商品购销存管理流程

NUMPAGES9――PAGE4商品购销存流程管理办法（试行）第一章总则为了加强公司商品购销存管理，依据《质量管理手册》，结合公司日常业务活动，特制定本管理办法。本办法适用于公司所有经营业态，并由财务部门纳入“物资采购”、“库存商品”或“委托加工商品”科目核算的商品购销业务。所有购销业务运作前均需提供《销售利润测算表》，以利于监控业务资金、费用、利润的进展情况。按照公司《合同管理制度》，各项业务均需签订合同，保障公司合法权益。各项业务均需理顺流程，完善入库出库等业务环节，降低经营风险。第二章采购管理商品购进前需要由经营部门提供供应商资质，由质量部按照GSP及ISO9001相关规定审核通过后，方可进行采购。经营部门拟定采购合同，按照《合同管理制度》要求，经审批后与供应商签订合同。如合同未及时履行相关手续，须提供供方单位盖章的合同传真件，方能开展后续业务，正式合同须在收到合同传真件后10个工作日内交合同管理部门存档。商品到货后，由质量部门负责质量验收，如商品质量验收不合格，由质量部门按照GSP相关规定处理。合格商品由保管员验收商品数量并填写商品入库单（供货单位、品名、规格、数量等，包括存根联、验收联、业务联、记帐联、结算联），质量部门在各联次加盖“质量验收”章，将业务联、记帐联、结算联转交经营部门，由经营部门填写入库商品的单价、金额，并将记帐联转交财务部入商品帐。同时经营部门在公司业务系统中录入采购入库单，由财务部审核。以上工作在商品入库后2个工作日内完成。商品入库单各联次情况如下：存根联：仓库留存；验收联：质量部门留存；业务联：经营部门留存；财务联：经营部门填写入库商品单价、金额后交财务部入帐；结算联：经营部门填写入库商品单价、金额，取得供货单位发票，附在发票后交财务部；收购业务凭此联开具《农产品收购发票》。货款支付按照《商品采购资金支付管理办法》执行。委托代购业务与直调业务由客户确认商品质量，或以客户回款为依据，由经营部门按照上述规定办理入库手续。收购农产品的特别规定：（一）收购区域：限于本省（二）收购对象：直接从事中药材种植、养殖、采集的个人（以下简称“药农”）。（三）收购原则：1、收购品种必须符合地道、优质药材产区原则；2、收购数量应当符合药农种植规模；3、收购单价与当地市场行情相适应。（四）收购条件：满足最低毛利率的要求1、占用资金在90天以上（含90天），毛利率不低于10％；2、占用资金在30-90天以内（含30天），毛利率不低于7％；3、占用资金在30天以内，经营毛利率不低于4％；（五）办理中药材收购业务必须提供的资料：供下列单据交财务部门开具红字销售发票：1、红字销售单结算联（注明原增值税发票号）；2、《企业退货证明单》，并由质量部门注明“已验收”字样；3、原发票联（交客户的原销售发票所有联次）和客户主管税务机关开具的《开具红字增值税专用发票通知单》。对于医疗客户，如无法收回原发票联，业务部门必须取得经退货单位签字认可的红字销售单存根联，并由本部门指定专人负责保管和整理归档，以备税务机关检查之用。特别规定：根据现行税法规定，不得根据收回的已超过认证期的专用发票联和抵扣联，开具红字发票以扣减销项税额，故一律拒收客户退回的已超过认证期的专用发票联和抵扣联。二、销售发票开具前发生的退货业务（一）退货业务发生在当月（公历月份），财务部门和经营部门同时作废销售清单即可。（二）退货业务发生在发货的次月（含）以后，经营部门需提供下列单据交财务部门做扣减当期销项税额的账务处理：1、红字销售单记账联；2、退货单位盖章认可的《企业退货证明单》（附表）原件或显示传真日期和对方电话号码的传真件，并有质量部门注明“已验收”字样。三、换票业务财务部根据经营部门提供的下列资料，重新开具红字和蓝字销售发票：（一）发票申请单，并注明“换票”字样；（二）原发票联（交客户的原销售发票所有联次）和客户主管税务机关开具的《开具红字增值税专用发票通知单》。退货单位将原发票及其他联次同时交回时，红字发票联不交给退货单位；退货单位无法将原发票退回时，红字发票联交给退货单位。四、其他规定财务部门必须在单据齐全时方可开具红字发票，如遇特殊情况急需先开票后补手续时，需经相关负责人签字同意后办理，所缺单据必须在发票开出后3日内补齐，否则将暂停办理该部门下一笔业务的开票事宜。应收帐款管理的规定：业务经手人负责应收帐款清收，并纳入个人绩效考核。客户回款后，经营部门提供《销售回款核销单》，财务部门复核后进行帐务处理。每月底财务部门提供应收帐龄分析表，督促经营部门清收应收帐款。库存管理仓库管理部门严格按照公司《质量管理手册》与ISO相关管理制度对仓库进行管理。仓库应及时办理实物出入库，做好出入库单据的传递工作。按经营需求，仓库负责组织商品的加工整理，并及时向财务部门提供相关商品加工整理情况说明与出入库单据。每月结帐后财务提供商品帐面库存，由业务部门与仓库负责核对，并签字由财务存档。每季度由仓库组织实物盘点工作，经营部门配合，财务部门监督，保证帐实一致。仓库管理部门每月至少一次向主管领导书面汇报库存商品情况。总则本办法自二零一零年七

附表：发票申请单年月日□换票（原发票号：）申请开具发票的类型□增值税发票□普通发票开票单位全称地址开户银行帐号税号电话品名规格产地批号单位数量单价金额（元）合计分管领导：部门经理：申请人：销售回款核销单客户：回款日期：回款总金额：对应合同号对应发票号品名金额部门经理签字：业务员签字：

企业退货证明单