办公室环境管理概述(-)课件

办公室环境管理一办公室环境的构成办公室的环境分为软环境和硬环境。软环境——办公室的工作氛围、人际关系、秘书人员的素质等。硬环境——办公室的空气、光线、声音等。（一）构成办公环境的要素空气。要有良好的通风、温度要适宜。室温20——25度。光线。光线应充足。自然光为好，光线不应引起计算机屏幕的反射。声音。保持肃静、安宁的气氛。应有一定的吸音、静音设施。绿化。（二）办公室布局类型布局的作用能形成效率的工作流程；有利于员工的工作分配；有利于工作顺利完成。开放式布局全开放式——一个完整敞开的大空间，包含单个工作位置的组合。工作位置的组合按工作运转流程和信息的流程来安排的。每个工作位置有办公桌、电话等设备封闭式布局传统式办公室。按办公职能设置分割的若干个相对独立办公室，组成一个个小办公室。

（三）开放式和封闭式办公室优缺点

优点缺点开放式1、灵活应变，工作位置随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3、易于沟通，便于交流4、易受监督，员工的行动易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备1、难保机密2、难集中注意力，员工易受电话等干扰3、办公区域噪音太大4、员工难于找到属于自己的私人空间封闭式1、易于集中精力，免受外界的干扰2、保密性强3、比较安全4、易于保证隐私1、费用高，门、窗等占用空间2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独二、办公室的布置

（一）布置办公室的三大原则1、有利于沟通2、便于监督3、协调、舒适

（二）布置办公室的基本要求1、采用一大间办公室比采用同样大小的若干小办公室为优。2、桌子规格相同。3、各种柜子高度一致。4、将常有外宾来访的部门置于部门入口处，否则应规定来客须知。5、自动售货机、公告板置于不造成拥挤处。6、主管座位置于员工座位之后。7、自然光来自桌子的左上方或斜后上方。不要面对窗户、太靠近热源、坐在通风线上。8、电源插座充足。9、常用的设备与档案应置于使用者附近。10、预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。（三）办公室布置的具体要求1、办公桌的排列按照直线对称的原则和工作流程的顺序，以最接近直线为佳，同室工作人员应朝同一方向。2、各座位间通道适宜，应以事就人。3、领导应位于后方。4、常用设备位于使用者处。5、电话最好是5平方米空间范围内一部。6.光线应来自于左方。三、保持工作环境整洁三、保持工作环境整洁（一）秘书要经常清洁整理由你负责的办公区1、个人工作环境清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处；保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆放私人的物品；电话按键和听筒应经常清洁消毒；自用的办公用品（纸张、笔尺、小装订类、归档用品、办公设备专用易耗品）应有序存放，按照使用频率及使用习惯安排；常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里；专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言；电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理，注意整洁。三、保持工作环境整洁来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好；保持电脑、电话等设备的线路整齐。⑥报纸、杂志、资料、文件等及时处理。⑦下班前检查电脑等是否关闭、抽屉等是否锁好。三、保持工作环境整洁（二）清洁整理公用区域正确使用并注意维护复印机、打印机等办公设备，保持周边整洁。注意在办公设备、室内光线、温度、通风等方面存在的问题，提出建议并进行整改。经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等共用资源。注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证下一个访客或会议前又显现一个清洁整齐的环境。⑤公用资源摆放有序，用后归位

文件柜里的公用文件夹应整齐有序的摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用；公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放在下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位；

一些常用的公用物品如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便；

接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐的摆放或码放，并经常整理，做好接待窗口的对外形象。三、保持工作环境整洁

（三）清洁整理上司工作区域1.整理和清洁办公室和办公桌。2.每天定时通风。3.整理文件。4.整理花卉、盆景等。5.烟缸、茶具进行整理。6.安全、卫生的检查。四、营造安全健康的办公环境（一）树立健康安全意识1、学法、懂法，树立安全意识，用法律保护自己的合法劳动权益；2、上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；3、主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，病灾职权范围内的应及时加以排除。4、发现特殊情况及时反映。5、按照设备安全操作规程操作设备。6、发现故障，立即报告并填写“设备故障登记表”。

设备故障登记表时间发现人设备名称何故障维修要求维修负责人四、营造安全健康的办公环境（二）办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

1、办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。2、办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。3、办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。4、办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。5、工作中疏忽大意造成伤害。6、火灾或消防中的隐患。四、营造安全健康的办公环境

（三）健康、安全办公环境的基本要求

1、办公区建筑必须坚固安全，地面、墙面、天花板完好整洁，门窗开启灵活能锁，室内有基本装修；

2、光线应充足，局部照明达到要求，且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的反射；

3、温度要适宜，根据天气设置供暖供冷设备，最好室温不低于16摄氏度.

4、布局应注意通风，保持工作场所空气流通和空气质量，禁止在办公室内吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区；

5、办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，力求员工工作的舒适；

6、办公室噪音要低，可利用屏障、地毯、设备隔音罩减少噪音；7、办公家具要满足工作需要并符合健康、安全要求，包括工作台面、座椅、各种存储设备及必要的锁等；8、办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面上的电话、计算机、文具及公用设备和物品；9、办公设备的安装、操作要符合要求，操作指南和注意事项要明晰展示；10、办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置；四、营造安全健康的办公环境

（三）健康、安全办公环境的基本要求11、办公室提供饮水并符合健康、安全要求；12、办公区或办公室设置急救包，并定期更换；13、建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等；14、室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。四、营造安全健康的办公环境

（四）工作程序1、确定安全检查周期，定期检查2、发现隐患，立即报告、排除。3、发现个人职权无法解决的要报告、跟进，直到解决。进行安全检查要包括办公环境和办公设备两部分：

“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了，就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。隐患记录及处理表序号时间地点发现的隐患造成隐患的原因隐患的危害和后果处理人采取的措施111月4日研发部靠窗一排电脑屏幕耀眼无窗帘遮阳有损眼睛行政主管张强安装窗帘211月19日研发部一名外来人员没有访客胸卡接待人员离岗有安全和失密隐患行政主管张强强调接待处职责要求311月25日研发部周末5号文件资料柜未锁负责研发的人员外出开会失密隐患研发部经理王立统周一部务会上强调设备故障登记表时间发现人设备名称