四川大学图书馆志愿者队文书管理制度

四川大学图书馆志愿者队文书档案管理制度第一章总则第一条为规范队伍档案管理和信息交流模式，增强队伍档案的实用性和有效性，保障队伍工作的连续性、有序性，提高工作效率和工作质量，特制定此制度。第二条本制度适用于四川大学图书馆志愿者队所有文书与档案资料，以及要调用档案资料的人员都应该遵守本制度。第二章文书档案分类第三条人事档案：包括队员招新表、队员志愿服务证明、干部任用证明，以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。

（一）队员招新表是队员的基础档案，由个人填写。

（二）队员志愿服务证明、干部任用证明是对合格的普通队员或干部的工作证，由图书馆颁发。

第四条工作档案：包括队伍工作目录、申请、批复、决议、通知、会议记录、策划与总结、各部门工作档案、上级及外单位来文以及其它有关档案，由分管副总队长定期检查并交给办公室整理保管。

（一）工作目录：是队伍的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码；

（二）申请：用于队伍各部门向主席团，队伍向图书馆、青年志愿者协会等上级主管部门的请求；（三）批复：用于队伍对各部门申请的回应；（四）决议：用于主席团对队伍重大事项的决定；（五）通知：用于队伍对全队志愿者、各部门发布文件、规章制度以及其他需要告知并要求按规定执行的对象；（六）会议记录：用于委员会会议、主席团会议、总队会议、部门会议等的记录；会议的决定以“决议”的方式发布；（七）计划与总结：用于记录队伍、各部门每月、学期或学年工作计划和总结；第五条财务档案：包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由办公室保管，主席团定期检查，详见财务管理制度。

第六条活动档案：（一）包括活动策划、物资申请表、总结、照片、新闻稿等；（二）活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时办公室归档。第三章文书制定第七条四川大学图书馆志愿者队要下达重要任务应制作“通知”；主席团通过重要决定应制作“主席团决议”；四川大学图书馆志愿者队各级别会议应制作“会议安排”和“会议纪要”，开展相关活动应制作“活动实施方案”。第八条文书由相关会议召集人、相关活动负责人负责制作，文书必须严格按照有关统一格式进行制作。第九条文书制作要求由办公室统筹负责。第十条涉及的文件和资料应规范标题。标题由“事由+文件类型”组成。文件类型相见第二章。信息传播中的标题名称举例：《关于新学期队员培训会的通知》《2007-2008学年下学期办公室工作总结》《冬日保健活动新闻稿》第十一条文书内容规范：（一）文书内容由“主标题”“分类标题”“内容”“落款”和“时间”等项目组成。例如:四川大学图书馆志愿者队办公室2007-2008学年下学期工作总结………………（主标题）一、

总体思想………………（分类标题）加强宣传部门建设……（内容）二、

工作总结………………（分类标题）（一）三月工作………………（二级分类标题）统计新队员信息。。。。(二)四月工作三、

具体分工和负责人四川大学图书馆志愿者队（落款）2008年6（二）文书格式规范：1、“主标题”：宋体，三号，加粗，居中，下空两行；2、“分类标题”：宋体，四号，加粗，左对齐，单独成行；3、“二级分类标题”：宋体，小四号，加粗，左对齐，单独成行；4、“内容”：宋体，四号，不加粗，段前空两格；5、“落款”：宋体，四号，不加粗，右对齐，单独成行；6、“时间”：宋体，四号，不加粗，右对齐，单独成行；7、段落格式：单倍行距；8、页眉页脚：和本文档一致；9、编号系统：编号采用“一、二、三”“（一）、（二）、（三）”“1、2、3”“（1）（2）（3）”“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ”“A、B、C”“a、b、c”10、若为了方便内容上的区分，可以自行对不同文书格式进行一定程度上的调整。第十二条信息传播中的称呼规范：（一）在所有信息交流中，必须使用正确的称呼。正式文件的抬头和落款必须使用正式称呼；（二）代表队伍的正式名称为“四川大学青年志愿者协会”，代表主席团和各部门的正式名称为“四川大学图书馆志愿者队主席团”或“四川大学图书馆志愿者队XX部”，代表校青志的正式名称为“四川大学青年志愿者协会”。（三）在不涉及文件等文书的非正式的信息交流中，可以使用“主席团”“XX部”等简称。第十三条电子邮件主题名称的规范。通过邮件发送的信息和文件，主题必须按照如下规范：[部门][标题][发件人姓名]其中，部门用全称；标题参见本制度第四条“标题名称”。例如：[宣传部][冬日保健活动新闻稿][XX][办公室][三月份工作计划][XX]第十四条QQ群名称规范。（一）本队和各部门QQ群中的用户名统一按照如下格式：[部门]姓名。例如:[一分队]张三[宣传部]李四（二）队伍及其各职能部门的QQ群命名统一采用如下规范：年度+队伍全称/部门全称例如:07-08图书馆志愿者队宣传部第四章档案归档第十五条四川大学图书馆志愿者队相关会议文书、活动文书应由相应部门在会议或活动结束后转交办公室，办公室应对归档档案进行统一登记和保存。第十六条四川大学图书馆志愿者队各部门要重视各项会议或活动的电子档案的保存和管理，办公室要加强电子档案的管理，在适合的时间将近期电子文档转存指导老师专用电脑。第五章档案调用与归还第十七条调用者必须经相关负责人、办公室批准登记后，方可调用档案，不得私自查找。第十八条档案必