公司印章使用制度及管理办法

XX第一条为进一步加强公司印章治理工作，标准公司各类印章刻制、保管以及使用的合法性、严峻性和安全性，有效地维护公司利益，经法定代表人授权，特制定本方法。本方法所指印章，包括公司公章、公司法定代表人印章、合同专用章。印章的使用，必需严格执行我公司印章使用治理规定，凡不符合本方法的，一律不得用印。公司公章、公司法定代表人印章、合同专用章，由内设机构按职责治理和使用。上述印章外的其他印章由法定代表人授权后使用。第五条公司全部印章的刻制由总工办统一办理并登记。XX公司印章刻制申请表〔见附表一经相关负责人审核，报法定代表人审批后，由公司总工办依据相关法律、法规要求，按刻章具体规格要求刻制。第六条公司任何部门和个人均不得私自刻制公司各类印章。第七条印章要做好戳记，由总工办留样保存，以便备查。公司公章用于以公司名义上报行政机关、上级部门的重要公函和文件，以公司名义出具的证明、函件及下发的各类内部文件，以公司名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件。公司法定代表人印章用于由公司法定代表人签章的文件、协议、合同、授权委托书、统计报表、财务支票汇票等。公司合同专用章用于对外签署的合同、协议及其他需用印章的文本等。公司公章、法定代表人印章的使用审批程序〔一〕以公司名义对外发出的公文〔如向行政机关、上级部门提请的申请、请示、报备、公函等重要文件〕由经办人填写《XX公司公章、法人章使用申请表》〔见附表二〕，经综合办主任签署意见、分管副职和总经理审核、法定代表人或授权代表审批。〔二〕对外签署的公司层面具有法律约束力的合同或协议〔如股权转让、利润安排等涉及公司重大利益的事项〕，由经XX〔见附表二综合办主任签署意见，分管副职和总经理审核，法定代表人或授权代表审批。〔三〕于测绘类100万元及以下工程，勘察类丙级工程，设计、询问类小型工程，由部门负责人审批；对于测绘类100万元以上工程，勘察类甲、乙级工程，设计、询问类大中型工程，由公司分管副职审核，总经理审批；合作工程、总承包工程、联合体工程由公司分管副职和总经理审核，法定代表人或授权代表审批。〔四〕办理投标、政府选购等信息平台注册备案事项用公章由部门负责人签署意见，公司分管副职审核，总经理审批，并在企划部办理备案登记手续。〔五〕公司对外提交的各类业务报表〔表〕等，由财务总监和总经理审核，报法定代表人或授权代表审批。〔六〕加油卡充值证明用章由部门负责人审批；履约保函由财务总监和总经理审核，法定代表人审批。〔七〕用于个人收入、就职状况、升学政审等证明材料用章由综合办主任审核，公司分管副职审批。〔八〕印章专管人员审核后直接用印。公司合同章的使用审批程序〔一〕各部门进款合同用章依据公司质量治理体系要求，填写《顾客要求评审记录》、《合同评审记录》，依据审批程序，由部门负责人和相关职能部门签署意见后、100万元以下〔含100〕工程由公司分管副职审批，100500元〔含500万〕工程,需公司分管副职审核,由总经理审批，合500万以上工程,需公司分管副职和总经理审核,由法定代表人或授权代表审批。〔二〕与主合同相关的外委用章手续依据《外委工程治理方法》要求，由部门负责人和相关职能部门签署意见后，10〔10〕由公司分管副职审批，1050万元〔含50万元〕,需公司分管副职审核,总经理审批，50万元以上外委工程,需公司分管副职和总经理审核,由法定代表人或授权代表审批。〔三〕其他类外委合同、协议等需要申请用合同章，依据《外委工程治理方法》要求需填写《外委评审记录》、《供方评价报告》或《XX公司合同章申请表》〔见附表三〕，由部门负责人和相关职能部门签署意见后，5万元以下〔含5〕司分管副职审批，510〔含10〕需总经理审批，10科研中心及其它下属企业使用公章、法定代表人章审批程序XX公司印章使用申请表〔天科院科研中心/〔见附表四意见,公司分管副职审核,总经理审批；合作工程，联合体、总承包工程以及参照本方法第十一条〔三〕中确定为中大型工程设计院相关资质还需由企划部负责人、资质维护部门负责人签署审核意见。电子签章使用审批程序XX公司电子签章申请表》〔见附表五〕，由综合办负责人签署意见、公司分管副职审核、法定代表人审批，并在总工办办理备案登记手续。第十五条印章的治理〔一〕公司印章各治理部门需安排专人负责直接用印。印章专管人员因事、病、休假等缘由不在岗位时，应事先指定专人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的留意事项。专管人员正常上班后，应首先向代管人员索取印章，办理交接记录，交接用章材料。〔三〕印章专管人员应认真审核用印申请及用印资料等材料，对用印资料与所选印章不符、用印手续不全等状况，印章专管人员不得用印。〔四〕严禁在空白纸上加盖公司印章。如遇特别状况需在空白纸上加盖公司印章的，需提交书面说明，报总经理审批后方可用章。如状况重大，印章专管人员认为需报法定代表人审批的，由法定代表人批准前方可用章。〔五〕特别状况急需使用印章而因印章审批人外出等缘由无法在用章申请表上签字时，由使用人提交用印申请，按审批程序向审批人请示，审批人通过、微信等方式批准后可先行使用印章，待审批人到岗后需准时补办签字手续。〔六〕已经用印的文件资料经修改需重用印，需将原盖章文件资料提交印章专管人员销毁前方可用印。〔七〕需携带印章外出，办理相关业务前，由用章部门填写《XX公司携带印章外出申请表》〔见附表六〕，由部门负责人签署意见，法定代表人审批方可借出。原则上需由印章专管人员全程伴随用章，也可由印章治理部门与用章部门负责人共同指定一名专人全程伴随用章，并在用章申请单备注。用章完毕后即刻返回办理备案登记。严禁携带印章办理用章申请之外的任何事项，否则，所涉及的法律问题由用章部门负责。〔八应认真检查所保管印章是否安全上锁，假设觉察意外状况应马上报告相关领导。印章专管人员不在岗位时，应将印章按规定妥善保管。〔九〕印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。〔十〕因特别缘由需要停用印章的，由法定代表人打算并签字同意，由印章治理部门将停用缘由、停用时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章封存或销毁。第十六条本方法由综合办负责拟定并适时进展修改，报法定代表人批准后自公布之日起实施。XX年月日附表一：XX公司刻制印章申请表申请日期： 年 月 日 编号：申请部门 申请人刻章事由拟刻印章信息描述拟刻印章类别 公章 法人章 签字章 专用章 其他申请部门负责人意见综合办公室负责人意见分管副职审核意见

年 月 日年 月 日年 月 日总经理审核意见年 月 日法定代表人审批意见年 月 日原印章印鉴停用日期： 年 月日申请部门经办人：原印章：上交丧失损毁被盗备注：

拟刻印章模型启用日期: 年 月日申请部门治理员：总工办经办人:

刻制印章印鉴备案日期: 年 月日公安局备案材料：有 无综合办主任：注：1.此申请单自 年月 日启用，总工办备案留存；刻制印章相关证明文件须经办人向总工办供给复印件备案留存；原印章停用须在总工办办理备案并上交原印章〔印章丧失、损毁、被盗除外封存；原印章丧失须在《XX日报》办理《印章丧失声明附表二：XX公司公章、法人章使用申请表申请日期：年月日编号：年度-X月-xxx申请部门-申请人用印事项发往单位份数用印事项涉密等级及用印类别绝密 机密 隐秘 非密公章 法人章用印事项类别 〔请款函、付款证明、报价单、竣工验收表、介绍信、加油卡充值证明)100万元及以下工程投标书及前期联系信函--勘察类：丙级工程投标书及前期联系信函--设计、询问类：小型工程投标书及前期联系信函--测绘类：100投标书及前期联系信函--勘察类：甲、乙级工程投标书及前期联系信函--设计、询问类：大、中型工程

审批权限

签署意见部门负责人审批部门负责人意见部门负责人审批部门负责人意见年年月月日日分管副职审核年月日总经理审批年月日部门负责人意见年月日分管副职审核年月日总经理审核年月日合作工程法定代表人审批或授权审批年法定代表人审批或授权审批年月日部门负责人审核年月日分管副职审核年月日总经理审批年月日企划部登记年月日财务总监审核年月日总经理审核年月日法定代表人审批或授权审批部门负责人审核综合办主任审核年年年月月月日日日分管副职审批年月日综合办主任意见分管副职审核总经理审核法定代表人审批或授权审批年年年年月月月月日日日日经办人：投标、政府选购等信息平台注册备案财务〔业务报表、银行统计报表〕履约保函个人事项〔〕对外发出公文对外签署合同或协议备注注：1.用印事项发往单位涉密等级等内容须填写完整必要时需供给盖章页复印件；2.此表自 年月日起开头执行。附表三:XX申请日期： 年 月 日合同名称合同名称托付单位主要内容合同金额供方备案是□否□经办人部门意见企划部审核综合办审核分管副职总经理法定代表人〔或授权〕审批〔〕支出5万元以下〔含5万元〕5万至10万元〔含10万元由总经理审批，10〔2〕与主合同相关的外委〔含租船、租车合同〕依据10万元以下〔10万元〕由分管副职审批，1050〔50〕由分管副职审核，总经理审批，50万元以上由分管副职和总经理审核，法定代表人审批，同时需由综合办进展安全审核。附表四：

XX〔科研中心/下属企业使用〕申请日期： 年 月 日 编号：年度-X月-XX申请部门份数用印事项发往单位用印类别公章法人章其他用印事项涉密等级绝密机密隐秘 非密申请人科研中心主任/公司总经理意见使用设计院相关资质〔三中确定为中大型工程其他用章

资质维护部门意见年月年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日设计院分管副职审核设计院总经理审核法定代表人审批设计院分管副职审核设计院总经理审批注：1.用印事项、发往单位、涉密等级等内容须填写完整，必要时须供给盖章页扫描件；2.使用XX3.此表自 年月日起开头执行。附表五：XX申请日期： 年 月 日 编号：申请部门 申请人电子签章申请事由注册平台：电子签章信息描述

使用区域：使用时限：自 年 月 日至 年 月 日费用： 元/年电子签章类别上传材料申请部门负责人意见综合办公室负责人意见分管副职审核意见法定代表人审批意见

公章法人章签字章出图专用章专用章个人注册章 其他印模：申请部门经办人：姓名 身份证号码：年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日用户名：电子签章注册信息 登陆密码：注册邮箱：启用日期: 年月日 备案日期: 年 月日备案信息 申请部门使用人：总工办经办人：备注

备案材料：有 无