档案编研工作-课件

档案编研工作

一、档案编研工作概述

二、档案编研工作的程序与方法（一）档案文献编纂的程序与方法

（二）档案参考资料的编写1、全宗介绍2、组织沿革3、大事记4、基础数字汇编5、档案利用效果实例选编

第二章档案编研工作第一节档案编研工作概述

一、档案编研工作的概念

档案编研工作，是以档案馆（室）藏档案文献为主要对象，以主动提供档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，按照一定的题目要求，对档案文献进行收集、筛选和不同性质、不同层次的加工，使其转化为不同形式的出版物，供社会和有关方面利用。档案编研工作的含义：（1）档案编研工作以档案文献为主要物质对象；

（2）对档案文献的内容进行研究和加工整理是编研工作的内容实质；

（3）满足社会或本单位对档案信息的利用需求是编研工作的主要目的。

二、档案编研工作的性质与原则

1、档案编研工作的性质

编研工作是一项条件性（服务性或资料性）工作。2、档案编研工作的原则（1）坚持科学性原则。实事求是的科学态度：忠于原文以存真，科学加工以求是（2）坚持无产阶级党性原则。三、档案编研工作的基本内容第一、档案文献编纂。

第二、编写档案参考资料。

第三、开展历史研究、编史修志，撰写论文、出版专著等。

编研与编纂：共同之处：

①工作对象都是档案文献；

②工作内容都是对档案文献内容进行加工转录；

③工作目的都是为了主动系统地提供利用档案；区别：

编研比编纂的工作范围更大。编纂只是编研工作的一个组成部分。四、档案编研工作的类型

按照加工的性质和层次（即对档案信息加工的不同特点）可划分为：编纂型（抄纂型）编研工作、编述型编研工作、著作型编研工作。编纂型（抄纂型）编研工作---档案文献的汇编，也称为档案文献编纂工作。特点：注重保持档案原文，注重转达档案作者原意。编述型编研工作---编写档案参考资料，如组织沿革、大事记等。特点：对档案信息进行提炼，按照一定要求加以集中，用新的体例重新组合。著作型编研工作---利用档案开展历史研究，参加编史修志，撰写文章、专著，进行艺术创作等。特点：要求作者运用创造性思维，在研究档案的基础上，形成一定的观点和结论。五、档案编研工作在档案馆、档案室工作中的地位和作用1、编研工作是档案馆、档案室的一项法定义务。

2、档案编研工作是开发档案信息资源，提高档案馆、档案室服务质量的重要手段。

3、编研工作可以检验并促进档案馆（室）的基础工作。

4、编研工作是保护档案原件，并使档案内容长远流传的有效措施。

5、编研工作是提高档案工作者学识水平、培养和造就档案人才的重要途径。第二节档案编研工作的程序与方法一、档案文献编纂的程序与方法（编纂型或抄纂型编研的程序与方法）二、档案参考资料的编写方法（编述型编研资料的编写方法）一、档案文献编纂的程序与方法（编纂型或抄纂型编研的程序与方法）

（一）选题：编纂题目的选定。

选题方向：为社会各项事业服务，为本单位中心工作服务。

选题依据：一是客观需求；二是材料基础；三是编研力量。选题方式：按时间选题；

按问题选题；

按地域选题；

按组织结构选题；

按会议选题；

按人物选题；

按文种选题。

题名的拟定：

一是准确揭示汇编的内容、时间断限和地区范围；二是准确揭示汇编材料的成分；三是准确反映取材或内容的精粗、详略。例：《民国西安城墙修护档案史料选辑》：民国---汇编的时间断限;西安---汇编的地区范围；城墙修护---汇编的内容;档案史料----汇编材料的成分；选辑----汇编取材或内容的精粗、详略。（二）选材：根据编纂题目的要求，按照一定的原则和方法，查找和挑选档案材料的工作。

1、查找档案材料（1）查找档案材料的原则全面查找，宁多勿漏。（2）查找档案材料的途径首先在馆（室）内查找；其次在馆（室）外有关部门和单位查找；第三是面向社会征集。

2、挑选档案材料（1）挑选档案材料的原则去粗取精，从严防杂（2）挑选档案材料的基本要求一要选择典型材料；二要选择能揭示问题本质的材料；三要注意不同类型材料的结合选用；四要依据题目的不同性质，区分取材的界限和标准。（3）挑选档案材料的步骤初选（从宽防漏）、复选（从严防杂）、定选（通盘协调）

（三）考订：对档案材料的真伪正误和实际功用的考证和鉴别。（1）外部考订：亦称外部鉴别，即通过考察档案的来源及外部特征，如书写惯例、字体、称谓、文体、格式、印章等是否与档案文献的时代特点、作者特点等相吻合，从而鉴别档案的真伪，确定其产生的大体年代。（2）内部考订：也叫内部鉴别，主要是通过对档案内容的分析辩证，根据档案记述本身的矛盾或与客观史实之间的矛盾，来鉴别档案材料的真伪和档案记载内容的可靠程度。

（四）加工：是指由编者按照一定的原则和方法，将档案文献的信息内容如实地转移到其他载体上去，并对档案文献的文字、符号、图形以及款式等外形特征进行必要的技术性处理，使档案内容更便于阅读利用

1、加工的内容（1）转录加工:对档案文献原文（即正文）的转录与必要删节、行款格式的处理、标记批语的处理等。（2）点校加工:文字校勘、正文的标点与分段等。2、加工的原则：①存真原则：要保持档案信息内容的真实准确，不得对原文妄加校改。

②求是原则：必须在认真研究和仔细考订的基础上进行科学的加工，使加工有根有据，合情合理。

③慎改原则：无确凿证据证明必须校改以及可改可不改者，不可强改。

④标注原则：对档案文献的加工必须在复制件上进行，加工之处应当用改动符号或文字予以说明，必要时还应交待加工改动的原因和依据。3、加工的步骤：第一步：确定体裁。第二步：确定加工格式。文件日期、密级标记、阅批标记的处理；注释的形式等第三步：拟定加工规范。

档案文献的转录加工须对需要说明的问题用编者附注符号｛｝进行标示：一是用于注明档案文献原件的某些情况，如批语、标注、文字剥蚀等，例：﹛此处有××所加批语﹜，﹛××至××有××所划的铅笔浪线﹜、｛以下文字剥蚀｝等。二是注明编者加工的某些情况，如删节、存疑等，如｛上删｝、｛下删｝、｛此处删去150字｝、“…英法我国﹛疑为俄国﹜”

档案文献的点校加工须用校勘符号标注：

校勘符号：改正讹字（错字）或勾乙倒文（文字颠倒）用〈〉；例：西案〈安〉增补夺文（漏字）用[]；例：西[安]删除衍文（多字）用〔〕；例：西安〔安〕标明文字剥蚀用□，例：王□□；文字剥蚀过多用编者附注符号｛｝说明，例｛以下文字剥蚀｝

第四步：正文加工。（五）编排：按照分类编排方案对档案材料进行排列。1、确定汇编体例对入选汇编的档案文献，依据一定的组织形式分类和排列，这种组织形式就是汇编体例。（1）汇编体例的种类：按题目反映事件的发展阶段排列；按问题排列；按作者或受文者排列；按档案文献的种类排列；按题目涉及的地区排列；按时间顺序排列；①按照事件发展的阶段编排档案文献。如《西安解放档案史料选辑》的分类排列：一、解放西安二、接受接管三、建立革命秩序四、支援前线五、恢复发展生产，稳定金融物价六、建设人民城市②按照汇编题目包括的几个基本问题编排档案文献。如《档案业务培训读本》的分类：一、综合类二、档案馆（室）工作类三、文书档案工作类四、经济科技档案工作类五、电子文件管理类六、专门档案工作类

七、档案专业技术职称③按照档案文献的作者或受文者设类编排档案文献。如《武汉抗战史料选编》的设类排列：一、中共中央重要文电二、国民党临时全国代表大会文件三、国民参政会文件…………④按照汇编内档案文献的种类编排档案文献。例：《北京电车公司档案史料》的分类为：一、报告书、二、合同、三、统计图表、四、来往文件……例：《西安:辛亥记忆》的分类为：一、历史文献二、回忆录三、研究文章四、人物小传五、大事记⑤按照汇编题目涉及的不同地区分类编排档案文献。例如《东北人民政府所辖各省政府工作报告汇编》：一、黑龙江省人民政府二、松江省人民政府三、吉林省人民政府…⑥按照档案文献形成的时间顺序依次排列档案文献。（2）汇编体例的层次不设类编排单层分类编排多层分类编排。2、档案文献的分类排列（1）档案文献的科学归类（2）档案文献的排列（六）编写辅助材料。评述性辅助材料：编辑说明、序言；

检索性辅助材料：目录、索引；

查考性辅助材料：注释、年表、插图等。

（七）审核：对汇编内档案文献内容的审定。

（八）出版发行。二、档案参考资料的编写（编述型编研资料的编写）（一）档案参考资料的种类、特点和作用

（二）几种常用档案参考资料的编写方法

（一）档案参考资料的种类、特点和作用1、档案参考资料的种类

指南型：以介绍档案内容为主。如全宗介绍（全宗指南）、图集、手册撰述型：以说明特定事物的本末原委为主。如大事记、组织机构沿革，基础数字汇编，专题概要，会议简介、科技成果简介2、档案参考资料的特点

第一，与档案文献汇编相比，其主要特点是以档案内容为依据，按一定题目要求综合编写而成的，而不像档案文献汇编只向利用者提供档案原文或摘录。

第二、与检索工具相比，其主要特点是把档案内容加工成可供利用者直接阅读的档案信息，而不像检索工具只能向利用者提供档案的检索方法和途径。

第三、与一般参考资料相比，具有可靠性强、专题集中、文字简练、不加评述的特点。

3、档案参考资料的作用：第一、档案参考资料可使利用者（只需了解某一方面的情况，不需要档案原文作凭证或其他用途的利用者）不必再花许多时间和精力去直接查阅大量的分散的档案，就可满足一定的利用要求。利用者和档案人员都省时省力，既能解决利用者的问题，又能减少档案磨损，有利于保护档案。第二、档案参考资料可为利用者查阅档案和深入研究某一方面的问题提供全面、系统的线索。（三）常用档案参考资料的编写方法1、全宗介绍2、组织机构沿革3、大事记4、基础数字汇编5、档案利用效果实例选编

（一）全宗介绍全宗介绍是以文章叙述形式介绍和揭示档案馆、档案室所保存的某一全宗档案内容和成分及其利用价值的参考材料，又称全宗指南。

一、全宗介绍的结构（一）提示部分：封面、编辑说明、目录封面：题名、全宗号、档案起止年代、编者名称、编印时间。（二）正文：全宗介绍的主体内容。（三）备注：辅助材料，如关于利用全宗材料的说明；有关立档单位历史和全宗历史的参考资料的目录、人名索引、地名索引、机关名称表等等

二、全宗介绍的内容1、立档单位与全宗历史概况2、全宗内档案内容与成分介绍3、档案管理状况三、介绍全宗内档案内容和成分的方式方法：1、介绍方式：（1）按组织机构介绍：一般适用于按机构分类整理的档案。（2）按问题介绍：一般适用于以问题分类整理的档案。（3）按档案形成时期分设类目介绍：适用于不同时期、机构、职能有重大变化的立档单位所形成的档案。（4）按档案门类设立类目介绍：2、介绍方法：（1）简要介绍：将档案内容作综合概括地介绍。（2）详细介绍：对需要说明的档案逐个介绍。（3）简要与详细相结合介绍：对一般案卷作概括性简要介绍，对重要案卷或个别具有特殊价值的档案作详细介绍。四、编写要求：（1）档案材料必须经过系统整理、基本编目和初步鉴定。（2）熟悉档案内容，以档案材料为依据，对涉及的时间、地点、人物、事件客观记述，不加评论。

（3）文字简练，条理清晰，力求准确，

（4）抓住全宗内档案的特点，有详有略，将最有价值的档案材料突出介绍。

（二）组织沿革组织沿革是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的档案参考资料，也称组织机构沿革。一、组织沿革的种类：

①机关组织沿革:记载一个机关单位及其内部组织结构和人员的演变情况。

②企业组织沿革:记载一个企业及其内部机构、人员的演变。

③地区组织沿革:记载一定区域内所属党政群各种组织机构演变情况。④专业系统组织沿革:记载一个专业系统所属机构演变情况。二、组织沿革的结构

1、提示部分：包括封面、前言（说明）、目录封面：题名、起止年代、编者名称、编印时间2、正文：即组织沿革的内容，是组织沿革的中心构成部分

3、注释：是解释易产生歧义的名词或必须加以说明的情况

三、组织沿革的内容

第一、机关名称及建制变更与隶属关系。第二、机关性质、任务与主要职能。

第三、内部机构设置及人员编制情况。第四、机关领导人的任免及变动情况

第五、机关所属单位及变化情况（名称、性质、所有制）。四、组织沿革的编写体例与方式

1、编写体例:编年法、系列法、阶段法。⑴编年法：按年度顺序，将本地区、本单位及其内部组织机构的设置与负责人任免等情况逐年列出的一种编写方法。

例：1990年本单位领导机构设置及领导人情况内设机构设置及领导人情况：一科负责人任免情况

二科负责人任免情况

三科负责人任免情况

…下属机构设置及领导人情况1991年本单位领导机构设置及领导人情况内设机构设置及领导人情况：一科负责人任免情况

二科负责人任免情况

三科负责人任免情况

…

下属机构设置及领导人情况

1992年………

⑵系列法：以单位内部组织机构为主线，把本单位及内部每个组织机构及其主要领导成员的变化情况作为一个系列，按时间顺序进行编写的一种方法。

例：本单位领导机构设置及领导人情况内设机构设置及领导人情况:一科1990年负责人任免情况

1993年负责人任免情况1997年负责人任免情况

……………

二科1990年负责人任免情况

1994年负责人任免情况

……………

三科……………

下属机构设置及领导人情况⑶阶段法：

根据单位自身发展变化的特点，把单位的历史划分为若干阶段，在每个阶段内以组织机构（系列）为主线，将领导成员变化等情况，按时间顺序进行编写。例：某单位机构变化情况可划分为三个阶段：

I990年---1997年本单位领导机构设置及领导人情况内设机构设置及领导人情况:（内部机构有三科）一科负责人任免情况二科负责人任免情况三科负责人任免情况1997年---2002年本单位领导机构设置及领导人情况内设机构设置及领导人情况:（内部机构增加为五科）一科负责人任免情况二科负责人任免情况三科负责人任免情况四科负责人任免情况五科负责人任免情况2002年---2007年本单位领导机构设置及领导人情况内设机构设置及领导人情况:（内部机构增加为七科）一科负责人任免情况二科负责人任免情况三科负责人任免情况四科负责人任免情况五科负责人任免情况六科负责人任免情况七科负责人任免情况2、编写形式：文字叙述式；文字叙述与图表结合式；五、组织沿革的编写要求第一，内容记述要客观、真实、全面；第二，条理清晰，层次分明；第三，文字简练，注释准确。

（三）大事记大事记，即按照时间顺序，简要地记载一个地区或一个单位在一定时期发生的涉及范围较广、影响较大、在事后仍有一定参考意义的重大事件、重要事件的档案参考资料。一、大事记的类型按题目性质分类:国家或地区大事记、机关大事记、专题大事记、个人生平大事记等按体载分类:文字叙述式、表格式。按记事范围或内容分类:综合性大事记和专题大事记。按时期分类:历史大事记、现行大事记、古今大事记。按编写体例分类:编年体、记事体、编年记事体。按印行和使用方式分类：单行本、附录。

二、大事记的结构

1、提示部分：包括封面、前言（编辑说明）、目录。封面：题名、起止时间、编者和编印时间2、正文：大事记的主体部分，由大事时间和大事记述两部分构成。3、附注：注明有关文件材料的出处，解释特定或已产生歧义的名词及其他需要说明的问题等等。

三、大事记记述的范围

第一，突出本系统、本单位的性质、任务和主要职能活动。

第二，立足本地区或本系统、本单位实际，突出本身活动第三，突出本地区、本单位一定时期中心工作。

四、大事记的编写方法

1、编写体例采用编年体。即按照年、月、日顺序，逐年逐月逐日记载大事内容，将大事条目按时间顺序排列，以反映同时期大事之间的联系。2、书写格式

（1）以年度为单位，公元纪年，居中书写，跨年度另起一页，不接续。历史大事记（清代以前）要在公元纪年后注帝王年号；民国时期要注民国纪年。

（2）月份独占一行,空两格书写。历史大事记（清代以前）月份用汉字（如三月），民国时期月份用阿拉伯数字。现行大事记月份用阿拉伯数字。

（3）日期空两格书写，日期之后空一格书写大事内容，回行顶格书写。记述一条大事用一个自然段。

（4）当日有两件以上大事时，第二条以下每条大事记述时空两格后标一个“△”，在“△”后空两格书写。或用“同日”，后空一格书写。

书写格式例：历史大事记：（清代以前）

1840年（清道光二十年）

九月十日蓝田于亥时地震。

1842年（清道光二十二年）

五月一日林则徐戍新疆，启程西行，中旬到达西安，因病滞留。

六月

三日

……

民国时期大事记：

1948年（民国三十七年）

4月20日胡宗南在西安电令，留驻延安的十七师全部撤退。21日…………本月…………

现行大事记：

1950年

1月5日全市开始发售公债。10日陕西省人民政府在西安成立，西安市为陕西省省会。………3月8日西安市妇联成立，曹冠群任妇联主任。26日西安至延安开通公路定期班车。

同日………本月西安市盲哑学校成立。………本年全市社会总产值32418万元，………

3.记述要求（1）记载大事发生的时间要准确，一般应写明年、月、日。（2）大事记的条款要严格按照大事发生的时间顺序排列。（3）记载大事的内容，应包括大事发生的时间、地点、起因、经过、结果和涉及的人物。（4）记载大事发生的时间，一律用阿拉伯数字书写。大事内容记载中涉及的数字，采用国家关于出版物数字书写的有关规定。

五、编写大事记的原则和要求原则：坚持历史唯物主义观点，坚持实事求是的原则，尊重历史、尊重史实，维护事物的本来面目，客观地加以记述。要求：第一，观点正确，用材真实，取舍得当。第二，大事突出，要事不漏，小事不要。第三，只述事实，不加评论。第四，系统条理，简明扼要。第五，建立平时记录和定期收集制度。

（四）基础数字汇编基础数字汇编是指主要依靠数字反映一个地区、单位或某一领域基本情况的档案参考资料，也称统计数字汇集或基本情况统计资料。

一、基础数字汇编的种类和内容:综合性基础数字汇编：记载和反映一个地区或一个单位全面情况的数字汇集。地区性基础数字汇编的内容包括自然环境、土地面积、资源分布、行政区划、人口、工业、农业、畜牧业、水产、林业、水利、交通运输、文教卫生、财贸、党政工团等多方面的统计数字情况。机关基础数字汇编的内容包括机构设置、人员编制、劳动人事管理、党政工团和各项业务工作情况。专题性基础数字汇编：记载和反映一个地区或一个单位某一方面情况的数字汇集。二、基础数字汇编的结构

1、提示部分：封面、前言（编辑说明）、目录

封面：题名、起止时间、编者和编印时间2、正文：基础数字汇编的内容。

3、注释：解释特定或易产生歧义的名词等。三、基础数字汇编的编写方式

（1）表格式。（2）示意图式：折线图（曲线图）、直方图（条形图）、饼形图等。（3）文字叙述式。

项目月份学历工龄工资房产土地学术研究……1月1214172012102月9131423973月201012211754月1287171965月1079132136月51712151397月7814171098月