《秘书基础》课件-第七章 公文处理

第七章公文处理第一节公文的形成你知道需要经过哪些程序才能构成一份完整的公文吗？带着镣铐跳舞！带着镣铐的舞蹈，寓意是有所束缚。公文的形成亦如此！

（一）公文的含义

公文是国家机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使法定职权所制作的文件。课文所指公文即行政公文。

所谓行政公文，是指行政机关在行政管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。一、公文及其特点

规范性法定性公务性（二）公文的特点

1法定性它的制成者是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务责任的国家机构或其他社会组织，而不是任何个人、家庭、宗族。2公务性它直接形成并作用于其所反映的公务活动中，对解决各种公共性事务具有应用价值，即主要用于公务活动。3规范性它的文体、结构、格式大都由国家有关机构以法律法规或规章的形式加以严格规范；在形成过程中，它必须履行严格的法定生效程序；在现实执行效用方面，它对有关各方面行为的强制影响受到国家法律法规的严格约束和保护公文（三）公文形成过程公文形成的具体过程包括哪些环节？

1.交拟2.议拟3.撰拟4.审核7.用印6.印制5.签发管理活动的客观需要公文处理名称程序环节领导者向秘书下达草拟公文任务领导者交代写作意图调查研究，收集相关信息资料酝酿，形成提纲进一步明确领导意图不符合领导要求符合领导意图相关部门或单位提出意见执笔写作初稿秘书部门负责人全面审核不必要单独行文必须单独行文具有法定职权者定稿生效印制用印交拟

议拟

撰拟

审核

签发

印制

用印｝｝｝→→→→→→→1、交拟

交拟也叫

交办，是公文形成的

第一个程序，它是指组织的领导人或秘书部门的负责人向承担撰拟任务的秘书人员交代任务。这些任务包括了本单位主动发文和收文承办的被动发文。交拟的重点在交代写作意图，即行文目的、对象和指导思想等方面。秘书人员在交拟阶段应该做到哪些呢？

（1）专心地听或读（读领导的批示），及时明白领导的意图；

（2）认真地记，努力记下领导所交代的全部内容，以便不折不扣地掌握领导意图；

（3）敏捷地想，以便迅速而全面地领会领导意图，及时发现疑点并加以解决；

（4）恰当地问，问明不清楚的地方，包括领导放弃或修正原来有误的意图，以求认识的一致。

听、记、想、问2、议拟

这是公文形成的准备阶段。由领导和具体承办的秘书人员一起进行公文写作的酝酿与准备。议拟这阶段可分为几个步骤？1、认真领会领导意图；2、收集材料——占有大量翔实可靠的材料，这

是写好公文的基础；3、拟写提纲。【案例分析一】见课本114页《办文要贯彻领导意图》。

。3、撰拟

公文撰拟是秘书个人劳动。撰写公文，政策性、思想性、业务性都很强。初稿拟就后，撰稿人应反复自查自核，仔细推敲，逐字逐句修改斟酌，满意后，进行下一办文环节。【案例分析二】：《从实际出发》

小孙从大学中文系毕业应聘到某机关担任秘书，自恃在大学时曾经在校刊上经常发表一些诗歌和散文，心里想在机关里写这些四平八稳的公文应该是一点不费力的事。一次，机关领导分配给小孙一项任务，写一份在某地农村实行退耕还林、发展果林经济的实施意见，并交代了机关领导对这一问题的指导性意见，还要求小孙到该地进行实地的调查。小孙接受了任务，花了一天的时间，到该地走马观花地看了一下，当地的农林负责人也向小孙吹嘘了本地多种经营的“成功经验”。回到机关之后，小孙就党和国家的农业政策、国内外的农林现状进行一番观照，富于激情地描绘了实行退耕还林后的美好图景，文章写得得心应手。可是，当领导将这篇文章看到一半，就提出了否定的意见，并要小孙回去后能看一看有关秘书公文写作的书籍，向有经验的"老秘书"请教，并作深入的调查，写出一篇有分量、有实际内容的实施意见来。小孙按领导的要求，认真地学习，虚心地请教，深入地调查，没过多久，一篇8000多字的实施意见获得了领导的审核通过。思考与分析：

1．在这个案例中，小孙的第一稿为什么遭到领导的否定？

在第一稿中，小孙没有搞清公文写作与文学创作的区别。公文是一种特殊的文章，写作过程中，除了要遵循文章写作通则以外，还必须遵循一些特殊要求，如符合客观实际，实事求是，讲求实效；用语要严谨庄重，平实得体等。

2．领导为什么还要小孙再去作一次调查？

在第一次调查中，小孙只是走马观花地看了一下，并未了解到实际情况。这对公文的制作不仅没有好处，反而还有坏处，因为虚假不实的材料写进公文，会给工作带来误导。领导要求小孙深入调查，就是要了解实际情况，掌握第一手材料，为拟稿奠定基础。

4、审核

审核是文稿草拟后，在送交领导人审批签发前的一个必须经过的环节。审核的重点首先是“是否需要行文”。审核要做好“六查”，你知道“六查”的具体内容吗？“六查”（1）查有无矛盾抵触（2）查政策界限（3）查措施落实（4）查程序和手续（5）查文字表达（6）查文件体式“六查”5、签发

公文签发包括会签、签发和注发。签发要有权限。重要的、涉及面广、对全局工作有普遍指导性的文件，由机关正职领导人签发。一般业务、事务性文件，由机关分管此项工作的领导人签发。签发要履行有关手续。6、印制

公文的印制包括哪两项内容？缮印校对校对有哪些注意事项？文字输入错误，由校对人员直接按原稿修改解决。原稿本身错误，应立即询问撰稿人或轻视主管领导修改解决。7、用印

凡公文用印，需有关领导人批准，按批准的份数盖印。盖公章要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。盖印要领：握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。【案例分析三】见课本114页《办文要有程序》。TobeNo.1!第二节公文处理的程序一、公文处理概述公文从拟稿写作到使用完毕转化为档案的过程，就是公文办理的过程。公文办理和公文保管组成了公文处理。公文的办理一般由三个阶段构成，一是办文阶段，即公文的形成；二是发文阶段；三是收文阶段。收文、办文、发文，构成了公文办理的流程。二、公文处理程序及要求

１.收文阶段

（1）签收（2）登记（3）拟办（4）批办（5）承办（6）催办

2.办文阶段办文办事

3．发文阶段（1）登记（2）封装和发出1、签收

什么是签收？

收发人员在有关文件送法的单据或簿册上签字或盖章，以表明如期如数收到叫签收。注意：外收发不许拆开封套签收要注意哪些事项？

要看清来件是不是发给本机关的，发现误投，即时退回；再看来件是不是属于自己的签收范围，明确职责；如发现原件有启封、散包或破损等现象，应查明原因，根据公文的性质和破损程度，分别采取不同的处理方法；签收成批的公文时，要认真清点、核对，看所收公文同对方送文簿或发文通知单上的数量是否相符。在确认无误后，方可签收；签收普通公文，要注明收到日期；签收急件要注明签收的具体时间。启封也是收文阶段必须注意的一个环节，应注意以下四点：（1）信封上写明送本机关的公文，可直接启封。亲启件直接呈领导人，未经特许，不得拆封；（2）急件、密件应先拆，保证得到优先处理；（3）拆封后如发现信封内公文误送或发文手续不全，应及时退回；如发现有差错，应立即向对方查询；（4）经核对，确认收到的公文与发文通知单上注明的各项相符后，在发文通知单上签字盖章。

补充的知识点：2、登记登记是收文阶段最重要的一环。收文登记有什么作用？它既是文件接收办理的一个总记载，又是此阶段各项工作统计的一个主要依据。收文登记的形式有两种，分别是：簿式登记、活页登记。是不是所有的信件都要登记？

答：不是，来文不必有文必录。（1）出版物中有机关或本单位人员撰写的讲话稿、通讯稿、论文，或刊载有涉及本机关单位形象的各种文章和图片等。（2）有保存价值的国内外来函、来电及请柬、贺信等。（3）社会来信中的重要批评、揭发材料等。哪些文件是必须登记的？练一练：我们学校办公室收到了以下文件，要你来帮忙判断以下，哪些需要登记，哪些不需要登记。1、刊有本校教师论文的出版物2、署有XXXX校长“亲启”的信件3、市领导致本校建设10周年的贺信4、教育局关于表彰市三好学生的通知5、XX超市发来的购物指南结果：1、3、4需要登记，2、5不需要。3、拟办什么是拟办？对某些收件如何办理和交于何人办理等提出初步意见，并在“文件办理笺”上写明，以供领导思考定夺的办文环节叫拟办。哪些文件需要拟办？见书本P120页拟办要遵循哪些原则？1、类同性原则2、完整性原则3、规范性原则（如用语的固定性“阅示”“阅定”“阅办”）4、相关性原则4、批办什么是批办？机关单位领导将来文和附送来的拟办意见等审阅后，对办理工作作出原则性决定并在“文件办理笺”上加以批示的环节叫批办。5、承办有关部门或人员，根据领导人对某一文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作等进行具体处理。承办是公文处理的核心部分。承办有哪些注意事项？见书本P121承办分为哪几个阶段？办文办复注办

6、催办秘书部门按照公文处理的时限对承办部门和人员及时检查和催促，防止公文积压，加快公文运转，这项工作叫催办。催办不是公文运转的一个环节，它存在于公文办理的全过程，是提高公文运转效率的重要手段。催办的主要范围包括哪些？1)需要限期办复或限期答复的承办文件；2)领导人批示的由本机关单位自用的或报送上级机关审批的承办文件；3)下级的请示或报告件中提出的应复文的承办文件；4)与其他部门或机关会办的承办文件；5)准备出差或外出工作人员承办的文件。对内催办和对外催办的区别？对本部门承办人员的工作督促帮助是对内催办；发文后对收文单位的查询督促是对外催办。思考：怎样才能加强催办工作？指定专人具体负责。规定催办工作的具体要求。制定明确的奖惩办法。案例：错在哪儿？

某机关办公室秘书小任，平时总以为自己有点小聪明，办事快，效率高，从不注意细节问题。一天，小任收到一份急需领导传阅的文件，他找出一份文件传阅单贴在文件首页，就急忙跑去找领导签字。小任先碰到刘副局长，他把情况报告后，就请刘副局长阅读文件，并在文件传阅单上签字。刘局长看完文件，边夸小任办事利索，边在传阅单上签字。完了叮嘱小任，王局长正在财务科听工作汇报，要小任请王局长看完后再找孙副局长看。小任见刘副局长的签字在第二行，第一行留给了王局长，也很高兴，还说刘局长信心呢。一把手王局长看过签字后，小任找到二把手孙副局长，兼任机关副书记的孙副局长看完文件后却不肯在文件传阅单上签字了，说这份传阅单不合规定，要重制。

你能借助书上的知识帮帮小任吗？办文阶段办文阶段有两项主要内容，即办文与办事。办文就是从“交拟”到“用印”的公文形成过程。办事就是依文办事，指阅读文件，贯彻精神，取得效益的过程。如果来文大多是单份，且需要很多领导人及其他人员阅读，又不准翻印的，是需要传阅这个环节。文件传阅的次序是：先送主要领导人，次送主管领导人及其他副职领导人，再送有关业务负责人，最后送有关人员。如有特殊情况，要及时调整传阅次序，加快文件传阅速度。要注意的是：明确阅读纪律，重要的公文不得带出，不许擅自传播文件内容。交接手续也要明文规定，并按要求填写“文件传阅单”。

发文阶段公文办理的最后阶段是什么？

登记、发出登记的方式有哪些？流水次序（适合发文数量不多）

以文件为中心以单位为中心（适合发文数量多）登记表册的设计形式有哪些？簿式、卡片式、联单式封装和发出封装就是对要分发给每个收文机关的公文进行包装、封口。发文主要指对外发文。对内发文可派人呈送或令人来取。对外发文必须有封装，封装也要按一定的程序和要求来进行。一、影响公文处理效率的不利因素分析公文处理分为办文阶段、发文阶段和收文阶段，三者形成了完整的公文办理流程。公文处理效率的高低，主要取决于：公文办理各环节上公文运转周期是否恰当。公文运转周期=传递时间+办理时间第三节提高公文处理效率的方法公文处理效率低下的主要因素

1．传递环节上的因素（1）各环节之间传递不及时（2）传递环节过多（3）传递程序过于繁琐

2．办理环节上的因素（1）来文质量不高