集团及子公司办公用品管理制度

集团及子公司办公用品管理制度1.引言公司的办公用品管理涉及到不同部门的使用，如何统一管理各个部门的用品并且控制使用成本是公司需要考虑的问题。为了规范集团及其子公司的办公用品管理，保证资金使用的合理性和公平性，提高管理效率和减少低效支出，建立办公用品管理制度势在必行。2.管理体系2.1建立管理部门集团及子公司应当建立管理用品的部门，并由专人负责管理、采购、配送和统计办公用品的使用情况。管理部门应当建立健全的采购和审核制度，制定科学的采购计划，以确保用品的充足供应。2.2统一采购渠道集团及其子公司应当建立统一的采购渠道，并严格执行采购流程，在保证用品质量的前提下，选择价格合理的供应商进行采购，预防低价低质的办公用品对办公环境的污染和危害。2.3确定用品标准在办公常用物品的选购上，应当明确标准化的管理体系，并对各个部门进行宣传。具体办公用品的选取应当符合质量、耐用性、价格合理和环保等要求。同时，也应当制定合理的耗材限制及检修标准。2.4进行固定资产管理应当对大型的办公咖啡机、打印机、多功能一体机等需要长期使用、固定资产的办公用品进行专项管理，通过规定资产编号、审核流程、领用手续等方式进行管理。3.采购管理3.1采购计划制定集团及其子公司应当制定年度、季度等采购计划，科学规划、合理安排采购预算，明确每一部门的具体需求，建立办公用品的备货计划，并考虑物品使用规律和业务发展趋势。3.2采购流程执行集团及其子公司的采购流程分为“采购申请、采购审批、采购实施、采购验收”四个环节。在采购申请过程中，申请人应当清晰准确描述需求，例如物品名称、型号和数量等，以便于管理部门准确判断需求、选定采购渠道。在审批流程中，审批人应当对申请单认真审核，并及时反馈审批结果，在采购实施过程中，管理部门应当严格按照采购单执行采购活动，保证用品的数量和质量符合要求，采购验收过程中同样应当进行检测、验收，尽可能减少采购物品的遗漏和浪费。3.3采购费用管控在采购过程中，一些商家会以赠品和回扣的形式以快速回报策略来获取市场份额，在这样的情况下，就应当警惕利润过高、采购价格过高的商家，并合理安排采购的成本。应当记录采购总额、采购单价、采购数量等信息，并及时纠正订单误差，避免未及时支付、逾期还款等其他冲账情况导致的风险。4.配送管理4.1办公用品配送办公用品的配送应当在管理部门的统筹下，确保资金使用合理、用品达到要求。视情况配备统一的领用单以便于各部门进行办公用品的购买，减少浪费现象。4.2耗材管理在部分机器需要耗材的情况下，如多功能一体机，需要合理安排耗材的发放方式，并尽可能少的浪费，同时，严格管理耗材的开支、购买、存放等。5.盘存管理5.1库存盘点集团及其子公司应当定期进行办公用品的库存盘点，准确把握各个部门的使用情况以及有哪些物品已经使用完毕，减少浪费。同时还应当对固定资产的办公用品进行专项盘点，确保固定资产管理有序。5.2财务成本汇总在盘点过程中，应当对每个部门的已用办公用品进行记录，并计算该部门使用的办公用品的成本，清楚明示计量单位并向公司管理层掌握各项支出的情况。而集团管理部门则应当掌控全集团span>办公用品的消耗信息，并做好财务管理记录，以方便下一步的决策。6.结语通过建立集团及其子公司办公用品管理制度，我们能够清晰有效地掌握各个部门办公用品