之章疏案牍，汇辑保存，选官编类，人为一帙，置之二府”。对政府有巨大影响力的大臣的奏章，言行也可以记载归档，分类进行储存。102

（二）架阁库宋朝的架阁库是各级国家机关设置的保管现行档案的专职机构，由唐朝甲库发展而来。架阁库中的档案，通过架阁的形式保存，方便整理与查找利用。因此架阁库中的档案较以往明显增多。宋朝，各级国家机关普遍设置架阁库。中书、门下、尚书三省架阁库，由三省制敕库房主管，收贮皇帝诏令、制书和其他档案。徽宗崇宁年间(1102～1106)，置吏部架阁库，其后各部皆置。掌管财政的三司架阁库，收藏户口、赋役籍帐。最高军事机关枢密院架阁库,收掌有关军籍、武官调遣、边防设置和来往国书等重要档案。地方机关架阁库始设于江南西路。宋仁宗时，转运使周湛首创千文架阁法，以日月为次第连粘排列保管。此法得朝廷表彰推广，各级地方机关皆置库效法。架阁库有严密的管理制度。中央六部档案存部两年则集中于各部架阁库,各部架阁库收贮八年则上交金耀门文书库；户籍赋役、诉讼刑名等重要档案，地方均需造册4本,由县、州、路逐级上报中央主管部门；架阁库档案用千字文编号法,“以年月次序注籍立号”，还规定三年一“检简”的鉴定制度；利用档案要“委官一员，监视出入”并限期交还。主管架阁库的官员择选“有时望者为之”，各部多为进士及第者，如著名史学家郑樵曾任礼、兵部架阁库主管官员。州、县地方架阁库规定由知州、令、丞、主簿等官员主管，下设管勾、守当官等具体掌管。103《宋刑统》诰命104档案工作制度档案的集中收集

档案的鉴定，销毁档案的整理档案的保管辽金元时期的秘书工作辽、金的秘书工作元朝的秘书工作106辽金的秘书工作107辽朝的秘书机构

辽境内民族众多。为了适应统治的要求，其中央政府分为“辽官”和“汉官”两大系统。辽官系统称为“北面官”，汉官系统成为“南面官”。北面官治理契丹居民，系根据契丹族原有制度设立。南面官治理汉族居民，系辽占据部分中原地区后，仿照唐宋制度建立。统治中枢设立在北面官，北面官的各级机构又分为北院、南院，如南、北枢密院，南、北宰相府，南、北大王院，南、北宣徽院等。南、北枢密院分掌文铨、部族、丁赋和兵机、武铨、群牧之事，是全国军政中枢，也是秘书工作的中枢，分别置有林牙、知院贴黄、知圣旨头子事、掌院头子等官，负责秘书工作。北面官中设有大林牙院，掌文翰，是皇帝的秘书机构，置有都林牙、林牙承旨、林牙、左右林牙等官员，负责拟制、颁布诏书等事务。此外，在南、北宰相府，大王院，宣徽院等机构中也设有给事院知圣旨头子事、掌院头子、院掾史等官员，负责文书工作。南面官有枢密院、中书、门下、尚书等机构。中书省内设有中书舍人院，负责起草外制；门下省设有起居舍人院，负责记录统治者言行和重大政治活动；并有通事舍人院，负责传达、宣布诏命；有符宝司，负责保管印章；有登闻鼓院、匦院，置有谏议大夫、补阙、拾遗，掌规劝进谏。此外，设有翰林院，置都林牙、林牙、学士承旨、学士、知制诰等官，负责起草制诏。108

（二）文书档案工作首先，在辽宋战争中，俘虏和招纳不少汉族人士，统治者大多注意使用，让他们担任秘书官职，师徒依靠他们的经验、学识，建立和发展自身的秘书工作。其次，辽统治者不惜重金，用各种方法竭力搜求宋朝的文书档案，既从中了解宋王朝的内部动向，也作为秘书工作的参考。第三，辽宋长期对峙，时有战争，辽统治者非常重视本朝的文书档案。规定无论是文书档案、国人著述，只准在境内流行，对传于境外者处以极刑。109金朝的秘书机构

（一）秘书机构和人员第一次，阿骨打把部落联盟直接改造为国家机构，兼容了原部落联盟、孛堇制度和辽北、南面官制以及汉族三省制，形成中央政权勃极烈制度和地方政权行三省制度的“混合体”官职体制。地方行政中，逐渐形成了一套汉官制度，有长史、行枢密院，地方政权建设的规范化，促进了地方行政中秘书工作的成熟。第二次，废除中央勃极烈制，全面采用汉官制度，在中央设立尚书省、中书省、门下省，三省之下新建或完善了一些机构，设立六部、御史台、都元帅府、大宗正囗府、宣徽院、国史院、翰林院、殿前司、劝农司、太常寺、秘书省等。中央文书档案工作有了专门的机构和人员料理，其运行过程基本照抄唐、宋之制。第三次，废中书、门下二省，确立尚书省为皇帝之下唯一最高辅政机构。三省制一变而为一省制，是中国封建政制度史上的一次重大改革，直接影响到其后的元乃至明、清。它有助于政令的统一，更有助于皇帝的充分集权。在军事行政机构的设置上，废除了都元帅府，恢复枢密院，由朝廷直接任命枢密使和枢密副使。但枢密院要受尚书省的节制。110

金朝文书档案工作中最突出的成就，是设立了快速传递文书的急递铺制度。据《金史》记载，泰和六年(公元1206年)，金王朝已设有提控急递铺官，掌管急递铺事务。在军马要道上每十里设置一铺，以铺头一人为首，辖有铺兵三人，由所辖军的射粮军内选用。铺兵传递公文时腰系响铃，乘快马，规定每天须行驰三百里。如为特地指定专送十分重要的公文者，则发给牌符为凭，称信牌，递送皇帝敕书者授予木质的朱漆金字牌，递送尚书省六部、元帅府公文者则授予绿油红字牌急递铺的路线分为北路和南路两个系列。北路有两条路线，一条自中都（今北京市）经真定（今河北省正定县）、平阳（今山西省临汾市）、京兆（今陕西省西安市）、风翔（今陕西省风翔县），达于临洮（今甘肃省临洮县）；一路自中都经沧州（今河北省沧县东），达于益都（今山东省益都县）。南路自真定经章德（今河南省安阳县），达于南京（今河南省开封市）。从南京往南有两条分路，一条经归德（今河南省商丘市南），达于泗州（今江苏省盱眙县西北）、寿州（今安徽省凤台县）；另一条经许州（今河南省许昌市）达于邓州。急递铺制度大大提高了公文传递速度，为元以后各朝