基建档案归档要求

......word.zl...word.zl.建立工程档案归档容及整理要求第一节 归档围

第一章归档容一、但凡油田公司按方案下达的油田产能建立及矿区建立建工程、修理、改扩建工程，均列入建立工程档案归档围。二、建立工程档案根本归档围如下表：项 目工程建议书及报批文件

根本归档容任务书

工程选址意见书及其报批文件、规划许可证可行性争论报告及其评估、报批文件、工程评估(包括借贷承诺评估)、论证安评价报告设计任务书、方案任务书及其报批文件勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土〔岩〕样及说明水文、气象、地震等其它设计根底资料油气田开发方案和批复设计文件 其报批文件、施工图设计、工程设计计算书技术隐秘材料、专利文件、关键技术试验QHSE治理文件征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图

文件方案、投治理文件承发包合同协议

建立前原始地形、地貌、状况图、照片施工执照、资质、施工许可证工程治理机构资质报批文件、招标文件审查、技术协议投资、进度、质量、平安、合同把握文件、合同变更、索赔治理文件招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件投标书、资质材料、履约类保函、托付授权书和投标澄清、修正文件标记录、报告项 目中标通知书

根本归档容专项申请、 电、煤气、通信、排水等配套协议文件批复文件 原料、材料、燃料供给等来源协议文件工程开工报告合同、审计报告、审报告、体系文件、治理规定、方法、规检查记录、检测报告及记录、纪要、来往信函、通知、会议材料等文件

声像材料开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计报审表原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单、建筑材料试验报告系单、备忘录等质勘探验槽记录施工记录、日记、大事记隐蔽工程验收记录、工程质量检查、评定、交工验收记录证明开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工文件 施工组织设计、施工方案、施工方案、技术措施技术核定单、业务联系单、备忘录等焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录管道“三号〞记录〔管号、焊口号、防腐号〕工文件

焊工、无损检测人员上岗证〔复印件或扫描〕格证含制造图〕隐蔽工程检查验收记录、设备、网络调试记录、系统调试、调试记录理报告量记录中间交工验收记录证明、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算、竣工图、声像材料电气仪表 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要项 目文件

根本归档容施工组织设计、施工方案、施工方案、技术措施技术核定单、业务联系单、备忘录等试、校核告竣工报告、竣工验收报告、竣工图声像材料事故调查材料QHSE文件 工作方案、总结、会议纪要、来往信函、备忘录门许可材料等地貌恢复资料、文物保护相关资料施工及设备器材供给单位资质审核、设备、材料报审工期、索赔及付款报审设计变更、材料、零部件、设备代用审批协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件

施工监理文件监造工作监理资料

工程材料监理检查、复检、试验记录、报告各项控测量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录工程进度方案、实施、分析统计文件变更价格审查、支付审批、索赔处理文件主要材料及工程投资方案、完成报表市场调查、考察报告分包单位资格报审表开工、复工报审表，暂停令会议纪要、来往文件监理月报质量事故处理文件、设备制造索赔文件项 目 根本归档容设备选购、监造工作总结合同、协议、作业方案书、作业指导书化学品和平安设备或器材的平安数据表，检测计量设备台帐及证书人员培训及资质记录、安康检查记录或报告、医疗依托协议或合同文件

工作方案、总结、会议纪要、来往信函、备忘录质量监视托付书、协议、质量监视报告及评价报告质量治理文件监理工作声像材料产品检验、包装、工装图、检测记录工艺设备文件 设备、材料选购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单、设备安装调试、测定数据、性能鉴定开题报告、任务书、批准书协议书、托付书、合同试验记录、图表、照片科研工程 试验分析、计算、整理数据试验装置操作规程、平安措施、事故分析阶段报告、科研报告、技术鉴定询价、报价、投标文件、合同、合同附件出国考察及收集来的有关材料国外各设计阶段文件及设计联络文件、各设计阶段审查议定书

国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明消防产品备案登记表消防文件 国家检验机构的检验报告技术预备方案试生产治理、技术责任制、开停车方案、总体试车方案生产文件

设备试车、验收、运转、维护记录、运行记录技术培训材料、产品技术参数、性能、图纸项 目 根本归档容工业卫生、劳动保护材料、环保、消防、QHSE财务方案及执行、年度方案及执行、年度投资统计文件竣工验收文件

主要材料消耗、器材治理交付使用的固定资产、流淌资产、无形资产、递延资产清册工程竣工验收报告书、工程评优报奖申报材料、批准文件及证书工程质量评审材料、工程审计文件、材料、决算报告工程现场声像材料〔包括光盘、照片、底片、录音、录像〕环境保护、劳动平安卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件三、依据?自然气股份油气田地面建立工程(工程)竣必向建立单位移交。其次节归档文件质量要求一、归档的建立工程档案应由归档部门经过系统整理并组成保管单位，使用规定卷皮装订成卷，案卷封面工程要填写齐全、准确。二、归档单位应将案卷信息录入档案治理系统。此项要谁录入〞的，同时也在确定程度上保证了数据的真实性与准确性。三、归档的建立工程文件材料必需符合以下要求：1、归档的建立工程文件应为原件。成批材料出厂合格证、材质证明、化验、检验等文件，原件少，使用部位多，可用复印件，但应在复印件上加盖供给单位公章、责任人名章〔或签字〕，并注明原件存放处。国设计变更电传件，应由设计代表在电传件及其复印件上加盖设计单位现场专用公章、设计代表名章〔或签字〕。2、归档的建立工程文件容必需真实、准确，与工程实际相符合。纸质件与电子件容也要相符。3、归档的建立工程文件应承受耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4、归档的建立工程文件应字迹清楚，图样清楚，图表干净，签字、盖章手续完备。如：文件签署容必需完整〔例如：意见、日期、人名、结论、公章、等级章等〕。5、归档的建立工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为同规格幅面的工程图纸应按?技术制图复制图的折叠方法?〔GB/10609.3-89〕统一折叠成A4297mm×210mm〕，图标栏露在外面。6、归档的建立工程文件的纸应承受能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸。图纸一般承受蓝晒图，竣工图应是蓝图或计算机出的白图。计算机出图必需清楚，不得使用计算机出图的复印件。7、全部竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章尺寸为：60mm×80mm。竣工图章中编制单位为施工单位，编制人为施工单位资料员，技术负责人为施工单位技术员，编制日期为竣工日期，监理单位名称为当时工程的监理公司，监理人为该工程的监理名。竣工图章中的人名必需责任人本人签字〔不许盖手签章和专业名章〕。竣工图章例如如下：说明:未实行“监理制〞由建立单位自行治理的工程工程，其竣工图章中的“监理单位名称〞、“监理人〞应用“/〞(斜杠)填写,不允许空白。或者将“监理单位名称〞修核人〞，并由相关责任人签署。8、利用施工图改绘竣工图，必需标明变更修改依据；凡施工图构造、工艺、平面布置等有重大转变，或变更局部超过图面1/3的，应当重绘制竣工图。9、竣工图应用最终版、〔干净〕的施工图进展编制，要求字迹清楚，图样清楚，图表干净，签字盖章手续完备。10、几个竣工图号不能合订，必需分卷装订，便于系统检索。11、竣工资料案卷封皮右上角加盖“正本〞、“副本〞图章，字号为1号字楷体。12、录音、录像、电子文件应保证载体的有效性，长期存储的电子文件应使用不行擦除型光盘。第三节 归档时间一、建立工程档案应当在工程工程正式通过竣工验收后三个月向生产使用单位及其它相关单位归档移交。具体要求如下：1、依据建立程序和工程特点，归档可以分期进展，也可以在单项工程或单位工程通过竣工验收后进展。2、勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关建立工程文件向建立单位归档。3应在工程实体完成后三个月将建立工程文件向建立单位归档;有尾工的应在尾工完成后准时归档。二、问题说明及处理方法：个别工程在工程主体完成后，经济结算工作滞后，不能保证工程经济资料同其它工程档案资料一起归档，解决方法：经济材料可以滞后于工程工程归档，在具体工作中只考虑资料的相对完整与成套，由于在档案治理系统中检索时能够保证电子数据的完整与成套。但档案人员必需要做好归档跟踪工作，确保结算后经济材料准时归第四节 1、档案部门依据工程工程开、竣工动态表，对已经通过竣工验收的建立工程档案组织归档移交。2、归档单位应编制移交清单一式两份，交接双方分别在移交清册封页上签字、盖章，移交清册各留一份以备查考。3、对未能按时归档的单位和部门，档案部门下发?档案催交通知单?予以催交。二、解释说明1录，二者缺一不行。2、移交名目格式标准建议统一使用E6交接文据、企业档案名目格式。其次章 档案整理第一节 一、确定保管单位建立工程档案实行装订的形式组卷，以工程为单位组卷进展整理。建立工程所形成的全部工程文件在归档前应依据国家有关规定，并按档案治理的要求，由文件形成单位进展整理。建立工程档案应当依据?科学技术档案案卷构成的一般要求?〔GB/T11822--2023〕及?国家重大建立工程文件归档要求与档案整理规?〔DA/T28--2023〕进展整理。归档图纸应当按?技术制图复制图的折叠方法?〔GB/T10609.3--1989〕要求统一折叠。1、组卷要遵循工程文件的形成规律和成套性特点，保持卷文件的有机联系，分类科学，组卷合理，便于档案的保管和利用。2、工程预备阶段文件可按建立程序、专业、形成单位等组卷。3构造、专业组卷。4、治理性文件按问题、时间或工程依据性、根底性、竣工验收文件组卷。5、监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。6、竣工验收文件按单项工程、专业等组卷；工程竣工图按建筑、构造、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业挨次组卷。7、设备文件按专业、台件等组卷。8、案卷不宜过厚，一般不超过30mm。注：前期资料的整理连续油田的历史做法，即以卷为保管单位，但可以装订也可以不装订，不装订的可使用利用长尾夹或装盒等方法来组成保管单位。由于文字资料的著录要求录到文件级，因此不会影响检索查找。二、文件材料排列1、治理性文件按问题、时间或重要程度排列。2、施工文件按治理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行修理等挨次排列。4、竣工图按专业排列，同专业图纸按图号挨次排列。5、卷文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。三、划定保管期限工程档案保管期限定为永久。1、卷文件有书写容的页面均应编写页号，每卷单独编号，页号从12、页号编写位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、反面在左下角编写页号；图纸一律在标题栏正面右下角编写页号。3、印刷成册的科技文件材料并自成一卷的，原名目可代替卷名目，不必重编写页码。有些文件编写局部页号，可以接续编写页号。4、案卷封面、封面、卷名目、卷备考表不编写页号。解释说明：1、依据?自然气集团公司档案治理手册?的规定，今后在整理建立工程档案案卷时只需将文件材料依据规定挨次排列并编写页码即可。2、在实际工作中常常有漏编、错编页号的状况发生，档案人员在遇到类似问题时可以参照以下方法进展处理：漏编页号时，可在漏编页前页号的后面加“—〞及所漏页号来表示〔如第6页漏编，那么在第5—6〞，同时在卷备考表中注明“65—656两页都编成第55(1)、5(2)页，并在卷备考表中注明“第5编页号或漏编页号，备考表中除有上述说明外，还要说明本卷总共实有页数、办理人、办理日期。五、卷名目的编制1、序号：以一份文件为单位，应用阿拉伯数字从1依次标注卷文件的挨次，一个文件一个号。2、文件编号：应填写工程文件原有的文号或图号。3、责任者：填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等〞代替。注：对于有些资料如合同、开竣工报告、记录表等，其落款公章有多个，那么其卷名目中的“责任者〞到底填写哪个更适宜有时往往不好确定，针对此种状况可以填写甲方或批准单位公章的名称，那么合同的责任者为甲方单位名称，开竣工报告为批准单位的名称。4、文件题名：填写文件标题全称。5、日期：填写文件形成日期。以82023-12-10，案卷某些文件一页中有多个日期，一般填写最晚的日期。6、页次：填写每份建立工程档案文件材料首页上标注联结。编制卷名目时留意以下几个问题：1、在编制建立工程档案文字资料卷名目时，常常会遇到“分部工程质量评定〞和“隐蔽工程检查记录〞等类似文件材料份数过多的现象，假设一一列举将会大量增加卷名目的份数，因此可以对其进展“合并同类项〞处理，可视状况归类合并。2等类似文件材料“合并同类项〞后的日期、责任者不明确的状况，可以填写该项文件材料第一页的日期或责任者。3序组卷时，可不填写名目，用资料图纸名目代替；假设一个设计档案号的图纸较多，可视状况分成几卷，除第一卷外，其余均填写卷名目；一个设计档案号的图纸较少时，可按土建、水等专业组卷，几个图号装订为一卷时必需填写卷名目。六、卷备考表的编制1检查人签名和注明日期。说明项填写整理、保管过程中消灭的页号编错、文件缺损、字迹褪色、纸变质、修改、应归档文件材料另行保管单位的档号等问题，说明的容经办人要签名并注明日期。2、卷备考表排列在卷文件的尾页之后。七、案卷封面编制1、案卷题名拟写：建立工程档案案卷题名：文字材料案卷题名由工程工程名称、单位工程名称、文件材料名称组成。竣工图案卷题名由工程工程名称、单位工程名称加图纸图号组成，一个图号分几卷装订的在图号后加卷图纸挨次起止号，几个图号合并一卷的，将全部图号全部填加题名之后。2：龙凤热电厂油改煤工程〔工程工程名称〕7主厂房安装工程〔单位工程〕质量评定〔文件材料名称〕2、编制单位：应填写案卷文件的形成单位或主要责任者。工程预备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建立单位。施工文件的编制单位一般为施工单位。注：目前油田案卷封皮已经使用了的格式，原有格式卷皮不行以连续使用。八、案卷封面的编制全部建立工程的施工文件、竣工图、无损检测、监理文件组卷要有案卷封面〔样式见附表名目之前，并由案卷编制单位、监理单位、监视单位和建立单位工程治理部门的责任人员审核、签名。签名不得他人代签或以个人印章代替或打印。以下几种状况，案卷封面是可以修改的：1、监理单位在填写监理档案的封面时在“编制单位〞栏签字、盖章，并将“监理单位〞栏去掉。2、没有实行监理的建立工程，可将“监理单位〞栏去掉。3、图纸卷的封面应将“交工技术文件〞改为“竣工图〞。第三节 著录一、案卷级容著录1、案卷题名、编制单位两项容的著录依据案卷封面填写的容照实录入即可。2可按工程开竣工动态登记表中工程的实际开竣工时间著录。3、保管期限：按?自然气集团公司档案治理手册?规定，建立工程档案保管期限填写永久。4、密级：依据部门的规定在对文件材料或案卷的级别作进一步的明确后填写相应的商业密级，在系统中利用下拉菜单键作相应选择即可。5、期限：按文件材料或案卷已经确定的期限填写。6、件数：在著录基建档案时系统中的份数依据卷名目填写。竣工图不要求著录到文件级，件数可以填写为0。7、立卷单位：著录案卷编制单位，施工资料应当著录施工单位。8、归档单位：填写建立单位基建治理中心。二、文件级容著录1、临时序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次几项容的著录依据卷名目的容照实录入即可。2、提要：填写文件材料题名中反映不出来但可作为检索条件的词汇或语句。3