企业科技档案的作用和作用

企业科技档案的作用和作用

1大数据时代“去科技化”大数据是最近第二个元素，随着web2。0、云计算和物联网的启动，它引起了越来越多的公司的关注。世界著名的咨询公司makashi提出：“数据已经渗透所有行业和业务部门，并已成为重要的生产要素，这表明大数据时代已经到来。”。在国有企业档案管理领域也不例外,从上古的结绳记事到如今源源不断的科技信息流涌入,信息量呈几何级增长,大数据时代的到来,给国有企业的科技档案管理模式和检索工作带来了极大的冲击,国有企业是社会主义制度初级阶段的一种特殊企业,“是国民经济和国家安全控制力量之一,是国家战略性产业和高技术产业的主干力量。”它们担负着国家的经济使命,因此国有企业必须主动适应大数据时代的发展趋势,积极探索国有企业科技档案新的检索工具和检索方法。2科技档案信息资源的开发利用研究科技档案管理工作,目的是为了实现科技档案的科学管理和有效利用,针对科技档案的基本属性和特征,探讨和明确其具体的工作任务、要求、管理规范和方法,从而使科技档案实体管理达到有序化、规范化和科学化,科技档案信息资源的开发利用一直是科技档案学研究的核心内容。2.1科技文件的归档保存“科技档案是国家机构、社会组织及个人从事各项社会活动形成的对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的应当归档保存的科技文件。”科技档案是科研活动中形成的最真实、最可靠、最具权威性的原始记录。它既具有一般档案的所有特性——原始性、真实性、唯一性、信息性、机密性、多样性等,又具有自己的的特点———专业技术性、成套性、更改性、通用性、现实性。它包括科研档案、产品档案、基建档案、仪器设备档案等。2.2历史查考价值科技档案是国有企业最珍贵的科学技术资源,是国家宝贵的历史文化财富。在社会主义现代化建设中,科技档案对于促进科技、生产的发展和社会生产力的提高具有重要的现实作用,并且具有长远的历史查考价值。“科技档案的价值是科技档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的意义。”它的属性决定了它的价值既是客观的、绝对的,同时又是相对的。科技档案具有多种价值表现形态:从具有的时间性质的角度划分,它具有现实价值与历史价值(又称记忆价值);从使用性质的角度划分,它具有凭证价值和技术情报价值(又称凭证价值);从有用性角度划分,它具有使用价值和保存价值(又称参考价值)。同时它具有四个方面的功能———知识储备功能、依据凭证功能、情报功能、经济功能。3大数据促进了国有企业科技档案的传统搜索体系的全面建立3.1大数据的特点大数据(BigData)通常指“无法在可接受的时间内用传统计算机技术和软硬件工具对其进行获取、分析、处理和服务的数据集合;大数据的特点可以概括为4个V,即Variety(模态繁多)、Volume(体量浩大)、Velocity(生成快速)和Value(价值巨大但密度很低)”。大数据的核心就是预测;大数据将为人类的生活创造前所未有的可量化的维度,并成为新发明和新服务的源泉。3.2大数据对发展我国企业科技档案的需求3.2.1重复利用与科技档案数据库的结合我们为什么要研究国有企业科技档案检索方式,它的作用是什么?在科研开发领域里,重复劳动在世界各国都不同程度地存在。“据统计,美国每年由于重复研究所造成的损失,约占全年研究经费的38%,达20亿美元之巨。日本有关化学化工方面的研究课题与国外重复的,大约占40%。民间占47%,国家研究机构占40%,平均重复率在40%以上,我国的重复率则更高。”如2007年-2012年这段时期正值太阳能高速发展之时,每年光太阳能设备图纸重复利用,晒制蓝图就十几万张,重复利用率相当高;同时,科技档案大多采用主题分类或大流水帐号分类,如笔者所采用的主题分类法,新增的档案经常因为预留的空间不够,要对库存原有实体档案进行倒架,致使原存放架号发生变化。因此,原有检索工具往往由于记录、著录不完整,检索方式单一,专职档案员的调动等原因,造成检索漏检误检率提高,现有检索方式不能完全满足设计者快速查找的需求。3.2.2从海量数据获取企业价值“据国际数据公司(IDC)的研究报告称,2011年全球被创建和被复制的数据总量为1.8ZB,并预测到2020年,全球将拥有35ZB(1ZB=10亿TB)的数据量。”“目前中国国有企业管理现状已经符合了大数据时代的特点,企业数据量增长的速度之快难以想象,近几年中国500强企业的数据总量每半年翻一番,这是企业信息化发展过程中的必然结果。”因此,对于中国国有企业来说,如何适应不断变化的市场环境,及时利用信息技术快速从海量数据中获得对企业最有价值的信息,将成为企业的核心工作。而在这么多的信息中要找到不重复而有效的信息内容,用陈旧的传统的检索方式显然已经远远不能满足国有企业快速发展的需求,因此提供一站式服务,快速推进科技档案信息化建设,提升检索技术水平显得尤为突出。3.2.3科技档案检索工具的应用研究。在对于第一阶段,科技国有企业科技档案工作者始终把建立科学的检索体系作为增强档案信息资源开发利用能力的手段之一,力求使馆藏档案通过各类检索工具得到充分反映。但是,总结近十年各档案馆(室)检索体系的实际运转状况,笔者认为,仍需要进一步完善和提升。科技档案检索的作用就是为了方便档案利用者快捷地查找档案,是提高档案利用的查准率、查全率,降低拒查率的重要方法。科技档案检索工具是记录、报道、查找科技档案材料的重要手段,是开发科技档案信息资源的重要工具,现在国有企业的档案检索手段主要采取两种方式:手工检索与机读检索。虽然档案信息化建设从二十世纪九十年代就早已开始,但这两种检索方式还会在相当一段时期内在科技档案管理领域内相互依存,这是由现行科技档案的分类方法、排架方法、著录方法等其多样性复杂性特征所决定的。手工检索工具是以人工查检的各种目录、指南、索引等检索工具。常用的有全宗目录、案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录、专题目录。机读检索工具是借助计算机等手段形成和使用的检索工具,如机读目录、缩微目录等。编制档案检索工具的要求:编制档案检索工具是档案馆(室)的一项重要业务建设,它是一项长期的繁重的工作,确保其质量是关键。理想的档案检索工具应该是有丰富的信息存贮量、检索迅速准确、方便实用、适应时代发展的需求。综上所述,科技档案检索工具的好坏、强弱是衡量一个单位检索能力的一个重要标志,检索工具越多,说明检索的途径越多,检索能力越强,因此随着国有企业机构改革的不断深入,单个单位向小集团、大集团转型升级,在整合业务、集中营运,实现集团化管理过程中,为提高国有企业综合实力,国有企业的科技档案管理要转变思想,扩展思路,更大化地挖掘科技档案的深层次价值,档案部门要进行系统规划和组织机构设计。笔者认为可以从如下几个方面着手:一是扩大收集范围,建立一个储备经验和知识的专门数据库。根据企业发展的需要,扩大新领域、新专业、新机构、新组织的收集范围,专职档案员要跳出档案看档案,以需求为导向,变被动接收科技文件为主动收集科技文件,编辑适合国有企业发展的科技档案实用检索工具。如激发科技人员的创新灵感,发掘、传播和利用隐性知识。把更多的隐性知识存在于专家们的头脑中,没有被整理成文,更谈不上在企业范围内交流与共享的有价值的经验和深邃的学术思想不再成为“冰山一角”。通过一定的平台,如编辑科技文献,创办内部刊物,经验交流宣传册、专题目录、课题组专家库等检索工具,将隐性知识转化为显性知识,供企业内部人员交流共享,储备知识,并转换成数字纳入专门数据库管理。如将单机及局域科研网、网内网外随机产生的各种数据、各阶段对企业发展有保存价值和利用价值的数字化科技信息资源、所属各部门的专、兼职档案员收集的各种有用数据和科技文件,纳入科技档案收集范围,这样为创建强大的科技档案数据库打下坚实的基础。二是创建科学地分类排架法,突破传统的检索瓶颈,开发高端的网络化检索体系,做好科技档案的知识管理和资产管理,为企业做好知识储备和人才储备,真正为国有企业的科研生产提供决策性服务。企业决策行为将基于数据和分析而做出,而非基于经验和直觉,这对于企业是一个巨大的挑战,大数据库的建立非常重要。三是创新学习机制,引进专才型人才,优化科技档案领域人才队伍结构,开发现代化科技档案检索体系。现在国有企业档案馆(室)不能像以往仍停留在保存、维护档案上,而更需要加强对数据的收集、分析、筛选和预测。优化人才队伍不但提高档案员的素质,同时,可以从专才型人才那里获取有关专业领域的知识和经验,还能加强数据库中专用知识的完善,使数据库成为更为全面的信息资源。同时委派全职的专业数据信息管理技术人员对数据库进行维护,确保库中数据的更新;更好地保护科研生产活动过程中积累起来的各种有用的信息资源。当设计者需要从数据库中寻找信息时,他们通过捕捉大量数据和应用分析进行决策,能提供相应的检索帮助。优化人才结构能提高数据库中信息资源的使用效率,适用大数据的开发利用的需求。4数据安全防护风险的研究国有企业通过大数据管理进行科技档案检索体系的创新必然会存在一定风险,比如科技档案大数据存储带来新的安全问题(如安全保密问题),科技档案数据库的规模和质量会影响到安全存储系统能否正确运行的问题,安全存储技术的更新升级速度跟不上数据量急剧增长的速度的问题,数据安全防护的风险在构建大数据检索体系时就要同时加以规划设计。在制度、权限等宏观角度有很多学者进行过探讨,下面笔者主要从微观角度进行一下探讨:大数据安全技术战略层作为企业大数据安全体系的微观部分,同时也是企业档案大数据安全战略体系的核心内容。它包括大数据基础技术设施安全和存储技术安全。4.1工程实施和技术管理安全管理是立基础技术设施是档案大数据网络传递和系统运行、存储的基础平台和环境,基础技术设施的核心是科技档案数据中心的建设,它是企业大数据建设中的一个主要部分,具体包括科技档案库房、电气、数据系统设备、网络交换机、企业应用系统、网络以及安全设备等方面,这些都需要丰富的工程实施和技术管理的安全经验。档案数据中心安全设计与相关基础技术设施的建设好坏直接关系到中心内数据系统是否能稳定安全地运行,是保证大数据传递过程顺利的关键。国有企业档案数据中心建设标准必须符合国家档案行政管理机构统一规定的一个安全可靠、节能高效和服务便捷的现代化大数据中心,所以在建设过程中要注意对温湿度、电磁场强度、电源质量、防水防爆防雷等技术参数的要求。另外,在档案数据中心网络安全架构中,由于网络分为外网和内网等不同等级保护,并根据业务的安全需求以及等级保护的要求,深层与浅层相结合防御的原则,在各个网络区域的访问接入处分别部署入侵防御系统或者防病毒系统,同时制定一系列攻击抵御、病毒控制、补丁管理等安全管理策略用来防御来自应用层的攻击,实现对网络应用及基础技术设施的全面保护。4.2数据安全技术大数据的安全存储采用虚拟化海量存储技术和实体备份技术来存储数据资源,涉及数据传输、恢复等问题。解决大数据的安全存储包括:一是在网络中设置预警装置和加密系统。通过预警装置的监控,如果发现数据在提供服务过程中离开了用户的网络,就自动预警阻止数据的再次传输。档案数据被存储在数据中心的安全存储空间,通过安全嵌套协议层加密,实现档案数据的节点和应用程序之间移动保护大数据。在档案数据传输过程中,加密是为数据流的上传与下载提供有效的保护。二是数据容灾备份技术。档案数据备份要求异地、异质备份,由于地域和安全等条件的限制,现在很难做到异地备份,大多采用异质备份。数据技术备份主要进行实时备份,“实时备份也叫同步备份,主要是采用双机热备技术,双机热备是两台服务器采用相同的配置,安装相同的操作系统和数据库备份系统,运用备份软件实时将主服务器的档案数据备份到从服务器上。”实时备份保持了数据的同步性,主服务器和备份服务器同时工作,如果发生数据损坏可以随时恢复,目前普遍应用实时数据备份系统是IBM的异地同步热备份系统,交通银行上海分行在国内首次通过这套系统在短时间内实现数据的异地接管,并且永久安全的保管了三百万客户档案数据,但因为安全问题不提倡使用IBM系统管理。5档案信息资源研究和数据利用党的基本保障本文通过对