公司档案保密制度

公司档案保密制度1.前言公司档案是公司的重要资产，里面包含了公司的各种经营、管理和运营活动的记录。随着信息技术的发展和应用，公司档案以数字化、网络化、信息化的形式增长迅猛，因此，加强公司档案保密工作刻不容缓。公司档案保密制度是公司为保护公司档案其安全可靠、防止泄密、防止滥用而实行的一套制度。2.基本要求2.1.保密原则公司档案保密工作必须遵守的原则：最小必要原则。应在必要范围内限制知悉和使用档案的人员，对高度敏感的非授权人员不得知悉。保密原则。任何知悉公司档案的人员均有保守、自觉防范、保证档案的机密性和完整性。非披露原则。不得私下转移、复制、非法提取和披露公司档案信息。2.2.保密范围所有公司的纸质和数字化电子档案均属于公司档案保密范围，包括但不限于以下内容：公司的经营战略、组织架构、财务利益、技术信息、人力资源及其变动情况等。各种合同、协议、商业秘密、涉及个人信息、知识产权、保密协议等。与公司各方面利益相关的档案信息和其他有关公司机密的资料。2.3.保密等级公司档案的保密等级分为三级：绝密级机密级秘密级需要严格控制档案访问、使用和传输的档案属于绝密级。2.4.保密责任管理人员、处理档案的人员、存档人员、承办人员等处理公司档案的人员，都应根据保密制度执行保密措施。确保公司档案的安全、保密，防止泄密事件的发生。3.管理办法3.1.档案分类根据保密等级和档案内容的性质，对公司档案进行分类，根据安全需求和操作用途的需要，对不同等级的档案实行不同的保管、使用和处理措施。档案应当详细而明确地分类管理。将公司档案按照内容是否是商业机密或限制级访问、外部人员是否能够访问、文件存储时间和重要性等标准划分为三个等级。3.2.档案保管纸质档案存放应设置门禁检查通道（如保险柜、公文箱、光盘保管柜、磁盘防火柜等）；员工私人的存储设备（包括移动硬盘、U盘等）不得存储公司档案；核心数据应存储在不公开的端口，且只限授权用户使用；档案存储环境必须使档案不受火灾、水灾、盗窃、破坏等威胁，如具有消防、预防盗窃、定时恒温、保湿、防潮、防尘等设施应及时维修保养。3.3.控制档案借阅公司要求所有对公司档案有使用需求的人员必须遵守以下的操作原则：对借阅档案人员的资质和权利进行确认；借阅者需出示有效身份证件（排除伪造和修改），并由负责人进行确认。借阅人员必须经过完整的借阅确认程序，由检查人员亲自领取和随借随还掌管管理。3.4.安全传输任何公司公开场合的资料、公司解密资料和内资料必须按公司统一形式打印或复印。所有转载公司公开条目中涉及到的初加密数据，须经过档案员审核后方可贴在公司内部网站或外部网站及其他媒体上发布。档案必须安全传输，防止中途泄露，应当使用加密保护。4.处罚措施对于违反公司档案保密制度的人员，公司将给予以下三个档次的惩罚：拟作为警示的口头警告；记录入政保档案；相应的有关部门根据标准对相关人员进行纪律处分。5.公司档案保密制度是公司为保护公司档案其安全可靠、防止泄密、防止滥用而实行的一套制度。公司档案保密制度是重要的保密手段，使得公司档案得以存储、传输和使用，