件：通用财务软件(工会版7.0)操作指南

通用财会软件（工会版7.0）操

作

指

南中国人民银行工会二o—o年十二月#图III—3点击工具栏〃增加”，在凭证类型输入增加的类型，列如“转”,类型说明输入“转账凭证”，点击保存。三、初始设置（一）录入初始账初次使用本系统，必须设置初始余额及累计发生额，把账上各明细科目的年初余额或初始借贷方累计发生额输入系统。一旦正式运行，有关余额及发生额将由系统自动结转，不必每月另行输入。如果建账月份为元月，则只需输入年初余额；如果用户不是从年初使用本系统，不但要输入年初余额，还要输入建账年度年初到建账月度月初为止的借贷方累计发生额。这样年末才能获得全年完整资料（生成年报报表）。操作：建立[001]xx中支工会会计账的初始账1•单击初始设置按钮，单击初始设置图标，打开图皿一。图III—4•在各个科目的“年初余额”处输入各科目的建账期初余额。•输入完毕，单击〃校验”按钮进行校验。数据正确显示“初始数据平衡！”，数据有误会显示“年初余额不平衡！”。4•数据录入正确关闭初始数据窗口进行下步操作，如不正确则需返回修改。注：初始数据录入完成后，最好做一次数据备份。第二节凭证处理一、凭证录入和修改操作：打开凭证录入窗口1、用会计用户登录帐务处理子系统，单击凭证处理按钮，屏幕弹出账务处理凭证的窗口，单击凭证录入图标，其屏幕格式如图皿—5:图III—52•凭证格式与手工状态基本一致。现在，我们可以输入凭证。在录入凭证之前，首先对凭证录入屏幕格式进行说明。1）凭证字号由系统自动生成的。本系统中按不同的类型和月份对凭证编号，因此同种凭证在一个月度内不会重复，这样可确保凭证号的连续和唯一。2）输入凭证的日期，系统默认为登录日期，“年”必须为账套的年度。3）输入所附原始单据张数，系统默认设置为1，可按实际情况修改。4）选择相应的汉字输入方法输入分录项的摘要，最多可输入20个汉字。当增加一新的分录项时，系统自动将上一分录项摘要带下来，常常只需稍做修改，即可成为新分录项的摘要。如果用户整张凭证都使用一个摘要，可直接进入科目代码的输入。系统为用户提供了“常用摘要”的功能，即在“工具”菜单中的命令“常用摘要”，按F3进入，或在摘要录入项中单击”放大镜”按钮进入,用户在输入时，可从常用摘要里选择所需的摘要，避免录入汉字之苦。用户可在此窗口下自己定义本单位常用的摘要。操作实例：编辑常用摘要“报销”1．按F3键，弹出“常用摘要”窗口,或在摘要录入项中单击”放大镜”按钮。2．单击“增加类别”按钮，屏幕弹出增加摘要类别窗口，录入摘要类别为“会计用语”，单击“保存”按钮，在摘要类别中新增“会计用语”，并回到上级画面。3．单击“增加”按钮，弹出增加摘要内容窗口，录入摘要内容为“提现”，单击“保存”按钮，在摘要内容栏新增“提现”，继续录入摘要内容为“报销”，摘要内容栏新增“报销”，单击“关闭”回到上一级画面。4．单击“确定”按钮，关闭凭证摘要窗口。操作实例：使用常用摘要输入“提现”1．将鼠标光标移到“摘要”栏。2．按F3键，屏幕弹出常用摘要窗口,或单击”放大镜”按钮。3．单击摘要类别中的“会计用语”，然后单击“摘要内容”中的“提现”。4．单击“确定”按钮或按回车键，系统自动返回输入凭证状态，并把用户选择的摘要自动填写在该分录“摘要”栏。输入相应分录项的末级明细科目。可在科目栏直接输入科目名、代码或简码，按回车键后，系统自动显示对应的会计科目，或单击“放大镜”图标，进入会计科目选择窗口对会计科目进行选择。操作实例：1．将鼠标光标移到“科目”栏，按F2键，或单击“放大镜”图标，屏幕弹出选择科目窗口。2．单击“按科目代码查找”，在科目代码栏输入“101”，回车，光标指向该科目。或上下拉动滚动条查找，用鼠标在所选择的科目上单击一下。3．单击“选择”按钮（或双击该科目），系统自动返回输入凭证状态，并把用户选择的科目自动填写在该分录“科目”栏。4．如果录入的科目设置了辅助核算,在录入完科目回车时,系统会自动弹出辅助核算信息供用户选择。5．单击〖退出〗按钮，取消以上的操作。6、录入金额，点击保存，至此，一张凭证就录入完毕。（二）凭证录入举例操作：录入现金、银行科目单位发生的业务和会计分录如下：20日，提现结算单据号1001。借：现金（101）1500贷：银行存款/建设银行（10201）15001、单击“增加凭证”按钮，光标停在“摘要”栏。2、在摘要栏输入“提现”，按ENTER键。3、在科目栏输入“101”，按ENTER键，科目栏显示相应的科目名称。如不知科目代码，在科目栏按ENTER键或单击F2键，屏幕弹出选择科目窗口，操作方法请参见前述。4在借方金额栏输入“1500”，按ENTER键，将光标移到摘要栏，系统自动将摘要带到下一个分录。5、进行下一分录的科目、贷方金额的输入，斗目处录入"10201”，按ENTER键，开始科目辅助信息的录入。选结算方式为：“现金支票”，结算号为"1001”，按ENTER键，在贷方金额栏输入“1500”,按ENTER键，单击“保存”按钮即可生成一张新凭证。生成凭证如图皿一6:图III—6注：在这里结算方式和结算号，将作为支票管理和银行对账的标志。（三）查询凭证操作：查询凭证字为记的所有凭证。•单击【查询】菜单中【凭证查询】或工具条中〖查询〗按钮，屏幕弹出凭证查询条件窗口。2•单击按钮凭证查询条件窗口下部会弹出辅助核算输入提示项。

3．选择“凭证字”为“记”。并录入所需查询条件。4．单击“确定”，系统将第一张满足条件的凭证显示在屏幕上。5．通过“首张凭证”、“上张凭证”、“下张凭证”、“末张凭证”按钮来翻看所查到的凭证。）凭证修改、删除）凭证修改、删除操作：修改凭证，凭证号为2的凭证（假定在录入上面第二张凭证时，数量栏录为“1000”而不是“2000”，现在要对该凭证进行修改。）1．上面已经查到了凭证字为记的凭证，现在单击“首张凭证按钮，屏幕上显示凭证号为1的凭证。2．单击“下张凭证”，屏幕上将凭证号为2的凭证显示在屏幕上供用户修改。3．单击第一条分录，然后单击“数量”栏，将2000改为1000，单击〖保存〗即可。注：凭证修改时，凭证年、凭证号、凭证字不能修改。操作：将上面修改的凭证删除1．单击【编辑】菜单中【删除凭证】或工具条中〖删除〗按钮即可删除该凭证。2．单击〖退出〗按钮，返回凭证处理窗口。二、凭证审核凭证必须经过审核才能进行记账。审核凭证和修改凭证的屏幕格式基本一样。凭证审核的过程：1．退出会计用户，登录会计主管用户，单击凭证处理按钮，屏幕弹出账务处理凭证的窗口，单击凭证审核图标，在弹出的选择框选择单张显示或者列表显示找到要审核的凭证。2•单击“凭证查询”按钮，出现未记账凭证查询条件对话框，如图皿一7。图III—73•单击〖按会计期查询〗，在“会计期”输入‘01,单击〖确定〗按钮，系统将01月的所有未记账凭证提取出来，当前凭证是01月的第一张凭证。4・单击〖审核〗按钮，可对当前凭证进行审核，审核时，在“审核”栏写入当前用户名，表明该凭证已通过审核。•用〖下张凭证按钮〗，依次调出满足条件的凭证进行审核。•凭证审核后，单击〖消审〗按钮可取消审核，“审核”栏清空。•单击【编辑】菜单，选择【全审】，出现提示信息：“本功能将对所有非您制单的凭证进行审核，是否继续？”，单击“是”，系统将审核本月的所有凭证。•单击【编辑】菜单，选择【全消】即可取消本月所有的凭证审核。注：1、系统要求审核与制单不能为同一用户。2、凭证消审与凭证审核必须为同一用户。三、凭证查询凭证查询可对已输入的凭证按一定条件进行检索，并将检索的结果显示或打印输出。凭证查询功能与凭证录入中的凭证查询以及凭证审核中的凭证查询比较，其操作方法一样，但功能有区别。1•凭证录入中查询可查到所有的凭证，其中，已审核记账的凭证不可以修改。供凭证冲销时查看；未审核、记账的凭证可以修改。2•凭证审核中查询到的凭证是未记账的凭证，不能修改。3•凭证查询可查到所有的凭证，所查到的凭证不能修改。四、凭证记账凭证记账对本月所有审核过的凭证进行登账处理，产生记账凭证的明细账、总账和汇总表。执行“记账”后，生成各种明细账、总账，同时凭证中的银行分录项，将可以供对账使用；如果没有凭证可以登账，系统将给予提示。处理完成之后，退出凭证记账功能。操作：01月凭证记账。1•切换到会计用户，登录帐务处理子系统，单击凭证处理，单击凭证记账图标，屏幕弹出凭证记账窗口，如下图皿一8:图III—8•单击〖记账〗按钮即可。注：凭证一旦记账，不能再被修改，如有错误，只能用红字凭证冲销。但如在当前会计期内，也可以通过反记账，将凭证记账取消后，再取消审核，然后在凭证录入模块中进行修改。

五、凭证打印凭证打印首先要进行打印设置，包括设置打印边距、栏目宽度和打印字体。操作：打印1-2号凭证。1•单击凭证打印图标，打开凭证打印对话框。2•输入会计期为“01”，凭证号为“1至2”，选择打印级次“2”，如图皿一9。3•单击“打印设置”按钮，弹出凭证打印设置框，如图皿一10:图III—9图III—104•选每页凭证数为“2”，栏目宽度和打印字体为默认值。5•返回凭证打印对话框，单击“确定”即可将1至2号凭证打印出来。第三节账簿输出一、日记账（只能以出纳的身份登录才有此项功能）系统可输出现金科目和银行科目的日记账。账页输出格式中除〃借方发生额”、“贷方发生额”和“余额”三栏外，还包括“对

方科目’和“本日合计”栏。（一）现金日记账现金日记账是按经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记库存现金的收入（借方）、支出（贷方）和结存情况的账簿。操作：输出01月现金日记账1•单击日记账按钮，打开账务处理里面的日记账窗口。2•单击现金日记账图标，出现现金日记账设置对话框。•输入现金科目为“101”后，科目名称和币别自动显示，输入会计期间为“01月-01月”，单击“确定”按钮，屏幕弹出现金日记账，如图皿一11。•单击〖打印〗即可打印所选日期的现金日记账。（二）银行日记账（只能以出纳的身份登录才有此项功能）本功能可输出银行日记账。操作方法同现金日记账。二、明细账三栏明细账选择明细账，单击三栏明细账图标，弹出三栏明细账设置窗口，科目栏选择起始科目和终止科目，在会计期间选择需查询或打印的日期，点击确定。图皿一12图III—11图III—12三栏明细账账页的基本结构为“借方”、“贷方”、“余额”三栏。输出三栏明细账的操作和日记账相似，但账页输出格式中不包括“对方科目’和“本日合计”栏。生成帐页后可直接打印。三、总账（一）科目总账按科目汇总，生成科目总账。操作实例：输出1月的科目的总账1•单击总账图标，打开总账窗口。2•单击科目总账图标，弹出科目总账设置对话框。单击放大镜图标选择会计科目，如不选则默认为全部，选择会计期间为〃01”，科目级次为“1”，“包括未记账凭证”。3•单击“确定”按钮，科目总账账页如图m—13:图m—134•在“科目”项中选择不同的科目，可得到相应科目的科目总账。第四节期末处理、结转收支

结转收支用于将收支类科目的余额结转到结余科目。操作实例：将所有收支科目余额结转到结余科目。1•单击结转收支图标，打开结转收支凭证窗口。2•单击【编辑】菜单中【增加】或工具条中〖增加〗按钮，屏幕弹出结转收支凭证设置窗口。■Mfc血曲*■i£A4-iap™—魁VJPFNjd*岫话斗■Mfc血曲*■i£A4-iap™—魁VJPFNjd*岫话斗雷NHjh♦：立《|曲总」JKrI益衆需30(1K1厂厂厂厂厂厂L—JrKA-LiffimrvbA厅如时人BF-dbSAul-HtHtHHoiali-H収■业疔霆卄平B:圮堆加I芷Ifil耳II3、名称输入“年末结转”，选择结余科目为“331”，凭证字选为“转账”，录入摘要。如图皿一14:4•单击“设置”按钮，屏幕上弹出选择结转的收支科目窗口，如皿一15:图III—14图III—155•选择结转的收支科目：在各科目前的小方框内单击，出现符号5”，表示该科目被选上。或单击“全选”，选择完毕，单击“确定”按钮，返回结转收支凭证设置窗口。•单击“确定”回到结转收支凭证窗口，以上设置已保存•单击“选择”项，或选中此转账设置后单击【编辑】菜单中【转账凭证选择】或工具条中〖选择〗按钮，则“选择”项中出现5”。系统自动生成结转收支（损益）凭证此时用户可对此凭证进行修改，单击“保存”图标，则凭证被保存。8•如果生成了错误的凭证，可以将所生成的凭证撤消，在结转收支设置窗口中单击〖撤消〗按钮，屏幕上弹出结转收支凭证窗口，9•选择凭证。单击凭证前的小方框，小方框中出现符号5”，表示选上该凭证。10•查看凭证内容。在凭证撤消前，一般查看一下凭证的内容，单击“凭证”按钮，即可在屏幕上调入账务处理中凭证查询的窗口，并将所查的凭证显示出来。这时，用户可浏览一下，看看这张凭证是不是应该撤消的凭证。如果是，则返回结转收支凭证窗口。11•单击“撤消”按钮，屏幕弹出提示信息，单击“是”即可将所选的凭证撤消。注：结转完成后生成的结转凭证也需进行凭证审核和凭证记账，操作程序与记账凭证一致。二、期末结账日常业务进行到月底，应进行月末结账。结账处理主要是把各科目的余额结转成下月月初余额，结账后，本月的账上不能再增加任何业务内容。单击期末结账图标，屏幕弹出期末结账窗口：图III—16日常业务进行到年底，应进行年末结账。主要是将各科目余额结转成下一年的年初余额，并将完整保留本年的凭证、账簿等，本年的账上不能再增加任何业务内容。做完结账工作后进入年初调整科目期。年初调整科目期工作包括：科目调整（科目编辑）、调整余额（输入初始余额）等，调整期也可进行各种编码的调整。调整结束，又进入到新的一年的日常账务处理，处理新的一年的