监理资料档案管理制度

监理资料档案管理制度1.总则2.档案管理机构3.档案的归档和整理4.档案的借阅和查阅5.档案的保管和保存6.档案的销毁7.附则工程监理资料档案管理制度（试行）一、总则为加强工程监理资料的管理，规范资料档案的归档、整理、借阅、查阅、保管、保存和销毁工作，制定本制度。二、档案管理机构项目监理部门负责工程监理资料档案的管理工作。具体职责如下：1.负责监理资料档案的收集、整理和归档工作；2.负责监理资料档案的借阅和查阅工作；3.负责监理资料档案的保管和保存工作；4.负责监理资料档案的销毁工作。三、档案的归档和整理1.监理资料档案的归档应按照时间顺序和工程阶段顺序进行，每个工程阶段的监理资料应单独归档。2.监理资料档案的整理应按照文件编号、文件名称、文件日期、文件页数等要素进行。3.监理资料档案的归档和整理应在文件上注明归档日期、归档人员和文件编号等信息。四、档案的借阅和查阅1.借阅监理资料档案应填写借阅申请表，经主管领导审批后方可借阅。2.查阅监理资料档案应填写查阅申请表，经主管领导审批后方可查阅。3.借阅和查阅监理资料档案应在监理部门指定的查阅室内进行，不得将档案带出查阅室。五、档案的保管和保存1.监理资料档案应保存在监理部门指定的档案室内，保管人员应定期进行档案的检查和整理。2.监理资料档案的保存期限为工程竣工后5年，超过保存期限的档案应及时销毁。六、档案的销毁1.监理资料档案的销毁应经过主管领导审批，并由专人进行销毁工作。2.监理资料档案的销毁应按照国家有关规定进行，不得随意销毁。七、附则本制度自发布之日起实行，如有需要修改，应经主管领导审批后方可修改。第一节总则本文旨在规范资料管理制度，确保项目监理资料的完整性、准确性和安全性，以满足监理工作的需要。第二节资料管理的职责划分与要求一、资料管理的职责划分：1.监理部门负责监理资料的管理和归档工作，包括对监理合同、监理计划、监理报告、监理备忘录等资料的管理和归档。2.项目部门负责项目资料的管理和归档工作，包括对施工合同、施工计划、施工报告、施工备忘录等资料的管理和归档。二、资料管理要求：1.资料管理应遵循“规范、及时、完整、准确、安全”的原则。2.资料管理应建立完善的管理制度和流程，确保资料的有效管理和使用。第三节资料管理措施为确保资料的安全和完整性，资料管理应采取以下措施：1.加强资料保密工作，建立保密制度，确保资料不被泄露。2.建立资料备份机制，确保资料的备份和恢复工作。3.建立资料借阅和使用制度，确保资料的合法使用和管理。第四节资料管理制度为确保资料的规范管理和使用，应建立以下资料管理制度：一、发文制度：1.发文应按照规定的流程进行，确保发文的准确性和及时性。2.发文应注重保密工作，确保发文不被泄露。二、收文制度：1.收文应按照规定的流程进行，确保收文的准确性和及时性。2.收文应注重保密工作，确保收文不被泄露。三、资料归档制度：1.资料应按照规定的分类和编号进行归档，确保资料的完整性和准确性。2.归档资料应定期进行检查和整理，确保资料的可读性和完整性。四、资料借阅制度：1.资料借阅应按照规定的流程进行，确保资料的安全和合法使用。2.借阅资料应按照规定的期限和数量进行，确保资料的完整性和准确性。第五节项目监理资料的组成与移交一、项目监理资料组成：项目监理资料应包括监理合同、监理计划、监理报告、监理备忘录等资料，以及相关的施工合同、施工计划、施工报告、施工备忘录等资料。二、项目监理资料移交：项目监理资料应按照规定的流程进行移交，确保资料的完整性和准确性。移交后，应对资料进行备份和存档，以备后续使用。一、为了规范本项目监理部的工程资料管理工作，保证工程资料的质量，使其能够完整、准确、安全和有效利用，我们根据相关规定和要求，结合本项目实际情况，特制定本管理制度。二、本制度中所称“资料”是指设计图纸、合同文件、各类工程资料、成果资料、报表、会议纪要、往来文件、监理工程师日志、记录及国家标准、规范和上级文件等具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、声像等各种形式和载体的文件材料。三、本管理制度适用于本项目监理实施阶段的资料编制与管理。项目竣工后，应依据业主单位和深圳市档案馆的相关要求进行归档和移交。一、资料管理的职责划分与要求：1、资料主管工程师的职责：1.1、负责各专业的设计图纸、材质保证书、试验报告、技术核定单、隐蔽工程验收单等有关资料的编号整理及登记工作。1.2、负责所有监理文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅注销管理及归档管理。1.3、负责项目监理部与业主、各承包人往来文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅管理及归档管理。1.4、负责整理汇总监理信息并收发相关的监理文件。1.5、参加工作例会和工程质量评定会，参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收，负责对本项目监理部所辖承包人的资料编制和整理进行监督检查。1.6、完成总监理工程师交办的其他工作。2、各专业监理工程师的职责：2.1、审查承包人的施工计划、施工组织、施工方案，提出审查意见，供驻地总监理工程师审批时参考，并对计划的执行情况进行检查与监督。2.2、审查承包人提出的各项资料，检查施工质量及施工进度，督促并审查承包人上报各类报表，并将有关质量控制的文件及表格归档。2.3、分项、分部、单位工程完工后及时整理监理抽检资料，并指导、检查、督促各标承包人的资料整理工作。2.4组织和领导现场监理人员的工作，填写监理日记并检查现场监理人员的监理日志。3.办公室文员的职责：3.1收发来往文件，对来文进行分理、登记、编号和送阅。3.2负责项目监理部的会议筹备和通知。3.3负责起草、打印和送发项目监理部会议纪要和重要文件。3.4监控和督办项目监理部文件处理情况。3.5负责项目监理部的公章管理。3.6完成总监理工程师交办的其他工作。4.现场监理员的职责：4.1参与审查承包人的施工进度计划和施工方案，并督促检查其执行情况。4.2执行监理细则，填写监理日志和各种监理图表。4.3严格监理施工现场，检查每道工序的施工质量，特别是隐蔽工程和关键部位的施工质量，及时做好监理抽检资料和填写旁站记录。二、资料管理要求：1.资料内容必须按实际情况和有关技术规范及时、真实地填写，确保原始资料齐全、准确、系统。分项工程每完工一项要收集整理一项，确保各种原始资料收集及时，为分部及单位工程完工整理、汇编装订成册做准备。本项工程所用表格采用广东省《市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表》标准表格。2.各种施工原始记录必须在施工现场和工序完成时同步进行，不得事后补填原始记录。各道工序完成后，应立即向现场监理员和专业监理工程师请求质量检验。监理工程师在收到质量检验申请后，最迟不超过24小时应进行现场检查并书面签复。监理工程师签字后，承包人文档管理人员应及时存档。3.过程资料保存要求：3.1自检资料由施工单位保存；共检资料原件由施工单位保存，监理单位仅存复印件；监理抽检（含平行试验）资料原件由监理单位保存，必要时施工单位保留复印件。3.2施工单位工地试验室出具的试验报告应加盖工地试验室试验检测专用章。分项工程完工后，有关该分项工程的试验资料原件全部归入分项工程完工证书资料，工地试验室只保存复印件。项目监理部中心试验室出具的试验报告应加盖监理中心试验室试验检测专用章，试验报告原件保存在分项工程监理抽检资料中，中心试验室只保存复印件。3.3各种内业资料和试验资料必须编制相应的管理台帐。4、分项工程完工证书是工程交工验收的重要依据。承包人提交分项工程完工证书资料后，项目监理部应在7天内审查并签署意见。如资料合格，监理部应及时退还给承包人，为竣工资料组卷做准备。同时，监理部应完成分项工程监理抽检资料的整理和评定工作。若资料不合格，监理部应及时退还给承包人，要求其完善修正。5、项目监理部不仅是竣工文件编制工作的监督者，也是直接参与者。监理部要完成自己的监理文件材料编制工作，同时监督和指导监理所辖各合同段承包人的竣工文件材料编制工作，确保竣工文件档案的收集和编制质量。6、工程具备竣工验收条件后21天内，承包人应按约定向监理、业主申请竣工验收并提供竣工资料。业主在收到符合要求的竣工资料后21天内成立竣工验收委员会，并通知政府有关部门，组织竣工验收。若验收通过，监理、业主应在验收后7天内向承包人签发交接证书，同时办理工程的移交工作。若工程质量不达标，监理部应根据竣工验收委员会的意见，在验收后7天内向承包人发出不予验收的指令，要求承包人返工或修复。承包人完成上述工作后，应重新提出验收申请。第三节资料管理措施1、工程资料编制和整理应与建设项目同步进行。在工程实施阶段，检查工程进度和施工质量的同时，也要检查工程档案的收集和整理情况。进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，也要验收应归档文件材料的完整程度和整理质量，并在验收后及时整理归档，确保工程完工后资料整理基本完成。2、建设工程资料的形成、积累、整理、归档工作应根据各岗位资料管理的职责要求，将工作的完成情况纳入个人绩效考核范围。3、项目监理部应经常性监督检查承包人资料的编制和整理工作，对发现的不足项要求其限期改正。如整改不符合要求，对应的分部分项工程不得进行中间计量。第四节资料管理制度1、发文制度项目监理部对外发文主要分两种形式：一是以公司总部名义对外的行政公文，二是以项目监理部名义的一般业务函件或会议纪要。本制度主要适用于后者。2、发文包括交拟、拟制、审核、签发、用印、登记和分发等过程。1、任务分配：总监理工程师将文稿任务分配给相关部门或撰稿人员，这是文件撰写的起点。一般情况下，文稿遵照主管者草拟原则。2、内容拟制：承办人根据领导意图撰写公文的内容。其基本要求是符合国家方针、政策、法律、法令和有关规定；符合客观实际；主旨鲜明准确；词章准确、严密、简练、生动；书写清楚整洁；讲究实效；符合保密制度要求。拟制公文时，涉及其他部门或人员职权范围内的事项，主办部门或人员应主动与有关部门或人员协商，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办部门或人员的负责人应出面协调，仍不能取得一致时，主办部门或人员可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门或人员会签后报请总监理工程师协调或裁定。3、审核：总监理工程师或其授权人对拟制好的公文稿进行审查。审核的重点是：是否确需行文；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。4、签发：项目监理部总监理工程师对已审核的文稿进行最后审定，由总监理工程师签发。5、用印：在需要用印章的公文上加盖项目监理部或总监理工程师的印章。用印时，首先检查是否确系有效签发公文，其次用印端正清楚并压盖发文单位名称和时间。6、登记和分发：文件的登记和发送，所有文件按规定份数正式成文后统一交办公室文员负责送发，无特殊情况任何人不得私自送发。7、请示工作：项目监理部向公司总部领导请示工作均要求采用签报形式。签报的程序和要求按公司总部要求执行。另外，发文涉及抄报、抄送机关的，对上级机关用“抄报”，对同级、下级和不相属的机关单位均用“抄送”。二、收文制度收文指对收到文件的办理过程，包括文件签收、登记、审核、分理、批办、催办、办复和传阅等程序。项目监理部文件传递在遵循公司总部有关规定的基础上，具体处理过程如下：1、签收和登记：收发人员由办公室文员负责签收和登记收入外单位发来的文件。其他人员无特殊情况不得直接收受、批转文件。如因特殊情况收受文件后应立即交送文员，进入正常的收办文程序。2、收文基本程序：将来件逐件清点，核对；对收进文件进行编号、登记，收文登记包括收文时间、收文编号、来文机关、来文文号、文件标题或摘要、份数、密级、紧急程度和有无附件等项目。2、在接收到承包人上报的需要办理的文件后，办公室文员会对文件进行审核。审核的重点包括：是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他相关规定，涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签，文种使用和公文格式是否规范。对于不符合规定的文件，需要经总监理工程师批准后退回呈报单位并说明理由。3、经过审核后，符合规定的文件将被贴上“文件处理表”进行处理。文员会提出分理意见并在当日分送拟办部门或拟办人员，如果需要两个以上部门或人员处理的文件，应明确主办部门。一般情况下，所有上报文件都需要报请总监理工程师批示。4、批办是指总监理工程师批示将文件交给批办部门或批办人员进行办理。批办部门或人员收到交办的公文后应及时处理并提出批办意见，不得延误或推诿。如果涉及其他部门业务和职能的事项，主办部门需要主动与其他部门协商处理。处理意见明确后，需要报总监理工程师批示后执行。5、催办是指对公文承办的检查和督促。办公室文员需要负责催办，紧急公文需要跟踪催办，重要公文需要重点催办，一般公文需要定期催办。这一工作是为了避免出现公文积压和办事拖拉的现象。催办的方式可以采用面询、电询、便函催询等形式。6、办复是指公文承办完毕后，将处理结果及时报告总监理工程师。7、传阅是指对有关来文，按总监理工程师批示意见需经多个部门和监理人员阅读时组织的传递阅读工作。传阅需要分清主次和先后次序，防止漏阅现象和公文旅行、停滞积压的行为。此外，需要注意保密，防止公文遗失。三、资料归档制度1、在文件全部处理完毕后，已处理文件及“文件处理表”均应返还给办公室文员。办公室文员需要对文件处理表进行收集、整理，作为各监理人员处理文件的原始凭证，并将文件处理表原件及来文原件一份交资料主管工程师及时归档。2、资料主管工程师需要及时对来往文件原件（含发文稿及文件处理表）进行整理和归档。任何个人均不得保存应当归档的公文。3、归档范围内的文件需要根据其相互联系（如监理工程师通知单和回复单）、特征和保存价值等不同类别制定不同分类大纲进行整理，保证归档文件齐全、完整，能正确反映项目的主要工作情况，便于保管和利用。、借阅人姓名2、借阅人单位3、借阅资料名称4、借阅日期5、归还日期6、借阅人联系方式7、备注附件2公章使用登记表公章使用登记表序号1、使用单位2、公章名称3、使用日期4、使用人5、公章保管人6、使用事由7、备注附件3项目监理部归档资料分类大纲（监理资料）一、项目管理资料1、项目管理规划2、项目管理计划3、项目管理会议记录4、项目管理报告5、项目管理档案6、项目管理制度7、项目管理评估8、项目管理培训二、工程监理资料1、工程施工图纸2、工程施工方案3、工程变更通知单4、工程质量验收记录5、工程竣工验收资料6、工程竣工图纸7、工程竣工报告8、工程监理报告9、工程监理档案附件4项目监理部归档资料分类大纲（业主、质监站、设计资料）一、业主资料1、业主招标文件2、业主合同文件3、业主支付证明4、业主工程验收记录5、业主工程变更通知单二、质监站资料1、质监站验收记录2、质监站监理报告3、质监站档案三、设计资料1、设计文件2、设计变更通知单3、设计审查记录4、设计档案附件5项目监理部归档资料分类大纲（承包人资料）一、承包人资料1、承包人招标文件2、承包人合同文件3、承包人支付证明4、承包人工程验收记录5、承包人工程变更通知单6、承包人工程竣工报告7、承包人工程监理报告8、承包人档案资料借阅登记表编号借阅时间预计归还时间借阅人实还时间备注注：此表必须填写详实，以打印表格形式保存。资料借阅时必须按此格式登记，未登记资料不予借出。附件2：公章使用登记表序号使用部门使用人签名使用文件名称使用日期批准人签名备注附件3：项目监理部归档资料分类大纲（监理资料）档案柜题名档案柜编号案卷号案卷题名备注JR-JL-01监理合同文件及施工承包合同JR-JL-01-01监理资质及监理合同文件JR-JL-01-02中环大道1标合同文件JR-JL-01-03中环大道2标合同文件JR-JL-01-04嘉湖路2标合同文件JR-JL-01-05监理工程师资质及任命书JR-JL-02JR-JL-03JR-JL-04JR-JL-05JR-JL-06JR-JL-07中环2标会议纪要JR-JL-07-1JR-JL-07-2JR-JL-07-3JR-JL-08JR-JL-09JR-JL-10JR-JL-11JR-JL-12JR-JL-13JR-JL-14JR-JL-15JR-JL-16JR-JL-17JR-JL-18监理资料JR-JL中环1标会议纪要嘉湖2标会议纪要项目往来函件公司总部来文监理日记监理月报安全日志安全监理月报巡视、旁站记录质量缺陷与事故处理文件专题报告勘察设计文件监理工作总结监理规划监理实施细则安全监理细则监理工程师通知单监理工作联系单会议纪要附件4：项目监理部归档资料分类大纲（业主、质监站、设计资料）档案柜题名档案柜编号案卷号案卷题名备注JR-YZ-01JR-YZ-02JR-YZ-03JR-YZ-04业主资料JR-YZJR-YZ-05JR-YZ-06JR-YZ-07JR-YZ-08JR-YZ-09JR-ZJ-01质监站资料JR-ZJJR-ZJ-02JR-SJ-01设计资料JR-SJJR-SJ-0