能源管理体系 文件控制程序

能源管理体系文件控制程序1目的对文件进行控制，确保与能源管理体系运行有关场所及时获得和使用文件的有效版本。2范围适用于公司能源管理体系有关的所有文件的控制。3职责3.1最高管理者负责批准、发布能源管理体系的方针、目标及能源管理手册。3.2管理者代表组织编制、审核能源管理手册、程序文件，并负责程序文件的批准、发布。3.3企管办是公司文件的归口管理部门，负责管理手册、程序文件的编号、发放、存档；建立公司“受控文件清单”；各相关部门建立本部门的“受控文件清单”。3.4企管办负责能源管理手册、程序文件的更改、定期评审、作废回收管理。3.5各部门负责本部门能源管理体系文件的编制、使用、收集、整理、归档管理。3.6节能办负责组织编写能源管理手册和能源管理方案。4控制要求4.1文件分类a)能源管理体系手册，简称能源管理手册阐述公司能源管理方针、目标、组织机构、职责权限及能源管理体系的要求；b)能源管理体系程序文件，简称程序文件GB/T23331标准要求的程序文件及记录；能源基准、能源目标和指标、能源管理实施方案；c)其他与能源管理体系有关的文件是除手册和程序文件以外，具体指导管理体系工作的详细文件，是程序文件的支持性文件。主要包括作业指导书、管理性规章、技术性规程、标准及适用的外来文件（包括法律法规、规程、规范、标准、合理用能评估报告、设备说明书以及相关方文件等）。4.2文件编号4.2.1文件编号按下述规则要求执行：a）能源管理手册的编号：DXC-DXC-版次；b)程序文件编号：DXC-CX-版次；c）作业指导书等其他文件编号：部门代号-XX-年代号；d）记录编号：部门代号-N条款号-XX说明：DXC—DXC有限公司缩写；SC—管理手册的缩写；N—分别代表能源管理体系；CX—程序文件的缩写；版次—用A、B、C„„表示；XX—文件、记录的顺序号。4.2.2各部门代号规定如下：企管办QG供应科GY催化车间CH沥青车间LQ安全环保科AH生产科SC销售科XS化工车间HG电仪车间DY质监科ZJ技术科JS设备科SB加氢车间JQ储运车间CY项目办XM4.3文件的编制、审批4.3.1能源管理手册和程序文件由管理者代表组织有关部门的人员编写。能源管理手册由管理者代表审核，最高理者批准；程序文件由各相关部门负责人审核，管理者代表批准、发布。4.3.2其他与管理体系有关的作业指导书、管理规章等文件由各职能部门负责编制，部门负责人审核，分管经理准。4.3.3审核和批准要在原文件上留有审核人和批准人的签字，以便存档备查。4.4文件的发放及控制4.4.1能源管理手册和程序文件要按拟定批准的发放范围由企管办统一发放，文件使用者在“文件发放、回收审批记录”上签名领取文件，文件加盖“受控”印章，每份文件都有唯一的分发号，以便于追溯和管理。4.4.2各部门编制的与能源管理体系有关的作业指导书等其他文件由各部门负责编号、标识，拟定发放范围，经分管领导批准，加盖“受控”印章和分发号后发放。各部门建立本部门的“受控文件清单”，并到企管办备“受控文件清单”每年修订一次。4.4.3为确保用于办公场所和生产现场的文件为有效版本，各级文件管理人员在接收或发放文件时要做好登记，借阅文件要做好借阅登记。4.4.4文件不准随意复印，若需要时，须经本部门负责人或文件管理部门负责人批准后，由发放部门进行复印并登记。4.4.5文件损坏或丢失，按规定程序办理领用手续，文件管理员在补发文件时给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。4.4.6文件分为“受控”与“非受控”文件。凡是与能源管理体系有关的文件均为受控文件，由各部门按有关规定执行。企管办负责编制公司“受控文件清单”（包括外来文件），便于管理各类文件。受控文件应在文件首页的右上角加盖“受控”专用章，公司级行政性管理文件以公章为受控标识。4.5文件的更改4.5.1文件更改时，由申请更改单位填写“文件更改申请”说明理由，对重要的更改内容（如技术参数）还应附有理论依据。更改后的文件由原审批人审批，原审批人有变化时，由接替其岗位或其授权人审批。4.5.2文件更改批准后，能源管理手册和程序文件由企管办实施更改，其他文件（作业指导书、管理规章等）的更改由文件发放部门实施。4.5.3文件的更改方式：划改或换页。4.6文件的换版与作废4.6.1文件经多次或大幅度修改时应换版，原文件作废，立即停止使用，由原发放部门收回后加盖“作废”印章；需作资料保留的作废文件，在文件首页上加盖“作废保留资料”印章。4.6.2对有使用期限的受控文件，自超期之日起自行作废，各单位可作资料保留，不需收回，由各使用单位自行处置。4.6.3确定无保留价值的作废文件，经分管领导批准后销毁处理，做好文件销毁记录。4.7外来文件的管理4.7.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。4.7.2对外来文件，属受控文件要加盖“受控”章，记入“受控文件清单”，编号仍采用原有编号，若需要下发时编制分发号。4.7.3法律法规和其他要求的文件按《法律、法规及其他要求的识别控制程序》执行。4.8文件的评审管理者代表组织企管办、生产科、安全环保科、技术科、质监科、设备科等有关部门对体系文件定期评审，每年至少一次，各部门结合平时的使用情况可进行适时评审，评价体系文件的充分性和适宜性，根据评审情况提出改进意见。4.9文件的管理4.9.1各部门的