公司档案管理制度汇总(15篇)

公司档案管理制度汇总(15篇)

公司档案管理制度汇总(15篇)

在我们平凡的日常里，制度使用的状况越来越多，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。你所接触过的制度都是什么样子的呢？以下是我为大家收集的公司档案管理制度，仅供参考，盼望能够关心到大家。

公司档案管理制度1

一、目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确     性和系统性。供应符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣扬等活

动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑

盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。

四、职责

1、行政人事部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行状况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的`全过程，确保公司档案的安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理方法、使用学问。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员

公司档案管理制度2

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

其次条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后准时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或销毁。

第三条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的'原件)一律由办公室统一收集管理。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必需保证安全。

第五条归档范围：

1、公司的规划、年度方案、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营状况、人事档案、会议记录(包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等)、打算、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第六条档案的借阅与索取：

1、借阅档案要仔细填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必需爱惜，保持干净，严禁涂改，留意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档缘由总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发觉遗失、污损、或随便涂改状况的，要追究借阅者责任，并准时报告公司主管领导。

第七条档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随便销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时，必需编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清晰后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要仔细填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

公司档案管理制度3

一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、修理保养合同及修理保养记录等;

1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。

1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的'文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、修理基金使用的预算、方案、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理

2.1为避开档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又便利常常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

2.2档案管理要求：

2.2.1进行标准化的档案管理。

2.2.2采纳多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采纳适当的保存方法。

2.2.3加强保密意识培育，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑名目，按工作部门分柜保存。

2.2.7实行档案管理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

公司档案管理制度4

一、目的

更的的员工人事档案妥当管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理方法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历

员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案规定

1、基础管理

1．1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清晰、整理规范。

1．2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。

1．3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。

1．4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻状况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1．5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。

1．6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清晰、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1．7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1．8人力资源部档案员要留意档案管理环境的清洁、干净。

1．9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子名目，以便查阅。

2、档案的'查、借阅

2．1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2．2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。

2．3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2．4全部批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特别状况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。

2．5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案留意

3．1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3．2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3．3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严峻，予以惩处。

4、档案的销毁

4．1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

4．2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4．3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理方法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

公司档案管理制度5

1、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由详细负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。

3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。

4、乐观推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简洁材料尽可能由各科室自己担当。

5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。

6、收到上级机关或交办的.公文，由办公室提出拟办看法，报局长批示，根据批示看法送有关领导或责任部门办理。

7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

8、公文办理完毕后，由办公室依据《档案法》及其他有关规定，准时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。

9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实状况进行督促检查并建立督查制度。

10、文书人员在办公室主任的详细领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批挨次传递、承办。

12、文件收受及传阅要准时，一般性文件两天之内必需传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特别急办文件，办公室必需当时送达相关领导，准时落实。

13、日常文件处理做到收、发、传、归准时精确     科学有效。

14、严把印信使用关，发文时必需由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平常使用公章，必需由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必需由办公室主任签批。

15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。

17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、大事、嘉奖等事宜主动进档，统一管理。

18、年末文件归类做到科学、准时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。

公司档案管理制度6

一、总则

1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地爱护及利用档案,为公司进展服务,特制定本制度。

2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后准时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰,不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理批阅后归档。

3、一项工作由几个部门参加办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作方案、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的事记及映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同的`价值,便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最终一年立卷;跨年度的.会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。

6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清楚。

五、档案管理人员职责

1、根据有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、根据归档范围、要求,将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发觉损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

3、必需严格保密,不准泄露档案材料内容,如发觉遗失必需准时汇报,追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必需经领导批准才能摘抄或复制。

5、必需爱惜档案,保持干净,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借,必需专人专用。

7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必需通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开头执行。

2、物业公司档案管理规章制度

1.客户档案的管理工作由客务部负责。

2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须准时装订另存。

4.每个客户档案均按日期挨次排列，将最新的文件摆在最前面。

5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印名目后按楼层装入文件盒内存放。

7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。

8.原始客户档案一般不行修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。

9.客务部档案应乐观推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用状况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。

公司档案管理制度7

一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

四、各类规章制度、方法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作方案和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资进展部负责归档。

六、各类承包合同、商务合同、协议的`正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。

七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资进展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

八、归档资料必需符合下列要求：

①文件材料齐全完整;

②依据档案内容合并整理、立卷;

③依据档案内容的历史关系，区分保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明准确，便于保管和利用。

九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。

十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并依据有关规定的酌情处置。

十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

公司档案管理制度8

一、制度内容

为做到客户服务部与客户的良好沟通，把握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳状况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以帮助客户服务部以最便捷的方式供应以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。

二、管理目标

客户档案资料全面、精确     、有效。

三、适用范围

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

一般客户档案包括以下的.资料：

1.收集客户单位资料

2.客户缴费记录包括各样应付之押金

3.客户装修工程文件

4.客户迁入时填具之资料

5.客户资料补充

6.客户联络资料

7.紧急事故联络人的资料

8.客户与管理处往来文件

9.客户违规事项与欠费记录

10.客户修理记录

11.客户投诉记录

12.客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序

四、留意事项

1.准时上行下达客户与管理之间的学问、报告、通知、通报，传送文件应准时、精确     ，仔细地登记并制作各种表格。

2.协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

3.做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；

4.接听客户投诉，解决客户投诉；

5.接听客户工程报修电话，准时联系修复。

4、物业公司档案管理规章制度

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;

2、专管人员须将业主的`档案资料分户建立、逐一保存，建立统一名目，同时建立电子档备份。各类信息具体排列，以便查阅;

3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常修理文件、缴费文件、回处理文件及投诉建议等其他文件;

4、专管人员须仔细填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。准时跟进业主档案的变更，保证信息的精确     性;

5、业主档案信息应严格管理，留意保密。严禁非相关人员查阅，以爱护业主的隐私，维护公司良好形象;

6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;

7、业主档案永久保存，准时与业主沟通，准时变更业主信息，保证其精确     性。

公司档案管理制度9

一、为规范公司档案管理，增加公司档案的有用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度方案、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营状况、人事档案、会议记录、打算、托付书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：

保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用便利。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应当归档的原始资料。各主管部门经理应乐观协作与支持。

3.凡应当准时归档的资料，由档案管理员负责准时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。

5.档案管理员依据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平常立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、隐秘三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；隐秘级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。隐秘级档案的.借阅必需由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可托付副总经理或总经理办公室主任审批，详细按托付书的内容执行。

4.档案借阅者必需做到：

①爱惜档案，保持干净，严禁涂改。

②留意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必需由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须仔细核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必需由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

公司档案管理制度10

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥当管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理方法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档准时、排列有序、层次清晰、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并准时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻状况变动等），应准时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要准时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必需仔细鉴别，保证材料的`真实、文字清晰、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要留意档案管理环境的清洁、干净。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子名目，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4全部经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特别状况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案留意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严峻，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须仔细核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理方法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

公司档案管理制度11

一、人事档案管理范围：专业技术干部、管理干部、工人等各类人员(包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工)的人事档案。

二、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。

三、档案的管理

(1)依据气候的不同变化，常常留意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。

(2)对所管理的人事档案必需逐人登记注册。

(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发觉编错或放错位置需订正;装卸档案要按登记册全面检查档案，发觉漏缺档案需查找。

(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。

(5)要不断讨论和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

四、人事档案是全面应干部、工人历史和现实状况的.实物材料，构成包括下列十项内容。

(1)履历表及其他简历材料等。

(2)自传材料;报告个人有关事项的材料。

(3)各种鉴定;审计工作中形成的材料;

(4)各类考核、评价材料及毕业成果单、学历证明等。

(5)历史审查材料及甄别复查材料，更改或姓名认定材料等。

(6)党、团组织建设工作中形成的材料。

(7)表彰嘉奖材料

(8)执纪执法部门形成的涉及个人的材料。

(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。

(10)健康检查和处理工伤事故工作中形成材料。

五、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：

(1)不得随便查阅人事档案，如必需查阅有关人员档案状况，需办理借阅手续由档案管理人员供应。

(2)必需查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的中共党员干部到档案室查阅所需状况。

(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

(4)查阅档案者，必需填写对查阅问题，查阅日期等逐项进行登记。

(5)查阅档案，必需严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。

(6)查阅档案时，不得抄录档案内容，如特别状况，须经人事部门负责人允许后方可抄录，抄录的材料应尽快送回档案室处理。

(7)外调人员一般不得查阅档案，如特别状况需查阅时，必需持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。

(8)档案在特别状况下，经批准可以借出，但借出时要准时登记，按期归还，如不按时归还，要准时催收，以免遗失。

六、转递档案应遵守下列规定：

(1)档案要通过机要交通或派专人转递，不能公开邮寄或本人自带。

(2)档案转出要准时追收回执，以防档案丢失。

(3)收到外单位的档案，要准时核对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。

七、凡归档的材料，均应经过仔细的鉴别;属于归档的材料，必需手续完备，完整无缺把好"入口关";需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。

八、凡归入档案的材料，均应根据组织部《关于干部档案材料收集，归档的暂行规定》整理，不应归入干部档案的材料，不得入档;

九、保管档案工作人员守则如下：

(1)严格遵守保密制度，不得擅自向他人供应档案材料或泄露档案内容。

(2)严禁在档案库吸烟，爱护档案安全，常常打扫和保持档案室的清洁卫生。

(3)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。

(4)喜爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作力量。

(5)坚持党的原则，仔细贯彻执行党的政策，严格根据档案工作的各项规章制度办事。

公司档案管理制度12

为规范和加强公司安全生产档案（台账）、记录管理工作，确保各项安全生产档案（台账）的精确     和完善，通过安全生产档案（台账）的记录、整理和归档，不断增加安全管理工作的针对性、系统性和可追溯性、闭合性，提高公司安全生产监督管理水平，结合公司实际，特制定本制度。

本制度适用于公司安全生产档案（台账）、记录管理工作。

3.1安全生产档案（台账）：是指各部门、项目部全生产管理过程中形成的具有保存价值的各种文件资料、图像、声像、电子等不同形式的历史记录。

3.2数据电文：是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收和储存的信息。

5.1公司安全管理部负责公司安全生产档案（台账）的综合管理工作，对各项目部、各部门安全生产的档案管理工作进行监督、检查。负责依据公司的相关规定拟定公司安全记录归档和保管、使用、统计等相关规章制度。负责公司各类安全生产记录的分类、编号和备案工作。

5.2各部门分别负责本部门职责范围内的安全生产档案（台账）管理工作。统一使用公司制定的格式进行安全生产记录。

5.3各项目部负责本项目部安全生产档案、记录管理，填写、收集、整理、保管、利用本项目部在安全生产管理活动中形成的各类记录。

5.4各项目部的安全生产管理部门及各职能部门根据本单位的《安全生产管理体系文件》及相关制度履行相应职责。

6.1.1.1安全生产委员会或安全生产领导小组人员名单及变动记录。

6.1.1.2安全生产组织机构、安全生产管理网络图等。

6.1.1.3安全生产责任制度、安全生产管理制度（云南省安全生产条例规定的11项制度必需建档）等文件。

6.1.1.4与工种岗位和设备工具相对应的安全操作规程和使用规程。

6.1.1.5上级有关安全生产监督管理部门制定和下发的制度性文件、通知、通报等。

6.1.1.6安全管理人员花名册、相关人员证书（含三类人员证书、注册安全工程师等相关资格证书）。

6.1.1.7年度安全生产工作总结和方案、阶段性专项安全生产工作总结。

6.1.1.8安全生产责任书、安全生产责任目标分解、执行、考核记录。

6.1.2安全生产教育培训台账包括以下方面内容：

6.1.2.1安全宣扬教育培训方案（含特种作业人员教育）、学习、活动资料；

6.1.2.5危急化学品管理人员花名册及相关身份证明、资格证书；

6.1.3.2依据安全生产工作需要，临时组织的各类会议，包括传达贯彻上级文件，收看收听电视电话会议通知、记录、纪要等；

6.1.4.1重大危急源的检测、评估、监控报告或记录；

6.1.4.2针对重大危急源制定的应急预案，包括危急性分析、可能发生的事故特征、应急组织机构与职责、预防措施、应急处置程序、应急培训和应急保障等内容；

6.1.4.3重大危急源监督管理：名称、负责人、地点（部门）、联系人、联系方式；

6.1.5.1职业健康目标管理和责任制，单位负责人及管理人员职业卫生培训证明（复印件）；

6.1.5.2职业健康管理制度，职业病防治法律、法规、规范、标准、文件；

6.1.5.3年度职业健康方案和实施方案，个人防护用品发放（使用）记录，职业健康宣扬教育培训记录（培训方案、培训考核记录、宣扬图片、纸质和摄像资料）等；

6.1.5.4用人单位职业监护档案，职工个人职业健康监护档案，接触职业危害人员登记表及体检记录（上岗前、在岗、离岗时的职业健康检查表），职业病人登记表，职业病人诊断证明等；（假如有）

6.1.6.1相关方单位资质及签订的安全协议（合同）、安全告知等；

6.1.6.2相关方特种作业人员资质证明（复印件）；

6.1.6.3外用工、外包工等外来务工人员的教育记录；

6.1.7.1专业安全检查、季节性检查、重大节假日安全检查记录及考核记录（或安全检查表）；

6.1.7.2专项安全检查及考核记录（或安全检查表）；

6.1.7.3日常、综合性安全检查及考核记录（或安全检查表）；

6.1.7.4隐患检查记录、隐患排查治理（方案）登记表；

6.1.7.6重大事故隐患治理方案，包括以下内容：安全事故隐患的类别、所属工艺、地点、影响范围及程度、治理的目标和任务、实行的方法及措施、经费和物资的落实、负责治理的责任人和部门（或单位）、治理的时限和要求、安全措施和应急预案、本单位专业技术人员（或专家）对重大事故隐患治理状况的评估报告；

6.1.7.7其它与安全检查、隐患排查工作有关的记录。

6.1.9生产安全事故管理档案包括以下方面内容：

6.1.9.5按事故处理“四不放过”原则，进行处理的相关记录。

6.1.10.2安全工作费用投入过程中相关票据复印件等。

6.1.11《安全生产、职业健康及消防工作责任书》规定的其它台账。

6.1.12法律法规规定的其他需要记录、建立台账的内容。能够证明安全生产过程管理的其他记录资料等。

6.2.1安全生产档案（台账）纸质文件材料应齐全完整，字迹清楚，日期明确，签认手续完备；

6.2.2各项目部要求确定专人负责安全生产档案（台账）的记录、收集和整理；

6.2.3各项目部安全生产档案（台账）应分类存档，按时间挨次（以年度为界），每年年终将安全生产档案（台账）装订成册；

6.2.4档案（台账）以数据电文形式存在的，应当符合《中华人民共和国电子签名法》（20xx年修正）的相关要求。

6.3.1各部门、各项目部记录管理人负责收集、整理、保存本单位、本部门的安全生产记录（记录管理人由单位、各部门依据岗位职责进行确定），填写“在档记录清单”；

6.3.2记录的填写要准时、真实、内容完整、字迹清楚，不得随便涂改；如因某种缘由不能填写的项目，应说明理由，并将该项用双斜杠划去；

6.3.3各相关栏目负责人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原记录，应采纳双斜杠划去原记录，在其上方写上更正后的记录，加盖或签上更正人的印章或姓名及更正日期；

6.3.4记录填写应与运行活动同步进行，不得后补或编造。

6.5.1各部门负责本部门的`运行记录的发放；记录发放范围仅限公司范围内；记录发放部门应填“发文记录”，记录的接收部门应填“收文记录”。

6.5.2记录表格需经部门负责人同意后，方可使用或复制，并由各部相关部门记录管理人负责登记发放。

6.5.3各部门的记录需借阅或复制者要经相应部门负责人批推，由各部门相关记录管理人登记备案。

6.6.1记录如超过保存期限或其他特别状况需要销毁时，由各相关部门记录管理人填写《文件销毁申请单》，交部门负责人审核，经安全管理部确认，由记录使用部门标记过期或执行销毁。同时在“在档记录清单”上注明销毁的项目、方式、数量等信息。

6.6.2对于保存期限内需向其他移交或供应的运行记录，除应在“记录清单”上注明移交或供应记录项目、数量等信息外，还应填写“文件移交清单”接收移置运行记录的部门应在“运行记录移置清单”上签字确认。

6.7.1各部门、各项目部需指定记录管理员，记录管理员必需把单位全部记录分类，依据记录的类型整理、标识，便于查阅并可追溯相关活动。

6.7.2记录应存放于通风、干燥的地方，全部记录保持清洁，字迹清楚。不得丢失或破坏、防止泄密。

6.7.3文书档案保管期限根据公司相关文件管理规定或《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》要求的《文书档案保管期限表》执行。

7.1公司安委办对各项目部安全生产档案（台账）的建立状况，定期进行监督、检查，检查时间为每年度至少一次。

7.2根据公司《安全生产、职业健康及消防工作责任书》涉及安全生产档案、台账、记录管理工作的内容进行检查考核。

公司档案管理制度13

一、文书档案归档制度

1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、精确     牢靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5.凡归档的文件必需留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必需归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参与会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1.仔细学习专业学问，贯彻执行《档案法》、《档案法实施方法》，喜爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的`落实。

5.乐观供应档案的利用，充分发挥档案利用效果，仔细总结阅历，为领导决策和机关各项工作供应优质服务。公司档案管理规章制度范文由精品学习网供应!

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2.兼职档案人员要喜爱档案工作，熟识业务，工作仔细负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4.严格执行各项档案管理制度。

5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务学问，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2.根据档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找便利。

3.档案员对室藏档案材料要常常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要准时跟踪追还，防止丢失。

4.库房要保持清洁卫生，温度要常常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危急品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案保密规章

1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，仔细执行各项制度。

2.凡到综合档案室查阅档案者，都要仔细遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要准时交给档案管理部门。

5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成肯定后果者要依据《保密法》的规定，严厉 处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3.借阅人员对档案材料妥当保管，留意保密，不得以任何理由转借他人。

4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5.档案管理人员对归还的借阅材料要仔细进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经仔细核对，正确无误时，方能签字盖章。公司档案管理规章制度范文由精品学习网供应!

6.一旦发觉档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要准时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行政人事部。

公司档案管理制度14

一、目的

为了对人事档案进行妥当保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

二、范围

本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

三、职责

3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区全部分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

四、人事档案管理的内容

4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课依据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并准时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的详细位置并且在名目上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最终将新员工的人事档案材料归档。

4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职状况、培训状况、工资调整状况、学历及职称变化状况、历年考核状况及员工基本状况复印件备查材料等。

4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。

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