公文办理规范-课件

目录contents2一二三四公文格式公文办理公文办理常见错误自行添加标题2一公文格式1、《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅印发，中办发〔2012〕14号）；公文办理两大依据2、中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（2012年6月29日发布，GB/T9704-2012）。

均自2012年7月1日起实施。

公文办理两大依据1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》同时废止公文格式：

——国家标准规定的固定格式。一是文件格式二是信函格式三是命令（令）格式四是纪要格式五是电报格式8文件通用格式文件通用格式信函格式信函格式12命令（令）

格式命令（令）

格式2013年12月纪要格式纪要格式明电格式明电格式公文通用格式的“十八般武艺”版头6（眉首）主体9版记3份号（份数序号）、密级（秘密等级）和保密期限、紧急程度、发文机关标志（识）、发文字号、签发人标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期（大写-阿拉伯数字）抄送机关、印发机关、印发日期（删除主题词）2013年12月一减去掉了“主题词”一改变成文日期由原来的用汉字改为用阿拉伯数字将年、月、日标全。《条例》VS《办法》二增增加了“发文机关署名”和“页码”（页码这一要素，其实原来也有，提出了新要求）；《条例》VS《办法》公文格式新国标：《党政机关公文格式》代替《国家行政机关公文格式》主题词儿不再标：删除主题词格式要素密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注公文页码不可少：增加格式页码要素1份号：不得不说的秘密用于有秘密等级的公文，并根据同一文稿印制若干份文件时每份的顺序编号（为什么要标注顺序号，说明这个公文是有等级的，不易于公开发表、传阅，只能有少数的部门及人）。公文份号，一般用6位3号黑体阿拉伯数字组成，如果数字不足规定位数的，前面用“0”补齐。涉密公文必须标注份号。不涉密的公文，如发文机关认为有必要，也可以标注份号。顶格编排在版心左上角第一行。

常见错误：1.涉密文件不标注份号。2.份号的数字不按规定标注，随意性大。3.份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行。2密级和保密期限密级分类：秘密（1-10年）、机密（10-20年）、绝密（20-30年）三种。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。常见错误：1.在确定密级和保密期限上过紧或过松的倾向。2.密级标注不规范、不统一，有的保密期限中的数字使用汉字标注。3紧急程度紧急的纸质文件有2类：特急、加急。紧急电报有4类：特提、特急、加急、平急常见错误：1.不急的公文却标注了紧急程度。2.标注位置随意性大，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章。3.公文中未标注紧急程度，发文机关却在公文处理过程中按紧急公文催办。

4.纸质公文标注的紧急程度错用电报格式公文的紧急程度，或将“加急”件标注为“紧急”、“急”等。5.标注有紧急程度的公文却未体现紧急的原因。2种形式：一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。注意：联合行文时既可以并用联合发文机关的名称，也可以单独用主办机关名称。知识拓展：联合行文幻灯片344发文机关标志常见错误单击此处添加段落文字内容单击此处添加段落文字内容单击此处添加段落文字内容单击此处添加段落文字内容12341.发文机关标志不规范，有的发文机关的字体、字号大小不规则。2.有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致，如使用“××部”的发文机关标志，发文机关署名或印章却是“××部××司”或“××部办公厅”等。3.“文件”二字位置不对，不是标注在发文机关右侧，而是在发文机关全称或规范化简称正下方居中标注“文件”或“上报文件”。4.字号太大。有的基层单位的发文机关标志字大于上级机关发文机关标志的字号。

1234梅州市政府江门市政府中山市政府文化局工商局信管局广东省政府人事部总政治部组织部人事部广东省军区广东省政府广东省委中科院总工会人事部同级政府同级政府各部门上级政府部门与下一级政府政府与同级党委和军队机关政府部门与相应的党组织和军队机关政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位广东省中山市政府广东省政府隶属关系恒大集团广东省政府政企不分某某县政府国家某某部不对等联合行文单位的构成5发文字号发文字号编排要求行文规则指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文，主要有报告、请示。是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文，主要有函。指向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。这一类公文的文种最多，有命令（令）、决定、决议、公报、公告、通告、通报、纪要，还包括多数通告。上行文下行文平行文意见既可以用于上行文、下行文，也可用于平行文上行文行文规则1、原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关；2、下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提成倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。3、请示应当一文一事。4、受双重领导（既隶属于同级政府，又隶属于上一级主管部门：广州市教育局即隶属于广州市政府，又隶属于省教育厅）的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关；（上行文有签发人，下行文及平行文没有签发人）发文字号由发文机关代字、年份和顺序号三部分组成。国务院用“国”字，国务院办公厅用“国办”字，选取机关名称中最具代表性的字。如：山东省人事厅山东省简称鲁，人事厅最具代表性的字是“人”，所以机关代字是“鲁人”。注意：（1）如果一个机关的发文数量较多，可以在发文字号中加一个类别标志，反映文件的业务内容的类别和归属，如“国办函”。（2）如果联合行文，只标明主办机关发文字号。（3）命令、令只有顺序号，没有机关代字和年号。由于我国行政区众多，导致在行政区简称及代字的确定上，比较混乱，难以统一。比如：有以下政府机关在使用“宁政发”的机关代字：宁夏回族自治区、南京市、宁国市、宁海县、宁强县、宁陕县；有如下政府机关在使用“宁政”的机关代字：西宁市、宁德市。“发”用于领导机关的下行文“字”用于机关或机关职能部门之间的往来文件“复”用于领导机关对其所属下级机关请示的批复。然而，通过对实际情况进行分析，可以看出实际情况并非如此。尤其是“函”，分析以“国函”与“国办函”为代字的公文，并非全是作为“公文文种”的“函”，多是批复，兼及通知与命令。如《国务院关于同意将浙江省湖州市列为国家历史文化名城的批复》（国函201488号，）批复事项只涉及个别下属单位，此处的函应指以信函形式发文，而不是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”1、发文机关代字

概括不准确、不严肃、产生歧义。如：武汉大学人事处的代字写作“武大人”2、一字号多文六宗罪3、发文字号标注不

规范：4、发文字号的标注

位置错误5、未标注文号6、一文多字号6签发人3、限于上行文4、只标姓名，不标职务5、联合行文，须标明所有联署机关签发人和会签人姓名。1、“签发人”三字：用3号仿宋体字2、签发人姓名：用3号楷体字。“五大要点”“签发人”三字：方便上级机关了解下级单位谁对上报事项负责，以便答复。

五大错误1、该标注不标注；（请示、报告）2、签发人的标注不规范；（字体）3、多个机关联合上行文，有的只标注主办机关主要负责人，而不标注其他机关负责人。4、上报公文由主要负责人签发的，但有些机关

却是副职或非领导职务人签发；5、平行文、下行文标注“签发人”，画蛇添足。7标题标题用于提示公文的主要内容，让受文者一目了然公文的主要内容和形式，是对公文主旨的高度概括。“三要素”（谁发文、什么事\）发文机关名称＋（关于）事由＋的＋文种1、冗长啰嗦（不超过60字）2、公文标题排列

形式不够美观八宗罪3、标题与正文不

符，文不对题、题

不对文。4、标题中乱用标点符号，

不规范5、标题中介词使用

不规范6、标题中文种使用重复7、联合发文的发文

机关名称表述不规范8、标题中缺发文机关名称中共××省委政法委员会关于请求以中共××省委办公厅、××省政府办公厅名义转发《中共××省委政法委员会、××省维护社会稳定领导小组办公室、××解决信访问题联席会议办公室、××省加强社会管理领导小组办公室关于加强社会管理创新、完善社会管理制度、做好社会管理工作有关问题的实施意见》的请示如：关于做好节日期间爱国卫生有关工作的通知一、卫生工作……二、道路安全……三、安全生产……四、文化科技下乡……如：××市人民政府关于请求解决重大项目建设用地的请示报告××厅关于反馈××省人民政府关于加快国有林场管理体制改革若干意见（征求意见稿）的意见函。如：

××部××部××部办公厅关于………………的通知8主送机关8“两个要点”主送机关是发文机关要求对所发公文内容进行答复或处理的对方机关，直接反映公文的行文关系，上下级的隶属管理，特别是上行文，一般只写一个主送机关。1、主送机关（其实也就是收文机关）应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。2、主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。1、多头请示2、随意编造主送机关的简称3、标注位置不正确

4、排序不当5、主送机关标点符号使用不规范。（同一系统用顿号，不同系统用逗号。）本来同级同类机关之间使用顿号的，却用逗号；同级不同类机关之间用逗号的，却用分号（主送机关中一般不用分号）；主送机关结束之后应用冒号的，却不用标点符号。6、使用主送机关旧名称。如有的单位（如铁道部）在机构改革后已被撤销，但仍用原名称常见错误正文9一、首页必须显示正文。二、盖章页必须同时显示正文、发文机关署名和印章。1、每个自然段之间空一行。属于多此一举2、序号等数字错误3、序号之后使用的顿号，与正文中表述的内容

连接在一起，易使人误解。如“一、二十年代”

、“二、三大战役4、年份、月份等时间错误常见错误5、文件引用错误或不规范6、正文末尾出现“（此页无正文）”或者无

正文且未标注。1、每个自然段之间空一行。属于多此一举常见错误2、序号等数字错误1、每个自然段之间空一行。属于多此一举常见错误3、序号之后使用的顿号，与正文中表述的内容

连接在一起，易使人误解。如“一、二十年代”

、“二、三大战役2、序号等数字错误1、每个自然段之间空一行。属于多此一举常见错误4、年份、月份等时间错误3、序号之后使用的顿号，与正文中表述的内容

连接在一起，易使人误解。如“一、二十年代”

、“二、三大战役2、序号等数字错误1、每个自然段之间空一行。属于多此一举常见错误5、文件引用错误或不规范6、正文末尾出现“（此页无正文）”或者无

正文且未标注。4、年份、月份等时间错误3、序号之后使用的顿号，与正文中表述的内容

连接在一起，易使人误解。如“一、二十年代”

、“二、三大战役2、序号等数字错误1、每个自然段之间空一行。属于多此一举常见错误附件说明105、附件顺序号用汉字“一、二、三……”来标注6、附件名称没有紧随“附件：”之后书写，而是

另起一行，有的附件名称后标注标点符号4.附件说明编排位置不规范。3、多标附件说明，“画蛇添足”。2、只标了一个“附”字，或附件名称未标全称。1、带有附件的却漏标附件说明常见错误7、文字较长的附件说明回行后，没有与上一行附

件名称的首字对齐有的公文在正文中写明报送、上报、批转、转发等字样，在附件说明处就不必再标注“附件”字样的，却标注。例：国务院批转发展改革委等部门关于深化收入分配制度改革若干意见的通知（国发〔2013〕6号）。2013年12月59附件说明正确格式带有多个附件的附件说明示例发文机关署名111、应当用发文机关全称或规范化简称。2、公文一般以机关名义署名，特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。常见错误1、发文机关署名与发文机关标志和标题中的发文机关名称不一致，如××部制发的公文，却署名为“××部××司”或“×办公厅”。2.行政机关联合向下行文时，3个以上机关要署名并加盖印章的，但许多机关只用印不署名。3、发文机关署名简称不规范，如“××省人力资源和社会保障厅”正确的简称为“省人力资源社会保障厅”，但往往错误署名“省人社厅”。成文日期121、用阿拉伯数字将年、月、日标全；2、年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）常见错误1.成文日期中的年月日用汉字标注。2.成文日期距正文的行距过大或过小。3.成文日期右侧顶格。4.发文机关署名与成文日期标注的位置上下不对称、不匀称，相互之间错落太大。5.成文日期错误。印章13印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。（既要压住发文机关署名又要压住成文日期，印章不是公文的必备要素，有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不用印章）常见错误1.应当用印的，却忘了用印。2.用印位置比较随意，不居中、不端正、不规范。3.2个或2个以上机关用印时，印章相交或相切。4.多个行政机关联合向下行文时，只使用主办机关的印章（这是上行文的做法）。5.使用的印章与发文机关标志不符，如发文机关标志是“××总局”，印章却是“××总局××司”；或者发文机关是“××部办公厅”，印章却是“××部”。单一行文发文机关署名、成文日期、印章编排示例五个机关联合行文署名、成文日期、印章编排示例附注141.标注位置不规范，将附注标注在版记上一行。2.有的附注内容没有用圆括号括起来。3.作为上行文的“请示”中，未在附注处注明联系人的姓名和电话。1、附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。

2、附注放在成文日期之后，一般加括号，如请示中，（联系人、联系电话等），（此件发至**级）等等。常见错误附件15附属于正文的相关材料。常见的附件有两类：yi类是发布令和发布通知等发布、印发、转发、批转的公文。附件实质上是主件，二而形式上的主件实际上起报送、发布、函告的作用。另一类是对正文的补充、说明或是正文的参考材料。常见的有：图表、统计表、凭据。注意：并不是所有的公文都有附件。1、附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。2、附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。3、如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。2013年12月73与正文一起装订的附件页示例2013年12月74与正文不一起装订的附件页示例常见错误1.许多机关将没有作特殊标记的附件装订在版记后，有的附件不全。2.附件序号和附件标题与附件说明的表述不一致。3.将上级机关文件的复制件作为附件时，与正文的页码没有连在一起编排。4.“附件”二字标注不规范：有的将其简写成“附”，有的在“附件”或附件序号之后加冒号。抄送机关161、抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。2、如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。3、如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。常见错误1.未严格按照工作需要和保密要求确定抄送范围，滥抄、错抄或漏抄，或有的单位在主送单位和抄送单位中重复出现。2.将向上级的请示性公文“抄送”给直属的下级机关。3.印制环节中，将抄送机关排版错误。印发机关和印发日期171、印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。2、印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。常见错误1.有些机关设有专门的办公厅（室）或文秘部门，但在标注印发机关时，不是标注办公厅（室）或文秘部门，而是用发文机关作为印发机关。2.把成文日期当作印发日期。3.有些机关在公文在版记中缺少印发机关和印发日期，或标注了印发机关和印发日期但没有标注“印发”二字。页码181、一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。2、公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。3、公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。常见错误1.公文首页不标注页码。2.页码标注在版心内。3.页码前加“第”字，或左右未加一字线，或居中。4.附件的页码单独标注。2二公文办理案例XX市财政局的外收发人员马明收到XX市农业局《关于增拨禽流感防治经费的函》，对收文签收、启封后，将此公函径送局办公室李主任拟办。李主任随即在公函空白处写道：“建议XX处与XX处共同办理复文，报请刘XX局长阅批”，让马明迅速报刘局长批办。刘局长阅毕拟办意见，立即用红笔圈阅，以示同意，并要求相关责任部门迅即办理，保证禽流感防治经费及时到位。收文处理是指机构伴随公务活动收受外单位发来的文件并对其进行运转和办理的过程。收文处理过程就是一个由各种工作环节组成的动态工作系统，各工作环节之间环环相扣、紧密衔接。科学地设计和组织这些环节，直接影响着收文处理的效率。接收登记审核拟办批办承办催办注办归档查询

（一）收文办理第一节接收、登记第二节审核、分发第三节办理、传阅

（一）收文办理1、接收、登记接收是收文的第一个工作环节，这一阶段的主要工作内容和步骤是：收取文件、核查签收、登记在案。一、接收二、登记接收

接收是收取并对外机关发送来的文件从内容到形式进行全面的检查和核对，确保接收的信息是对开展本机关业务和管理活动有用的文件信息。

（一）接收工作的步骤与方法

（二）接收工作的主要内容（1）接收工作的步骤与方法纸制文件接收本机关收发室人员(外收发)审核签字（标记、收文机关、清点数量）清点、核对检查签收综合办公部门或职能部门的文件工作人员(内收发)

邮局、机要通信、机要交通、公文交换站或各机关专送接收工作的主要内容对来文进行安全性检查筛选、鉴别信息确认收文情况筛选、鉴别信息（1）将电子文件和电子信息区别开来。（2）检查文件内容是否属于本机关职权范围或业务范围。（3）重要的已加密、需认证的文件，要进一步解密和认证。确认收文情况在收文函或回执单中，一般应标明收文的标题、数量、收文日期等相关信息，便于发文机关确认和查询。将收文回复函或回执单的工作需求，设计成程序文件，嵌入到办公自动化的收文子系统中，作为收文子系统的后台文件，自动生成相关数据，并自动执行回复程序。登记（一）收文登记（二）收文登记的作用（三）办公自动化环境中的收文登记（四）现代登记方式的优势（五）收文登记的项目（1）收文登记

收文登记，指收到来文后，文件工作人员对文件进行分门别类的登录活动。通过对收文信息的管理，方便平时核对、统计、催办、查找、利用公文，同时还有助于文件工作人员掌握公文运转过程中的有关情况，明确参与公文办理的各类人员的责任，提高公文办理的效率。收文登记的作用通过对收文信息的管理，方便平时核对、统计、催办、查找、利用公文，同时还有助于文件工作人员掌握公文运转过程中的有关情况，明确参与公文办理的各类人员的责任，提高公文办理的效率。收文登记的项目收文日期、来文机关、文件标题、发文字号、密级、附件及份数、承办部门及承办人员。《收文登记表》样式编号收文时间来文机关文件标题发文字号密级附件份数承办单位签收备注2、审核、分发一、审核二、分发审核收文审核审核的内容收文审核收文审核，指按照有关规定和规范对收文进行检查核实的活动。通过审核，剔出无效和无用文件，保证内容和格式符合要求的文件进入收文办理流程，提高收文办理的时效性和有效性。审核的内容

1．对上级机关、平级或不相隶属机关的来文，主要检查来文是否属于本机关职权范围内应办理的文件。

2．对下级上报的需要办理的文件，除审核来文是否应由本机关办理之外，还应对以下方面进行审核：是否符合行文规则；是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否业经协商、会签；文种、格式是否规范等。二、分发（一）分发（二）分发的要求（三）分发的原则分发分发，又称分流，即按照机构内部业务分工和来文的内容和要求，将其分送到各主管部门子以办理的活动。分发工作的目的在于根据职能分工，实现文件的分工处理，实现行文目的。分发的要求1．分门别类处理2．预先建立文件分发系统分发的原则1．领导亲收件应由文件工作人员按照收文处理程序有序运转。2．业务性文件按业务分工径送各业务部门。3．综合性文件径送综合办公部门。4．只需阅知的文件直接组织传阅。5．对需要办理而无明确办理部门、办法、措施的文件，应直接送领导人或综合办公部门负责人进行批办或拟办后，再行分发。3、办理、传阅

办理件：指需要由具体的业务部门或人员通过一定方式贯彻实施信息内容的文件拟办——批办——承办收文阅知件：指需要机构负责人、部门负责人或相关业人员阅读了解信息内容的务文件。拟办——(批办)——组织传阅

办理、传阅拟办批办承办组织传阅催办一、拟办（一）拟办的作用（二）拟办的范围（三）拟办的要求拟办的作用1、从领导人的角度来看，拟办意见对领导来说有着重要的参考价值。2、从拟办人角度来看，拟办环节有助于充分发挥文秘部门及其人员的工作积极性和主观能动性，锻炼综合处理各种事务的能力，使之能够更好地履行辅助决策和参谋助手的职责，提高其信息服务的品质。拟办的范围拟办的公文通常包括：1、要求贯彻落实或办理的公文或重要的需本机关领导或有关部门阅知的公文；2、下级机关的请示及重要的报告；3、要求本机关办复的公文；4、若干业务部门联合办理的公文；5、重要的人民来信等。拟办的要求对拟办人员的素养要求对拟办活动的要求拟办意见的撰写要求对拟办人员的素养要求（1）拟办人员应具有较高的理论水平，能够运用理论分析问题、研究问题，站在全局的高度，提出高质量的拟办意见。（2）深入了解有关党的路线、方针、政策，以及国家的相关法律、法规，为拟办工作奠定良好的政策基础。（3）熟悉本机关组织机构的构成、领导人的分管范围、各部门的业务范围以及本单位与相关单位的业务关系等，所提拟办意见应有具体的针对性，切合实际。对拟办活动的要求（1）详细地阅读来文，准确地把握公文的内容、性质和发文机关的具体意图和行文目的，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。（2）掌握有关的方针政策及相关规定，必要时查阅有关公文资料，并将相关的公文资料附在此份公文之后，方便领导批办时查阅。拟办意见的撰写要求

(1)对上级来文的拟办，应指明办理、贯彻落实的部门或具体人员，并提出具体要求，使相关部门或人员能够明了自己的任务和责任。

(2)对下级机关或平行、不相隶属机关来文的拟办，需要明确指定负责承办文件的业务部门或业务人员以及注明办文时限。

(3)对需要联合办理的公文的拟办，应明确指定牵头单位，以免机构之间互相争办或相互推诿。

(4)对难以提出具体办理意见的文件，在拟办前可先与文件内容涉及的相关部门联系沟通，听取意见后再提出拟办方案。

在传统文书工作环境中，拟办意见一般填写在《文件处理表》

收文日期来文机关来文文号密级分数文件标题分类号紧急程度拟办意见年月日拟办意见年月日承办过程及结果年月日批办批办，是指由机构或部门领导人对文件办理提出最终处理意见的决策性活动。批办批办的作用批办的范围批办的要求批办的作用

1．批办是各级领导行使职权、履行职责的重要手段。

2．批办是领导人及时阅示重要收文，了解有关情况的途径。3．批办有利于加强对文件办理的领导，防止失误，提高办文质量。批办的范围根据一个机构的职能、收文数量和来源状况等情况来划定批办的范围：无既定办理方案的业务性文件；非固定性文件来源的重要文件；本机构中无处理文件的业务对口机关的收文；依照职权确需领导人行使决策权、指挥权和具体处置权的文件等等。具体包括：上级颁发的重要指示、决定、工作部署，针对本机关的批示、批复、通报等；平行或其他不相隶属机关重要的协调性工作的公文；下级机关重要的请示、报告等。批办的要求坚持集中与分散相统一的批办原则灵活处理批办顺序规范撰写批办意见

规范撰写批办意见（1）对于已有具体请示事项或拟办意见中已提出具体方案的文件，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。（2对于随机的无办理方案的非常规性文件，必须根据文件的内容，提出相应的、准确的批办意见。（3）批办意见要求高度明确、肯定、具体，前后必须保持一致，批示的执行方案必须是切实可行的，避免只阅不批，仅画圈而不签署意见，语言表达模棱两可、似是而非。（4）批办意见应规范地书写在批办栏内，一般不要直接在文件上批注意见，以保持公文文面的庄重与整洁，便于日后归档保存。

3、承办承办，是指通过对公文的阅读、贯彻执行与办理(或回复)，而使公文内容所针对的事务与问题得以处理和解决的活动。承办承办的作用承办的范围承办的要求承办的作用承办是收文办理工作的重要环节。承办工作是检验批办意见是否正确的惟一途径承办的范围通常需承办的公文有：上级机关或本机关的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本机关内部执行；上级领导交办的事项或需要办复的公文；来自下级机关的请示以及重要的报告；平行机关或其他不相隶属机关要求协作的函电、合同等；人大代表的议案、建议和政协委员的提案。承办的要求确认承办责任处理好承办原则性和灵活性的关系维护文件的时效性文件承办的经过和结果填写确定文件承办时限应区别不同情况（1）对需要承办、但又没有明确规定办理时限的文件，承办人员应根据文件的性质、重要程度和以往惯例，确定办理的时限。（2）对于紧急公文，应当及时办理，确有困难的，应当迅速予以说明：一般原则是：特急件，应随到随办，尽快在当时或在一日之内办理完毕；急件，原则上也是随到随办，最迟不超过三天。

(3)对于限时办理的公文．应在限定的时间范围内必须办理完毕，不应拖延，以免耽误办文办事。文件承办的经过和结果填写发文承办的，注明复文号、复文日期。会议承办的，注明会议名称、会议时间和议定事项。电话回复的，注明时间、地点、人员、主要内容。当面解决的，注明时间、地点、解决方式方法、措施与结果等。承办人员应将以上内容清晰、工整地填写在“办理结果”栏目内，并应填写承办人姓名与日期，以备日后查询。组织传阅阅知类文件通常是由一个机构的综合办公机构负责处理。处理程序分为两种情况：一是针对常规文件或一般的资料，由文件工作人员按照有关阅文规定和惯例直接组织有关人员阅悉文件内容；一是针对非常规文件或者保密文件、资料，通常要按照拟办——(批办)——组织传阅的程序进行，有关负责人批示阅文范围后，文件工作人员按照批示意见组织有关人员传阅。组织传阅组织传阅，是指由文书处理部门负责组织，按照有关规定和顺序将经过处理或加工整理的文件在多个部门或多位领导(工作人员)之间传递、运转，使其了解、知悉文件内容的活动。组织传阅组织传阅的作用组织传阅的方式传阅的要求组织传阅的作用为领导决策和有关管理人员执行决策提供重要的信息支持。有效控制机构中文件信息的流动方向和速度。组织传阅的方式纸制文本传阅方式0A系统的传阅方式纸制文本传阅方式传统文书工作中，组织传阅的最佳方式是树型传阅方式，即以文件工作人员为主干，将文件传送给第一位阅文者，第一位阅文者阅毕将文件退回文件工作人员，由文件工作人员再传递给下一位阅文者。这种传阅方式的优点在于，文件工作人员作为组织和控制者，掌握着文件传递的流转的方向、时间、速度等，而阅文者的阅文活动处于监控中，从而保证了文件信息传阅的时效性、有效性和可靠性。传阅的要求准确筛选阅件合理安排阅文顺序保证阅件的安全科学组织文件传阅合理安排阅文顺序安排阅文顺序应考虑的因素文件传阅的一般顺序安排阅文顺序应考虑的因素一是文件自身的信息二是阅文者的条件三是阅文效率文件传阅的一般顺序先送主要领导人，次送主管领导人及其他副职领导人，再送有关业务部门负责人，最后送一般工作人员。保证阅件的安全秘密文件信息的传阅，必须采取严格的访问权限控制措施，制定相应的制度规范。例如：不得在网络中运用电子邮件方式，或者使用明码电报方式传阅，应配备专门的计算机(一般不应接人因特网)、在专门的地点(办公室、阅文室等)、履行严格的手续(借阅登记)阅览文件；未经允许，阅文者不得随意复制、摘录、转发文件；不得将机密文件携带至公共场所，或者将其带回家中，以免泄密或被涂改(电子文件的泄密或被涂改往往是不留痕迹的)；不得随意传播保密文件信息，否则将追究其相应的责任等等科学组织文件传阅一方面，应以文件人员为中心点组织传阅，不宜在众多阅文者中传来传去，以免丢失、泄密、职责不清。另一方面，传阅文件的过程中，文件工作人员应督促各位阅文者及时阅文，快速流转；及时检查阅文者的阅后意见，对其中领导批示交由部门办理的文件，应迅速转入承办部门及时地办理，使领导批示意见得到认真落实。科学组织文件传阅对于常规的需传阅的文件，应填写《文件传阅单》，以便确认有关人员阅读文件并记录阅后意见。对既需阅知又急需办理的电子文件，可以利用电子信息复制方便的特点，拷贝文件副本，分别投入阅文和办理两个流程。《文件传阅单》样式序号发文字号或标题阅后签名签约时间备注催办催办是指根据文件的承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行督促检查，以防积压延误。《国家行政机关公文处理办法》明确规定：送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。在OA系统中，催办工作可以更高效、更快捷地实现。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。

（一）收文办理收文可分为阅知性公文(以下简称阅件)和批办性公文(以下简称办件)两大类。收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。（各机关对办理环节的概括、流程不一致。还应注意研究公文办理体制机制等问题，以有利于分工协作，提升效率）1.签收注意两点：一是要清点信封或文件包数量，检查密封是否完好，核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载是否相符。二是要逐份清点核对所收文件的编号、份数与签收单上的记载是否相符。核对无误后，要签名或盖收文章收件。

（一）收文办理

（一）收文办理2.登记公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。登记不是一次完成。边办边登。多环节登记。3.初审是否应当由本机关办理。是否符合行文规则。常见问题有：请示中一文多事，报告中夹带请示事项，将下级机关的请示事项原文转报上级机关，党委、政府办公厅(室)之外的业务部门擅自向下级党委、政府发布指令性公文。

（一）收文办理

（一）收文办理文种、格式是否符合要求

常见问题有：该用“请示”的用了“报告”；主送、抄送机关标注不规范；上行文未标注“签发人”；主附件分离，附件不全；缺页、错页、中间有空白页；印制歪斜，等等。

（一）收文办理涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。

常见问题有：未经协商就报文；已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文；多个机关联合行文未会签完毕就报文等。

（一）收文办理是否符合公文起草的其他要求。初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并说明理由，可以在退文时附退文单注明退文原因，或者将退文原因电话告知来文单位。初审合格的公文，进入承办程序。4.承办承办阅件。阅件应合理确定分送范围并分送。在分送范围的确定上，以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求为原则。

（一）收文办理承办办件。办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。转办适用于党委、政府办公厅(室)根据有关规定有明确的授权，或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况。拟办是文秘人员在对办件认真分析研究后，提出书面办理意见报机关负责人审核决策。

（一）收文办理写拟办意见要注重以下几个方面：

掌握文件内容，搞清请示事项。把握政策规定，领会有关意图。查找档案资料，对照先例比较。尊重部门意见，注意协商协调。立论有根有据，建议完整准确。用语规范简洁，答复简明得体。

（一）收文办理5.传阅（运转、送批、送阅）按顺序传批。适用于只有一份文件且需多人阅批的公文传阅。

(1)正传。按阅批人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文。

(2)倒传。按阅批人排序由后往前依次传阅，一般多用于请示类公文。

（一）收文办理

分传对于保密要求特别严格的公文，可以采用专传的方式，即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批完毕。

（一）收文办理传阅工作中的注意事项：一要随时掌握公文传阅去向和进度。二要控制公文传阅周期（时间）。三要严格公文传阅范围。四要减轻机关负责人阅文负担（先摘编）。五要确保传阅安全保密。六要适时将已传阅完毕的文件收回归档。

（一）收文办理

（一）收文办理6.催办区分情况适时催办，跟踪催办，重点催办，定期催办。7.答复办件办理完毕后，应将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

书面答复

1.制发答复公文。

2.印送批件;将机关负责人在办件上的批示复印或抄清后交来文单位和相关单位。

3.发《办文通知》。口头答复：电话答复面谈答复

（一）收文办理

（一）收文办理收到下级机关上报的需要办理的公文（一）收文办理收到上级机关下发或交办的公文幻灯片76收到涉及其他部门职权事项的公文幻灯片77

（一）收文办理

收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

经审核，对符合规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

上级有关机关来文上级机关下发或交办公文办理

收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。上级机关来文上级机关领导批示上级机关部门来文文秘分办：及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限办理，确有困难的应及时予以说明。主办会办办文不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，及时退文并说明理由。涉及两个以上部门的应明确主办部门。领导批示紧急公文明确时限。涉及其他部门职权事项公文的处理主办部门应当主动与有关部门协商。如有分歧，报请主办部门主要负责人出面协调。如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。上级机关主办部门有关部门主办部门主要领导有关部门主要领导意见一致意见分歧各自说明理由，主要领导签字以一个文件上报逾期不复发文办理主要程序包括复核、登记、印制和核发。

（二）发文办理1.复核已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当进行复核。一是否经过发文机关办公室审核。二公文审批手续是否完备。审批手续包括2个方面：一是审批权限是否准确。二是审批的机关负责人有无遗漏。三内容、文种、格式是否准确规范。

（二）发文办理

（二）发文办理2.登记基本要求：复核后的公文，应在发文登记本或计算机系统中认真详细记载发文登记的内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期、印制份数等。

（二）发文办理3.印制

(一)确保质量。公文印制必须以经过机关负责人签发的定稿为依据。

(二)确保时效。尤其是对于标注特急或要求限时发出的公文，要严格按照时限印制完毕，不得延误。

(三)确保安全保密。涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制。4.核发

(一)认真检查成品文件质量。

(二)准确及时分发成品文件。

（二）发文办理《条例》规定：“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档”。

（三）公文整理归档

（三）公文整理归档收集范围材料归档范围是：(1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。(3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料。(4)其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。

（三）公文整理归档在准确掌握归档范围的同时，还要准确掌握不需要归档的范围。“两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档”。

（三）公文整理归档系统整理整理方法：(1)装订。(2)分类。(3)排列。(4)编号。(5)编目。(6)装盒。移交归档在移交之前，拟移交案卷的质量要经过档案部门检查验收。完成了移交工作，公文就正式转化为档案。影响存档的因素使用不利于保管的纸张。热敏传真纸、尺寸不规范的纸张使用不利于存档的书写工具。铅笔、圆珠笔起草笔迹潦草，难于辨认。修改不符合规范，难于理解。2三公文办理常见错误错错用括号，如：乌经开办发（09）50号

正错正错用虚数，如：乌经开办函〔2011〕第05号眉首部分—发文字号标注不规范

年份应标全称，并用六角括号“〔〕”括入，如：乌经开办发〔2009〕50号

序号不编虚位（即1不编为01）,不加“第”字，如：乌经开办函〔2011〕5号错误一：错误二：两例中的“《》”号都不应该使用

标题部分不加书名号

除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。

1.关于认真贯彻《×××决定》的通知2.关于转发《×××报告》的通知

1.关于认真贯彻×××决定的通知2.关于转发×××报告的通知错误三：关于转发《关于转发省直机关工委〈关于做好第二批学习实践活动整改落实后续工作的通知〉的通知》的通知

转发省直机关工委关于做好第二批学习实践活动整改落实后续工作的通知标题层层转发

错误四：关于请求解决××××的请示

后面有请示，前面用请求就是多余的。应为：关于解决××××的请示标题文字累赘

错误五：中共xx县委xx县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见中共xx县委

XX县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见回行题式不规范

错误六：标题中“试行”的放置位置

《××市统计局奖惩管理办法》（试行）《××市统计局奖惩管理试行办法》《××市统计局奖惩管理（试行）办法》标题中“试行”要放在书名号之内。《××市统计局奖惩管理办法（试行）》错误七：缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。

标题残缺错误八：错用文种《关于使用社会保障卡有关问题的说明》《关于印发使用社会保障卡有关问题说明的通知》《关于××公司退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》《关于印发××公司退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费具体操作规定的通知》《关于××省电力有限公司公文处理的规则》

《关于印发××省电力有限公司公文处理规则的通知》错误九：错用文种把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，例如“关于×××的请示报告”

《××学院“12·5”志愿者服务活动方案》

《关于印发××学院“12·5”志愿者服务活动方案的通知》

《关于在院学生会成立创业就业部的通知》

《关于成立××学院学生会创业就业部的通知》

错误十：主体部分

二、正文小标题

第一层次为：“一、……”（作为小标题时，句尾无标点）；第二层次为：“（一）……”（括号后不加顿号。作为小标题时，句尾标点可有可无）；第三层次为：“1.……”（无论是否为小标题时，句尾要有标点）；第四层次为:“（1）……”（括号后不加顿号。句尾必须有标点）。错误十一：主体部分

三、引用文号格式

如：“据×办〔2006〕12号文