文书工作与档案管理10-第十章-档案的检索课件

第十章档案的检索学习目标主要内容知识框架图本章点睛了解挡案计算机检索的特点。了解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作的含义与规则。掌握常用档案检索工具的功能和编制方法。知道档案著录格式和著录符号，档案标引的步骤和方法，档案检索工具体系的构成。掌握常用检索工具的结构和编制方法，会用有关知识对文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。45321档案部门应以“档案信息化”、“利用网络化”为导向，提供检索工具，构筑信息平台。工具的价值在于改进服务；重要的是使用工具的智慧。第一节档案著录与标引第二节档案检索工具第三节档案的计算机检索第一节档案著录与标引

一、档案著录工作二、档案标引工作三、《中国档案分类法》和

《中国档案主题词表》本节点睛

平时的学习和经验，是我们在危急关头最有力的支柱。——林肯一、档案著录工作

档案著录就是在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录工作是编制检索工具的前提和基础，此外，还具有档案登记，介绍、报道和交流馆（室）藏的作用。按照国家标准《档案著录规则》的规定，档案著录工作主要包括著录项目、标识符号、著录格式、著录级别、著录项目细则等内容。根据《档案著录规则》，档案的著录项目有以下七大项，见图9-1。（一）著录项目

图9-1档案的著录项目的内容标识符号是用来表示不同著录项目和著录含义的人工语言符号。（二）标识符号

标识符号

著录格式是指著录项目在载体上的排列顺序及表达方式。根据《档案著录规则》的规定，一般采用段落符号式进行著录，有时也可采用表格条目式。段落符号式条目著录格式如下：

（三）著录格式

分类号档案馆（）代号档号缩微号正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者+附件-稿本：文种-密级：保管期限-载体类型：数量及单位：规格-附注提要主题词或关键词

段落符号式条目著录格式将著录项目分为四个段落，见图9-2。图9-2著录项目的四个段落（三）著录格式

段落符号式条目著录格式既适用对单份文件、单个案卷进行著录，也适用对一组文件、一组案卷进行著录。著录一般在卡片上进行，卡片尺寸为125cm×75cm，著录时，卡片四周均应留1cm的空隙。如卡片正面著录不完，可在背面连续著录，并在正面右下角用“（）”注明“转

背面”。

根据《档案著录规则》的规定，档案著录级别的分类，见图9-3。

（四）档案著录级别

图9-3档案著录级别的分类图9-4著录级别的选择

文件级著录时是一文一卡，案卷级著录时是一卷一卡，根据著录对象选择恰当的著录级别，见图9-4。（四）档案著录级别文件级著录卡片NW57050222-13-18-312-011-1536-21关于批转《××市环境保护实施办法》的通知：×环字［1998］16号／××县环保局＋××市环境保护实施办法：通知．—内部：长期．—19981112.—4页：260mm×184mm（提要略）环境保护办法案卷级著录卡片MA041050015-34-28-1743-26××市各县1958年土地资源统计表—19581201－19590301＋××市农业局关于开展土地资源调查的通知：统计表：永久—19581201－19590301—××县统计数字不完全（提要略）（主题词或关键词略）

1.题名与责任说明项（1）正题名。题名项包括，见图9-5。

（五）著录项目细则

图9-5题名项包括的内容

（2）文件编号。文件编号包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等，著录时按原文照录，前面加“：”号。例如：“：中发［1990］3号”。（五）著录项目细则

（3）责任者。责任者有以下几种情况，见图9-6。图9-6责任者的分类（五）著录项目细则责任者著录的四种情况，见图9-7。图9-7责任者著录的四种情况（五）著录项目细则

（4）附件。附件是正文后的附加材料，著录时只著录题名，其前加“＋”号。若正文后有多个附件则应逐一著录，且每个附件题名前都要加“＋”号。例如：“＋国务院通知”。（五）著录项目细则2.稿本与文种项稿本包括正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、底图、蓝图、原版、修订本、印本等，著录时依实验情况照录，前面加“—”号。

草图正本（五）著录项目细则

文种依实际情况著录为命令、决定、指示、报告、通知、请示、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，前面加“：”号。说明书判决书（五）著录项目细则3.密级与保管期限项密级与保管期限内容，见图9-8。图9-8密级与保管期限内容（五）著录项目细则4.时间项著录时间项应注意的问题，见图9-9。图9-9著录时间项应注意的问题（五）著录项目细则

时间一律用8位阿拉伯数字表示，前4位数字表示年度，第5至6位表示月，第7至8位表示日。理解文件形成时间应注意四点，见图9-10。图9-10文件的形成时间应注意的问题（五）著录项目细则5.载体类型与形态项（1）载体类型。载体类型有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。（2）数量及单位。数量用阿拉伯数字著录，单位用档案物质形态的统计单位进行著录，如“卷”、“页”、“张”、“册”、“盒”等，前面加“：”号。（3）规格。规格是指档案载体的型号、尺寸等，著录时前面加“：”号。（五）著录项目细则（五）著录项目细则6.附注与提要项附注与提要项的主要内容，见图9-11。图9-11附注与提要项的主要内容（五）著录项目细则7.排检与编号项排检与编号项是目录排检和档案馆（室）业务注记项。包括的内容见图9-12。图9-12排检与编号项的内容（五）著录项目细则二、档案标引工作

图9-13档案标引

档案标引是指在档案著录过程中，对档案的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标识的过程。档案标引按检索体系可划分为两部分，见图9-13。（一）档案标引的质量指标

档案标引的质量直接影响着档案的检索效率，衡量档案标引工作的质量指标有三种，见图9-14。

图9-14衡量档案标引工作的三种质量指标1.熟悉和掌握分类标引规则档案分类标引依据的是《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》，所以，标引员必须熟悉和掌握这些内容，正确理解各类目的含义和范围，按专指性的要求把文件分入恰当的类目，并要根据档案的实际内容确定恰当的标引深度，保证标引的全面、准确。（二）分类标引的步骤与方法

2.分析档案主题（1）主题的类型主题的类型有两种，见图9-15。（二）分类标引的步骤与方法

图9-15主题的类型

（2）主题因素指构成主题的因素。主题因素主要有五种，见图9-16。

图9-16主题因素的内容（二）分类标引的步骤与方法3.根据分析结果，给出分类号根据分析结果，给出分类号如多主题文件，先分解为单主题，然后分别赋予其分类号。给出的步骤，见图9-17。图9-17得到分类号的步骤（二）分类标引的步骤与方法4.审校。为确保标引的质量，在给出分类号后，应重新审视主题概念的提炼、分类号的选择和书写等是否全面、准确、无误。（二）分类标引的步骤与方法1.熟悉和掌握主题标引规则主题标引依据的是《中国档案主题词表》。标引人员要对《中国档案主题词表》的结构体例、使用方法和主题标引的有关规则充分了解，熟练掌握。

2.了解档案内容，分析档案主题要想标引出正确的主题词，必须首先熟悉档案的内容，熟悉档案内容的方法很多，比如浏览标题、按语、查阅文件外部特征等。（三）主题标引的步骤与方法3.查表选词，进行概念转换主题概念提炼出来后，要把它转换为主题词，概念转换的形式有四种方法，见图9-18。

图9-18主题概念转换的形式（三）主题标引的步骤与方法

4.审校概念转换完成以后，应进行审校，看看主题概念的提炼、主题词的选择及书写形式是否正确、贴切等。审校的形式同分类标引一样。（三）主题标引的步骤与方法

《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》是进行档案标引的依据，相当于两本标引的工具书。三、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》

（一）《中国档案分类法》

《中国档案分类法》主要用于档案分类标引和组织档案分类目录，适用于我国各个历史时期所形成的各类档案，其体系和类目的设置是以不同时期国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容记述和反映的事物属性关系，形成从总到分，从一般到具体的逻辑体系。

1.《中国档案分类法》的构成。它由以下五部分构成，见图9-19。图9-19《中国档案分类法》的构成（一）《中国档案分类法》

2.中华人民共和国档案分类表的结构体例中华人民共和国档案分类表主要包括：（1）基本大类。中华人民共和国档案分类表以一览表的形式共设置了19个基本大类，即：

Ａ中国共产党党务Ｂ国家政务总类Ｃ政法Ｄ军事Ｅ外交Ｆ政协、民主党派、群众团体Ｇ文化、教育、卫生、体育Ｈ科学研究Ｊ计划、经济管理Ｋ财政、金融、保险、审计Ｌ商业、旅游业、服务业Ｍ农、林、牧、渔业Ｎ工业Ｐ交通Ｑ邮电通讯Ｒ城乡建设、建筑业Ｓ环境保护Ｔ海洋、气象、地震、测绘Ｕ标准、计量、专利。（一）《中国档案分类法》

（2）主表主表是分类表的主体，具体地列出了每一大类下面各个属类的名称和代号。主表主要由四部分组成，见图9-20。图9-20组成主表的四部分内容

（一）《中国档案分类法》

（3）复分表（辅助表）。复分表是为了使主表不至于庞大，而将主表中具有共性的内容抽出来而单独形成的各种分类表，目的是对一些档案进行细分。（一）《中国档案分类法》

《中国档案主题词表》是进行档案主题标引和主题检索的词语工具书，共收录主题词25891条，其中，正式主题词21785条，非正式主题词4106条。

1.《中国档案主题词表》的选词范围

《中国档案主题词表》选录了20世纪初以来反映政党、政府机关的管理活动的名词，公文中经常涉及的政治活动、经济建设、科学研究、生产技术和新事物等各方面的名词术语，还有民族宗教、语言文字、组织机构、职务职称、法律法规、节日节令、科学技术、矿物元素、文学艺术、体育运动、动物植物等。（二）《中国档案主题词表》

2.《中国档案主题词表》的结构体例（1）《中国档案主题词表》主要由六部分构成，见图9-21。

图9-21《中国档案主题词表》主要内容（二）《中国档案主题词表》

（2）主表主表由款目主题词及其汉语拼音、范畴号、注释和词间关系等项组成，其格式为：汉语拼音款目主题词（范围限定）［范畴分类号］（含义注释）Ｄ（代）或Ｙ（用）Ｆ（分）词间关系Ｓ（属）Ｚ（族）Ｃ（参）（二）《中国档案主题词表》图9-22组成主表的主要内容（二）《中国档案主题词表》第二节档案检索工具

本节点睛一、档案检索体系二、档案检索工具的种类三、档案检索工具的编制

前事不忘，后事之师也。

——《战国策》

档案检索体系是档案管理部门为满足不同需要而编制的各种类型的在功能上相互联系、相互补充的档案检索工具的集合体。一、档案检索体系

档案检索工具的种类很多，但其特点各异、功能也有所不同。具体来说有三点必要性，见图9-23。（一）建立档案检索工具的必要性

图9-23建立档案检索工具的必要性建立档案检索体系有三点要求，见图9-24。

（二）建立档案检索体系的要求

图9-24建立档案检索体系的要求二、档案检索工具的种类

档案检索工具按不同的划分方式可分成很多种类，常见的划分方式有以下四种。（一）按载体形态划分。按载体形态划分档案检索工具有四种。缩微式检索工具

卡片式检索工具书本式检索工具

电子检索工具

二、档案检索工具的种类（二）按编制体例划分

按编制方式划分档案检索工具有三种，见图9-25。图9-25按编制方式划分档案检索工具按编制方式划分的档案检索工具举例。全宗指南

分类目录专题指南主题目录人名索引地名索引（三）按用途划分

按用途划分档案检索工具有三种，见图9-26。图9-26按用途划分档案检索工具的种类

按查检方式划分档案检索工具有两种，见图9-27。

（四）按查检方式划分图9-27按查检方式划分档案检索工具的种类（一）案卷文件目录又称“全引目录”，是将案卷目录和卷内文件目录的内容结合在一起而形成的目录名册，兼具案卷目录和卷内文件目录的功能。编制案卷文件目录，只需把案卷目录和卷内文件目录依次打印，或复印剪贴后装订起来即可。三、档案检索工具的编制

分类目录是从国家机构和社会组织的职能活动方面来揭示馆（室）藏档案的内容和成分，按照档案分类表的体系组织起来的以分类号为排检项的一种检索工具。分类目录特点，见图9-28。（二）分类目录

图9-28分类目录的特点

分类目录的编制有三个步骤，见图9-29。图9-29分类目录的编制的步骤（二）分类目录（三）主题目录

主题目录是将文件或案卷的主题词按字顺排列而形成的一种检索工具。主题卡片目录的编制有两步，见图9-30。图9-30主题卡片目录编制步骤专题目录是集中、系统地揭示某一专题档

案内容和成分的检索工具。专题目录大多也以

卡片的形式编制，专题卡片目录的编制有三个

步骤，见图9-31。（四）专题目录

图9-31专题卡片目录编制的步骤

文号索引是以文号为检索途径，揭示每份文件部分特征的检索工具。文号索引通常采用表格式，编制方便，查找迅速，适用于机关档案室或小型档案馆。机关文号索引常采用文档对应式，就是将某一机关某一年度的所有发文的文号按先后次序排列起来，在每一文号后的空格内填上相应的档号。（五）文号索引

人名索引是将档案中涉及的人名及其简要情况著录下来，集中排列并指明出处的一种检索工具。人名索引按著录范围分综合性和专题性两种。

1.综合性人名索引是将馆（室）藏档案中所涉及的全部人名都编成索引。

2.专题性人名索引是将馆（室）藏档案中涉及某一专题内