DRP财务模块－应收应付制度

DRP财务模块－应收应付制度1、目的为进一步强化公司财务管理，规范会计核算，保证ERP上线后顺利运行，制定本制度。2、适用范围中国石化镇海炼油化工股份有限公司(以下简称“公司”)及其下属已实施ERP的子公司(以下简称“子公司”)。3、职责财务处负责对客户、供应商主数据中的财务信息进行维护。3.2各子公司负责管理所在公司的客户及供应商主数据的创建和维护。3.3有关部门增加了客户、供应商主数据后应立即以书面形式通知财务部门追加财务信息。3.4财务部门有权对客户、供应商主数据的维护进行监督、审核。4、业务流程和要求4.1财务客户及供应商主数据创建流程及要求4.1.1公司及子公司财务部门必须指定专人负责对客户及供应商主数据中的财务信息进行创建和维护，并负责监督、审核有关供应商、客户主数据信息。4.1.2所有客户及供应商主数据的统驭科目必须按照客户及供应商的性质设定为应收帐款及应付帐款有关科目。4.1.3客户及供应商主数据专管人员在创建主数据时，首先必须认真检查该客户或供应商在SAP系统中是否已经创建。4.1.4所有外部客户(组：SD05)及供应商(组：SK05)在主数据创建时由SAP系统内部自动编码。4.1.5如果某一客户或供应商属中石化集团或股份的下属单位，应首先检查中石化集团及股份公司下属单位编码信息表，如果存在该单位，则以外部给码方式增加该客户或供应商，如果不存在该单位，则必须以规定的方式向中石化股份公司申请编码，待审批同意并下发编码后再以外部给码方式增加该客户或供应商。4.1.6专管人员在创建某一客户或供应商时必须认真检查该单位信息是否已经对应创建成为供应商或客户，如果已经创建，则须将已创建的供应商或客户的编码填入该新建客户或供应商主数据的相应字段中。4.2员工主数据创建流程及要求4.2.1员工主数据由公司及子公司财务部门负责报销人员或指定其他专人负责创建。4.2.2专管人员在创建员工主数据时必须让有关人员提供该员工的真实的身份证号码、工号及其他必要信息。任何人不得以任何虚拟信息创建员工主数据。4.2.3员工主数据(组：SK06)以外部给码方式进行创建，员工编码规则为：“E2230”+(五位数员工工号)。4.2.4员工主数据的统驭科目为“其他应付款—员工”。4.3客户、供应商主数据维护流程及要求4.3.1财务客户、供应商及员工主数据的相关专管人员负责客户、供应商主数据的维护。4.3.2专管人员应随时关注有关主数据信息的变化情况并及时进行修改。4.3.3客户、供应商主数据相关部门和人员有义务就相关单位的信息变动及时向专管人员提供变动信息。4.3.4任何单位和个人不得以任何形式要求专管人员向客户、供应商主数据中添加不真实的信息或将原先信息修改为不真实信息。4.3.5专管人员有义务将原先上线时已存在部分虚拟信息逐步修改为真实信息。4.4一般应收应付过帐流程4.4.1财务人员应及时查看采购单情况，并按规定进行修正和过帐处理。4.4.2财务部门在应将有关非采购单发票正确、及时地过帐到SAP系统中。4.4.3财务人员对于应收帐款及应付帐款以外的客户和供应商挂帐认真核对所选的特别总帐标志，以确保相关业务正确过帐到对应的科目下。4.4.4财务部门在收付款时应对该客户或供应商的预收、预付及应收、应付款情况进行全方位的关注，对有关情况及时与相关部门联系，并对于非常情况及时采取必要措施。4.4.5其他与客户、供应商相关部门应随时关注相关客户、供应商的预收、预付及应收、应付款情况，发现问题立即与财务部门联系，并采取必要措施。4.4.6应收、应付的清帐工作应尽可能在收付款的同时进行，如有特殊情况必须单独清帐时，应在清帐凭证的“凭证抬头文本”中输入清帐摘要信息及主要清帐行项目的凭证编号(如：“清帐1-1234/14-4567/1-1111”等)，同时必须保证帐务处理的正确性与及时性。4.5员工借款及报销流程及要求4.5.1财务部门在员工借款时，应根据借款单据，通过特别总帐标志将借款过帐到“其他应收款—员工”科目下。4.5.2财务部门在员工报销时，应根据报销单据，通过发票的形式将报销款过帐到“其他应付款—员工”科目下。4.5.3其他应收与其他应付的清帐工作应尽可能在收付款的同时进行，如有特殊情况必须单独清帐时，必须保证帐务处理的正确性与及时性。4.6应收应付会计凭证审核流程及要求4.6.1财务部门应按应收、应付业务凭证的不同性质设专人进行检查，以确保各项经济业务及时、准确地在财务上进行反映。4.6.2应收、应付会计凭证审核的主要内容包括：相关经济业务的性质是否与会计凭证反映的内容相一致；“参照”：填写相关业务的附件张数(并行期间填写中石化财务信息系统中的对应凭证号)；“抬头文本”：填写经济业务的性质；“长文本”：填写凭证摘要或选择相关选项；凭证日期、记帐日期、货币、业务范围、业务金额等填写是否正确；总帐科目、借贷等选择是否正确；是否正确填写必要的分配项；对是否正确选择了相关税码及相关税费计算是否正确；与总帐科目相关的各项内容是否符合总帐模块管理的相关要求；其他按规定需填写项目是否填写正确。4.6.3从其他模块过入的会计凭证应认真审核其业务的正确性、及时性以及必要的输入项是否齐全、完整、符合要求等，如发现问题因及时通过适当途径要求有关部门和人员进行修正。4.7应收、应付月末结帐流程及要求4.7.1财务处及子公司财务部门必须指定专人进行结帐管理。4.7.2结帐专管人员必须在每月1日上班前打开当月帐务，并在每月帐务结束后关闭该月帐务。4.7.3关帐后须重新开帐的，须由有关人员写出书面说明，经有关领导审批后方可。4.8报表及客户化程序运行流程及要求4.8.1在中石化全面实施ERP之前，报表分为两部分：一部分为上报中石化股份公司报表，该部分报表通过“中国石化ERP报表管理系统”以数据抽取形式进行编制；另一部分为公司及子公司管理报表，该部分报表通过SAP标准报表或运行客户化报表程序获得。4.8.2上报中石化股份公司报表必须按财务处有关编报要求及时准确上报。4.8.3其他客户化程序由相关使用人员分别管理。4.9其它流程及要求4.9.1ERP实施后其它须客户化的程序，由需求人员按有关规定提出，并在完成后由其具体管理。4.9.2ERP实施后其它须新增的流程，由需求人员按有关规定提出，由相关主管人员分析后决定是否实施。4.9.3应收