关于科学院文献情报系统业务组织模式创新的若干思考

关于科学院文献情报系统业务组织模式创新的若干思考

在新的历史时期，中国科学院的文情信息系统应该采取什么样的商业模式？孙坦、刘素文写了关于中国文学信息系统业务组织改革的一些思考（载《图书馆信息工作》第2003年第2期，110-112页）（以下简称“反思”）。“云西南的文学信息系统应该及时采用“图书馆和分支机构”的商业模式进行讨论。”。我们认为,开展这样的探讨是有益的,但孙、刘两位先生提出的观点却值得商榷。1“总馆—关于中国科学院文献情报系统历史上的“总馆——分馆”模式中国科学院文献情报系统确曾有过“总馆——分馆”的组织模式,也确曾为全院文献资源协调采购、文献著录统一规范等创造过有利条件。但这一点被孙、刘两位先生提出来,作为今天创新体系下中国科学院文献情报系统组织模式的构建理由,我们认为不免有失偏颇。首先,上述工作并非只能以“总馆——分馆”模式来实现,实际上国内外非“总馆——分馆”模式的图书馆不计其数,通过我们耳熟能详的MARC、AACR和元数据,通过全球各种形式的文献情报协作网和图书馆联盟,它们之间在规范文献著录格式、协调文献资源采购、实现“资源共建共享”方面都卓有成效。《思考》一文认为规范协调工作只有在该模式下才能开展,其观点不免以偏概全。其次,看待任何问题,不能孤立片面,不能脱离时代背景。我们应该认识到,20世纪50年代中国科学院文献情报系统的“总馆——分馆”模式源自于计划经济时代背景,它不可能脱离那个时期高度强调计划性的时代特点和要求。而今天,我国市场经济日趋成熟,加入WTO更使我们卷入经济全球化的浪潮中,在这种前所未有的时代背景下,罔顾发展趋向而试图照搬套用半个世纪前的组织模式,非但不“适时”,无疑还是一种“退步”。2业务协调模式《思考》一文中的“三级文献保障体系”,将京区的中国科学院文献情报中心视为第一级,兰州、成都、武汉、上海4地的文献情报中心视为第二级,将各研究所的图书情报部门视为第三级。但事实上,这种所谓的“三级文献保障体系”只是一种形式上松散的业务协调模式,而非组织模式,各中心及研究所图书情报部门均为属地片区性服务机构,其功能与作用也以满足本片区用户需求为主,任何一个中心(包括北京院中心)的服务能力目前不能,今后也不可能覆盖全院的服务,即实际上是各中心与研究所图书情报部门之间通过合作协调,来共同支撑全院科研。这种业务协调模式是灵活有效的。如国家科学数字图书馆的馆际互借与原文传递服务体系,就是通过这种方式调动院内各级单位的馆藏资源,为用户的信息需求提供充分保障。事实上,对于组织模式,在2000年3月四川西昌召开的中国科学院文献情报系统主要负责人会议上,早已形成共识——“系统的构建模式借鉴计算机国际互联网络的拓扑结构”,整个结构“是多维的、自主灵活的、相互作用更强烈的发散型结构,从任一节点都可反映全系统”,“各节点既有宏观协调,又有自主发展空间”。这反映了当今网络信息时代的基本特征和要求。2003年3月26日召开的中国科学院2003年度工作会议开幕式上,主管院文献情报系统工作的科学院党组副书记、出版图书情报委员会主任郭传杰同志在其关于文献情报工作的发言中,明确提出:“我院科技信息系统建设的总体目标是:以中国科技网为依托,以院图书馆(作者注:即院文献情报中心)为龙头,以地区/学科情报中心为主节点,辐射、互联全院各单位,形成数字化、网络化的综合科技信息平台……”,再次明确和肯定了中国科学院文献情报系统的拓扑式组织模式。我们认为,这种组织模式从实际出发,更切合中国科学院文献情报系统的实际情况。它有利于“保证良好的可扩展性和兼容性”,更有利于实现“开放性、网络型、数字化、分布式的国家科学图书馆”的发展目标。它与信息技术的发展及市场经济的社会环境更协调,有效地避免了计划经济模式下机制庞大、笨重、反应迟钝的弊病,具有与时俱进的特性。相形之下,拓扑式的组织模式才是一种创新模式,是适应时代发展趋势的“适时”选择。3“复本”并不等于“重复”怎样的系统模式才是最合理的模式,根本点在于“系统需求”是怎样的。文献情报机构是服务性质的支撑机构,中国科学院文献情报系统主要服务于科学研究和知识创新,并兼顾对国民经济建设的支撑和服务,这是各项业务工作都必须服从的宗旨。信息资源建设也不例外。资源的内容、载体的形式、订购的比例如何,都必须“以用户为中心”,植根于用户需求(当然文献情报机构还有一个根据形势和专业知识对用户需求进行导向的功能,但本质上仍是以用户为中心的)。目前,电子文献资源的比例逐渐增大,更方便地提供跨时空多用户使用,但由于版权问题和受出版商的IP、并发用户等限制,在现阶段经费一定的情况下仍然不能做到无限满足所有用户的需求,今后一段时期内,印本仍将存在,相应的,复本的存在也不可避免。要想完全杜绝印本、做到复本为零,是纯粹的理想化,是超越历史发展阶段的一种“跃进”式行为。信息资源的整合,必须考虑到这种实际情况。现阶段我们还不可能实现彻底“无纸化”,必要的复本正是为了使用户充分利用信息。“复本”并不等于“重复”,只要用户有需求,就不能一概斥之为“浪费”。当然,加大电子资源购置,减少乃至最终取代印本,最大限度地避免“重复”,建设一个布局合理、资源共享、管理现代化、资源数字化的国家级科技信息资源保障体系,是我们长期以来乃至今后相当长时期内的发展方向和理想目标。《思考》一文中列举的关于信息资源建设重复的若干数据,一则统计范围较小,不足以说明整体性的问题;二则所列举的数据并未与资源利用情况联系比较,因此是片面的,仍然不足以说明问题。此外,我们认为,解决资源重复建设问题,并非只有“总馆——分馆”一条途径,关键是如何促进并加强馆际协调,以实现资源建设的最优化。4“系统”要是根据需求,建立定位《思考》一文论述了研究所图书情报部门的压力与困境,认为其出路应是“成为分馆”,但文中似乎并未有力地说明这种改变为其带来的本质改善在哪里。2000年的西昌会议曾指出,“不能忽视某些既有学科特色、地域特点,又发展良好的研究所图书情报室的功能作用,要将它们更多地纳入系统考虑”。同时还指出,“系统内各单位的定位不强行固定为同一种模式,而是根据需求,尊重历史积累,实事求是地找准各自的定位”。我们并不认为研究所图书情报部门变成了分馆就能解决《思考》一文中所述的压力与困境,而要让图书情报部门“摆脱多余的印本文献资源采购、加工和收藏的压力”,也并非只有依照文中提出的“总馆——分馆”模式才能实现,与其他图书馆甚至院外图书馆进行资源共享同样可以达到这种目的。相反,如果成为分馆,其原有的特色服务功能有可能会弱化,反倒使研究人员的需求不能得到迅捷的反馈与满足。试想,对于分布在全国各地的研究所及重点试验室,如果它们需要的每一份文献都必须经由“总馆”来“统一采购,集中收藏”,那就不可能做到方便用户使用、“以用户为中心”,反而是退回到“以馆藏为中心”了。5国行政院部分学院图书馆的整合根据知识创新的要求,中国科学院部分研究所进行了整合,这是为了加强重点领域的研究,打造核心研究能力。但是,文献情报机构是服务性而非研究性的支撑机构,它与研究所的具体情况有所区别。如果说因为研究所有整合,文献情报机构也就应该整合为“总馆——分馆”,这个逻辑未免牵强。其次,中国科学院部分研究所的整合并不意味着图书情报机构也要整合。如果照《思考》一文认为的,科学院所有文献情报机构都应整合为一个图书馆,那么,沈阳自动化研究所也应作为京区的中国科学院自动化研究所的分所;同样,各地的应用化学、有机化学研究所等也都应成为京区化学研究所的分所;还有各地的动物、植物研究所也应分别作为京区动物所、植物所的分所。以此类推,要想实现资源共建共享,全国的公共图书馆都应当以国家图书馆为总馆,各省、市、县馆为其各级分馆;所有高校图书馆当以清华、北大图书馆为总馆,其他高校图书馆作为分馆;甚至将全中国的图书馆都整合为一个,那才应该是最佳模式。但事实上,1991年以来,高校图书馆通过CALIS系统,建立起全国高校信息资源共建共享网络,对推动高校图书馆数字化网络化发展、促进高等教育、增强在信息社会的生存能力和综合发展实力都发挥了重大作用。这个事实说明,“总馆——分馆”模式并非是信息资源共建共享的必要条件。6“图书馆总收藏”的组织模式的弊端6.1整合经营机制中国科学院的5个文献情报中心分别位于我国的北部、东部、中部、西南、西北,各研究所的数十个图书情报部门更是星罗棋布,要将之都整合在“总馆——分馆”模式之下,单就其可操作性而言就令人怀疑。正如《思考》一文所述,中国科学院文献情报系统内各机构的经费来源渠道不一。5个文献情报中心的经费直接从科学院划拨,研究所图书情报部门的经费由研究所分配,此外还有定点的专项经费(如基建)和需要投标取得的专项经费(如数字图书馆建设项目)。《思考》希望今后“对全院多元化的文献购置经费进行整合,并从原机构事业费中剥离”,也就是说,即使其图书情报部门工作成绩不错、对其科研支撑作用较大,研究所也须将它们以“分馆”形式交由“总馆”管理,同时将其相关经费也交给“总馆”。在可操作性的层面上,主要存在以下问题:①当文献经费剥离出去后,在研究所方面看来,因为它对图书情报部门失去了原有的自主权,就不能确信今后其文献需求可以得到比以往更有效的保证;而“总馆”或“地区总馆”根据整体的协调,也未必能充分保证具体每个研究所的文献需求得到有效满足;②经费不仅在于文献,研究所图书情报部门成为“分馆”后,其人员经费、设备经费、基建经费等,又该从什么渠道来?研究所剥离经费后不会再投入,如果根据研究所的园区建设规划,需要改造所有办公场所,那“分馆”如何改造?③在有文献情报中心的地区,特别是研究所与文献情报中心相对集中的地区,改研究所图书情报部门为“分馆”还相对好说,但是没有文献情报中心的地方,研究所取消了图书情报部门,就只能依赖于通信手段获取文献,至少在现阶段甚至将来一段较长的时期内,都是很不方便的;④现在很多研究所的图书情报部门都运作得不错,像上海有机所、成都光电所等,如何能保证“总馆——分馆”模式下对“分馆”的管理(管理不仅仅只在于文献采购)就一定强过现在的状况?⑤如果“分馆”的运作不能使研究所的需求得到很好的满足,它们可不可能另行拨款购置文献?如果可能,那么由谁对这多余的支出所造成的浪费负责?如果对上述问题没有一个有根据的答复,就不可能使研究所心甘情愿地将文献经费交出来供“总馆”支配,“总馆——分馆”模式也就不具备可操作性,只能是空中楼阁。6.2“馆”—缺乏必要的灵活性如果单纯地把“整合”误解为物理实体上的一味做大做强,盲目构造出的庞大机体无疑将缺乏必要的灵活性,对周边环境应变迟钝。当各地“分馆”了解到形形色色的用户需求后,将其反馈至“地区总馆”,再由“地区总馆”反馈至“总馆”,再由“总馆”做出决策,分别制定相应的应变措施后,再层层传达到各地的“分馆”来具体面向用户执行,这种状态实在不能被称为是提高了效率,相反倒是人为设置了若干环节和障碍,长此以往,一些程序不免官僚化。从组织管理构架来看,今后,信息机构之间的联系渠道将更趋于多元化和外向性,管理和服务联系已经不单单是传统的等级、纵向为主的关系,而是形成了“蛛网”,直线等级制的金字塔型体系已经越来越不适应。文献情报机构应该呈现发展柔性化特征,在组织结构上趋于横向化和扁平化,能够对变化的环境适时作出反应和调整,以适应社会的不断发展。此外,各机构都不同程度地具有自己的地区特色,在支撑科研的同时,须兼顾对地方经济建设的服务(如成都、兰州两地的文献情报中心,“位于系统内服务于西部大开发的前沿,在现时乃至将来很长一段时间内要突出为西部大开发服务”)。“总馆——分馆”模式将会限制其原本具备的灵活性,同时,中国科学院各文献情报机构和部门因地域分布而形成的具有战略性的合理布局的优势将会因这一模式而大大削弱。在这种状态下,研究所极有可能会从研究工作的实际出发抛开“分馆”,另行建立其他形式的图书情报部门。6.3缺乏良性竞争任何行业的垄断都排斥竞争,而良性的竞争才能推动发展。试想,如果科学院所有的文献情报机构都合而为一,相互之间不再有竞争,那么,信息服务的方式和内容也就不会因竞争而得到促进,目前的有比较、有竞争的状态所导致的技术进步、服务深度和广度的延伸扩展都会萎缩退化。在2002年度5个文献情报中心的创新评价报告中,中国科学院文献情报中心的创新评价总分并非为第一。这是因为中国科学院各文献情报部门尤其是5个文献情报中心之间在保持平等关系的前提下,形成了既有协作又有竞争的有利局面。各文献情报中心只要通过努力就都有可能取得更佳的创新评分,都可以得第一,彼此没有体量、级别上的限制。这正是中国科学院文献情报系统的活力之所在,也正是市场经济模式的理念精髓,它将推动中国科学院文献情报系统的创新与可持续发展。7拓扑式组织模式我们承认,正如计划经济也有其局部的长处一样,“总馆——分馆”模式也有一定的正面作用,在数量大、经费高、涉及范围广的规模化信息资源建设上,它有时或许比馆际协作和联盟方式的效率要高,但它的优越性也就仅限于此。它更多地是试图通过计划指令将原本柔韧灵活的机体束缚于“大一统”环境下,忽略市场和用户的要求,从“用户需求约束”倒退到“计划指令约束”。正如国外大公司在其发展规模过大时还要反垄断一样,这种模式扼杀了各馆的灵活性,取缔了各馆之间的良性竞争关系,而这正是其致命的缺陷,它将导致整个系统丧失活力和强劲的发展势头,逐步落后于时代前进的步伐,更不用说向国际一流图书馆看齐了。而且对于中国科学院众多的有各自特色的文献情报机构和部门,这种缺乏可操作性的“总馆——分馆”模式,完全是一种对优化资源配置的“乌托邦”式理想。我们认为,创新应立足于实事求是的基础,要具有战略性、前瞻性的目光,而并非是不切实际的变化。根据科学院的客观形势和文献情报系统的发展现状,应当在中国科学院文献情报系统现有架构的基础上,发展拓扑型的业务组织模式(其具体描述见前文所述的西昌会议纪要和院工作会议发言)。网络的兴盛给信息服务赋予了柔性、敏捷、分布式的特点。拓扑式结构既是一种组织模式,也是一种管理理念,它使各机构一方面专注于自身的核心业务,促进核心服务能力的提升;另一方面又通过与模式中其他节点的自主协作与竞争,实现相互间的优势互补与资源的动态优化组合。在网络环境下,文献情报机构的信息服务更倚重于分布式的、开放的信息交流体系,体系