DB34-T 4095-2022 高速公路建设项目电子源文件同步归档指南

01.140.20CCS

A

1434 DB34/T

4095—2022高速公路建设项目电子源文件同步归档指南Guideline

synchronous

of

source

of

highwayconstruction

projects

发布

实施安徽省市场监督管理局 发

布DB34/T

4095— 前言

.................................................................................

II1

范围

...............................................................................

12

规范性引用文件

.....................................................................

13

术语和定义

.........................................................................

14

总则

...............................................................................

24.1 一般要求

.......................................................................

24.2 项目参建单位职责

...............................................................

25

.............................................................

25.1 业务系统

.......................................................................

25.2 档案管理系统

...................................................................

26

归档文件及其要求

...................................................................

36.16.26.36.46.5

归档范围

.......................................................................

3归档文件格式

...................................................................

3电子源文件的质量要求

...........................................................

3元数据方案

.....................................................................

3元数据归档格式

.................................................................

47

电子源文件生成

.....................................................................

47.1 电子源文件的来源

...............................................................

47.2 电子源文件的命名

...............................................................

47.3 电子源文件更改痕迹管理

.........................................................

48

电子源文件整理与归档

...............................................................

48.1 文件整理

.......................................................................

48.2 归档

...........................................................................

59

四性检测

...........................................................................

69.19.29.39.4

真实性检测

.....................................................................

6完整性检测

.....................................................................

6可用性检测

.....................................................................

6安全性检测

.....................................................................

6附录

A（资料性） 案卷目录与卷内目录题名规则示例.......................................

7附录

B（资料性） 卷内备考表示例格式.................................................

128附录

C（资料性） 档号设置规则示例...................................................

129DB34/T

4095— 本文件按照GB/T

《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由安徽省交通运输厅提出及归口。技术有限公司、安徽省路港工程有限责任公司。本文件主要起草人：

许泽宁、黄学文、肖利君、苏颖、王磊、王海红、王娅蓉、王震、肖友军、沈筠、孙磊、周夏、张敏、陈小群、陈媛媛。IIDB34/T

4095—1 范围本文件规定了高速公路建设项目电子源文件同步归档的基本规定，包括业务系统与档案管理系统、归档文件及其要求，电子源文件的生成、整理、归档，四性检测。程管理。2 规范性引用文件文件。GB/T

18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T

29194 电子文件管理系统通用功能要求GB/T

50328建设工程文件归档规范CJJ/T

建设电子档案元数据标准DA/T

18 档案著录规则DA/T

22 归档文件整理规则DA/T

28 建设项目档案管理规范DA/T

38档案级可录类光盘、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范DA/T

46 文书类电子文件元数据方案DA/T

70 文书类电子档案检测一般要求3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1项目电子源文件

source

documents

of

projects通过电子设备直接生成的与项目有关的电子文件。3.2业务系统

business

生成或管理业务活动数据的自动化系统，用于形成电子源文件。3.3档案管理系统

对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。3.4一键组卷

click

计算机一键操作自动生成案卷封面、卷内目录、卷内文件、备考表等的案卷组合方法。DB34/T

4095—4 总则4.1一般要求4.1.1 项目参建单位应按照档案管理相关要求，制定电子源文件同步归档管理制度，将电子源文件的生成、收集、整理和归档纳入工程建设管理的各个环节以及相关人员的职责范围。4.1.2 电子源文件生成应同步记录元数据信息。4.1.3 项目生成的电子源文件应满足主管部门实时在线监督检查的要求。4.1.4 项目参建单位应采用统一业务系统进行电子源文件管理，完成业务系统使用单位和人员信息注册。4.1.5 项目参建单位应建立合法有效的电子签名及电子签章信息，锁定签字签名痕迹，形成历史对比模板，并应按各自职责，在业务系统中审查、签批电子源文件。4.1.6 项目参建单位应确保本单位生成的电子源文件内容的完整性、真实性、可用性、安全性。4.2 项目参建单位职责4.2.1 建设单位应将电子源文件管理及归档工作要求纳入招标文件，包括质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、储存介质、文件格式、相关费用及违约责任等。4.2.2 建设单位应建立统一的业务系统、档案管理系统，实现电子源文件自生成到归档、保管、利用的全过程管理。4.2.3 勘察设计单位应负责合同约定内容生成的设计电子源文件材料的收集、整理、归档，包括设计软件生成的电子源文件。4.2.4 施工单位应负责合同约定的施工资料、竣工图纸等电子源文件的收集、整理和归档。4.2.5 监理、检测单位应负责合同约定的监理和检测电子源文件的收集、整理和归档，并对施工单位形成的电子源文件进行审查。4.2.6 档案咨询单位应按建设单位的委托要求指导、汇总其他参建单位电子源文件的组卷工作。组织文件归档的完整性、真实性、可用性、安全性。4.2.7 其他相关单位负责相应业务系统电子源文件的收集、整理和归档。5 业务系统与档案管理系统5.1 业务系统5.1.1 业务系统功能应符合

18894

的要求。5.1.2应具备业务分类、文件模板、文件生成、文件处理等基本功能，并具有同步捕获、记录操作对象、时间、网络地址等元数据的功能。5.1.3 应具备

GIS

功能，可自动记录电子源文件产生时所处的经纬度。5.1.4 应按内置规则自动命名、存储电子源文件及其组件，保持电子源文件内在的有机联系，建立电子源文件与元数据之间的关联。5.1.5 应支持编号规则的后台定义和排序规则的前台设定，系统自动按照设定的规则执行编号和排序操作。5.1.6 应具备一键组卷、防篡改文件功能。5.2 档案管理系统DB34/T

4095—5.2.1 档案管理系统基本功能和可选功能应符合

的要求。5.2.2 应具备电子档案管理配置功能，包括分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理等功能。5.2.3应具备电子档案管理基本功能，包括电子档案及其元数据的采集、登记、分类、编目、命名、文件格式转化、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理以及数据迁移等功能。5.2.4 档案管理系统的安全管理应符合

18894

份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等功能。5.2.5 应支持自动捕获或手工录入元数据、电子源文件上传挂接、脱机数据包导入等多种方式，进行电子源文件数据采集管理。5.2.6 应能够接收来自业务系统中自动组卷形成的案卷。5.2.7应能够完成在（离）线移交电子档案。6 归档文件及其要求6.1 归档范围建设单位应符合

28、GB/T

18894和行业要求，结合项目实际情况，确定项目电子源文件的归档范围、项目电子档案分类体系、保管期限表及配套软件。6.2 归档文件格式6.2.1 归档的电子源文件应转换为下列格式：a)

图像格式：JPG、PNG、、b)

矢量格式：PDF/A、、PDF/Ec)

文本格式：PDF/A、、OFD/A、OFDd)

影像格式：AVI、MPG、、FLVe)

声音格式：WAV、MP3f)

三维建模格式：RVT、3DS、OBJ、FBXg)

数据库格式：、、、、、XML6.2.2 无法转换的电子源文件，应提交满足新系统正常操作的所有硬（软）件。6.2.3 有条件的电子源文件形成单位，应同步保存电子源文件生成的硬（软）件环境。6.3 电子源文件的质量要求6.3.1 电子源文件的内容应真实、完整、准确、系统，且与工程实际相符合，应反映建设活动的全过程，其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。6.3.2 在业务系统中直接生成的电子源文件应按照档案管理要求记录相关元数据，元数据内容包括角

动转换成规定格式且生成二维码，识别二维码即可查看原文件。6.3.3对于通过三维建模、现场拍摄等生成的视频文件，分辨率不低于

。6.4元数据方案6.4.1元数据元素集按照CJJ/T

的要求，电子档案元数据由文件实体、业务实体、责任者实体、关系实体四个元素集组成。DB34/T

4095—a)

语种、稿本、存储、文件日期、权限、安全控制、处置、真实性等元素；b)

业务实体应包括业务层级、业务标识、业务名称、业务分类、业务依据、业务特征分类、业务特征和业务日期等元素；c)

责任者实体应包含责任者层级、责任者标识、责任者名称、责任者职能和责任者联系方式等元素；d)

关系实体应包含关系标识、关系名称、关系日期、相关实体等元素。6.4.2 元数据的描述方法如下：a)

档号是以字符形式赋予归档电子源文件的用以固定和反映归档电子源文件排列顺序的一组代码，应由业务系统按照设定的规则生成；b)

题名是表达电子源文件中心内容和形式特征的名称，应从业务系统中自动捕获或手工著录；c)

电子签名是对电子源文件中签名的一组描述信息，可对电子源文件的真实性、完整性提供依据，应由业务系统自动捕获角色、签名、时间、网络地址等子元素；d)

存储位置是对电子源文件物理和逻辑存址的一组描述信息，应由业务系统自动捕获；e)

业务状态是电子源文件生成、处理和管理等业务行为的时态类型，可提供电子源文件的背景信息，应由业务系统自动捕获；f)

其他各元数据元素名称、数据类型、信息来源等应符合

46

的要求。6.5 元数据归档格式元数据归档格式应符合

18894的要求。7 电子源文件生成7.1 电子源文件的来源电子源文件的生成方式主要包括业务系统中生成的电子源文件、其他设备产生的电子源文件等。7.2 电子源文件的命名创建电子源文件应符合

18的要求，自动或人工对电子源文件进行命名，具体命名规则应参照附录A中卷内目录题名规则人工赋予或在业务系统中提前进行设定。7.3 电子源文件更改痕迹管理按照有关规定需要留痕的文件，应记录主要修改过程、办理情况和电子源文件的不同稿本。8电子源文件整理与归档8.1 文件整理8.1.1 文件整理规则如下：DB34/T

4095—a)

文件应按照其自然形成过程、路线方向等依次进行排列。归档文件应依分类方案和排列顺序编写序号。b)

具体的文件排序规则应参照本文件附录

A

的卷内文件排列规则在业务系统中提前进行设定。8.1.2 整理方法如下：a)

文件的整理标准应符合

50328

的要求；b)

业务系统生成的电子源文件宜一键组卷，组卷前应进行完整性检查；c)

人工组卷的电子源文件应遵循保持文件内在联系、有利于保管及利用的原则，根据档案分类方案进行分类整理，组成文件信息包，包含电子源文件及其过程信息、版本信息等元数据；d)

组卷应按定义的编号、排序规则进行整理，保持电子源文件内在的有机联系，建立电子源文件与元数据之间的关联。8.1.3 案卷编目如下：a)

“.”分开，类目号与案卷号之间应采用隔开，案卷号与案卷号之间应采用“～”隔开；b)

类目号应按以下五个层次进行设置，具体示例见附录

C：1)

第一层次类目为交通运输部确定的公路类档案材料代码，示例：GL5.1；2)

第二层次类目为建设项目代码，以字母简称标识，示例：CT(滁天)；3)

第三层次类目为项目分类代码，应符合

28

的要求，以数字标识，示例：1,2,3；4)

第四层次类目为工程类别分类代码，以数字标识，示例：1,2,3；5)

第五层次类目为合同段代码，以数字标识，示例：1,2,3。c)

22

的要求；d)

卷内文件页号、卷内目录编制、卷内备考表、案卷封面的编制应符合

的要求，备考表的样式见本文件附录

e)

案卷题名应能准确反映本案卷的基本内容，包括公路建设项目名称、起讫里程、分项(分部、单位）工程名称及文件材料名称。各类文件案卷题名规则见附录

A。8.2 归档8.2.1 归档的电子源文件范围和质量应符合本文件第

6

章的规定。8.2.2 电子源文件归档前，应对电子源文件进行“四性检测”，通过后进行归档。8.2.3 业务系统产生的电子源文件应通过一键组卷方式自动挂接至档案管理系统，立卷人、检查人在备考表中签字盖章后，即可完成相应案卷的归档及封卷工作。8.2.4 业务系统以外产生的电子源文件应首先转换成规定的格式，再上传至业务系统后一键组卷。8.2.5 电子源文件归档时间应符合下列规定：a)

根据建设程序和工程特点，业务系统中相应卷内的电子源文件齐全后应及时同步归档至档案管理系统；b)

对于其他设备生成的电子源文件，勘察、设计单位应在任务完成后，施工、监理单位应在工程竣工验收前，将各自形成的有关电子源文件向建设单位归档。8.2.6 档案管理人员初步检查并确认案卷的完整性后，立卷人、检查人应对案卷信息进行再次检查，DB34/T

4095—文件的编辑行为进行锁定，防止随意改动。9 四性检测9.1 真实性检测DA/T

70

的要求。9.2完整性检测9.2.1 整理组卷后的文件，其内容、结构、签名盖章和背景信息应齐全且没有被破坏、变异或丢失。9.2.2业务系统宜建立完整性检测机制，有效快速检测电子源文件内容、签章等信息、结构和背景信息的完整性。9.2.3 档案系统宜完整记录检测流程、审核、操作者等背景信息。9.3 可用性检测应符合6.2归档文件格式的要求。9.4 安全性检测9.4.1 电子源文件整理组卷时应注重病毒检测，文件管理过程可控、数据存储可靠、未被破坏、未被非法访问。9.4.2 电子源文件外移或备份时未发生信息泄露、篡改、丢失或增加不相关内容。9.4.3 通过光盘移交的文件应符合

DA/T

38

的要求。1.

2.

3.

4.

DB34/T

4095—附录 A（资料性）案卷目录与卷内目录题名规则示例见表～表A.11。表A.1表A.1

项目前期审批文件5.

10

11

6.

7.

8.

9.

DB34/T

4095—

10.

11.

12.

13.

14.

15.DB34/T

4095—16.

17.DB34/T

4095—101.1.1

1.3

1.5

DB34/T

4095—表A.2表A.2

招标投标、合同协议文件1.

102.

3.XXX

4.两阶段施工图设计文件DB34/T

4095—表A.3表A.3

勘察、设计文件12

XXX

XXX

XXX

5.施工图预算XXX

101112131415166.

10

DB34/T

4095—1311

12

13

13

14

15

16

17

18

19

20

7.

DB34/T

4095—141.

2.3.

4.

XXX

5.DB34/T

4095—表A.4表A.4

征地拆迁、移民文件

DB34/T

4095—161.

1.3

DB34/T

4095—表A.5表A.5

项目管理文件17

2.

2.4

DB34/T

4095—181.

2.

3.4.

5.6.7.DB34/T

4095—表A.6表A.6

施工文件191.

+XXX

+XXX

DB34/T

4095—20

DB34/T

4095—21

2.

DB34/T

4095—22

DB34/T

4095—23

2.10

2.11

DB34/T

4095—243.

DB34/T

4095—25

DB34/T

4095—26

DB34/T

4095—27

3.10

3.10

DB34/T

4095—283.10

3.11

3.12

3.13

DB34/T

4095—293.13

3.14

3.15

3.16

DB34/T

4095—303.17

3.18

3.19

3.20

DB34/T

4095—313.21

4.

DB34/T

4095—32

DB34/T

4095—33

4.10

4.11

4.12

4.13

DB34/T

4095—344.14

4.15

5.

DB34/T

4095—35

DB34/T

4095—36

6.

DB34/T

4095—37

DB34/T

4095—38

DB34/T

4095—391.

2.

3.

4.

DB34/T

4095—405.

6.

7.

7.

DB34/T

4095—417.

1.

DB34/T

4095—42

DB34/T

4095—43

DB34/T

4095—44

1.10

1.11

DB34/T

4095—451.12

1.13

1.13

1.13

DB34/T

4095—461.13

1.14

1.14

1.15

1.16

DB34/T

4095—471.16

1.17

1.18

2.

DB34/T

4095—48

DB34/T

4095—49

DB34/T

4095—50

DB34/T

4095—513.

DB34/T

4095—52

4.

DB34/T

4095—53

DB34/T

4095—54

DB34/T

4095—55

4.10

4.11

DB34/T

4095—564.12

4.13

4.14

4.15

4.16

DB34/T

—2022575.

6.

1.

XXX

DB34/T

4095—582.

XXX

10

XXX

XXX

DB34/T

4095—59

XXX

XXX

XXX

XXX

DB34/T

4095—603.

XXX

4.

XXX

XXX

XXX

DB34/T

4095—61

XXX

XXX

XXX

XXX

DB34/T

4095—62

XXX

XXX

4.10

XXX

4.11

XXX

DB34/T

4095—635.

XXX

XXX

XXX

6.

XXX

DB34/T

—64

XXX

7.

XXX

XXX

XXX

DB34/T

4095—65

XXX

XXX

XXX

XXX

DB34/T

4095—66

XXX

XXX

7.10

XXX

7.11

XXX

DB34/T

4095—677.12

XXX

7.13

XXX

7.14

XXX

7.15

XXX

DB34/T

4095—68DB34/T

4095— 1.

2.

1.

69

2.

DB34/T

4095—70

3.

DB34/T

4095—202271

4.

5.

DB34/T

4095—721.

DB34/T

4095—73

DB34/T

4095—74

2.

DB34/T

4095—75

3.

DB34/T

4095—76

3.3ETC

+ETC

3.4ETC

+ETC

DB34/T

4095—77

IC

3.10

DB34/T

4095—783.11

3.12

3.13

4.

DB34/T

4095—79

DB34/T

4095—80

5.

DB34/T

4095—81

6.

DB34/T

4095—82

1011

DB34/T

4095—83

DB34/T

4095—846.10

6.11

6.12

6.13

DB34/T

4095—856.14

6.15

6.16

6.17

6.18

DB34/T

4095—8.

5.

6.

7.DB34/T

4095—表A.7表A.7

项目监理文件8.

XX

XX

9.XX

XX

10.11.

10111212.DB34/T

4095—881.

+XXX

+XXX

DB34/T

4095—8989

2.

DB34/T

4095—9090

DB34/T

4095—91

2.10

2.11

3.

DB34/T

4095—9292

DB34/T

4095—93

3.9

分项工程名称3.9

分项工程名称3.10

分项工程名称DB34/T

4095—94943.11

分项工程名称防水层监理抽检记录3.12

分项工程名称3.12

3.13

3.14

3.15

DB34/T

4095—953.16

3.17

3.18

3.19

3.20

4.DB34/T

4095—96

DB34/T

4095—97

4.10

4.11

4.12

DB3