物资采购控制程序

目的保证采购物资符合标准和要求，确保采购质量，控制采购成本。适用范围本程序适用于公司范围内所有物资的采购。工作职责各部门：负责本部门采购物资计划的汇总。财务部：负责各部室采购申请计划的汇总和审定及付款。总经理室：负责审批采购申请单并签署产品购销合同。后勤采购部：负责采购审批后计划的实施。工作程序采购部门职责凡属计划采购范围内的物资,均由采购部负责统一对外进行订货、加工、采购，并办理相关财务手续。未经公司同意，严禁使用部门自行采购。采购人员应分工明确，做好各自所分管业务的物资采购。对非标加工和带有订货周期的改制、提货等业务，应就有关专业性要求较强的物资的型号、规格、品牌、质量、技术参数等及时与使用部门沟通，确定样品和到货日期，并经使用部门负责人签字确认。避免出现购回物资闲置、不能使用的情况。采购人员必须按照合同标的、报批件、采购申请单所规定的物资类别、品种、规格、型号、技术要求参数和数量进行采购，未经分管副总同意，不得随意变更采购物品的品种及数量。采购方式及供货商的确定采购方式：经常性物品采用选定供货商的方式进行采购；临时或零星采购采用货比三家的原则,先询价,后审价,再采购，以达到降低采购成本的目的。供货商的确定：由经营采购部、财务部、使用部门、分管副总、财务总监组成招标小组，采用公开议标方式选定，每三个月复议一次。供货商确定后，须将供货商的基本资料、价格等提供给财务部备案。选择标准：按照价格、质量、供货付款期等因素，公开招标并经综合评审后确定供应商。采购洽谈与采购审批权限为加强采购业务相互制约、相互监督机制：在采购物品、核价洽谈过程中，采购人员、审价人员须同时在场，以采购人员为主进行洽谈；采购人员、审价人员不能同时在场时，经市场调研后,若财务核价低于采购报价,在同等条件下以财务核定的价格为准。非经常性的采购金额合计在五万元以上及单项金额在一万元以上的大宗采购，尤其是固定资产、可多次或可长时间使用的低值易耗品、燕鲍翅、辽参等贵重物品，必须由使用部门填写报批件进行会签，采购部、财务部经市场调研后向上级汇报并会同使用部门经理、分管副总及财务总监共同核定价格。属公司日常经营需要必须购买的耗品、物品或其它支出，如：燃油、天然气、水费、电费、养路费、车辆保险费、电话费、小件维修用耗材等，无论金额大小，由各分管部门在每月的25日前提出购买计划报分管副总审批后，交经营采购部及相关业务部门到财务部借款购买后按规定程序报销。营业餐厅经营中常用材料采用按本制度规定选定供货商的方式进行采购。公司经营活动所需商品，如矿泉水、小食品、香烟、电池等，按本制度规定选定供货商。需采购时，由后勤采购部提出需要，填制《采购申请单》，经采购部经理签批后购买。购置资产、物品的审批程序购买固定资产、低值易耗品及大宗采购的审批程序及采购单传递程序：审批程序申请部门填写“固定资产、低值易耗品物资采购申请单”——申请部门经理签字——交仓库核准库存数量——申请部门分管领导签字——交后勤采购部根据库存量填写实际购买数量、采购价及金额合计——后勤采购部门经理签字——财务部核价并为“物资采购申请单”按顺序编号——财务部经理签字——分管采购副总签字——财务总监——总经理签字（伍仟元以上）——后勤采购部进行采购传递程序：审批手续齐全的申请单、报批件由行政部文员交采购部文员签收——采购部文员接到后即刻交给采购部经理审核签字确认后安排落实到采购员——采购人员进行采价并合计金额——交财务签收核价（后勤采购部填写采购价以及财务核价均应在3个自然日内完成）——财务人员核价完成后交财务经理审核后签字确认——财务核价人员将申请单交采购人员签收——采购员进行采购。购买各类商品的审批程序：大宗采购申请部门填写“物资采购申请单”——申请部门经理签字——交仓库核准库存数量——申请部门分管领导签字——交后勤购部根据库存量填写实际购买数量、采购价及金额合计——后勤采购部门经理签字——财务部核价并为“物资采购申请单”按顺序编号——财务部经理签字——财务总监——总经理签字（伍仟元以上）——交后勤采购部采购经营活动中经常性商品的采购申请部门提出需求——使用部门或采购部门填制《采购申请单》——采购部经理签字——采购员采购入库领用程序入库程序：采购部门采购回来的资产、物品交财务部库房办理入库手续，仓管员凭供应商提供的送货单，对照“物资采购申请单”会同采购、使用部门人员一同对所购货物按品种、规格（型号）数量、单价和质量进行检查验收。对一些专业性、技术性较强的物品，应提供相关的产品技术标准及“产品质量检验单”,并由使用部门技术人员及部门经理签字确认其质量及验收标准。对不符合要求的物资，库房、采购、使用部门有权拒收。仓管员在所有相关手续齐全的情况下，将物品验收入库并且在当日内打好入库单交由采购员、仓管员、仓库主管在“入库单”上签字确认，同时在“入库单”上注明“物资采购申请单”上的编号，以便于财务人员核帐。“入库单”一式四联，仓管员保留存根联及仓库联，其余两联均返给采购员，其中财务联由采购员在报销时与“物资采购申请单”一起交与财务部。采购员须在入库单齐全后立即办理报销手续，采购联则由采购员自行保管，作为备查依据。领用程序：申领部门领用物品时，须填写“出库单”，经部门经理签字后，方可到库房领用物品，仓管员确认后办理出库手续。“出库单”一式四联，仓管员保留仓库联及备查联，其余两联分别返给财务部及领用部门。固定资产、低值易耗品的领用：固定资产、低值易耗品出库时，出库单上须由行政部资产管理员签字并对该资产进行编码，使用人及使用部门经理签字办理出库手续。财务部按部门建帐。为加强对公司资产全面有效管理，既保证资产安全完整，又节省开支，使资产达到最佳使用效果，采用财务部进行价值管理，行政部进行实物管理的方式。行政部作为实物资产管理部门，须建立固定资产、低值易耗品备查登记簿，落实固定资产及低值易耗品的归属情况，并在期末和财务部进行实物盘点，及时发现、处理出现的资产盈亏，反映资产的真实情况。各使用部门应建立物品领用登记簿。对固定资产，低值易耗品等进行科学的使用和管理，明确责任，每样物品都要有专人负责管理，配合行政部对实物进行盘点，保证资产完整。入库验收与报销仓管员应严格遵守物资入库验收规定。采购人员组织回来的物资应在当天通知验收（使用）部门验收，验收（使用）部门自接到通知后必须在二天之内办理完物资验收手续，逾期不办理者，采购人员有权投诉，并要求其给出合理解释。入库物资应符合使用单位的使用要求，并与申请单，验收单相符。办完物资入库手续后,采购人员持有关发票、入库单、采购申请单或报批件、验收单等单据在三天之内完成报账手续，不得拖延。后勤采购部经理签字——分管副总签字——财务复核——财务经理签字——财务总监签字——总经理签字（伍仟元以上）会签手续办理完后，交财务部签收，在两个自然日之内完成付款、报销或冲帐等帐务处理及财务内部凭证传递。采购人员应积极配合财务人员，以书面形式告知供货商的开户行及帐号。采购、财务核价人员要经常进行市场调查,掌握市场信息,熟悉市场行情,保证采购渠道通畅，及时完成交办的采购任务。退货程序入库前退货：采购的物品在办理验收入库时，发现与采购申请单上的要求不一致时，由采购人员联系供货商退货，不再办理入库。如因客观因素不能在当天退货时，库房管理员可办理暂时代保管手续，第二天由采购人员联系供货商退货。入库后退货：入库以后的物品因其质量问题、特定的性质（如保质期等）、或经检验后发现该物品不符合使用要求需要退货时，由采购部指定采购人员联系供货商到库房办理退、换货手续。对专业性、技术性较强的物品，由使用部门技术人员、部门经理在“产品质量检验单”上签署对该物品质量及标准的意见和退货要求。退货时由库管员填制一式四联的《采