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文档简介

职业学院办公室使用和管理补充规定1.入驻办公室1.1办公室安排学院根据实际需求，为各职能部门和教学团队分配专门办公室。办公室分配原则：按岗位需求、工作性质和工作量进行合理划分。办公室位置应考虑到部门之间的协作便利性，将相互依赖程度较高的部门尽可能安排在相邻位置。1.2办公桌和椅子每位职员至少配备一张办公桌和一把人体工学椅子。办公桌和椅子应符合人体工程学原理，提供良好的工作环境。职员应妥善保管自己的办公桌和椅子，不得私自更换或擅自移动。1.3办公用品配备办公室内应配备必要的办公用品和设备，包括但不限于桌面计算机、打印机、电话、文件柜等。办公用品和设备的采购和维护工作由办公室管理员负责。2.办公室卫生与环境2.1日常清洁办公室职员应保持自己的办公区域整洁、干净。每日下班前应将桌面整理整齐，清理碎纸、垃圾等。办公室管理员负责定期清洁办公室、走廊和公共区域。2.2室内通风和卫生办公室应保持良好的通风环境，保证室内空气清新。吸烟、吐痰等影响办公室环境和卫生的行为严格禁止。办公室管理员应定期清洁和消毒公共区域和设备。3.办公设备和网络3.1设备使用规定职员使用办公设备应符合合理、合法的要求。禁止私自更改或删除设备上的软件和配置。禁止私自连接外部设备或在办公设备上安装未经授权的软件。3.2网络使用规定职员应严格遵守网络使用规定，不得进行违法、违规、侵权的行为。禁止使用学院网络传播违法信息或从事非法活动。禁止滥用网络资源、浏览、下载和传播不当信息。3.3数据安全和备份职员应妥善保管工作文件和数据，做好备份工作。工作文件和数据应存储在学院提供的网络存储设备或云端存储中。禁止私自将工作文件和数据存储在个人移动存储设备中。4.办公室会议和活动4.1会议组织办公室管理员负责安排和组织办公室会议，确保会议的顺利进行。会议室的预定应提前安排，会议开始前保证会议室的准备工作已经完成。4.2会议纪要和记录会议纪要应由会议组织人员及时书写，并及时传达给相关人员。会议记录应保存在规定的文件夹或系统中，便于查找和检索。4.3活动组织办公室可组织一些团队活动和员工培训，增强团队凝聚力和员工技能。活动方案要提前准备好，确保活动的顺利进行。5.安全管理5.1火灾和事故应急办公室应配备灭火器、疏散通道和急救设施，保障职员的人身安全。职员应熟悉办公室的疏散路线和应急处理方法。发生火灾、事故等紧急情况时，职员应迅速采取适当的应急措施，并及时报警。5.2办公室安全职员应妥善保管自己的工作设备、文件和财务账目，防止丢失或被盗。离开办公室时，应关闭电脑、断开电源插头，确保设备和数据安全。办公室管理员有责任保持办公室的安全，定期检查门窗、锁具等设备

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