7.3合同管理程序

天津大港油田集团工程建设有限责任公司程序文件文件编码：GJ/QHSE/F7.3────────────────────────────合同管理程序发行版本：F编制部门：经营计划部编制人：谢炳刚王力国审核人：杨群批准人：葛月光2009－07－20批准2009－07－20实施────────────────────────────天津大港油田集团工程建设有限公司发布

发行版本：F修改码：0合同管理程序文件编码：GJ/QHSE/F7.3页码：1/8────────────────────────────1范围为了规范公司合同管理工作，制定本程序。本程序规定了合同管理的职责、管理程序等内容。本程序适用于公司除劳务合同之外各类合同。2术语和简略语2.1本程序采用GB/T19001－2008标准、GB/T24001－2004标准、GB/T28001－2001标准和Q/SY1002.1－2007标准规定的术语”2.2合同指公司与公司以外的自然人、法人、其他组织设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。3职责3.1经营计划部是公司合同管理的归口管理部门，负责公司合同的综合管理，负责合同的法律审查。3.2公司机关各专业管理部门按照业务分工负责合同的经济技术审查。3.2.1经营计划部负责建设工程合同、加工承揽合同、买卖合同（收入）、修缮修理合同、仓储保管（收入）合同的经济技术审查。3.2.2财务资产部负责金融保险、抵押、担保、投资、联营、合资、合作等合同的经济技术审查。3.2.3设备管理部负责买卖（只包含资产类）、财产租赁、财产转让、修缮修理（只包含设备修缮修理）、供水电气运输等合同的经济技术审查。3.2.4物资采购部负责买卖合同（不包含资产、农副产品）的经济技术审查。3.2.5技术发展部负责技术开发、转让、咨询、服务等合同的经济技术审查。3.2.6劳动工资部负责劳务人员培训等合同的经济技术审查。3.2.7经理办公室负责通讯服务、宣传、广告等合同的经济技术审查。3.2.8工程项目部负责施工赔偿合同的经济技术审查。3.2.9质量安全环保部负责QHSE体系认证服务、安全环保检测、危险品运输等合同的经济技术审查。3.2.10市场开发部负责涉外合同（境外收入类）的经济技术审查。3.2.11行政管理中心负责买卖(只包含农副产品支出性的）、武装保卫、物业管理、绿化管理等合同的经济技术审查。3.2.12企管法规部负责公司法律服务合同的经济技术审查。3.2.13其它不易认定专业性质的合同由经营计划部确定经济技术审查部门或组织相关部门进行经济技术审查。3.3公司所属各单位负责本单位合同的综合管理。3.4公司所属各单位按照职责分工，负责本单位合同的经济技术审查。4程序内容4.1合同管理体制及原则4.1.1合同管理体制公司的合同管理实行统一管理、分级审批、归口审查、各负其责的合同管理体制。各专业管理部门和单位按确定的职责归口审查，并按合同级别实行分级审查和审批，审查、审批部门对其审查、审批内容负责。4.1.2合同管理原则合法签约原则：签订合同应遵守国家法律、法规。平等自愿原则：签订合同应贯彻平等互利、协商一致原则。防范风险原则：签订合同应减少和控制法律风险。书面签约原则：物资买卖合同标的金额在5万元以上，必须签订书面合同。规范文本原则：签订合同应使用公司审订的规范合同文本。先授权后谈判，先审查后用印原则。先签约后履行原则。4.2合同级别管理依据合同标的金额大小和风险情况将合同分为特大合同、重大合同和一般合同。具体的分级标准见附表“合同级别划分表”。4.3签约人4.3.1公司法定代表人4.3.2公司法定代表人的委托代理人。4.4合同签订管理签订合同须经过授权，并依法签约。 4.4.1授权对外谈判、签约、处理合同纠纷须办理授权。授权分为长期授权和单项授权。长期授权指在一定期限及一定项目范围内，公司法定代表人授予所属单位负责人，代表公司行使合同谈判、签约、变更、调解等权利的行为。单项授权指对某一具体合同项目，公司法定代表人授予所属单位负责人代表公司行使合同谈判、签约、变更、调解等权利的行为。申请人登录合同管理系统，进行授权申报，经营计划部审核，企业法定代表人批准后，签发授权委托书。被授权人中途离任的，经营计划部收回授权委托。4.4.2选商管理具备招标条件的项目，应按照招标管理程序组织招标。不具备招标条件的项目，应组织合同谈判。a)合同谈判前承办单位应调查谈判对象资信能力，确定谈判人选，谈判目标等。b）谈判由项目承办单位组织。c)谈判人员的组成：1)一般合同的谈判由承办单位被授权人或其指定人组织谈判，承办单位合同管理人员应为谈判组成员。2)重大合同和特大合同的谈判应由被授权人组织谈判，并报经营计划部；经营计划部根据具体情况决定派员参加或委派人员参加。d)重、特大合同谈判应由各承办单位填写“合同谈判记录表”（GJ/QHSE/JL7.3-01）。4.4.3合同审查审批承办人登录中国石油合同管理系统,进行合同申报。按照归口和分级审查审批权限，由专业主管部门、公司主管领导、总经理对合同的经济技术、法律内容依此审查审批。a)合同审查内容1)经济技术审查内容①合同项目的立项依据是否充分可靠。②合同相对人是否具有相应的资质要求(如营业范围、特殊行业经营许可、市场准入等)。③技术保证条款能否满足技术要求(如产品或服务的技术性能或标准能否满足我方需要等)。④价格和费用是否合理。⑤健康、安全及环保管理是否符合要求。2)法律审查内容①相对人主体是否合法。②合同的形式和内容是否合法。③合同条款是否齐全、严谨、文字表达是否准确，有无法律风险。④权利义务是否明确、对等。⑤履行地、纠纷管辖地、违约责任是否明确、合理。⑥签约手续是否齐全。⑦合同文本是否符合油田公司的要求。3）合同审查审批，承办单位须提交如下资料：①合同相对人营业执照②合同相对人法定代表人身份证明书或合同承办人的授权委托书③市场准入资料④合同文本及其附件。⑤谈判记录或招标情况总结。⑥其他有关证明材料。b）合同审查审批权限1）一般合同由公司各专业主管部门进行经济技术和法律审查，公司主管领导审批。2）重、特大合同在完成一般合同审查审批程序后，由公司总经理审批并按网络系统设定由上级审查审批。c）合同审查审批应在3日内完成。4.4.4，各专业主管部门在对合同经济技术条款审查后，由经营计划部负责合同文本的法律审查。4.4.5合同用印经批准签订的合同，必须由签约人签字并加盖合同专用章，经营计划部专人负责保管合同专用章，并根据合同审查审批单和签约人在合同文本上的签字使用合同专用章，各单位的行政章不得用于签订合同。4.4.6签订支出类经济合同时，建设工程施工合同必须签订“合同补充条款”、“建设工程施工项目安全环保生产协议书”、“工程建设项目廉政协议书”，并作为合同组成部分（大港油区外部市场的建设工程施工合同不需要签订“合同补充条款”）；运输类合同必须签订相应的安全协议并作为合同组成部分，具体包括“特种车辆服务合同安全协议”、“客运合同安全协议”、“货运合同安全协议”等。4.5合同履行管理合同依法成立并生效即具有法律效力，必须严格履行。4.5.1合同文本传递合同承办人负责填写“年度合同发放登记表”（GJ/QHSE/JL7.3-02），并将合同文本传递给合同相对人和履行合同有关的部门或单位。合同正本应由经营计划部保存。4.5.2履行验收及审查a)合同承办单位应按照合同约定的验收时间和验收标准对合同履行情况验收或组织相关人员验收，如实填写验收资料。b）合同履行审查申报应在中国石油合同管理系统中进行。c）合同项目经验收合格，承办人将“合同履行（付款）审查审批表”，经经营计划部盖章后，送交财务资产部办理结算。d）收入类合同，相对人验收合格，按合同约定收取款项后，合同承办人在中国石油合同管理系统中将收款信息及时反馈到经营计划部。4.5.3履行监督各单位应及时掌握合同的执行情况，及时处理已经履行全部责任和义务但尚未结算的合同。经营计划部负责监督、检查合同履行情况，及时协调解决履行中的问题。4.6合同变更(解除)管理4.6.1合同履行结算额与原合同标的额不一致的，应签订合同变更。4.6.2技术服务合同变更金额超过10万元的；买卖合同、供用水电气热合同、租赁合同、仓储保管合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同变更金额超过30万元的，不做合同变更，另行签订合同。4.6.3需签订书面变更协议的合同，由合同承办人按原合同签订程序进行审查审批。4.6.4解除合同一律采用书面形式，并按合同签订程序办理审批。4.6.5合同变更(解除)在中国石油合同管理系统中进行。4.7违约与纠纷处理4.7.1合同发生违约，合同承办单位应及时与公司法律部门和合同主管部门联系，在弄清事实、分清责任的基础上，按《中华人民共和国合同法》第七章规定的原则和程序与对方协商并及时采取有效措施，避免或减少损失。4.7.2合同出现纠纷，按GJ/QHSE/F7.21《法律法规事务管理程序》相关的规定执行。4.7.3因合同违约需要收取或支付违约金、赔偿金时，企管法规部通过诉讼或仲裁的，按裁判文书收取或支付；经过协商达成协议的，经企管法规部审查后报主管领导批准，由财务资产部按协议约定收取或支付违约金或赔偿金。4.8合同统计分析4.8.1合同承办单位负责本单位合同的统计分析工作。经营计划部负责指导、收集问题和总结。4.8.2统计分析内容包括：授权、合同签订、履行情况、履行监督发现的问题及建议以及合同构成分析等。4.9合同档案管理合同文本及相关审查审批资料存档执行GJ/QHSE/F4.2《档案管理程序》相关的规定。5相关文件、实施证据和表单5.1相关程序文件和作业文件GJ/QHSE/F4.2档案管理程序GJ/QHSE/F7.21法律法规事务管理程序5.2相关法律法规和标准《中华人民共和国合同法》5.3相关技术文件5.4实施证据和表单GJ/QHSE/JL7.3-01合同谈判记录表GJ/QHSE/JL7.3-02年度合同发放登记表合同基本信息表（合同管理系统中自动生成）合同文本及附件（合同管理系统中自动生成）合同变更（解除）协议（合同管理系统中自动生成）合同履行（付款）审查审批表（合同管理系统中自动生成）裁判文书（合同管理系统中自动生成）合同级别划分表单位：万元序号合同类别特大合同重大合同一般合同1收入类合同5000以上1000-50001000以下2支出类合同本埠市场100以上50-10050以下外埠市场500以上100-500100以下注：1、表中“以下、以下”均不含本数2、表中合同类别不包含本局内部合同;3、本局内部合同统一纳入一般合同。4、物资采购类支出合同统一执行本埠市场支出类合同级别划分标准。5、本局内部合同指公司与管道局所属单位之间的交易业务。GJ/QHSE/JL7.3-01合GJ/QHSE/JL7.3-01合同谈判记录表年月日标的：时间：年月日地点：资金来源：谈判次数：第次记录人员：报价：元协议价：元我方经办部门：主持人：节约金额：元我方谈判人员：单位：人员：单位：人员：单位：人员：对方单位名称：对方谈判人员：谈判中涉及的主要条款：（可接附页）