《ISO9001质量管理体系》文件及记录控制程序

修订记录修订日期 修订内容 页次 版本核准 审核 制定 受控文件章一：目的对公司现有的治理体系文件、记录及组织学问进展把握，以保证各使用场所的文件为最版本之有效文件；确保对各类治理体系运行的记录进展有效的把握，以清楚反映治理体系之运作状况，并能为治理体系的追溯或改进供给依据。二：范围本程序适用于全部的治理体系有关的文件、记录及组织学问的把握治理。三：定义受控文件：指授权、更改及发放都受把握的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。非受控〔参考〕文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。学问：通过学习、实践或探究所获得的生疏、判定或技能。四：职责文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。整理公司受控文件名目及学问清单并协调各部门核对各类文件版本。公司各类文件格式的保存。文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最有效状态。受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丧失及便利查找。文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控治理者代表总经理程序文件各相关部门负责人治理者代表总经理标准、标准、作业指导书各相关部门人员部门负责人治理者代表记录表格使用部门/部门负责人五：文件治理流程流程流程说明责任人 输出记录1、文控负责制订文件〔各类文件〕格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO5.1 2、治理者代表负责确认全部文件格式，并最终定稿。文件格式确定 3、由文控将最终定稿文件的格式存放于电脑效劳器中共享或邮件给各单位，各部门编制文件的时候依据格式排版。

治理者代表

各类文件格式样本5.2

1、各部门负责人依据标准条款要求及公司的实际状况而编写相应的文件，编写的文件应满足符合性、可操作性、协调全都性。

各部门负责人

程序文件作业指导书5.3文件评审及批准5.4文件归档5.5文件发放

1、各部门的文件由文控进展格式确认，确认内容不少于如下工程：文件的格式文件的标题本及修订内容〔如无版本的文件可省此项〕文件编写批准及会签者签字。生效日期〔如无生效日期，以最终批准日为生效日期〕。2、文控格式确认无误后，对文件进展编号，编号规章按《附件—文件编码原则执行》执行。3、为保证文件的完整性和有效性，由文控确认好格式的文4.31、由各部门负责人签字好的体系文件〔一、二、三阶文件〕的原稿及电子档保存在文控处。2、文控将公司的体系文件〔一、二、三阶文件〕登记在《管制文件清单》上。3、保存在公司效劳器内的体系文件，仅文控有权进展操作，并每季度对其进展备份。技术文件按工程编号进展归档。保存文件用特地文件柜存档。4、借阅文件需填写《借阅登记表》，由文控跟进借出的文件准时归还到文控中心。1、治理者代表确定文件分发范围，由文控复印，盖红色“受控文件”印章，要求相关部门领用人员签收。其中不需发放到生产现场的体系文件如手册、程序文件、岗位职责与任职要求、局部工作文件等可进展电子档发放。2、公司内全部部门使用的文件必需是盖有红色“受控文件”印章的文件，如文控觉察是复印件，文控有权收回销毁。

文控文控表文控

质量手册程序文件作业指导书管制文件清单借阅登记表文件分发回收记录1、在短时间〔一个月内〕仅作参考等目的需求的，需求部5.6 门可申请分发非受控文件使用。文控加盖红色“参考文参考文件发放 件“印章并在文件上注明生效日期和作废日期后分发。到作废日期后由使用部门自行作废处理。

文控 文件分发回收记录5.8

1、文件更改时，由申请人填写《文件变更申请表》并说明缘由，必要时需与相关部门进展沟通协调后进展更改，全部变更的文件需经部门主管审核治理者代表批准后由文控执行；2、当文件中某一页或几页需要修改时，注明修改内容，更91/3升级版本；34.3后由文控员下发。4、当文件有变更后，文控需将《管制文件清单》中的信息也应准时更。并更相应的网络信息，确保文件在网络上为最版本。

申请人表文控

文件变更申请表管制文件清单5.9

1、旧版文件或被取消文件由文控负责回收，在受控印章四周加盖红色“作废文件”印章进展作废。2、旧版受控文件的原稿在首页加盖红色“作废文件”印章，并注明旧版存档〔保存时间由文件编制部门确定，3技术文件不得低于半年〕。3、由于其他缘由文件要作废时，由编制部门提出申请，填写《文件变更申请表》，由治理者代表审批后由文控执行并将《管制文件清单》中的信息也应准时更，并更相应的网络信息，确保在网络上为最有效版本。

文件变更申文控 请表管制文件清单15.5要求执行。破损文件交由文控回收作废，并补发。假设遗文件补发 失的文件寻回，应准时交还给文控中心销毁处理。2、版文件发放时，觉察旧版遗失,无需补发，但需由原收文单位在《文件发放回收记录表》上注明遗失状况并签字。1、由治理者代表在内部审核后或治理评审后组织相关单位进展文件评审。2、原拟制单位自行评审，认为不够完善的文件进展重修文件优化 订。3、当体系运行不够顺畅时，由治理者代表组织相关部门对文件进展评审；1、各部门收集/识别的外来文件及相关学问、外来技术文件、行业标准、客户及供给商标准等，注明转发范围、由文控登记于《外来文件一览表》并编号、存档、由文5.5进展发放；外来文件把握2、无论研发部或销售部等相关人员接到客户样品，统一转与文控进展治理。由文控建立《外来文件一览表》，对样品进展标识为“客户样件”后，放在客户封样柜中保存。相关人员假设需使用客户样品，需在文控处《借阅登记表》上进展登记，办理借阅手续，用完准时归还。1、全部受控文件最版本电子文档由文控保存在效劳器中

申请人治理者代表文控治理者代表文控

文件变更申请表文件发放回收记录表/外来文件一览表借阅登记表5.13

相应途径，文控需准时将电脑中的电子文档更，并准时更《管制文件清单》，效劳器应定期杀毒以防止文件被破坏，必要时，治理者代表每季度用电脑备份最体系文件。1、各部门负责人(或授权人)不定期检查各部门文件的执行

文控治理者代表

管制文件清单5.14状况。5.14状况。各部门负文件使用2、内部审核时全面检查文件的使用，执行状况。责人状况检查3、对于检查觉察不符合要求的，由检查人员提出《订正预审核员防措施报告》，由责任人回复，治理者代表确认效果；流程 流程说明 责任人 输出记录6.1

1、由文控设计的表格的格式，设计时要留意美观性，如：表单抬头、LOGO、字体大小、文件编号位置、表格板式等，由治理者代表审核后做为本公司的唯一表单格式。2、各部门依据表格格式要求，依据文件的要求确定表单名称，依据日常工作的需要确定表格的内容。

文控表责人

表格样本6.2

1、各部门负责人对表单内容的适用性进展评审。2、文控对表单是否按规定格式要求进展确认。3、评审合格则进入下一流程，评审不合格则退回责任单位由责任人进展修改，直至评审合格为止。1、评审合格的表格依据“附件--文件编码规章”规定的要求

各部门负责人文控

各部门表单6.3

由文控进展编号。由文控保存一份电子档，并将表单登记到《质量记录一览表》中。2、无编号的表单不能在现场使用。1、全部质量记录不得用铅笔填写，可承受钢笔或碳水笔填写，字体要正确、清楚，不得遗漏，应能准确识别并有授

文控 质量记录一览表6.46.56.66.7

权人签字或盖章。2、记录填写要完整、具体、如不须填写工程，可以在栏内以“/”表示。3、各种记录填写的内容需更改时，可以在错误处画“/”应当由更改者在更改处签字或盖章。1、各部门依据本部门的记录一览表进展收集，每月底对各项记录进展归档并进展标识，以便查阅；1、各部门每月底归档的记录按《质量记录一览表》里规定期限要求对本部门各类记录进展保管。2、记录的防护须留意避开返潮、损坏、防水、防火、遗失等，对于电子文件的记录表应作好备份，定期对电脑进展杀毒。1、当客户、供给商或第三方认证机构需查阅记录时，由相关部门人员伴随，记录负责人应能快速供给相关记录。2、当公司内部查阅和追溯相关记录时，各部门记录负责人应能找出所要查阅和追溯的记录。

人人人

各部门表单各部门表单各部门表单各部门表单1、公司各部门记录的保存时间必需满足政府、安全和法规及6.8顾客的要求，与产品的生命周期相适应，由文控在《质量记录保管质量记录表单保存时间记录一览表》中明确各类记录的保存时间，经治理者代表审核后各部门依据规定的要求进展保存。人一览表1、各部门文件记录负责人按规定的保管期限进展保存，对于已过保存期限且无连续保存价值的文件记录，由部门文员填写《文件变更申请表》，经部门负责人确认后，呈报管6.9理者代表批准，并确定处理方式。对于仍需保存的记录，记录保管文件变更表单销毁处理6.6人申请表6.10

2、处理方式包括：碎纸机碎纸、烧毁、卖废纸、做二手纸等2。1、表格的修改由各部门的表格使用人填写《文件变更申请表》，由各部门主管审核，治理者代表审核后交文控执行；2、当表格中内容只做少量修改时，只需要变更表单版次，当91/33、当表单有变更后，文控需将《质量记录一览表》中的信息也应准时更。并更相应的网络信息，确保表单在网络上为最版本。4、版表格正式使用时，各部门应把旧版表格作废。1、当表格使用量较大时，由部门负责人填写《请购单》，经

各部门负责人文控

文件变更申请表质量记录一览表6.11 治理者代表审核后，交由选购部进展选购。表单印刷 2、不常常使用的表格或间或使用的表格，直接用打印机打印。

责人表

请购单七：组织学问治理流程流程 流程说明 责任人 输出记录7.1学问治理的筹划7.2学问治理的总体思路7.3学问治理的目标和目的7.4学问治理的流程7.5

1、学问治理负责人进展学问治理统筹筹划，确定学问治理的总体思路、目标目的、流程，明确组织的学问来源。1、公司乐观提倡咒工终身学习和全过程学习；提倡“干中学，学中干”，即在工作的过程中查找解决问题的思路和方法并不断积存；同时制定嘉奖机制激发中工的学问创，鼓舞员工勇于试错，并情愿担当员工的创风险。1、培训学问型员工，提高员工素养及工作效率；创立学习型组织，应对不断变化的需求和进展趋势，促进公司的可持续进展，并获得合格的产品和效劳；避开由于员的更替或未能准时的猎取和共享学问信息，导致学问的损失。1、学问治理流程分为学问分类、学问猎取、分析评价确认、学问入库〔储存〕、编码、学问推广共享、学问的更、学问的保持〔保护〕。1、内部来源学问包括：学问产权；从阅历获得的学问；从失败和成功工程吸取的阅历教训；猎取和共享未成文的学问和阅历；过程、产品和效劳的改进结果、企业标准、技术

治理者代 表各部门负责人 /各部门负责人 /各部门负责人 /各部门负7.6学问分类和代码7.7

文件、比较信息资料、各类根底数据资料、培训教材等。2、外部来源学问包括：标准；学术沟通；专业会议；从顾客或外部供方收集的学问。还包括来自政府机构、行业协会、相关组织、上级公司、合作伙伴及其他相关的学问。1、公司参考学问治理的国家标准、卓越企业的治理阅历，确定学问分类表，见附件二《学问分类表》。针对某一具体类别可能既涉及内部来源也涉及外部来源，如比较信息资料涉及内部来源，即公司的过程、产品和效劳的改进结果1、对于公司现有各类治理体系的文件，其学问代码可延用现有编号，不再另行标注，由文控统筹治理。学问分类可能1、对于公司现有各类治理体系的文件，其学问代码可延用现有编号，不再另行标注，由文控统筹治理。学问分类可能会消灭穿插状况，某些学问可以划入多个类别，可能会同文控/进具有二个或以上学问代码，目的是为了提高计算机多途径检索学问的便利性。

责人 /治理层 /1、选购部负责收集外部供方学问；销售部负责收集管户知识；工程治理部负责阅历资料的收集；工程治理部及文控等负责法律法规的收集；研发部、工程治理部负责企业标 各部门 学问的猎取 准、改进成果资料、根底数据资料等的收集；销售部、研发部和财务部负责比较信息资料的收集；工程治理部负责培训教材的收集。1收集的相关学问份类汇总后交文控统一分析评价，由治理7.8者代表确认后归档，以后增的学问资料应由各部门提交学问的分析评体文控组织相关人员进展分析评价，经学问治理者代表确各部门/价认后主归档。学问库包括电子文档保存在学问库专用电脑〔保持异地备份〕；非电子文档的学问资料保存在文控处。1、文控对确认后的学问进展编码，归入学问库统一治理。按学问库的建立 编码进展归类。见附件二《学问分类表》

文控 学问分类表7.10学问推广与共享7.11学问的更7.12学问的保护

1、治理者代表负责拥有学问的推文与共享，文控建立完整的学问库的检索指引，包括如下信息：名称、分类、学问编码、保存方式、入库时间等，并准时更。学问库的检索指引公布在内部网络或通过邮件发给各部门，各部门组织本部门员工通过学问库检索指引查找和学习共享学问。2、体系部会同人力资源部，承受各级会议，内部网络，内部报刊杂志，内部培训，宣传栏等途径，将体系运行所需的学问在各层次的员工中进展共享；同时，公司与客户，外部供方以及其他合作伙伴共同共享相关学问，以完成对公司学问推广，充分发挥学问的价值。1、公司为应对不断变化的组织环境带来的需求和进展趋势，定期或不定期对学问的充分性、适宜性、有效性进展评审，准时觉察组织的学问缺口，即组织现有学问与实现期组织目标所呢要的学问之间存在差异，从而识别出学问更或增加的需求，由体系部组织相关部门按前述相关要求重进展学问猎取或接触更多必要学问、入库和推广共享。2、对于员工自主创对应学问的更经确认后可直接填写《学问清单》，体系部组织相关人员进展分析评价后，提交学问治理负责人确信后归档。1、公司在创、积存、共享和使用学问的同时，应实行措施做好学问的保持、保持、保密工作，与主要治理人员签订保密协议，维护好公司拥有的学问，保护好学问产权，防止学问非预期的损失。总经理负责保密学问的治理及相应制度的建立。

文控治理者代 表文控 学问清单文控 /八：相关记录：《管制文件清单》《文件变更申请表》《文件分发/回收记录》《外来文件一览表》《质量记录一览表》《借阅登记表》《请购单》九：附件一文件编码规章质量手册〔一级文件〕的编号：QM-YY流水号〔01、02…〕质量治理手册治理程序文件〔二级文件〕的编号:QP-XX流水号(01、02…)质量治理体系程序文件作业指导性/标准标准性/工艺流程性〔三级文件〕文件的编号:YY–ZZZ-000流水号(001、00