文书档案整理的步骤与方法课件

整理文书档案的步骤和方法黔江区档案局李业宣黔江区档案局整理文书档案的步骤和方法黔江区档案局李业宣黔江区档案局1文件材料的收集装订分年度分大类划定保管期限步骤黔江区档案局文件材料的收集装订分年度分大类划定保管期限步骤黔江区档案局2排列盖印归档章 编制室编件号编制归档文件目录装盒步骤黔江区档案局排列盖印归档章 编制室编件号编制归档文件目录装盒步骤黔江区3一·文件材料的收集将属于归档范围的需要整理的文件材料收集齐全、完整。所谓齐全，就是把应归档的所有文件全部收齐，包括收文、发文编了文号的文件，没编文号的文件，会议文件等等；所谓完整就是指每份文件的正件、附件、底稿、签发单、处理签、领导批示等都收齐。

黔江区档案局一·文件材料的收集将属于归档范围的需要整理的文件材料收集齐全4一·文件材料的收集平时收集：严格登记、及时收集、严格检查、妥善保管。全面集中收集：第二年整理档案时，在本单位领导和各内部组织机构对应归档的文件材料再进行一次全面集中收集。确定文件材料归档范围：主要是对文件能否转化为档案进行“资格审定”，是对文件价值的初步判定。

黔江区档案局一·文件材料的收集平时收集：严格登记、及时收集、严格检查、妥5文件归档归档文件的价值鉴定鉴定标准：职能标准、来源标准、内容标准、形式特征标准。鉴定原则：历史的观点、全面的观点、长远的观点。黔江区档案局文件归档归档文件的价值鉴定鉴定标准：职能标准、来源标准、内6文件归档应归档文件应归档的本机关形成的文件材料应归档的外来文件材料应归档的上级业务主管部门的文件材料应归档的下级机关的文件材料应归档的区委、区政府和同级区级部门以及非隶属机关的文件材料黔江区档案局文件归档应归档文件应归档的本机关形成的文件材料应归档的外7文件归档重视新兴领域文件材料的归档，特别是涉及人事和民生档案的归档，主要人事和民生文件材料有：A，街道、镇、乡归档的主要人事和民生文件材料:在新时期各街道、镇、乡要抓好新农村建设、新型农村合作医疗、征地农转非和社会养老保险、小城镇建设、土地征用、承包、流转、农民专业合作社、集体林权制度改革登记、退耕还林、综合种粮直补、换届选举、高山移民、计生（生育证、独子证）、最低生活保障等人事和民生文件材料的收集。黔江区档案局文件归档重视新兴领域文件材料的归档，特别是涉及人事和民生档案8文件归档在新时期区级部门要抓好覆盖人民群众的人事档案、医保、社保、低保、就业等民生档案。B，区级部门归档的主要人事和民生文件材料:黔江区档案局文件归档在新时期区级部门要抓好覆盖人民群众的人事档案、医保、9文件归档各有关单位应加强重点建设项目、重大事项、重要事件、重大灾害、重要人物、重大活动、声像档案和各种专门档案文件材料的归档。区上组织的重大活动，各牵头单位要加强对文字、声像资料的收集整理，在活动结束后三个月内必须移交区档案馆保管；重大事项、重要事件、重大灾害、重要人物来黔视察调研等，区委办、区政府办指定的专人或部门进行的摄像、录音、照相和记录等材料，经过整理后，在事后一个月内移交到区档案馆保管。黔江区档案局文件归档各有关单位应加强重点建设项目、重大事项、重要事件、重10二·装订一般以每份文件为一件。修裱、去掉金属物、字迹模糊或易退变的文件需复制、纸张过大的需折叠。对划定为永久、30年和10年保存的文件将左、下侧对齐后分别按“件”用线左侧三孔一线进行装订。

黔江区档案局二·装订一般以每份文件为一件。修裱、去掉金属物、字迹模糊或易11三·分年度收集的文件材料按文件形成的年度分开。即相同年度形成的文件材料归在一起整理。跨年度的会议文件，放在闭幕年；来文与复文跨年度并作为一件的，放在复文年。

黔江区档案局三·分年度收集的文件材料按文件形成的年度分开。即相同年度形成12四·分大类将同一年度的文件按单位内部组织机构分成若干大类。即根据文件的内容和办理文件的内部组织机构，属于哪个内部组织机构职能范围，由哪个内部组织机构办理的文件材料，就分到哪个内部组织机构大类中去。如果单位文件材料很少，内部组织机构的职能又不十分严格，且变动频繁的单位，也可将一年内形成的文件材料按问题分成几个大类（如：行政类、党群类、业务类等）。不管采用哪种分类法，当确定了一种方法后，就不要随意变动。

黔江区档案局四·分大类将同一年度的文件按单位内部组织机构分成若干大类。即13五·划定保管期限根据今后可能产生的不同作用，主要是确定档案的“生存期”，对文件价值作进一步判定而制定文件材料保管期限表。将每一个大类文件材料按保管期限表规定，划定为永久、30年、10年三种保管期限。凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究以及在维护国家、集体和公民权益等方面具有长远利用价值的档案，列为永久保管；

黔江区档案局五·划定保管期限根据今后可能产生的不同作用，主要是确定档案的14五·划定保管期限凡是反映本机关一般工作活动，在30年内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为30年保管；凡是在10年内对本机关有参考利用价值的档案，列为10年保管。在某一大类文件材料中，不一定三种保管期限的文件材料都有，大多数情况可能有30年、10年两种或一种保管期限的文件材料。就是说，在划定保管期限时，根据保管期限表规定，该划定什么保管期限，就划定什么保管期限，不能去硬凑三种保管期限。

黔江区档案局五·划定保管期限凡是反映本机关一般工作活动，在30年内对本机15六·排列对划分好大类和保管期限且装订好的文件材料要进行排列。对同一大类、同一保管期限的文件材料排列时，应将问题相同或相近的文件材料集中排放在一起。在排列顺序上，一般是重要程度高的文件、上级机关的文件排在前面；对同一问题或同等重要或同一级别的文件材料，应按文号或文件形成的时间先后顺序排列。在一年内按单位内部组织机构平时的排列顺序或问题（大类：行政类、党群类、业务类等）排列成永久、30年和10年三大部分。将零散文件排列在相应保管期限最后。

黔江区档案局六·排列对划分好大类和保管期限且装订好的文件材料要进行排列。16七·盖印归档章归档章盖在每件文件首页上端的空白位置或其他地方或另加白纸盖印。盖章后填写归档章中的“年度”、“保管期限”和“室编件号”等项目。

全宗号年度保管期限室编件号馆编件号图A归档章式样65×18m（长×宽）黔江区档案局七·盖印归档章归档章盖在每件文件首页上端的空白位置或其他地方17八·编制室编件号同一年度同一保管期限的归档文件应从“1”开始编制件号。即在盖印的归档章上分别对同一年度内的永久、30年和10年保管期限的文件材料，分三条线从“1”起拉通编制“室编件号”。

黔江区档案局八·编制室编件号同一年度同一保管期限的归档文件应从“1”开始18九·编制归档文件目录按永久、30年和10年三条线，把每件文件的件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注项目录入计算机。录入完后，应及时打印出永久、30年和10年三种归档文件目录，在归档目录前加上按内部组织机构或问题大类编制的归档文件目录索引和牛皮纸封面后（封面上盖印“全宗名称”、“年度”和“保管期限”项目），按不同保管期限分别把永久、30年和10年的归档文件目录装订成三本，装入同一文书档案盒内保管，盒脊上盖印“年度”、“保管期限”和“归档文件目录”项目。

黔江区档案局九·编制归档文件目录按永久、30年和10年三条线，把每件文件19九·编制归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注图B归档文件目录式样归档文件目录黔江区档案局九·编制归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注图B20九·编制归档文件目录图C归档文件目录封面式样297×210（长×宽）归档文件目录全宗名称：年度：保管期限：黔江区档案局九·编制归档文件目录图C归档文件目录封面式样归档文21十·装盒把整理完毕同一年度、同一保管期限的归档文件装入档案盒中，并按要求盖印档案盒正面的“全宗名称”和脊背上的“年度”、“保管期限”、“室编起止件号”，盒号按三种保管期限，用铅笔各编一个大流水号。每一盒文件材料的后面，应放一张备考表。备考表必须填写整理人、检查人、整理时间。若有要说明的其他问题，也应填写在备考表上。

黔江区档案局十·装盒把整理完毕同一年度、同一保管期限的归档文件装入档案盒22十·装盒（全宗名称）全宗号:年度:保管期限:室编起止件号:

馆编起止件号:310×220（长×宽）图D档案盒封面式样黔江区档案局十·装盒全宗号:310×220（长×宽）图D23十·装盒全宗号年度保管期限起止件号室馆盒号310×20、30、40（长×宽）图E档案盒脊式样黔江区档案局十·装盒全宗号年度保管期限起室馆盒号3124十·装盒盒内文件情况说明：

整理人检查人

年月日297×210m（长×宽)图F备考表式样备考表黔江区档案局十·装盒盒内文件情况说明：297×210m（长×宽)图F25说明根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（22—2000）、《重庆市机关归档文件整理实施细则》（渝档发[2009]34号）和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）规定要求，结合全区实际拟定，仅供参考。二0一0年五月一日黔江区档案局说明根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（2226谢谢大家ThankYou!黔江区档案局谢谢大家ThankYou!黔江区档案局27企业未来的竞争，就是细节的竞争。好的习惯是一笔财富，一旦你拥有它，你就会受益终生。养成"立即行动"的习惯，你的人生将变得更有意义。8月-238月-23兵随将转，无不可用之才。作为一个管理者，你可以不知道下属的短处，却不能不知道下属的长处。人生就像一条河，你趟过去就没有了。人生不是一种享乐，而是一桩十分沉重的工作。三流的点子加一流的执行力，永远比一流的点子加三流的执行力更好。人之所以能，是相信能。23:59:2723:59:2723:59大成功靠团队，小成功靠个人。成功开始于想法，但是，只有这样的想法，却没有付出行动，还是不可能成功的。惟一持久的竞争优势，也许就是比你的竞争对手学习得更快的能力。很多人喜欢拖延，他们对手头的事情不是做不好，而是不去做，这是最大的恶习。管理就是把复杂的问题简单化，混乱的事情规划化。人生伟业的建立，不在能知，乃在能行。8月-2323:59:2723:59人类学会走路，也得学会摔跤，而且只有经过摔跤他才能学会走路。管理阶层的领导能力是刺激员工努力工作的原动力。管理首先是人为达到自己目的而进行的自觉活动。管理职能包括明确地说明目标及获得实现所定目标必需的资源和努力。经理不是只告诉别人怎么干的家伙，而是要激发队伍产生一定报负，并朝目标勇往直前。23:59:2723:59:2723:59奖励什么，就会得到什么。建立目标是一种平衡：在企业成果与遵循人们所相信的原则之间的平衡，在企业当前需要与长远需要之间的平衡，在期望的结果与可用的资源之间的平衡。懒惰象生锈一样，比操劳更能消耗身体;经常用的钥匙，总是亮闪闪的。今天应做的事没有做，明天再早也是耽误了。言行一致是成功的开始。8月-238月-2323:59:2723:59:27用他，就要信任他；不信任他，就不要用他。赚钱之道很多，但是找不到赚钱的种子，便成不了事业家。恋爱，也就是说，我们不得不接触生活中最甜蜜的事情，不过我们必须不屈服于这些事物。2023年8月13日11:59下午人的一生，或多或少，总是难免有浮沉。不会永远如旭日东升，也不会永远痛苦潦倒。办企业有如修塔，如果只想往上砌砖，而忘记打牢基础，总有一天塔会倒塌。13八月202311:59:27下午涓滴之水终可磨损大石，不是由于它力量大，而是由于昼夜不舍的滴坠。只有勤奋不懈的努力才能够获