【S市审计档案管理现状、问题及优化对策11000字（论文）】

S市审计档案管理现状、问题及优化对策目录1.绪论 51.1选题背景和意义 51.2国内外研究现状综述 51.3审计档案的概念 81.4审计档案工作内容 82.审计档案的管理现状 92.1档案管理机构设置情况 92.2档案管理人员基本情况 92.3档案制度建设情况 102.4总结 103.审计档案管理的问题 113.1内部审计档案管理机构不健全 113.1.1机构设置不健全 113.1.2机构独立性得不到保证 123.2内部审计档案管理制度不完善 133.2.1档案管理人员职责不明确 133.2.2审计档案管理制度不完善 133.3内部审计档案管理缺乏必要的专业人才 143.3.1人员配置不合理 143.3.2人员流失严重 143.4内部审计档案存在安全隐患 153.4.1硬件环境差 153.4.2管理安全风险 153.5审计档案管理信息化不足 164.改善兴义市审计档案管理的对策 164.1合理设置内部审计档案管理机构 164.2完善内部审计档案管理制度 174.2.1明确档案管理人员职责 174.2.2建立内部审计档案管理制度 174.3完善人员配置结构、提高专业人才素质 184.4提高审计档案信息化管理水平 194.5加强内部审计档案的安全管理 204.5.1改善硬件条件 204.5.2加强软件安全管理 20参考文献 221.绪论1.1选题背景和意义经济新常态下，企业为了抓住机遇、求得生存和发展，在企业管理方面进行了一系列变革，包括企业管理理念、流程、方法、文化等。其中，最为明显的，也是最为重要的变革，集中体现在强化风险管理和完善内部控制方面。我国企业的内部审计为了随之相适应，也在职能上进行了一系列变革和改善。具体表现为：内审的“监督”职能，有一定程度上的弱化；其所倡导的“评价”和“服务”职能，在现有的基础上有增强的趋势。而内部审计档案和档案管理工作作为企业内审项目中的必要环节，在保证审计工作的质量上有着不可替代的地位。作为与档案管理工作相互联系、相互作用的内部审计档案，二者的辩证关系与协同发展将促进内部审计的发展。本文以兴义市目前审计档案管理工作调查入手，分析目前兴义市审计档案管理中存在的问题，进而提出完善制度建设、合理机构配置、加强信息化建设和安全管理等建议，对兴义市企业审计档案管理工作有一定的理论指导意义，有利于企业更好的发展。1.2国内外研究现状综述（1）审计档案信息化建设研究方面

计算机的普及、信息技术的高度发达，使得其在审计档案管理中的实际应用越来越受到重视。在企业内部审计板块尤其是工程审计方面，审计信息化水平提高，智能审计软件和审计项目管理软件在许多审计部门得到认可，与此同时，越来越多的企业开始重视为审计活动载体，工程审计档案的信息化、数字化。阐述审计档案信息化建设问题的文献有很多，如王立新的《高校审计档案信息化建设探讨》中提到，由于高校基本建设投资的大幅增加，造成了工程审计档案的文件材料数量较多、内容及形式复杂且收集的期间长的特点，而在人工管理过程中，会不可避免的产生真实性、准确性、完整性等问题，从而，档案信息化也就成了当前审计行业发展转型的重要一环；赵慧的《审计档案信息化建设中存在的问题分析》指出了其在实现信息化的过程中出现的三个问题，一是审计档案信息化建设存在保密性缺陷，二是专业技术人员匮乏，三是信息化建设标准规范缺失；康云凤《浅析审计档案的信息化管理》（2017）提出了其实现数字化具体方法：在现有的基础上，推进相关软件的研发与推广。加强信息化建设具备多种好处，包括实现对审计档案资源的共享和远程检索，最大程度地发挥审计档案资源的联动性功能，以及通过对审计档案信息的反作用，更好地保存相关的档案资源。并且随着信息化建设研究在其他各个领域的持续升温，审计档案信息化建设方面的研究也不例外，也仍将是学术界关注的热点。（2）高校审计档案管理研究方面高校作为培养我国科研力量的生力军，研究的重点立足于高校范围内部，针对高校审计档案的研究呈现多样化的局面。涉及到了高等院校中审计档案管理科的研究，这不仅包含前文提到的问题，还涉及到了其他更多、更新的领域。王玉玲的《浅议高校审计档案管理的法制化研究》从法律角度出发，以法为依，就当前高校的审计档案质量提出若干要求，认为审计文件应该要兼具真实、完整、齐全、有效、规范的特点；王亚菲的《信息化视角下高校审计档案管理绩效的提升策略研究》则站在信息化的角度分析高校审计档案管理绩效问题，并进一步提出以绩效策略来促进资源在高等院校的配置以及提高竞争力；钱艳的《打造现代化高校审计档案工作的途径探析》提出打造审计档案管理服务意识“现代化”的观点，提出了“上门服务”、“一对一服务”等新的服务方式以求服务条件、手段的改善和丰富，进而推进“审计档案管理”和“服务”的良性互动。当前，研究高校审计档案管理的成果多，研究方向和观点较新，这些将对促进我国审计档案的管理研究做出贡献。（3）医疗机构内部审计档案管理方面医疗机构档案是其对相关科研活动和动态的历史记录，是相关人员从事医学研究的基础资料。医疗机构是如何融入现行社会经济发展的，随之加强档案管理工作，在医疗机构档案中都有着明确的体现。鞠宁在《公立医疗机构审计档案管理探析》一文中系统介绍了该类机构的档案构成、用处、管理方法等方面的知识，举出了此类机构在其档案管理过程中产生的问题，及其应对措施。顾晨、昂慧、赵辞瑶的《对医院内部审计档案管理的思考》和王凡、王超的《对医院内部审计档案管理的思考》也是从医疗机构的实际情况出发，以档案学相关理论为基础，研究该类机构的档案管理出现的弊端。而针对这些弊端所提出的解决方案，从本质上讲，与解决一般意义上的审计档案管理问题所提出的应对方案并没有巨大的差别，依然是在审计档案意识的提高、档案管理的规范和加强、人员工作能力的提升等方面做文章。尽管如此，与一般意义上的审计档案相比，医疗机构的内部审计档案还是具备一些内容上的特殊性：一方面，有对病案这种专门档案管理存在问题及解决措施的审查；另一方面，还有对机构运行过程中存在的各种管理类问题进行列举和解决。通过以上分析可以看出，我国企业审计档案管理方面的研究虽然处于探索阶段，但其关注点依旧紧跟着时代的步伐。因此，企业审计档案管理方面的研究工作仍然是任重而道远的，还需要我们不断去发掘和完善。1.3审计档案的概念审计档案是审计机关按照规定分类归档保管的在审计活动中形成的各种文件和材料。具体内容包括：各种文件、电报、报表、凭证、信函、照片、录音、录像的原件及其复制件、批件、定稿、底稿和重要的修改稿等。审计档案是审计活动的真实记录，是考查审计工作成绩、研究审计历史的依据，是国家档案的重要组成部分。做好审计档案的搜集、整理和保管工作是各级审计机关的职责之一。1.4审计档案工作内容审计档案工作是指审计机关对审计档案进行的收集、整理、保管、利用、编制、统计、鉴定和移交，以及对下级审计机关审计档案管理工作的指导和监督。我国审计档案工作实行统一领导，分级管理的原则。审计署主管部门的审计档案工作，同时接受国家档案行政管理部门的指导和监督；地方各级审计机关的审计档案工作，接受上级审计机关和同级档案行政管理部门的指导和监督。省级以上审计机关应设档案管理机构，市（地）级审计机关设专职档案管理人员，县级审计机关设专职或兼职档案管理人员。审计档案管理机构和档案人员的职责是：（1）认真贯彻执行国家关于审计档案管理工作的法规，依法建立本机关的审计档案管理工作规章、制度；（2）组织、指导和监督本机关各部门审计文件材料的立卷和归档工作；（3）按照国家有关规定，做好审计档案的收集、整理、保管、利用、调研、统计工作，为审计工作服务；定期对本机关库存审计档案进行鉴定，如期移交应由同级档案馆保管的审计档案；（4）对下级审计机关的审计档案管理工作进行指导和监督，有计划地开展检查、总结、培训、研究等活动。2.审计档案的管理现状2.1档案管理机构设置情况为了了解目前兴义市各企业单位档案管理工作情况，特别对兴义市的20家企业、医院、大型集团公司、高校等做了实地调研，来了解企业单位档案管理部门设置以及人员情况。从调查的数据来看，设有专门内审档案管理机构的有9家，其中3家交由董事会或者审计委员会领导。设专兼职内部审档案管理计岗位的企业有9家，其中8家由企业最高行政管理人领导，3家由企业分管财务的副总或财务总监领导。此外，既未设置内审档案管理机构，也未设置专兼职内审档案管理岗位的企业有2家。有独立内部审计机构或专兼职内审岗位的18家企业，设专兼职内部审计岗位的9家企业中：有3家在岗位职责中明确了审计档案管理人员职责，有3家在制度中进行了明确，有3家未对其进行明确。设专门内审机构的9家企业，有7家在岗位职责中明确了审计档案管理人员职责，有2家未对其进行明确。2.2档案管理人员基本情况设专兼职内部审计岗位的9家企业，内审业务专兼职从业人数为1-2人；设专门内审机构的9家企业，内审专职人员为2-4人，其中专职审计业务人员的人数为2人的企业最多。设专兼职内部审计岗位的9家企业专兼职审计业务人员共16人，其从业人员学科背景里，有财会学科专业背景的人数为8人，有其他专业学科（法律、工程、计算机、企业管理等）背景的人数为6人，有财会及其他多专业学科背景的人数有2人。其从业年限数据为：从业三年以下的人数为10人，从业3至10年的人数为3人，从业10年以上的人数为3人。设专门内审机构的9家企业，其从业人员学科背景数据为：有财会学科专业背景的人数为18人，有其他专业学科背景的人数为11人，有财会及其他多专业学科背景的人数有6人，其从业年限数据为：从业三年以下的人数为17人，从业3至10年的人数为12人，从业10年以上的人数为6人。2.3档案制度建设情况在9家设置了专（兼）内部审计岗位企业中：有7家设置了内部审计制度，2家未设置；其中有4家设置了审计档案管理相关制度，并且均和内部审计制度合并在一起，3家未设置。另有7家企业，均在其内部设立了专门的内审机构，并形成有相应的一套管理制度。有9家有建立涉及审计档案管理的相关制度，其中，有6家将这一制度归并在了内部审计管理之中。总体上来看，在20家企业里，建立了内部档案管理制度的企业占85%左右，有审计档案相关制度但是并归到其他制度里的有15%左右。在调查中发现，对于内部是否建立有专门的审计档案管理制度，很多企业主管领导不知晓，对企业内部审计档案管理制度很多领导都只知道大概情况，对具体部门的人员情况和制度建立和日常管理情况并不了解。2.4总结从调查的20加企业中发现，兴义市大多数企业内部审档案管理机构的独立性基本能够得到保证。内部审计档案管理机构大多由企业专门的审计委员会或公司负责人直接领导，而由分管财务的副总或财务总监领导的情况较少，从根本上保证了内部审计档案管理机构的独立性，为兴义市的企业内部审计档案管理工作奠定了充实的基础，使得内部审计档案在监控企业运营管理的功能上，能够更大程度地发挥作用。对内部审计档案管理制度建设的重视程度加深，大多数企业不仅编制了内部审计工作相关制度，还编制了内部审计档案管理工作的相关制度，为兴义市企业内部审计档案管理工作提供了制度上的支撑，内部审计档案管理人员在开展内审档案管理工作时有制度可循。并且，内审档案管理人员在进行档案管理工作的过程中，可以结合企业的实际情况，对内审档案管理制度进行修订，以优化内审档案管理流程。逐步加强对内部审计档案管理人员的责任意识，划清内部审计档案管理人员的职责范围和权限范围，尤其将档案管理的职责和业务的职责进行了清晰的划分，有利于内审档案管理工作的实际开展，内部审计档案管理工作能够按照既定的程序严格开展，从根本上加强了兴义市企业内审档案管理工作的规范性。3.审计档案管理的问题3.1内部审计档案管理机构不健全3.1.1机构设置不健全部分企业存在既没有设置内审档案管理部门，也没有在企业其他机构中安排相关的岗位的情况。此外，有的企业仅设置专兼职内审档案管理岗位，并且存在将其设于财务部之下的情形。在此种情况下，从财务管理的角度，财务部的员工执行同一项经济业务时，会出现机构内同时行使审核权和监督权，是对《企业内部控制的基本规范》中制衡性的原则的违背。企业的内审档案管理机构不健全，导致内部审计档案管理工作，无机构领导其正常地开展。并且，导致企业内部无机构承担对企业自身经济活动实行独立的监督、鉴证和评价的职能，企业面临经营管理上的风险。根据《中华人民共和国内部审计条例》“大中型企业及国有控股企业应设置内部审计机构”，企业的内部审计机构是对企业经济活动实行独立的监督、鉴证和评价的重要机构。当企业发展到一定规模，应设置专门的内部审计档案管理机构，组织开展企业的内审档案管理工作，保证其有序地开展。并且，由该机构承担经济监督职能，保证企业经济活动的合法合规性。在企业的壮大和发展过程中，要发挥内审机构的经济鉴证和经济评价职能，控制企业的运营风险，节省企业的运营成本从而提高经营效率。3.1.2机构独立性得不到保证我国企业内审档案管理机构组织架构或岗位设置的类型有三种：一是由董事会或其下设的审计委员会组织领导；二是由企业最高行政管理人员领导；三是由企业主管财务的副总经理或财务总监领导。从理论上说第一种情况是最为理想化的内部审计档案管理模式，在这种模式之下，内审部门与该企业领导层之间是行政从属关系，与审计委员会之间是一种平级关系。而事实是，审计委员会的构成常常以该企业的高层为多数，而这种高层广泛参与乃至介入的情况，其实有利有弊。优点在于高层的重视可以促进问题的及时传达和解决，缺点在于高层的不适当介入会影响问题讨论的客观性。而第三种情况下的内部审计档案管理模式，大多是因为企业组织架构或高管层正处于变动期，这种模式下，同内部审计档案管理岗位设于财务部门之下的情形一样，违背了企业内控的制衡性原则。内审档案管理机构的相对独立性的缺失，也就成了其工作无法顺利开展的根本原因。在我国企业，内审档案管理机构独立于其他部门，将是其开展正常审计档案管理工作的保障。对于企业的内部审计档案管理机构，其设置不能受限制与其他机构，更不能设置为其他部门的下属机构，因为审计档案管理机构也是审计业务机构，其应该和被审计机构相互独立，内审档案管理机构的从业人员与被审计方不应该有经济利益上的联系。此外，企业内审档案管理岗位设置成其他部门的专兼职岗位，导致内部审计档案管理失去其自主性，就会进一步影响到其审计档案的质量，甚至无法反应企业的内部审计活动，也无法发挥其指导公司决策，监控企业的经营风险的作用。3.2内部审计档案管理制度不完善3.2.1档案管理人员职责不明确部分企业针对审计档案管理相关制度，既在岗位职责中、也在相关制度中进行了明确，体现出其对审计的档案管理职责的重视程度。但仍有部分企业忽视了审计从业人员的职责。此外，由于审计档案管理的职责均由审计员兼职，企业更多的将审计员的主要职责致力于审计业务的开展，而审计档案管理职责被认为是审计员的次要职责，因此在部分企业中，审计档案管理职责在岗位职责及相关制度中的规定比较简单，并不能满足审计档案管理的需求。3.2.2审计档案管理制度不完善第一，仍有部分企业未建立完全的内部审计制度，由此也反映出了企业对内部审计工作的忽视，这些企业的内审部分仍被所“边缘化”；第二，仍有相当一部分企业未设置审计档案管理相关制度，而具体制度的编写由部门完成，因此在制度层面，体现出内部审计部门对审计档案管理职责有一定的忽视。此外，已在相关制度中明确审计档案管理人员职责的企业，因制度编写细致程度不一，导致其与审计档案管理需求之间的切合程度不同，而且审计档案管理正不断发展，但制度的更新存在一定滞后性，尤其在企业，这也一定程度上早就了审计档案制度内容的滞后。3.3内部审计档案管理缺乏必要的专业人才3.3.1人员配置不合理内审部门中，多数内审人员仅具备财务、法律、工程等较为单一的教育背景，综合素质欠缺。根据《内部审计职业道德规范》中对内部审计从业相关人员的规定，“合格的审计人才，不仅要具备审计、会计、财务、税务、经济、金融、统计、管理、内部控制、风险管理、法律和信息技术等专业知识，以及组织业务活动相关的专业知识，还需具有语言文字表达能力、逻辑分析能力、审计技术应用能力、人际沟通能力、组织管理协调能力等职业技能，关键要有实践经验及职业经历”，条件十分严格。此外，由于审计档案管理工作均由审计人员兼任，因此，所有的审计人员必须知晓档案管理专业的基础知识，并会熟练地管理审计档案。随着内部审计业务范围的扩展，内审业务从较为单一的财务审计发展到经营审计，审计的业务面审计各学科领域。审计人员单一的学科背景早已不能满足日益变化的审计业务的需求，同时也不能满足处于高速发展中的审计档案管理工作的需求。3.3.2人员流失严重企业的审计从业人员从事审计业务的年限普遍较短。众所周知，内审部门属于职能部门，其人员编制往往是企业各部门中最少之一。在实际工作中，内审人员不仅要完成审计业务，还需为了维持部门的运营身兼数职，任务繁重。在此前提下，已具备工作经验的审计人员转向从事更易获得工作利益领域的工作，这便导致了审计人员的流失。专业人员缺乏导致了审计观念的落后，从而进一步阻碍审计方法和手段的更新换代，反复如此，形成一个恶性循环。并且，审计人员的流失，导致审计人员对审计档案的管理没有连续性，机构新进的审计人员需花费一定的事件才能熟悉审计档案的内容，领会其中的要点，在原有审计档案的基础上，为后续的审计项目服务，提高审计业务质量。审计相关的从业人员的流失，会导致其业务的开展困难，相关业务的难以推进3.4内部审计档案存在安全隐患3.4.1硬件环境差第一，内部审计档案利用的输出设备、存储设备等硬件设备达不到使用标准。例如使用的打印机较为陈旧，打印出来的纸质档案无法达到永久保存或长期保存的目的。第二，内部审计档案存放的硬件环境差。对于大多数企业，内部审计的发展滞后于其他业务部门，审计业务未常态化，审计机构每年开展的审计项目不多，因此许多企业不给审计部门配置相关的企业内部审计档案室。但随着时间的积累，审计项目逐渐开展，内部审计档案也越存越多，但审计档案存放的硬件环境未随之改善。3.4.2管理安全风险第一，人为蓄意破坏或疏忽等给内部审计档案管理带来很大困惑，如内审机构审查采购业务，采购系统软件的管理人员故意改变采购系统的信息内容；第二，相关的档案管理人员缺乏必要的审计信息安全常识，可能存在信息管理安全隐患。3.5审计档案管理信息化不足目前审计档案已经进入信息化时代，但是就目前兴义市企业审计档案管理情况而言，审计档案信息化管理过程中还存在一定不足，不仅缺乏软、硬件配套设施，在数字化开发和利用方面专业性人才还存在一定的缺口，比如对大数据、云计算、物联网和移动互联网等相关技术利用率不高，在部分档案审计、管理环节仍然采用传统的手工操作模式，也大大降低了信息化工作效率，还浪费了劳动资源，不利于信息化管理水平的提升。另外档案审计信息缺乏共享性，资源利用率低，从当前档案管理信息化建设状况来看，部分档案部门缺乏完善的审计标准，信息资源在使用的过程中容易造成丢失、遗漏、错误等不良情况，缺乏科学的保障和共享性。部分档案部门在进行信息化建设与管理时审计工作流程存在一定的不完整性，导致部分文件在准备阶段、实施阶段无法与审计工作良好衔接，阻碍了信息资源的利用和开发，降低了管理水平和服务能力。4.改善兴义市审计档案管理的对策4.1合理设置内部审计档案管理机构内部审计，即独立地、客观地对企业各类业务及控制活动进行评价的一种活动，采用规范的、系统的方法，审查并评价其是否按照既定的程序实施、是否实现经济性及效益性、是否实现了企业的价值目标。“从定义上看企业的内部审计虽然是一种企业管理权的扩展，但与一般的企业管理权限不一样，在于内部审计以监督和评价一个部门与企业的管理活动是否真实合法。”内部审计档案的质量要得到保障，内部审计档案管理机构在开展审计业务时必须充分发挥了他的独立性和公正型，内部审计业务便会效地开展，最终才能形成有参考价值的内部审计档案。一方面国企的内部审计档案可以具体地反映企业内部审计活动；另一方面，可以起到为公司决策提供参考、降低企业经济风险的作用。第一，合理设置内部审计档案管理机构。内部审计档案管理部门应由企业董事会成立的审计委员会领导，对董事会负责，并且独立于总经理和企业高层管理人员。一般下不允许内审部门由主管财务的副总经理或财务总监领导。第二，提高内部审计独立性。重点在于突出内部审计在企业内的作用，强调内部审计工作的独立性，以确保在进行监督工作中的严肃性。审计部门想要做到公正，必须给予特有的权力，即自身的独立性除受权责的制约外，更需要依靠企业内充分的认可度，即在企业内部的地位。着重于此方面，内审过程中所形成的内部审计档案更具有鉴定经济业务的价值。4.2完善内部审计档案管理制度4.2.1明确档案管理人员职责明确档案管理人员职责，一方面，内审机构在编制审计员岗位职责时，需明确审计档案管理工作是审计员的职责之一；另一方面，在机构相关制度中明确档案管理职责，因为制度会将审计档案管理工作的内涵、特点、作用、管理步骤进行系统地阐述，在制度中明确审计档案管理人员的职能使其得知从事审计档案工作时应该承担什么样的职责，“具体做什么”、“为什么要做”和“要怎样做”。4.2.2建立内部审计档案管理制度建议建立健全内部审计档案管理制度，保证对内部审计档案管理全过程把控能力。具体内容包括：归档制度、保管制度、借用审批制度、安全管理制度等等。制度是保障内部审计档案工作能顺利开展的基础，因此从企业最高领导开始都要重视审计档案管理制度的建设，并能结合企业的具体情况，制定符合企业情况，行业情况的档案管理制度，并监控实际实施的情况。4.3完善人员配置结构、提高专业人才素质企业审计部门的人员编排，参考审计员的教育背景需要涉及多学科领域。这样是为了迎合日后审计项目开展的需求，可以达到事半功倍的功效。如开展财务收支审计项目，可由有财务学科背景的审计员担任审计组组长；开展工程审计项目，可由有工学相关专业的学科背景的从业人员担任审计组组长；开展合同审计项目，可由有法学相关专业的学科背景的从业人员担任审计组组长等。需强调的是，所有的内审人员要熟悉档案管理，才能在开展审计项目的同时，高效地完成审计档案的管理工作。在新审计档案管理的背景下，要推动审计档案管理的完善，就需要不断提升审计档案管理人员的专业能力。为适应现代信息化发展的需要，审计档案人员需要了解相应的信息技术，这样才能够适应审计档案的信息化发展，如相关的审计档案管理部门可以邀请信息专家、会计专家对审计档案管理人员进行网络知识讲解和计算机技能培训，提升他们的信息技术操作能力。还需要全面提升审计人员的宏观意识，在新时期审计档案管理工作迎来了新变革、新发展，因此也需要提升审计人员的意识，培养全面发展的综合型人才。另外审计档案管理人员不仅需要精通信息技术，还要对档案管理审计知识进行了解。精通信息技术能够操作相关的电子软件，让审计档案管理更加科学化和系统化，更好地适应现代化发展的需要，提升档案的利用效率。对审计相关知识进行了解才能够帮助审计档案管理人员明白审计工作的原理，再结合档案管理经验，做好审计档案的管理工作，让审计档案的管理更加完善，保证审计档案的科学性4.4提高审计档案信息化管理水平在互联网背景下，审计档案管理人员应当加大软件管理的开发与应用，并通过信息检索系统建立完善的数据库，进而为审计档案信息化建设奠定良好的基础。相关管理人员可以利用成熟的软件技术对纸质文档进行储存、编目、加密、检索等现代化服务，进而通过网上管理平台实现信息资源的网上查询、检索和应用。档案管理部门应加大软件的开发与应用，比如OCR文字识别软件、照片与原件的扫描软件等。对于复杂、容量大的纸质信息要通过人工录入形成电子文档，不仅耗时长，而且，容易出现失误，此时档案管理人员可以利用OCR文字识别技术，在短时间内将规范印刷和打印的文书图表转化为电子文档，既降低了管理人员的劳动强度，又提高了信息资源的准确性；档案管理人员要处理重要的照片资源时，可以利用扫描仪复制图片文件，以完成归档整理；对于审计档案中涉及的报表、批示、审计意见等文件材料，材料清单一般由专门部门进行保管，不宜放入电子档案，此时管理人员可以通过扫描软件将其转化成图片，既反映了文件的原始面貌，又完善了电子信息，增加了审计档案的真实性和完整性；电子文档在基本建设完成后，要对上级进行报送，管理人员可以采用CD光盘为文件载体，不仅物美价廉，而且保存时间较长，携带方便，值得档案管理人员注意的是光盘在刻录过程中要注意文件的格式，依据网页、音频、视频和其他格式的文件选择合适的光盘载体，包括资料光盘、音乐光盘等，以确保信息资源的安全性、稳定性。4.5加强内部审计档案的安全管理4.5.1改善硬件条件一是根据审计机构业务量的需求，配备适宜的专用内部审计档案室；二是加强硬件配置，打印机输出的纸质档案必须要达到永久保存或长期保存的要求。（1）提高档案人员的信息安全防护意识内审机构针对企业高风险业务展开审计业务，接触的信息都是企业的核心信息，如招投标文件、备品备件及辅料的采购、工资及福利费发放数据、产品销售价格、预算执行、决算等极为重要的资料，并且审计终结时需做出审计处理，属于企业密级较高的信息。因此，企业审计档案相关的管理人员要加强企业财务信息安全意识，提高档案信息的保密性。4.5.2加强软件安全管理要保证各类软件信息的安全，就必须使用者进行适当的业务培训。一般软件应用系统操作人员岗位，主要有软件操作、数据分析、软件维护和软件审查等，软件应用部门在最初使用时，就应进一些岗位进行职责分离，尤其是系统管理人员、维护人员和操作人员，这三类属