组织会议的流程和细节

组织会议的流程和细节〔原创〕我们是一个会议大国，几乎每天都在大大小小的开会，但是办好会议很不简洁，特别是细节问题很简洁无视。开会目的不是组织会议的人员所要考虑的，组织人员只是负责把会议办的圆满，这比会议的内容更重要。成功的会议就是要做到有序、高雅，让领导满足，让参会人员舒心。结合多年参与会议和组织会议的阅历，整理出一些根本流程和细节，以备组织会议参考。一、制定会议方案明确会议的内容、参会人员、时间地点、会议日程特别是要组建筹备会议人员的分工一般为会务组、材料组、秘书组、宣传组会务组：要提前考察会场，包括住宿、大会议室、小会议室、用餐环境、交通状况材料组：起草领导讲话、会议主持词、阅历沟通发言稿的把关、致词、祝酒词等、整理讲话录音、印发领导讲话、秘书组：起草会议通知、会议指南、落实参会人员、收集会议回执、安排会场布置、制作桌签、座次表、联系照相合影。宣传组：负责联系闻媒体，起草会议通稿，编发会议简报，落实摄影、录像。会议组织必需确定一人总体把握催促各项工作的进度、到位程度以及状况发生变化时准时调整方案二、前期考察工作〔一〕考察酒店：现在会议一般在酒店开，必需实地考察，了解酒店的档次、接待力量和合作力量。住宿条件，床位数能否满足参会有人缘和办会人员的住宿，房间必需干净干净，设备齐全。有可上网的电脑最好，现代人已离不开电脑和网络。会场状况，会场大小，座位数、桌子数，进出是否方便，主席台的座位数，是否有小会议室供分组争论用。所需费用、财务流程，开会必需依据经费富有程度组织，了结酒店的收费状况很重要。另外，会议上难免有一些酒店效劳，酒店的商务部是否能够供给打印、订票、日用品的购置等效劳，以及结算方法。用餐状况，用餐场地距离住宿和开会地不能太远，必须大气、高雅，能够供给自助餐和桌餐，有宴请必需供给主桌、桌签、扩音设备等。休闲消遣，会议期间假设要丰富代表的生活，就要安排唱歌等活动，要了解包间大小、费用，是否安康。〔二的会议，现场要有可参观的价值和条件。必需依据时间和路途确定现场的个数，每个现场要有自己的特点和代表性，不能千篇一律。现场必需做好迎接参观的预备，参观内容的呈现方式、参观的路线，迎接方式、欢送方式，讲解员，扩音设备。现场要供给一份状况介绍，包括简介、特色。三、会议预备〔一〕通知会议起草会议通知，要明确会议内容、时间地点、参与人员，这是常规。会议通知细节之处有6点：是否要求参会人员预备发言、表演等，是否接站送站、是否收取会议费、是否要求给会议供给材料、食宿和交通费用、是否安排随行人员的食宿。必需要求参会人员按时间报回执，包括姓名、性别、是否需要接站，是否订机票和火车票，是否安排旅游，假设是少数民族，饮食有没有特别要求。发出会议通知，必需确保被通知人收到通知。〔二〕材料预备起草领导讲话，这是会议的核心内容，必需高度重视，提前做好，确定有几位领导讲话，侧重点如何把握。讲话起草要征求讲话人的意见，并提前交给讲话人。会议所发材料，阅历沟通的材料应当包括发言的材料和书面沟通的材料。是否有近期需要传达的重要文件，是否有需要争论文件内容，是否有赠送的资料。还需起草的文字材料，包括主持词、总结讲话、致词、祝酒词等。〔三〕会务预备需要预备几个事情，制作会议横幅、宣传标语、桌签。闻通稿。预备材料袋，里面至少包括会议指南或会议日程、会议材料、代表证、餐票，最好有一个名目也放在里面。会议报到，至少安排三个人，一个人负责登记，分房间，一个负责发资料，一个预备轮换休息。假设收费还要另安排两人。报到册肯定要填写清楚，以备制作通讯录。需要制作五个清单，一是最好提前把房间安排好；以便每个人对号入座；四是争论分组表，每个人知道自己参与哪一个组的争论〔分组表要有争论的会议室、召集人、联络员〕；五是合影照相的位置表。会场布置，必需要有特地人负责布置会场，包括8个细节，横幅的悬挂，主席台座位的排列及桌签的摆放，会场桌签的摆放，发言席的位置，音响要调试好，会场装饰用的花盆、花篮。要预备两支录音笔，做好领导讲话录音。是否预备投影提前考虑并调试好，效劳员按时到位。安排领导房间，领导住的房间要提前去看，环境是否安静，是否有沙发〔给领导汇报工作的地方〕，要摆放鲜花、水果、洗漱用品，会议日程，领导活动安排表。用餐预备，去餐厅的引路牌，餐厅桌子的摆放和编号，音响要提前调试。假设自助餐，特别是早饭，不能让领导去挤，要安排包间及陪领导吃饭的人。四、开会是否有序的重要环节，必需到达领导满足的目的。会前安排，会务人员要催促参会人员按时提前到会场，假设有座次就可对号入座，否则要尽量让参会人员靠前坐，显得会场有气氛，〔开会不愿坐到前面去，这是中国人的毛病〕，没到的参会人员要准时把他的牌子撤掉，不能让空在那里。要提前要求参会人员关闭手机、不要来回走动。要预备领导会前休息室，休息室要有效劳人员，会场预备好要邀请领导上主席台就做。领导的讲话要提前备一份，以备领导遗忘。年龄大的领导讲话最好用大号字印。把录音笔放在主席台桌子上，翻开。必需要有人招呼领导的司机，否则他们不满足会传给领导。必需有人招呼记者。劳动的成果了，但是要坐在会场认真听会。五、后勤保障安排合影必需提前摆好座次，以免到时相互推让。最好预备专业的合影梯台架，一般楼前的台阶上效果不好。餐厅要有人特地负责，提前上好凉菜，预备好餐桌编号，预备好音响。用餐的敬酒活动要文明、和谐，限制喝酒，避开有人喝多了，这时吝惜一点也无所谓。假设有唱歌的消遣活动，要安排一两个专业一点的节目，最好有一个主持人，以免混乱局面。安排代表离会，尽量