2023年合同档案管理制度汇编四篇(实用)

第页共页2023年合同档案管理制度汇编四篇(实用)合同档案管理制度汇编篇一加强采购部档案的搜集和管理，进步工作效率，全面标准采购管理体系，制订本制度。适用于采购部对内部文件及档案的控制。3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作方案、采购方案、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。4.1.2公司其他部门提供的文件归档。公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。4.1.3外来或外放文件的归档。供给商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供给商有联络的文件资料。4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。采购部的台账、电子档的文件记录。4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。4.2.2公司外部往来文件需保存5年。4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完好，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联络及真实性。4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。4.3.2查阅档案人员要求严格执行平安和保密制度，不得泄露。4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，防止遗失。4.4档案销毁4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。合同档案管理制度汇编篇二为进一步加强合同文档管理工作，进步合同管理程度，逐步实现公司合同管理工作的标准化、制度化、科学化，特制定本制度。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的.相关合同档案)。1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完好、完全和有效利用。2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监视指导各部门的合同管理工作。3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完好，必须层次清楚，符合其形成规律。3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可前方为完成交接手续。1、合同文档以年代结合工程性质进展分类编号。2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为根据，编制合同统计清单。5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的平安。7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处分。8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处分。合同档案管理制度汇编篇三一、档案工作职责1、搜集、保管档案、材料，为国家和部门积累档案史料(含声像档案);2、搜集鉴别和整理档案材料;3、办理档案、材料的查阅、借阅和传递;4、登记干部职工职务、工资的变动情况;5、为有关部门提供档案、材料情况;6、做好档案、材料的平安、保密、保护工作;8、推广、应用档案、材料现代化管理技术;10、办理其他有关事项。二、档案管理工作人员守那么2、档案管理单位人员根据规定，确定是否应提供材料;3、凡查阅档案利用单位应派中共正式党员干部到保管单位查阅室查阅。4、档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管领导批准，并严格登记手续，限期归还，不得擅自转借别人。5、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。6、严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得擅自向外泄露档案内容，不得擅自拍摄、复制档案内容。合同档案管理制度汇编篇四一、文件材料的归档要求：1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。2.公司各部门负责归档文件材料的搜集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得回绝归档。3归档文件材料必须齐全、完好、准确、系统、签署完备。4.归档文件材料必须准确地反映企业消费、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史相貌。5.归档文件材料必须层次清楚，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联络。6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。10.外文(或少数民族文字)材料假设有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不结实的书写材料。书写工整、图像、字迹明晰。二、归档范围及保管期限(参照企业档案归档范围及保管期限表)三、归档时间：1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。2.凡专项工程、专题工程、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及工程负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。3.外购设备仪器或引进工程的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。4.工程工程在开工验收后三个月内接收归档。5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。6.电子文件逻辑归档实时进展，物理归档应与纸质文件归档时间一致。7.荣誉档案由行政部搜集整理后于次年统一归档。8.声像档案在每次活动完毕后整理归档。9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议完毕后归档。10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。二、档案查(借)阅制度1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，获得相关领导签字，同时做登记。2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。3.借阅档案者应保护档案，确保档案的完好性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准前方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核前方能带出。5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。三、档案的保密制度1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。2.非综合档案室人员不得随意进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否那么应追究责任。4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。5.查阅人员对档案内容承当保密义务，违背规定造成后果者必须追究责任。6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。7.定期对保密档案保管情况进展检查，发现问题及时处理。一、档案入库检查：1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进展清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进展修补和复制。2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。3.定期对档案保管状况进展全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的平安。1.档案库房未经答应，外来人员不得擅自进入。2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。4.防止光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。7.库房必须装备合适档案用的消防器材并制止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。9.对库藏档案应经常进展检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。10.每年9月定期对库藏档案进展一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。五、档案鉴定、销毁制度1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。3.从档案的内容、来、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量到达规定标准。假如鉴定中发现档案不准确，不完好，应及时责成有关部门修改、补充。5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字六、档案保管统计制度一、档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的平安与完好。二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。三、建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。七、综合档案室主任职责一、认真学习《档案法》，深入领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断进步自身的业务程度和管理程度。二、努力学习业务，钻研各类档案理论根底知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。三、检查催促专、兼职档案人员的档案管理工作，对搜集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。四、组织档案网络成员进展业务学习，交流档案管理经历与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的安康开展。五、定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作方案的制订和落实。六、组织制定综合档案室档案管理工作目的和开展规划。七、负责综合档案与各部门分公司的