员工费用报销流程及办法

员工费用报销办法及流程一：报销办法：1、所有请购及报销支出，包含材料、设备、物品请购、差旅费、车辆费、业务费报销等，必须于事件发生前依照公司规定办理请购计划或获审批并获得相应权责负责人书面核准。2、费用单据要求：为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字，

3、单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。

4、预借款的操作要求：公司员工因工作需要需要事前预借款的，必须填写借款单或支票使用申请单，写清借款原因、预计的金额和还款日期，财务人员严格控制现金的使用。借款单要由部门负责人、总经理、财务总监签字后出纳人员才能放款。在预定还款日期到期后不能还款或报销的从有关人员的工资中扣除。5、费用报销的其他规定：公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也必须由总经理和财务总监的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。6、报销材料以“周”为单位，报销油费、通讯费、差旅费、办公费等费用以“月”为单位并附相关凭证，不得几周或几月凭证粘于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。7、对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数，报销总额的20%将会被扣除;针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。8、签名的规定：①所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。②所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。9、财务复核结果视情况做下列处置：①退回报销单(注明退回原因)。②剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。③要求报销人员补充说明或补必要单证。10、每周一至周四为报销日，周五周六财务不办理报销付款手续。11、在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。二、报销流程：1、材料、设备类采购报销流程：①、材料员根据经批准的材料计划询价、与供应商洽谈、签订供货合同（金额或数量达到公司规定要求）。②、库管员、施工员根据材料计划、送货单、规范发票、合同要求验收入库，在送货单上签字确认。③、库管员根据送货单、发票等开具入库单，入库单须注明商品品牌、规格、型号、质量等级等，以备查验和审核。④、入库单（后附送货单、询价单、合同、发票等单据）经库管员、材料员、项目经理审核签字后以“一周”为单位报公司材料科长审核签章确认。⑤、工程部经理审核签字-→财务总监审核签字-→总经理审核签字。⑥、材料会计审核签字手续是否齐全单据是否完整在入库单签章并登记挂账。⑦、出纳会计付款或汇款。2、费用类报销流程：①、经办人根据采购计划或经批准的报销定额实行采购或者报销。②、经办人填写费用报销单，单据黏贴整齐规范，部门主管（项目经理）审核签字。③、交付办公室核定定额标准、审核签字。④、工程部经理审核签字-→财务总监审核签字-→总经理审核签字。⑤、出纳会计付款或汇款。3、报销流程按顺序流转，前道程序未完成或不符合要求的，应予以退回或整改，待符合要求才准许流转到下一道程序，每道程序负责人应恪守岗位职责，对业务及单据的真实性、合理性、合规性严格把关，出现渎职或严重失误者公司将追究责任。