采购管理标准

企业标准Q/CYD2052—2016采购管理标准2016—05—15发布2016—05—15实施贵州金元茶园发电有限责任公司发布目录TOC\o"1-2"\h\u4826前言 1324251范围 2164242规范性引用文件 2214623术语和定义 250524职责 363755管理活动内容与要求 5229805.1采购管理 523695.2采购计划 6151035.3采购方式 6250405.4采购审批管理 78165.5采购管理 7163276检查与考核 8167157报告与记录 82707附录A（规范性附录）10797物资纸质需求计划表 927192附录B（规范性附录）23038物资采购计划 105544附录C（规范性附录）12712订单审批表 11前言减少资金占用和消耗，保障安全、生产、经营、管理任务所需物资的供应，保证库存合理周转储备，本标准由公司计划部提出、组织起草并归口管理。本标准主要起草部门：计划部本标准主要制订人：姜盛本标准主要审查人：邓茜本标准于2016年4月第1次制订。采购管理标准范围本标准规定了公司物资（燃煤采购除外）采购的管理职责、管理内容与要求、检查与考核、报告与记录。本标准适用于公司权限内物资（燃煤采购除外）的采购活动。规范性引用文件／应用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改）适用于本标准。2.1引用文件金元集团规章制度《物资管理办法》金元集团规章制度《招标采购管理办法》金元集团规章制度《生产物资供应商红名单评价管理实施办法（试行）》金元集团规章制度《合同管理办法》2.2应用文件《合同管理规定》（CYD037-2015）《合格供应商管理办法》（CYD036-2015）术语和定义下列术语和定义适用于本标准：MRPMaterialRequirementPlanning的简称,即物料需求计划,是ERP的雏形，被设计并用于电力企业库存管理信息处理的系统，它解决了如何实现电力企业库存管理目标——在正确的时间按正确的数量得到所需的物料这一难题。物资需求计划是指需求部门为满足生产及工作需要，提出物资的需用量和需求时间，经过相关专业人员及部门审批后的物资需求计划（附录A）。采购计划计划员根据分配的需求计划通过ERP运算产生的物资采购明细计划，在“需用量、资源量、储备量”三核实的基础上，按物资属性编制的物资采购计划（附录B）。询价采购是指在采购同一产品，要在保证安全的前提下，同等质量比价格，同等价格比货期，同等运距比售后服务，在进行多项比较后，再择优采购产品的一种采购方式。直接采购（单一来源采购和延续采购）是指采购人员按照直接方式选择长期协议供应商或其他供应商进行的采购，对供应商下达采购订单。紧急采购根据生产过程的需要，由生产实际偶然因素而引起的一个实际需求，临时需要补充的物资。单价合同采购又称为定点采购，是指按照已签订了的物资采购单价合同的单价进行物资采购。总包配送需求部门根据来年电量及检修情况，按“集团公司大宗通用物资总包配送实施品种目录”要求填报年度计划，由集团公司委托具有相应招标资质的单位进行集中招标，招标公司根据需求单位实际需求进行配送。集中招标需求部门根据来年电量及检修情况，按“集团公司集中招标目录”进行申报年度计划，由集团公司委托具有相应招标资质的单位进行招标，需求单位根据实际需求与中标单位进行签定合同采购。大宗物资由集团公司进行集中招标或总包配送，主要是运行部门使用、年度用量很大，如液氨、硫酸、盐酸等，且由使用部门直接保管的物资。职责计划部严格遵守《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国合同法》等国家法律法规实施采购工作。按照金元规章〔2012〕年第102号《中电投贵州金元集团股份有限公司招标采购管理办法》实施公司的采购工作。负责年度物资需求计划的汇总、申报。负责询价、直接采购等工作，负责物资采购订单（附录C）的汇总、审批、物资合同签订、执行等工作。负责物资合同签定。负责办理物资采购结算等工作。主机部4.2.1负责物资月度需求计划、年度需求计划申报。根据来年计划电量申报大宗物资年度计划，包括液氨、阻垢缓蚀剂、盐酸、硫酸、液碱、钢球等物资；根据油罐库存、机组运行情况提出柴油需求计划。具体使用量在月度需求计划中申报，对到货物资进行验收。综运部负责物资月度需求计划、年度需求计划申报。根据来年计划电量申报钢球、石灰石等年度计划。具体使用量在月度需求计划中申报，对到货物资进行验收。热机部、电热部负责物资月度需求计划、年度需求计划、等级检修需求计划申报。根据现场生产实际按“集团公司大宗通用物资总包配送实施品种目录”要求填报年度计划，具体使用量在月度需求计划中申报，对到货物资进行验收。生技部对需求部门的物资需求进行数量、规格型号、技术参数要求等进行审核。对采购订单进行审批工作，并提出审核意见。对需求部门单一来源、选型报告进行审核。监察部负责对采购业务、采购合同是否符合管理标准要求进行监督、审核工作，并提出审批意见。财务部负责对物资采购合同的审核与结算工作。人资部负责劳动保护用品物资需求计划的提交、审核，到货物资的验收等工作。办公室负责办公用品物资需求计划申报、审核、到货物资的验收等工作。HSE部负责安全防护用品物资需求计划申报、审核、订单的审批、物资的验收等工作。管理活动内容与要求采购管理5.1.1需求计划物资需求计划分月度需求计划、年度需求计划、紧急需求计划、等级检修需求计划。5.1.1.1月度需求计划需求部门每月18日前完成月度物资需求计划纸质审批流程并交至计划中，20日前完成ERP申报，申报数量需与审批数量相同。每个部门每月综合一份月度纸质需求计划进行申报。需求部门申报易制毒化学药品需求计划时需同时提供经部门主任签字盖章确认的“库存情况”统计与“用途及用量说明”。5.1.1.2年度需求计划每年11月份按集团公司要求进行估算来年大约用量申报年度需求计划（附录B），实际需求在月度计划中进行申报。5.1.1.3紧急需求计划需求部门可随时进行申报，但需附相关说明经生技部核实确为急需，采购员采取相应流程进行采购。5.1.1.4等级检修需求计划A、B等级检修物资需求计划提前60天完成ERP申报，C等级检修物资需求计划提前30天完成ERP申报。5.1.2物资选型推荐：当需求部门提出对某种物料的选型推荐时，按照下列要求执行，否则计划部不予采纳。5.1.2.1为了满足生产需要和实际使用要求，需求部门提交需求计划需要指定生产厂家的，必须附带经生技部专业人员及公司分管领导审批的选型报告。5.1.2.2对于通用物资或标准产品在需求部门提交需求计划时，不应指定生产厂家和品牌，但必须详细注明规格型号和相应的技术参数，便于计划部采购；特殊情况需要指定生产厂家或品牌时，必须按照本规定执行。5.1.2.3需求部门对在使用过程中确实存在使用寿命短，质量差的物资，以书面报告的形式报计划部（在物资工作分析报告中体现），计划部在采购相同物资时要采纳报告内容，并作为供应商评价依据。采购计划计划部接收到经审批结束的需求计划时，采购员根据ERP运算并结合库存及现场实际后制订采购计划，经计划部主任审批后即可执行。采购方式询价采购、直接采购（单一来源采购和延续采购）、紧急采购、单价合同采购。询价采购为主要采购方式。符合下列要求的采用询价方式进行采购，邀请供应商数量应不少于三家：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小。供应商的选择按《供应商管理标准》执行。符合下列要求的采用单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购符合下列情形之一的，且原合同是通过询价程序授予、新合同拟授予同一供应商，由计划员提出申请，根据管理权限经批准后实施：同期需要增加购买相同货物连续建设或生产所需要的相同货物由于生产过程出现紧急情况（如突发事故、应急抢险），可实施紧急采购。由需求部门向生技部提出申请，阐明紧急程度，经请示公司分管领导后直接通知计划部主任安排采购员先行采购。事后需求部门补报需求计划，采购员按与其它采购相同流程完善相应的ERP。单价合同采购既定点采购，计划部将需求部门按要求申报的年度需求汇总上报集团公司后，集团公司按总包配送或集中招标，确定中标单位及单价，采购员以实际需求形成订单审批表，与其它采购方式一样完成相同的审批流程进行采购物资。采购实施采购计划批准后，采购员按本标准要求选择正确的采购方式及按《供应商管理标准》选择供应商进行询价。5.3.5.1采购危化品时需向有经营资质的经销商或具有危化品生产许可证的生产厂家进行采购。购买易制毒化学药品时，供应商须有易制毒品经营备案证明，采购员在纳雍县公安局易制品网办理购买证后方可采购。5.3.5.2对于集团公司集中招标与总包配送的大宗物资，采购员在实施采购时，可直接生成采购订单，经审批结束后直接通知供货。5.3.5.3在供应危化品时，要求供应商需随货提供盖章版的MSDS。5.3.5.4采购特种防护用品及安全工器具时要求经销商或生产厂家提供采购物资的“三证一标”，即生产许可证、产品合格证、安全鉴定证、劳安标志。采购审批管理采购业务按照下列流程进行审批：需求计划需求部门申请—部门专责—部门主任—业务主管专责—业务主管主任—专业分管公司领导—主管公司领导—总经理（或书记）批准。（业务主管部门：劳保用品由人资部审批，安全防护用品由HSE部审批，办公用品由办公室审批）采购计划采购员申请—计划部主任审批订单审批表计划员申请—计划部主任—监察部—业务主管部门—公司分管领导—总经理批准。（业务主管部门：劳保用品由人资部审批，安全防护用品由HSE部审批，办公用品由办公室审批）采购管理物资合同签订经审批通过后的订单，对于订单金额伍仟元及以上按照《合同管理标准》要求签订合同；低于伍仟元的可不用签订合同，作为零星采购可直接通知中标单位供货。5.5.1.1供方按约定供货期间，采购员应进行货物跟催，确保在约定期限内到货，满足需求要求。5.5.1.2供方在合同履行过程中如因产品停产、规格型号、技术参数等问题等不能按合同进行供货，采购员应与需求部门、供方等进行协调沟通，确保满足需求要求。5.5.1.3危化品接收、入库等管理按《危险化学品管理标准》执行。质量验收物资到货验收按《仓储管理标准》执行。采购结算物资验收合格入库的采购业务及时结算。办理结算手续时需提交物资采购结算单、合同、验收单、发票。进行需经专业技术检验的钢球、危化品、油品等结算时需同时提交检验或化验报告。对列入福利费、公司招待等物资进行结算时因其税不能抵扣，故在ERP中进行提交结算时其税率为零。检查考核与回顾6.1本标准由计划部负责检查与监督。6.2考核按《月奖考核与奖励管理办法》执行。6.3每年12月计划部对物资采购管理执行的符合性及依从性进行回顾。报告与记录序号名称保存时限保存地点备注1物资纸质需求计划表10年ERP2物资采购计划10年ERP3订单审批表10年生技部附录A（规范性附录）物资纸质需求计划表需求计划申报部门:费用类别：序号物资编码物资名称规格型号质量及技术要求简述数量单位计划单价（元）计划总价（元）库存量库存量核实人员生技部批准数量公司批准数量库存是否有替代产品生产厂家或品牌建议用途备注申报部门专责生技部库管员计划总价合计（元）申报人：部门专责：部门主任：业务部门专责：业务部门主任：专业分管领导：主管领导：总经理（书记）：申报日期：审核日期：审核日期：审核日期：审核日期：审核日期：批准日